О служебном регламенте Исполнительного комитета города Набережные Челны (стр. 1 )

РАСПОРЯЖЕНИЕ

РУКОВОДИТЕЛЯ ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА

19 февраля 2007 года № 000

О служебном регламенте Исполнительного комитета

города Набережные Челны

1. Утвердить Служебный регламент согласно приложению к настоящему распоряжению.

2. Признать утратившим силу распоряжение Руководителя Исполнительного комитета от 01.01.2001г. №12 «О служебном регламенте Исполнительного комитета города Набережные Челны».

3. Руководителю Аппарата Исполнительного комитета в течение месяца провести изучение настоящего Служебного регламента в структурных подразделениях Исполнительного комитета.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Руководителя Аппарата Исполнительного комитета

Руководитель

Исполнительного комитета

Приложение

к распоряжению Руководителя

Исполнительного комитета

от 01.01.01года № 000

С Л У Ж Е Б Н Ы Й Р Е Г Л А М Е Н Т

Исполнительного комитета

города Набережные Челны

О Г Л А В Л Е Н И Е

I	Общие положения	3
II	Планирование и организация работы Исполнительного комитета	4
III	Работа с документами	6
1	Порядок прохождения входящих документов	6
2	Общие правила по составлению и оформлению служебных документов	10
3	Порядок прохождения исходящих документов	17
4	Подготовка и оформление постановлений, распоряжений Руководителя Исполнительного комитета	18
5	Порядок согласования документов	24
6	Порядок работы с документами в структурных подразделениях Исполнительного комитета	26
7	Порядок подготовки и оформления отдельных видов документов	27
8	Организация работы с документами в делопроизводстве	32
IV	Порядок передачи документов на хранение в Архив	38
1	Экспертиза ценности документов	38
2	Порядок подготовки и передачи документов в Архив	40
V	Исполнение и контроль исполнения документов	41
1	Задачи и правила контроля исполнения документов	41
2	Порядок исполнения поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях Руководителя Исполнительного комитета, а также поручений Мэра города, Руководителя Исполнительного комитета	42
3	Организация контроля исполнения документов	44
VI	Работа с обращениями граждан	46
1	Порядок организации работы с обращениями граждан	46
2	Организация приема граждан	49
VII	Работа с наградными документами	50

I. Общие положения

1.1. Настоящий Служебный Регламент (далее – Регламент) устанавливает основные правила организации деятельности Исполнительного комитета города Набережные Челны (далее – Исполнительный комитет) по реализации его полномочий, порядок работы с документами, а также рассмотрения обращений граждан, организации приема граждан, осуществление контроля за их исполнением, использования в делопроизводстве средств компьютерной, электронно-вычислительной техники.

1.2. Руководитель Исполнительного комитета в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Конституцией Республики Татарстан, законами Республики Татарстан, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Татарстан, Уставом муниципального образования город Набережные Челны и иными муниципальными правовыми актами определяет направления деятельности Исполнительного комитета и организует его работу, систематически проводит совещания с заместителями Руководителя Исполнительного комитета, руководителями организаций города по вопросам, отнесенным к компетенции Исполнительного комитета, принимает решения по оперативным вопросам, систематически информирует Мэра города о работе Исполнительного комитета.

1.3. Исполнительный комитет взаимодействует с органами государственной власти, а также с органами местного самоуправления в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами органов государственной власти и местного самоуправления муниципального образования город Набережные Челны.

1.4. Руководитель Исполнительного комитета издает постановления и распоряжения, обеспечивает и контролирует их исполнение.

1.5. Руководителем Исполнительного комитета рассматриваются поручения Мэра города, Городского Совета, проекты актов и другие документы, направленные в установленном порядке в Исполнительный комитет Аппаратом Мэра города.

1.6. Контроль исполнения поручений, содержащихся в актах Руководителя Исполнительного комитета, протоколах совещаний, проводимых в Исполнительном комитете, резолюциях Руководителя Исполнительного комитета, организуется Управлением организационной и аналитической работы Исполнительного комитета (далее - Управление организационной и аналитической работы).

1.7. Регламент предусматривает единую с ГОСТ систему делопроизводства, соответствующую законам Российской Федерации и Республики Татарстан, а также учитывает сложившуюся практику и опыт работы исполнительно-распорядительных органов города, преследует цель обеспечения четкого документационного обслуживания деятельности Исполнительного комитета.

1.8. Организация делопроизводства в Исполнительном комитете возлагается на Управление делопроизводством Исполнительного комитета (далее - Управление делопроизводством), которое совместно с другими структурными подразделениями Исполнительного комитета разрабатывает и осуществляет меры по его совершенствованию, применению современных средств и техники в работе с документами.

Все вопросы, связанные с делопроизводством в Исполнительном комитете, разрешаются через начальника Управления делопроизводством.

1.9. Должностные лица Исполнительного комитета при обращении и работе с документами должны строго руководствоваться настоящим Регламентом и соблюдать его требования.

II. Планирование и организация работы

Исполнительного комитета

2.1. Деятельность Исполнительного комитета осуществляется на основе текущих и перспективных программ и планов.

2.2. Заместители Руководителя Исполнительного комитета принимают участие в подготовке постановлений и распоряжений Руководителя Исполнительного комитета, обеспечивают их исполнение.

Заместители Руководителя Исполнительного комитета планируют свою деятельность с учетом необходимости участия в совещаниях, проводимых Мэром города, Руководителем Исполнительного комитета, а также других обязательных для заместителей Руководителя Исполнительного комитета мероприятиях.

2.3. Выезд в командировку и уход в отпуск заместителей Руководителя Исполнительного комитета, руководителей отраслевых (функциональных), территориальных органов Исполнительного комитета осуществляется на основании распоряжения Руководителя Исполнительного комитета.

2.4. Совещательные органы, образуемые в Исполнительном комитете, планируют свою деятельность самостоятельно в соответствии с правовыми актами, определяющими их статус.

2.5. Совещания Исполнительного комитета проводятся в соответствии с утвержденной Руководителем Исполнительного комитета циклограммой на каждый календарный год.

Оперативные совещания проводятся по распоряжению Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя Исполнительного комитета, либо по их устному указанию.

2.6. Рассмотрение вопросов на совещаниях Исполнительного комитета планируется, как правило, на квартальный период. План совещаний в обязательном порядке включает в себя перечень основных вопросов, подлежащих рассмотрению, с указанием по каждому вопросу даты его рассмотрения и органов Исполнительного комитета, ответственных за подготовку вопроса.

2.7. Органы Исполнительного комитета не позднее, чем за две недели до начала очередного планируемого периода представляют в Управление организационной и аналитической работы предложения, содержащие наименование вопроса и предполагаемую дату его рассмотрения.

2.8. На основании внесенных предложений, начальник Управления организационной и аналитической работы по согласованию с Руководителем Аппарата Исполнительного комитета (далее – Руководитель Аппарата) формирует проект плана совещаний Исполнительного комитета на очередной планируемый период. Проект плана совещаний представляется Руководителю Исполнительного комитета Руководителем Аппарата (по его поручению его заместителем).

План совещания утверждается распоряжением Руководителя Исполнительного комитета. Решение об изменении утвержденного плана в части содержания вопроса и (или) срока его рассмотрения принимается Руководителем Исполнительного комитета по мотивированному предложению ответственного за подготовку вопроса заместителя Руководителя Исполнительного комитета.

2.9. Рассмотрение на совещаниях внеплановых дополнительных вопросов осуществляется по решению Руководителя Исполнительного комитета или по поручению Мэра города.

2.10. Заместители Руководителя Исполнительного комитета несут персональную ответственность за качество и своевременность предоставления материалов для рассмотрения на совещании Исполнительного комитета. Материалы по вопросам, включенным в план совещания, предоставляются не позднее, чем за пять дней до определенной планом даты рассмотрения вопроса.

Вопросы, не предусмотренные планом совещания, включаются, как правило, в проект повестки дня очередного совещания, проводимого в срок, определенный Руководителем Исполнительного комитета либо Руководителем Аппарата.

2.11. Материалы по вопросам, подлежащим рассмотрению на совещании, должны быть подготовлены на бумажном и на электронном носителях в соответствии с настоящим Регламентом. В случае отступления от установленных требований материалы возвращаются на доработку.

2.12. Контроль за подготовкой и предоставлением материалов для рассмотрения на совещаниях Исполнительного комитета осуществляется Управлением организационной и аналитической работы.

2.13. Представленные в Управление организационной и аналитической работы материалы проходят экспертизу в секторе контроля и анализа, при необходимости дорабатываются представившими их исполнителями и оформляются в установленном порядке.

2.14. Проект повестки дня совещания Исполнительного комитета формируется начальником Управления организационной и аналитической работы и с соответствующими материалами представляется на согласование Руководителю Аппарата для утверждения Руководителем Исполнительного комитета.

2.15. По каждому рассматриваемому на совещании вопросу приглашаются лица, имеющие к нему непосредственное отношение. Состав лиц, приглашаемых на совещание Исполнительного комитета, формируется Управлением организационной и аналитической работы и утверждается Руководителем Аппарата с учетом мнения заместителей Руководителя Исполнительного комитета, ответственных за подготовку рассматриваемых вопросов.

2.16. Руководителем Аппарата устанавливается перечень лиц, участвующих в совещаниях Исполнительного комитета.

2.17. Совещания Исполнительного комитета проходят под руководством Руководителя Исполнительного комитета или Мэра города.

2.18. Отдельные вопросы могут рассматриваться на закрытых совещаниях Исполнительного комитета.

При проведении закрытых совещаний Исполнительного комитета подготовка материалов, допуск на совещание, оформление протоколов осуществляются с соблюдением установленных правил работы с секретными документами и режима секретности. Видеоакустическая запись закрытых совещаний не проводится.

2.19. Управление организационной и аналитической работы по согласованию с Руководителем Аппарата:

- представляет средствам массовой информации официальную информацию о повестке дня совещаний Исполнительного комитета;

- организует (по необходимости) размещение данной информации на сайте города.

Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео - и фотосъемок, а так же звукозаписи на совещаниях Исполнительного комитета организуется в порядке, определяемом Руководителем Аппарата.

Управление организационной и аналитической работы поддерживает в актуальном состоянии на сайте города базу данных о структуре Исполнительного комитета, его подразделениях и муниципальных учреждениях, осуществляет анализ, корректировку представленной информации, согласовывает сроки ее обновления, размещения на сайте города.

2.20. Контроль за исполнением поручений данных на совещаниях Исполнительного комитета осуществляет Управление организационной и аналитической работы.

Еженедельно Управление организационной и аналитической работы предоставляет информацию Руководителю Исполнительного комитета о своевременности и качестве исполнения поручений

III. Работа с документами

1. Порядок прохождения входящих документов

1.1. Прием, первичная обработка служебных документов и обращений граждан, адресованных Руководителю Исполнительного комитета, осуществляется через Управление делопроизводством следующими способами:

- через почтовое отделение;

- через спецсвязь;

- через экспресс-почту;

- лично гражданами (обращения физических лиц, обращения юридических лиц).

1.2. Порядок регистрации и прохождения документов, поступивших в Управление делопроизводством Исполнительного комитета, определяется настоящим Регламентом.

1.3. Регистрация документов, поступивших в Управление делопроизводством, производится:

а) в отделе делопроизводства (канцелярия) - входящая документация (от государственных органов, Мэра города, органов местного самоуправления, юридических лиц);

б) в отделе писем и приема граждан:

- по обращениям граждан (в том числе поступивших на имя Мэра города);

- по обращениям депутатов с приложением писем граждан;

- корреспонденция, поступающая от государственных органов Российской Федерации и Республики Татарстан, с приложением писем граждан.

1.4. Служебные документы и обращения граждан, передаваемые в Управление делопроизводством, непосредственно принимаются исключительно при вскрытых конвертах.

1.5. При получении корреспонденции на втором экземпляре по просьбе гражданина ставится штамп с указанием даты поступления документа в Управление делопроизводством.

1.6. При получении корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность упаковок. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»).

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее трех рабочих дней с момента получения.

1.7. Документы, адресованные Руководителю Исполнительного комитета, а также без указания должностного лица или структурного подразделения Исполнительного комитета предварительно рассматриваются в Управлении делопроизводством, а затем через помощника Руководителя Исполнительного комитета направляются Руководителю Исполнительного комитета.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно Мэру города, в Городской Совет. Данная корреспонденция передается под роспись в тот же день в общий отдел Аппарата Мэра (Городского Совета).

Также без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам либо структурным подразделениям Исполнительного комитета, если такая корреспонденция не является «заказной».

Документы, зарегистрированные в Управлении делопроизводством, в тот же день передаются адресатам.

1.8.Структурные подразделения Исполнительного комитета осуществляют регистрацию поступившей корреспонденции самостоятельно в соответствии с номенклатурой дел, сформированной в структурных подразделениях Исполнительного комитета.

Срочная корреспонденция, правительственные телеграммы, сообщения о чрезвычайных происшествиях, стихийных бедствиях, обращения, касающиеся проведения массовых мероприятий, и другие, требующие оперативного решения, доставляются по назначению немедленно.

Документы подразделяются на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации документы (примерный перечень документов, не подлежащих регистрации приведен в приложении № 1).

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, документы, поступающие из других организаций либо от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Такие документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

1.9. Входящая корреспонденция в день получения подлежит регистрации с использованием электронных программ «Дело» и «Lotus Notes», составляется регистрационная карточка входящих документов (приложение № 2) и реестр входящих и исходящих документов (приложение № 3).

Моментом регистрации документа считается момент фиксации факта поступления документа путем внесения соответствующей записи в электронных программах «Дело» и программе «Lotus Notes» регистрационных данных и проставление на документе даты поступления и регистрационного номера.

1.10. На всех документах и обращениях граждан, поступивших в Управление делопроизводством до 16.00 часов текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).

На корреспонденции, поступившей в Управление делопроизводством после 16.00 часов, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.

После рассмотрения документа Руководителем Исполнительного комитета, содержание резолюции заносится в регистрационную карточку, после чего документ передается на исполнение.

1.11. Документы направляются на исполнение должностным лицам в структурные подразделения Исполнительного комитета согласно резолюции Руководителя Исполнительного комитета.

1.12.Подлинник документа, который исполняется несколькими заместителями Руководителя Исполнительного комитета, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Все документы должны рассматриваться в указанный Руководителем Исполнительного комитета срок, в случае если срок исполнения не указан - в течение 30 дней.

1.13.Резолюция должна включать в себя фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату ее наложения.

Резолюция накладывается от руки соответствующим должностным лицом и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости) срок исполнения, подпись и дату, например:

Прошу подготовить проект

договора с ГУП «Жилкомсервис»

к 05.10.2007

Личная подпись

Дата

Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Резолюция может оформляться и на отдельном листе.

1.14. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы и предоставление Руководителю Исполнительного комитета исчерпывающего отчета об исполнении поручения.

Основной исполнитель и соисполнитель (соисполнители) обязаны дать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно им подчиненным в течение одного рабочего дня со дня получения документа.

1.15. В резолюции к документу, не требующему указаний по исполнению и имеющему типовые сроки исполнения, указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата ее наложения. Руководители структурных подразделений Исполнительного комитета, другие должностные лица, которым направлены на исполнение документы, обязаны принять исчерпывающие меры к их исполнению в сроки, указанные в резолюции, и отчитаться в Управлении делопроизводством.

1.16. Повторными считаются документы, поступившие в Исполнительный комитет по одному и тому же вопросу из одной организации или от одного и того же частного лица (группы лиц) в течение года, с момента первичной регистрации документа в соответствующем структурном подразделении Исполнительного комитета, и если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также, если первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении, не удовлетворило заявителя или организацию.

Служебные документы (обращения граждан) от одной и той же организации (одного и того же лица, группы лиц) по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, не считаются повторными.

1.17. Для подготовки проекта резолюции и принятия решения о процедуре исполнения повторных документов соответствующим должностным лицам Исполнительного комитета вместе с документами направляется предыдущая переписка (дело) либо информация в виде справки, содержащаяся в базах данных Управления делопроизводством. На повторные документы ставится пометка «Повторно».

1.18. Прием (передача) телефонограмм, адресованных Руководителю Исполнительного комитета, заместителям Руководителя Исполнительного комитета, Руководителю Аппарата, производится секретарями или дежурными вышеназванных должностных лиц с регистрацией телефонограмм в специальных журналах.

1.19. Структурные подразделения Исполнительного комитета, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за сохранность как самих документов, так и информации о них в базах данных, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.

2. Общие правила по составлению и оформлению служебных документов

2.1. Документы Исполнительного комитета оформляются на бланках документов утвержденного Руководителем Исполнительного комитета образца по представлению Управления делопроизводством (кроме «внутренней» переписки) и должны иметь определенный состав реквизитов.

Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора Word для WINDOWS с использованием шрифтов Times New Roman размером шрифта 12-14 кеглей, одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через 12,7 мм от границы левого поля документа.

Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:

20 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 – нижнее.

2.2. Бланки документов Исполнительного комитета изготавливаются на бумаге форматом А4 (210х297мм).

2.3. В Исполнительном комитете применяются следующие бланки:

-общий бланк;

- бланк письма;

- бланк постановления;

- бланк распоряжения.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков документов Исполнительного комитета – угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.4. Образцы бланков документов хранятся в Управлении делопроизводством.

2.5. Переписка между структурными подразделениями Исполнительного комитета осуществляется как с использованием бланка, так и без использования бланка. В последнем случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица, подписавшего документ.

Бланки с воспроизведением герба города Набережные Челны изготавливаются полиграфическими организациями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности по заказам Руководителя Аппарата.

Бланки документов подлежат учету. Изготовление бланков с изображением герба города Набережные Челны на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах запрещается.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим лицам.

Нумерация бланков подлежит ежегодному обновлению. Испорченные и неиспользованные бланки возвращаются в Управление делопроизводством.

2.6. Формирование и оформление реквизитов документов

2.6.1. Реквизиты документов

При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации – фамилия, имя, отчество должностного лица - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и индекс документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).