Внутренние аудиты (проверки) системы менеджмента качества (стр. 2 )

структурных подразделений, без участия которых невозможно устранение данного несоответствия/уведомления), представитель УКИТО направляет копию протокола несоответствия/уведомления в структурные подразделения, привлекаемые для устранения выявленного несоответствия/уведомления и/или готовит проект организационно-распорядительного документа.

5.3.19 По истечении сроков выполнения КД и ПД руководитель структурного подразделения предоставляет в УКИТО документально подтвержденную информацию об устранении несоответствий. В случае, когда по

истечении указанных сроков устранения несоответствия/уведомления информация о выполнении КД и ПД отсутствует в УКИТО, начальник УКИТО организует фактическую проверку выполнения КД и ПД на основании приказа ректора ОрелГТУ.

5.3.20 Представитель УКИТО, осуществивший контроль выполнения КД и ПД, в протоколе несоответствия/уведомления в соответствующем разделе ставит отметку о выполнении (переносе срока выполнения и т. д.), дату контроля и личную подпись. При нарушении сроков выполнения КД и ПД начальник УКИТО сообщает об этом представителю руководства по качеству для принятия соответствующих мер, в том числе для передачи данной информации ректору ОрелГТУ.

Ответственными за хранение и своевременное внесение данных по выполнению КД и ПД в подлинники бланков протоколов несоответствий/уведомлений является начальник УКИТО, в копии протоколов несоответствий/уведомлений – руководители проверенных структурных подразделений.

5.3.21 При проведении последующих ВА начальник УКИТО или члены группы ПВА должны зафиксировать выполнение и принять решение о результативности предпринятых КД и ПД с записью в соответствующем разделе отчета по ВА.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

5.3.22 Перенесение сроков по выполнению КД и ПД допускается не более двух раз. В случае невыполнения КД и ПД в повторно установленные сроки начальник УКИТО имеет право готовить проект организационно-распорядительного документа о вынесении административного взыскания на лиц, ответственных за их выполнение, и выносить его на согласование ректору ОрелГТУ или представителю руководства по качеству. Вид и объем административного взыскания устанавливает ректор ОрелГТУ.

5.3.23 Руководитель группы ВА включает сведения о результатах внутренних проверок в сводный отчет по ВА по итогам цикла проверок и в годовой отчет о функционировании СМК, а также по поручению руководства – за любой временной период.

5.4 Подготовка и проведение внеплановых внутренних аудитов

(проверок)

5.4.1 Решение о необходимости и времени проведения ВВА принимается представителем руководства по качеству и оформляется приказом по ОрелГТУ. Приложением к приказу являются план и программа ВВА. План и программу ВВА разрабатывают руководитель группы ВА и начальник УКИТО, в том числе уточняют состав группы ВА и согласовывают с представителем руководства по качеству.

5.4.2 Член группы ВА обеспечивает копиями плана и программы ВВА не позднее двух рабочих дней до предстоящей проверки руководителя группы ВА, руководителя проверяемого структурного подразделения, членов группы ВА и начальника УКИТО. Подлинники этих документов хранятся в УКИТО.

5.4.3 Последовательность подготовки и проведения ВВА осуществляется в соответствии с 5.3.2 – 5.3.23 настоящего стандарта.

5.5 Проведение внутренних аудитов структурными

подразделениями ОрелГТУ (филиалами, институтами,

факультетами)

5.5.1 Структурные подразделения ОрелГТУ (филиалы, институты, факультеты) имеют право на проведение ВА в структурных подразделениях, входящих в их состав.

5.5.2 Форма документации для проведения внутреннего аудита должна соответствовать форме документации, указанной в приложениях Б — Ж.

5.5.3 График проведения и программа внутренних аудитов должны быть согласованы с начальником УКИТО.

5.5.4 По завершению ВА (в филиале, институте, на факультете) отчет утверждается представителем руководства по качеству ОрелГТУ или начальником УКИТО.

Оригинал отчета хранится у руководителя структурного подразделения, проводившего ВА, а копия - в УКИТО.

5.6 Требования к персоналу, осуществляющему внутренние аудиты (проверки) системы менеджмента качества

5.6.1 Состав группы ВА формируется из числа штатных сотрудников ОрелГТУ. На основании приказа ректора составляется реестр внутренних аудиторов на год, который оформляется сотрудником УКИТО в соответствии с приложением И, утверждается начальником УКИТО.

Руководителем группы ВА может быть:

- представитель руководства по качеству;

- проректор по направлению деятельности;

- начальник УКИТО.

Члены группы ВА назначаются из числа сотрудников УКИТО.

Техническими экспертами могут быть сотрудники различных структурных подразделений ОрелГТУ из числа прошедших специальную подготовку по курсу «Требования международного стандарта ИСО 9001:2000. Внутренний аудит системы менеджмента качества».

5.6.2 Требования к руководителю группы внутреннего аудита:

а) критерии компетентности:

(проект)

1) высшее образование;

2) опыт работы на занимаемой должности не менее 2 лет;

3) общие и специальные знания и навыки в области качества;

б) обязанности руководителя группы ВА:

1) разрабатывать план ВА;

2) представлять членов аудиторской группы руководителю проверяемого структурного подразделения;

3) разъяснять цели и методы ВА сотрудникам проверяемого структурного подразделения;

4) документировать результаты ВА;

5) готовить заключение о результатах ВА;

6) информировать руководителя проверяемого структурного подразделения о результатах аудиторской проверки;

7) готовить отчет по ВА;

8) контролировать выполнение КД и ПД.

в) ответственность руководителя группы ВА:

1) обеспечение точности, достоверности, доказательности заключений о результатах ВА;

2) подготовка и выполнение всех этапов ВА;

3) объективное взаимодействие с руководителями проверяемого структурного подразделения;

4) обеспечение своевременности предоставления отчета о ВА заинтересованным сторонам;

5) соблюдение графика ВА.

г) права руководителя группы ВА:

1) распределять работу между членами группы ВА;

2) запрашивать у руководителя проверяемого структурного подразделения документы, необходимые для проведения ВА;

3) принимать окончательные решения в ходе ВА;

4) вносить изменения в план и программу ВА (по согласованию с руководителем проверяемого структурного подразделения);

5) принимать решения по устранению конфликтных ситуаций, возникающих в ходе ВА;

6) получать от руководителя проверяемого структурного подразделения информацию, подтверждающую выполнение КД;

7) представлять высшему руководству предложения о поощрении и наказании сотрудников ОрелГТУ по результатам ВА;

8) вести и хранить документацию по ВА.

5.6.3 Общие требования к членам группы ВА:

- должен являться штатным сотрудником ОрелГТУ;

- наличие высшего образования;

- знание требований НД в области качества, документов СМК ОрелГТУ, принципов, методов и организации ВА;

- умение устанавливать личные контакты, коммуникабельность, тактичность, уравновешенность, умение владеть собой, работоспособность;

- реалистичность и объективность, умение аналитически и гибко мыслить, целеустремленность;

- умение устно и письменно выражать свои мысли.

5.6.4 Особые требования к членам группы ВА:

- прохождение специальной подготовки по проведению ВА с присвоением квалификации внутреннего аудитора или с присвоением квалификации кандидата в эксперты по сертификации СМК в организациях, имеющих право проведения такой подготовки (периодичность переподготовки – не менее одного раза в три года);

- опыт работы в ОрелГТУ не менее полугода.

По решению руководства членом группы ВА может быть назначен сотрудник ОрелГТУ, имеющий опыт работы в ОрелГТУ менее полугода в следующих случаях:

- наличие статуса эксперта по сертификации СМК;

- опыт работы внутренним аудитором в других организациях не менее полугода.

5.6.5 Особое требование к техническим экспертам - наличие специальных знаний и/или опыта применительно к объекту аудита.

5.6.6 Члены группы ВА несут ответственность за разглашение конфиденциальной информации, полученной в ходе ВА.

5.6.7 Обязанности руководителя проверяемого структурного подразделения:

- назначать ответственного представителя(ей) от подразделения для сопровождения группы ВА, знающего(их) функции и организацию работы своего подразделения;

- информировать персонал подразделения о целях и масштабах проверки;

- обеспечивать группе ВА рабочее место;

- обеспечивать доступ к персоналу, необходимому оборудованию и материалам, в том числе конфиденциальным – по решению руководства;

- обеспечивать сотрудничество персонала проверяемого структурного подразделения с членами группы ВА и невмешательство в проверку без оснований;

- анализировать результаты ВА;

- определять и осуществлять КД и ПД на основании отчета о внутреннем аудите (в первую очередь на основании протоколов несоответствий/уведомлений).

5.7 Оценка компетентности членов группы внутреннего аудита

С целью повышения качества проведения аудиторских проверок формирование группы внутренних аудиторов должно производиться на основе предварительной оценки компетентности кандидатов в состав группы ВА. На основе утвержденного графика и программ ВА на учебный год формируется группа ВА с учетом результатов оценки их компетентности. Оценка компетентности кандидатов в состав группы ВА проводится начальником УКИТО ежегодно не позднее 20 сентября или по мере необходимости (в случае проведения ВВА). Определение компетентности внутренних аудиторов осуществляется с помощью критериев, представленных в таблице1, путем подсчета баллов: для членов группы ВА сумма баллов должна составлять не менее 9.

Т а б л и ц а 1 - Критерии оценки компетентности внутреннего аудитора

Критерий оценки	Результат оценки	Баллы
1 Образование	Наличие ученой степени	4
Высшее профессиональное образование	3
Среднее профессиональное образование	2
Начальное профессиональное образование	1
2 Стаж работы в организации	Более 5 лет	3
1-5 лет	2
До 1 года	1
3 Прохождение специализированного курса повышения квалификации по ИСО 19011	Есть	4
Нет	0
4 Наличие сертификата внутреннего аудитора	Есть	4
Нет	0
5 Стаж аудиторской работы	Более 3 лет	3
1-3 года	2
До 1 года	1
6 Регулярное участие во внутренних аудитах	Более 10 аудитов/год	3
5-10 аудитов/год	2
1-5 аудитов/год	1
Не принимает участие	0

Результаты проведения оценки компетентности внутреннего аудитора оформляются на специальных бланках (в соответствии с приложением К).

5.8 Порядок заполнения бланков актов несоответст

вий/уведомлений, чек – листа и результатов внутренних аудитов

5.8.1 При заполнении акта несоответствия/ уведомления (приложение Г) нумерация бланков проставляется следующим образом:

- в графе «Порядковый номер несоответствия» указывают порядковый номер бланка несоответствия в данном подразделении (сквозная нумерация);

- рядом с порядковым номером несоответствия в скобках указывается порядковый номер контролируемого параметра из чек - листа (в соответствии с приложением Д);

- в графе «Пункт ИСО » указывается раздел, подраздел или пункт вышеуказанного стандарта, соответствующий выявленному несоответствию/уведомлению.

5.8.2 Руководитель ВА, члены группы ВА и руководитель проверяемого структурного подразделения ставят свои подписи на бланке несоответствия (в соответствии с приложением Г) на заключительном совещании.

После разработки КД руководитель проверяемого структурного подразделения, ответственный исполнитель и начальник УКИТО ставят свои подписи в графе «Согласование корректирующих действий».

5.8.3 В бланке для оформления результатов ВА в структурных подразделениях (приложение Е) в графу «Содержание несоответствий» выписываются все несоответствия, выявленные во время проведения ПВА или ВВА. В графе «Проверяемое подразделение» символом «V» отмечают те подразделения, в которых было выявлено данное несоответствие.

5.9 Оценка результативности процесса "Внутренние аудиты

(проверки) системы менеджмента качества"

5.9.1 Для подтверждения результативности процесса «Внутренние аудиты (проверки) СМК» периодически (один раз в год) проводится оценка процесса по критериям результативности, представленным в таблице 2.

Т а б л и ц а 2 — Критерии результативности процесса аудита

Критерий результативности	Формула	Фактически
1	2	3
1 Выполнение графика ВА на учебный год	К1=, где N1 – количество случаев переносов сроков аудитов; Nо – общее количество аудитов за учебный год.	К1=0 %÷100 %
2 Проведение ВВА	К2=, где Nвнеп – количество ВВА, проведен- ных за отчетный период.	К2=100 %÷0 %
3 Выполнение КД по ранее проведенным ВА	К3=, где До – общее количество КД по ито- гам ВА, предшествующего настоя- щему; Дв – количество КД выполненных в срок.	К3=0 %÷100 %
4 Результативность принятых КД по ранее проведенным ВА	К4=, где Др – количество КД, признанных результативными.	К4=0 %÷100 %