13. Опишите межфункциональные и межструктурные связи документопотока?
14. Что такое объем документооборота?
15. Опишите назначение и методику подсчета объема документооборота?
16. Что такое содержание документопотока?
17. В чём состоит назначение и иерархическая зависимость технологических стадий, процедур, операций и подопераций?
18. Опишите типовой состав технологических стадий входного (входящего, поступающего) документопотока?
19. Опишите типовой состав технологических стадий выходного (отправляемого, исходящего) документопотока?
20. Опишите типовой состав внутреннего документопотока?
21. Взаимосвязь входного, выходного и внутреннего документопотоков с применяемой в учреждении системой обработки и хранения документов?
22. В чём состоит назначение и методика алгоритмизации технологии документопотока?
23. Какие вы видите проблемы централизации и децентрализации процесса обработки и хранения документов?
24. Охарактеризуйте организационные и технологические аспекты проблем централизации и децентрализации обработки и хранения документов?
Семинарское занятие № 2.2
Подтема 2.2: «Типы технологических систем обработки и хранения документов».
Обсуждаемый вопрос. Сущность, классификация и эволюция технологических систем обработки и хранения документов.
Темы докладов, рефератов, сообщений.
Предпосылки эволюции технологических систем обработки и хранения документов.
Документоведческое значение совершенствования носителя информации и изменения методов работы человека с документом.
Классификация типов технологических систем обработки и хранения документов.
Сущность, преимущества и недостатки традиционной, делопроизводственной (ручной, механизированной) технологической системы обработки и хранения документов.
Универсальность традиционной, делопроизводственной (ручной, механизированной) технологической системы обработки и хранения документов, ее приспособленность к любому типу носителя информации и любой организационной структуре.
Понятие "делопроизводство", его возникновение и последующее смысловое развитие.
Понятия "документационное обеспечение управления" и "управление документацией".
Типизация, унификация и регламентация процессов документирования и организации работы с документами.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), сущность, назначение и содержание.
Назначение и содержание Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Особенности делопроизводства в предпринимательских и коммерческих структурах, малом бизнесе.
Направления совершенствования делопроизводства.
Классификация типов и методов использования в делопроизводственных процессах организационной техники.
Локальная автоматизация отдельных делопроизводственных операций: учета документов и справочной работы, поиска документов, контроля исполнения, составления документов, формирования номенклатуры дел.
Комплексная автоматизированная система обработки документов (АСОД). Функциональные возможности системы. Ее технологическая взаимосвязь с документооборотом. Функциональная структура.
Внемашинное информационно-документационное обеспечение комплексной автоматизированной системы обработки документов (АСОД)?
Автоматизация документационного обеспечения управления, сущность и содержание.
Типовая структура задач в блоках автоматизированной системы обработки документов (АСОД).
Блок документирования информации автоматизированной системы обработки документов (АСОД).
Блок обработки и хранения документов и (или) сведений о документах автоматизированной системы обработки документов (АСОД).
Блок правовой и информационной поддержки решаемых задач и выполняемых функций автоматизированной системы обработки документов (АСОД).
Автоматизированные рабочие места и локальные сети АРМ как наиболее массовый вариант технического обеспечения автоматизированной системы обработки документов (АСОД).
Принципы информационной взаимосвязи АРМ руководителей и специалистов учреждения, сотрудников службы документации.
Сущность, преимущества и недостатки смешанной технологической системы обработки и хранения документов. Причины ее широкого использования.
Структура системы смешанной технологической системы обработки и хранения документов, принципы ее взаимосвязи с документооборотом.
Вопросы для самопроверки и дискуссии.
1. Какие можно отметить предпосылки эволюции технологических систем обработки и хранения документов?
2. Каково документоведческое значение совершенствования носителя информации и изменения методов работы человека с документом.
3. Опишите сущность, преимущества и недостатки традиционной, делопроизводственной (ручной, механизированной) технологической системы обработки и хранения документов?
4. В чем состоит универсальность системы, ее приспособленность к любому типу носителя информации и любой организационной структуре?
5. Раскройте понятие "делопроизводство", его возникновение и последующее смысловое развитие?
6. Сравните смысл понятий "документационное обеспечение управления" и "управление документацией"?
7. В чем выражается типизация, унификация и регламентация процессов документирования и организации работы с документами?
8. Что такое единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).
9. В чем состоит назначение и содержание Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ)?
10. Какие можно отметить особенности делопроизводства в предпринимательских и коммерческих структурах, малом бизнесе?
11. Какие вы видите направления совершенствования делопроизводства?
12. Какая классификация типов и методов использования в делопроизводственных процессах организационной техники?
13. Что подразумевает локальная автоматизация отдельных делопроизводственных операций: учета документов и справочной работы, поиска документов, контроля исполнения, составления документов, формирования номенклатуры дел?
14. Что такое комплексная автоматизированная система обработки документов (АСОД)?
15. Какие функциональные возможности АСОД?
16. Какова технологическая взаимосвязь с АСОД документооборотом?
17. Опишите функциональную структуру и внемашинное информационно-документационное обеспечение системы?
18. Что такое автоматизация документационного обеспечения управления?
19. Опишите типовую структуру задач в блоках АСОД?
20. Какие функции входят в блок документирования информации?
21. Какие функции входят в блок обработки и хранения документов и (или) сведений о документах?
22. Какие функции входят в блок правовой и информационной поддержки решаемых задач и выполняемых функций?
23. Почему автоматизированные рабочие места (АРМ) и локальные сети АРМ есть наиболее массовый вариант технического обеспечения АСОД.
24. Какие должны быть принципы информационной взаимосвязи АРМ руководителей и специалистов учреждения, сотрудников службы документации?
25. В чем состоят сущность, преимущества и недостатки смешанной технологической системы обработки и хранения документов?
26. Каковы причины широкого использования смешанной технологической системы обработки и хранения документов?
27. Какой состав структуры смешанной технологической системы обработки и хранения документов?
28. В чем заключаются принципы взаимосвязи смешанной технологической системы обработки и хранения документов с документооборотом?
Семинарское занятие № 2.3
Тема 2.3: «Специфика технологии защищенного документооборота».
Обсуждаемый вопрос. Понятие, цели и задачи документооборота, его защита.
Темы докладов, рефератов, сообщений.
Анализ угроз несанкционированного получения документированной информации.
Анализ угроз хищения или уничтожения документов, их фальсификации или подмены в документопотоках.
Классификация каналов практической реализации возможных угроз.
Предполагаемые рубежи и уровни защиты документопотоков.
Понятие "защищенный документооборот", его цели и задачи.
Взаимосвязь защищенного документооборота с системами, средствами и методами защиты документированной информации.
Защищенный документооборот и используемая технологическая система обработки и хранения документов.
Цели и принципы функциональной и персональной избирательности в доставке документированной информации потребителям.
Избирательность и разрешительная система доступа к конфиденциальным документам и базам данных.
Персональная ответственность за сохранность информации, носителя информации и документа.
Выделенный поток конфиденциальных документов и автономная технология их обработки и хранения.
Организационные и технологические особенности делопроизводства по конфиденциальным документам.
Пооперационный учет движения конфиденциальных документов и доступа к ним руководителей и специалистов.
Учет чистых носителей информации, предназначенных для документирования конфиденциальной информации.
Периодические и разовые проверки наличия конфиденциальных документов, содержание и оформление.
Поток конфиденциальных документов, не выделенный из общего документопотока и применяемая технология обработки и хранения документов.
Условия реализации потока конфиденциальных документов, не выделенный из общего документопотока.
Принципы защиты документопотока, защищенная технология.
Уровень конфиденциальности информации и критерии применения выделенной или невыделенной технологии обработки и хранения конфиденциальных документов.
Особенности автоматизированных систем обработки документов (АСОД), предназначенных для обработки конфиденциальных документов.
Попытки типизации систем автоматизированных систем обработки документов (АСОД). Типовые автоматизированные системы обработки документов ТАСОД.
Организационное обеспечение защиты потоков документированной информации в автоматизированных системах обработки документов (АСОД).
Принципы, способы и средства защиты технических носителей информации и машиночитаемых документов на внемашинных стадиях их обработки, движения и хранения.
Вопросы для самопроверки и дискуссии.
30. Назовите угрозы несанкционированного получения документированной информации, хищения или уничтожения документов, их фальсификации или подмены в документопотоках?
31. Опишите классификация каналов практической реализации возможных угроз.
32. Опишите предполагаемые рубежи и уровни защиты документопотоков?
33. Что подразумевает понятие "защищенный документооборот", каковы его цели и задачи?
34. Охарактеризуйте взаимосвязь защищенного документооборота с системами, средствами и методами защиты документированной информации?
35. Как увязаны защищенный документооборот и используемая технологическая система обработки и хранения документов?
36. Каковы цели и принципы функциональной и персональной избирательности в доставке документированной информации потребителям?
37. В чем заключается избирательность и разрешительная система доступа к конфиденциальным документам и базам данных?
38. В чем сущность персональной ответственности за сохранность информации, носителя информации и документа?
39. Что такое выделенный поток конфиденциальных документов?
40. Что представляет собой автономная технология обработки и хранения конфиденциальных документов выделенного потока?
41. Назовите организационные и технологические особенности делопроизводства по конфиденциальным документам?
42. Как организуется пооперационный учет движения конфиденциальных документов и доступ к ним руководителей и специалистов?
43. Опишите учет чистых носителей информации, предназначенных для документирования конфиденциальной информации?
44. Как необходимо проводить периодические и разовые проверки наличия конфиденциальных документов?
45. Что такое поток конфиденциальных документов, не выделенный из общего документопотока?
46. Какая технология применяется для обработки и хранения документов потока, не выделенного из общего документооборота?
47. Каковы условия реализации подобной схемы движения документов потока, не выделенного из общего документооборота?
48. Какие должны быть принципы защиты документопотока, не выделенного из общего документооборота?
49. Что такое защищенная технология?
50. Что такое уровень конфиденциальности информации?
51. Опишите критерии применения выделенной технологии обработки и хранения конфиденциальных документов?
52. Опишите критерии применения невыделенной технологии обработки и хранения конфиденциальных документов?
53. Какие особенности АСОД, предназначенных для обработки конфиденциальных документов?
54. Какие вам известны попытки типизации систем АСОД?
55. Назовите типовые автоматизированные системы обработки документов (ТАСОД)?
56. В чём заключается организационное обеспечение защиты потоков документированной информации в АСОД?
57. Назовите принципы, способы и средства защиты технических носителей информации
58. Назовите принципы, способы и средства защиты машиночитаемых документов на внемашинных стадиях их обработки, движения и хранения?
Семинарское занятие № 3
Тема 3: «Стадии обработки и защиты конфиденциальных документов входного потока».
Обсуждаемый вопрос. Входной поток конфиденциальных документов и принципы его обработки.
Темы докладов, рефератов, сообщений.
Назначение и задачи стадии приема и первичной обработки конфиденциальных документов.
Типовой состав операций процедуры приема пакетов, конвертов и иных отправлений, поступивших из почтового отделения или от нарочного.
Учет поступлений, состав фиксируемых данных входного потока документов.
Типовой состав операций процедуры первичной обработки поступивших документов.
Первичная обработка поступивших машиночитаемых и аудиовизуальных документов.
Назначение и задачи стадии предварительного рассмотрения и распределения поступивших документов.
Типовой состав операций процедуры предварительного рассмотрения поступивших документов.
Порядок выявления конфиденциальных документов, содержащих коммерческую тайну и поступивших без грифа ограничения доступа.
Критерии целесообразности переноса информации поступивших бумажных документов на машинный носитель.
Порядок определения рационального маршрута движения документа.
Принципы распределения документов между руководителями, структурными подразделениями и специалистами.
Функциональная принадлежность документированной информации. Уровень компетенции должностных лиц при решении вопросов, поставленных в документах. Реализация порядка доступа к документам.
Типовой состав операций процедуры распределения поступивших документов.
Состав групп документов. Методика автоматизированного решения задачи "Прокладка маршрута".
Правила работы сотрудников службы документации и вычислительного центра с конфиденциальными документами, порядок хранения документов на их рабочих местах.
Средства организационной техники, используемые при выполнении рассмотренных стадий, процедур и операций.
Назначение и задачи стадии учета поступивших документов. Соотношение учета и регистрации документов.
Централизованная и децентрализованная регистрация. Однократность регистрации документа. Состав процедур стадии учета документов.
Типовой состав операций процедуры индексирования документов. Назначение процедуры, требования к системе индексирования.
Единство индекса для всего "жизненного цикла" документа. Виды индексов, их преимущества и недостатки.
Информативность индекса, его структура. Условия использования и недостатки порядковой нумерации документов всего потока (валовой нумерации).
Типовой состав операций процедуры первичной регистрации исходных сведений о документе.
Обоснование состава исходных сведений, подлежащих записи по документам различного типа и уровня конфиденциальности. Назначение и сфера последующего использования каждого показателя.
Показатели "жизненного цикла" документа. Показатели учетные. Показатели поисковые, справочные и контрольные.
Носители записи исходных сведений о документе. Журналы учета (регистрации) документов. Регистрационно-контрольные карточки. Видеограмма (матрица, формат) учетной формы. Правила заполнения граф и зон учетной формы.
Варианты технологии ввода исходных сведений о документах в базу данных АСОД. Состав операций. Преимущества ввода в базу данных текстов унифицированных бумажных документов.
Порядок хранения бумажных документов при дальнейшем использовании их электронных копий (электронных документов).
Особенности учета машиночитаемых и аудиовизуальных документов.
Типовой состав операций процедуры формирования справочно-информационного банка данных по документам.
Состав и назначение справочных, учетно-справочных и справочно-контрольных картотек.
Функциональные возможности картотеки, направления повышения ее информативности.
Задачи и порядок ведения (актуализации) журналов учета и картотек. Обоснование состава дополнительно регистрируемых сведений, их назначение. Правила внесения изменений и дополнений в имеющиеся записи.
Типовой состав операций процедуры ведения традиционного справочно-информационного банка данных.
Функциональные возможности автоматизированного справочно-информационного банка данных автоматизированной системы обработки документов АСОД.
Состав выходной информации в запросном и беззапросном режимах автоматизированной обработки документов. Возможные виды выходных видеограмм и машинограмм.
Организационное и информационное соотношение центральной и локальных баз данных документов. Внемашинная технология актуализации автоматизированного банка данных.
Назначение, задачи, стадии и типовой состав операций процедуры рассмотрения документов руководителем.
Состав операций при рассмотрении документов, выполняемых референтом руководителя. Состав операций, выполняемых самим руководителем.
Требования к формулированию заданий, поручений по исполнению документа и определению состава исполнителей и сроков исполнения.
Правила работы руководителя и его референта с конфиденциальными документами, порядок хранения документов на их рабочих местах.
Внемашинная технология функционирования автоматизированного рабочего места (АРМ) руководителя в режиме "Работа с машинной папкой документов".
Автоматизированное решение задач правовой и информационной поддержки принимаемых решений.
Типовой состав операций процедуры передачи документов на исполнение.
Порядок доведения до исполнителя содержания конфиденциального документа и резолюции руководителя.
Порядок передачи конфиденциального документа на исполнение нескольким структурным подразделениям или специалистам.
Порядок перемещения конфиденциального документа между руководителями и специалистами.
Типовой состав учетных операций при перемещении документа между руководителем и специалистом.
Преимущества передачи специалистам электронного документа в локальную базу данных АРМ.
Порядок перемещения машиночитаемых документов в вычислительном центре. Состав учетных операций.
Типовой состав операций процедуры корректирования справочно-информационного банка данных по документам в результате их рассмотрения и передачи на исполнение.
Вопросы для самопроверки и дискуссии.
1. Перечислите назначение и задачи стадии приема и первичной обработки конфиденциальных документов?
2. Опишите типовой состав операций процедуры приема пакетов, конвертов и иных отправлений, поступивших из почтового отделения или от нарочного?
3. Как ведётся учет поступлений и что входит в состав фиксируемых данных?
4. Опишите типовой состав операций процедуры первичной обработки документов?
5. Как осуществляется первичная обработка поступивших машиночитаемых и аудиовизуальных документов?
6. В чём состоит назначение и задачи стадии предварительного рассмотрения и распределения поступивших документов?
7. Опишите типовой состав операций процедуры предварительного рассмотрения документов?
8. Каков порядок выявления конфиденциальных документов, содержащих коммерческую тайну и поступивших без грифа ограничения доступа?
9. Какие могут быть критерии целесообразности переноса информации поступивших бумажных документов на машинный носитель?
10. Каков порядок определения рационального маршрута движения документа?
11. Какие основные принципы распределения документов между руководителями, структурными подразделениями и специалистами?
12. Что понимается под функциональной принадлежностью документированной информации?
13. Какой должен быть уровень компетенции должностных лиц при решении вопросов, поставленных в документах?
14. Какова реализация порядка доступа к документам?
15. Опишите типовой состав операций процедуры распределения поступивших документов?
16. Какой состав групп документов?
17. Что входит в методику автоматизированного решения задачи "Прокладка маршрута"?
18. Перечислите правила работы сотрудников службы документации и вычислительного центра с конфиденциальными документами?
19. Какой порядок хранения документов на их рабочих местах?
20. Какие используются средства организационной техники, при выполнении рассмотренных стадий, процедур и операций?
21. В чём состоит назначение и задачи стадии учета поступивших документов?
22. Каково соотношение учета и регистрации документов.
23. Что представляет собой централизованная и децентрализованная регистрация?
24. В чём заключается однократность регистрации документа?
25. Опишите состав процедур стадии учета документов?
26. Опишите типовой состав операций процедуры индексирования документов?
27. Назначение процедуры индексирования документов, требования к системе индексирования?
28. В чём заключается единство индекса для всего "жизненного цикла" документа?
29. Какие бывают виды индексов, в чём их преимущества и недостатки?
30. Что такое информативность индекса и его структура
31. Назовите условия использования и недостатки порядковой нумерации документов всего потока (валовой нумерации)?
32. Опишите типовой состав операций процедуры первичной регистрации исходных сведений о документе?
33. В чём заключается обоснование состава исходных сведений, подлежащих записи по документам различного типа и уровня конфиденциальности?
34. Каковы показатели "жизненного цикла" документа?
35. Раскройте показатели учетные, показатели поисковые, справочные и контрольные?
36. Каково назначение и сфера последующего использования каждого показателя?
37. Назовите носители записи исходных сведений о документе?
38. Коротко поясните, что такое журналы учета (регистрации) документов, регистрационно-контрольные карточки, видеограмма (матрица, формат) учетной формы?
39. Какие правила заполнения граф и зон учетной формы?
40. Какие вы знаете Варианты технологии ввода исходных сведений о документах в базу данных АСОД?
41. Опишите состав операций ввода исходных сведений о документах в базу данных АСОД?
42. В чём преимущества ввода в базу данных текстов унифицированных бумажных документов?
43. Каков порядок хранения бумажных документов при дальнейшем использовании их электронных копий (электронных документов)?
44. В чём состоят особенности учета машиночитаемых и аудиовизуальных документов?
45. Опишите типовой состав операций процедуры формирования справочно-информационного банка данных по документам?
46. Какой состав и назначение справочных, учетно-справочных и справочно-контрольных картотек?
47. Какие вы можете отметить функциональные возможности картотеки, а также направления повышения ее информативности?
48. Опишите задачи и порядок ведения (актуализации) журналов учета и картотек?
49. Какие бывают дополнительно регистрируемые сведения, их назначение? Правила внесения изменений и дополнений в имеющиеся записи.
50. Опишите типовой состав операций процедуры ведения традиционного справочно-информационного банка данных?
51. Функциональные возможности автоматизированного справочно-информационного банка данных АСОД?
52. Какой состав выходной информации в запросном и беззапросном режимах ведения операций?
53. Назовите возможные виды выходных видеограмм и машинограмм?
54. Охарактеризуйте организационное и информационное соотношение центральной и локальных баз данных?
55. В чём заключается внемашинная технология актуализации автоматизированного банка данных?
56. Опишите назначение, задачи, стадии и типовой состав операций процедуры рассмотрения документов руководителем?
57. Какой состав операций, выполняемых референтом руководителя?
58. Какой состав операций, выполняемых самим руководителем?
59. Перечислите требования к формулированию заданий, поручений по исполнению документа и определению состава исполнителей и сроков исполнения?
60. Сформулируйте правила работы руководителей и его референта с конфиденциальными документами и порядок хранения документов на их рабочих местах?
61. В чём состоит внемашинная технология функционирования АРМ руководителя в режиме "Работа с машинной папкой документов".
62. Как осуществляется автоматизированное решение задач правовой и информационной поддержки принимаемых решений.?
63. Опишите типовой состав операций процедуры передачи документов на исполнение?
64. Какой порядок доведения до исполнителя содержания конфиденциального документа и резолюции руководителя?
65. Какой порядок передачи документа на исполнение нескольким структурным подразделениям или специалистам?
66. Какой порядок перемещения документа между руководителями и специалистами?
67. Какой типовой состав учетных операций?
68. Назовите преимущества передачи специалистам электронного документа в локальную базу данных АРМ?
69. Опишите порядок перемещения машиночитаемых документов в вычислительном центре, а также состав учетных операций?
70. Опишите типовой состав операций процедуры корректирования справочно-информационного банка данных по документам в результате их рассмотрения и передачи на исполнение?
Семинарское занятие № 4
Тема 4: «Стадии обработки и защиты конфиденциальных документов выходного и внутреннего потоков».
Обсуждаемый вопрос. Рассмотрение и анализ стадий обработки и защиты конфиденциальных документов выходного и внутреннего потоков.
Темы докладов, рефератов, сообщений.
Назначение и задачи стадии исполнения документов.
Понятие "исполнение документа", инициирующие, условия начала исполнения. Состав процедур.
Типовой состав операций процедуры составления текста документа.
Состав, особенности применения, оформления, и учета бумажных и технических носителей информации.
Критерии и порядок определения степени конфиденциальности документов, изменения и снятия грифа.
Организационные особенности составления конфиденциальных документов в автоматизированных системах обработки документов (АСОД).
Типовой состав операций процедуры изготовления конфиденциального документа.
Машинописное оформление конфиденциального документа.
Типовой состав учетных операций при печатании и перепечатывании проекта документа, передаче печатного материала исполнителю.
Формы учета черновика конфиденциального документа и правила их заполнения. Порядок уничтожения черновика документа, испорченных листов и сопутствующих материалов. Оформление результатов уничтожения.
Правила печатания конфиденциального документа под диктовку и с диктофона.
Требования к изготовлению особо конфиденциальных документов.
Состав учетных операций при автоматическом изготовлении документа на принтере ЭВМ.
Состав учетных операций при изготовлении чертежно-графических, аудиовизуальных и машиночитаемых документов.
Типовой состав операций процедуры издания документа.
Технология согласования, подписания, утверждения документа в традиционном делопроизводстве и в автоматизированной системе обработки документов (АСОД).
Традиционное и автоматизированное нормативное, справочное и информационное обслуживание процесса исполнения документа.
Документирование санкционирования доступа персонала к базам данных, учет доступа.
Опись документов и носителей информации, находящихся у специалиста. Правила работы специалиста с конфиденциальными документами, Порядок обеспечения сохранности документов на его рабочем месте. Бездокументное решение вопросов.
Назначение и задачи стадии контроля исполнения документов.
Контроль как функция управления производственными, экономическими и социальными процессами.
Контроль сроков исполнения документов, заданий и поручений. Контроль предупредительный (текущий) и последующий (итоговый).
Задачи и сферы защиты информации в процессе контроля исполнения документов.
Состав контролируемых документов и сроки их исполнения. Типовой состав операций процедуры постановки документов на контроль.
Методика формирования традиционного или автоматизированного справочно-информационного банка данных по контролируемым документам.
Типовой состав операций процедуры ведения контроля исполнения документов.
Актуализация справочно-информационного банка данных. Напоминания исполнителям и справочная работа по контролируемым документам.
Технология работы с традиционной картотекой и внемашинная технология корректирования банка данных автоматизированной системы обработки документов (АСОД).
Типовой состав процедуры анализа исполнительской дисциплины. Традиционная технология и технология в автоматизированной системе обработки документов АСОД. Использование результатов анализа в работе с персоналом.
Назначение и задачи стадии копирования и размножения документов. Типы, область и условия применения копировальной и множительной техники.
Особенности копирования машиночитаемых и аудиовизуальных документов. Микрофильмирование документов.
Типовой состав операций процедуры подготовки документов к копированию или размножению. Учет документов.
Типовой состав операций процедуры оформления результатов копирования или размножения. Учет изготовленных экземпляров документа.
Порядок уничтожения печатных форм, брака и документирование результатов уничтожения в соответствии с уровнем грифа конфиденциальности.
Назначение и задачи стадии учета отправляемых и внутренних документов. Централизация учета. Состав процедур.
Процедура индексирования отправляемого и внутреннего документа. Информационная связь процедуры с учетными операциями стадии исполнения документов.
Процедура и носители записи исходных сведений о документах. Состав фиксируемых сведений об отправляемых инициативном и ответном документах, о внутреннем документе.
Обоснование состава исходных сведений о документах, назначение и сфера последующего использования каждого показателя.
Особенности учета машиночитаемых и аудиовизуальных документов, состав фиксируемых сведений.
Структура справочно-информационного банка данных по отправляемым и внутренним документам. Процедура формирования банка данных. Процедура актуализации банка данных.
Процедура передачи внутренних документов для исполнения или использования.
Типовой состав операций процедуры подготовки и передачи отправляемых документов для экспедиционной обработки.
Назначение и задачи стадии экспедиционной обработки отправляемых документов.
Типовой состав операций процедуры контроля комплектности документов.
Типовой состав операций процедуры конвертования документов. Правила оформления конвертов (пакетов) с конфиденциальными документами.
Типовой состав операций процедуры передачи конвертов (пакетов) нарочным или в почтовое отделение. Оформление реестров. Порядок документирования факта передачи нарочным конверта (пакета) адресату.
Правила отправления телеграмм, телефаксов и телетайпограмм.
Особенности упаковки и отправления машиночитаемых и аудиовизуальных документов.
Средства организационной техники, используемые при выполнении процедур и операций.
Вопросы для самопроверки и дискуссии.
1. Сформулируйте назначение, задачи и стадии исполнения документов?
2. Что включает в себя понятие "исполнение документа"?
3. Назовите инициирующие, условия начала исполнения документа?
4. Перечислите состав процедур исполнения документа?
5. Опишите типовой состав операций процедуры составления текста документа?
6. Опишите состав, особенности применения и оформления, учет бумажных и технических носителей информации?
7. Какие существуют критерии и порядок определения степени конфиденциальности документов, изменения и снятия грифа?
8. В чём состоят организационные особенности составления конфиденциальных документов в АСОД?
9. Опишите типовой состав операций процедуры изготовления документа?
10. Как осуществляется машинописное оформление конфиденциального документа?
11. Какой типовой состав учетных операций при печатании и перепечатывании проекта документа, передаче печатного материала исполнителю?
12. Какие бывают формы учета и правила их заполнения?
13. Каков порядок уничтожения черновика документа, испорченных листов и сопутствующих материалов?
14. Как оформляются результаты уничтожения документа?
15. Какие существуют правила печатания под диктовку и с диктофона?
16. Перечислите требования к изготовлению особо конфиденциальных документов?
17. Опишите состав учетных операций при автоматическом изготовлении документа на принтере компьютера?
18. Какой состав учетных операций при изготовлении чертежно-графических, аудиовизуальных и машиночитаемых документов.
19. Опишите типовой состав операций процедуры издания документа?
20. Какая применяется технология согласования, подписания, утверждения документа в традиционном делопроизводстве?
21. Какая применяется технология согласования, подписания, утверждения документа в АСОД?
22. В чём заключается традиционное и автоматизированное нормативное, справочное и информационное обслуживание процесса исполнения документа?
23. Как осуществляется документирование санкционирования доступа персонала к базам данных, а также учет доступа?
24. Что представляет собой опись документов и носителей информации, находящихся у специалиста?
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 |
