Администратор осуществляет периодический аудит журналов системы и выполняет настройку прав доступа пользователей.
Панель управления системы – инструмент «Конфигуратор ролей»
В состав системы ESCOM. DOC© входит утилита администрирования, которая обеспечивает доступ к функциям администрирования. Панель администрирования обеспечивает доступ к:
- Настройке системных задач;
- Работе со списком активных пользователей;
- Настройке ролевой модели документов системы;
- Настройке прав доступа пользователей к объектам системы;
- Просмотру общей информации по системе обмена сообщениями;
- Просмотру статистики сообщений;
- Просмотру истории событий, произошедших в системе;
- Удалению сообщений за выбранный период.
Пользователями системы ESCOM. DOC© являются сотрудники одной из зарегистрированных в системе компаний. При подключении пользователя к серверу создается сессия, существование которой клиентское рабочее место подтверждает через определенные промежутки времени. В случае нескольких попыток некорректного соединения учетная запись пользователя автоматически блокируется.
Система защищена от потери информации в случае разрыва связи. После восстановления связи система автоматически восстановит соединение с сервером и продолжит работу.
Для отображения списка пользователей в системе предусмотрен справочник «Пользователи».
Справочник «Пользователи»
Пользователи с активным подключением к системе выделяются специальным значком. Кроме того, список активных пользователей отображается на панели управления в разделе «Активные пользователи».
Панель управления системы – инструмент «Просмотр событий»
Кроме автоматического ведения системных журналов также предусмотрено автоматическое формирование истории событий для каждого экземпляра бизнес-процесса.
История событий экземпляра бизнес-процесса
Администратор может указать для каждого типа бизнес-процесса, запись каких событий должна осуществляться.
В системе предусмотрен расширяемый справочник событий.
Настройка события в конструкторе бизнес-процесса
Конфигурация «Бизнес-процессы ДОУ»
Введение
Готовые решения на базе системы ESCOM. DOC© для автоматизации бизнес-процессов в предметных областях называются конфигурациями.
Конфигурация «БП ДОУ» представляет собой готовый «коробочный продукт», обеспечивающий автоматизацию:
· бизнес процессов системы ДОУ (документационное обеспечение управления)
· задач делопроизводства и контроля исполнения
· ведения архива документов
Конфигурация «БП ДОУ» содержит набор готовых шаблонов бизнес процессов:
· входящие документы
· исходящие документы
· внутренние документы
· организационно-распорядительные документы
· персональные и групповые задания
· проекты
· совещания
Внедрение конфигурации «БП ДОУ»
Ожидаемые выгоды от внедрения
Внедрение конфигурации «БП ДОУ» системы ESCOM. DOC© позволяет воплотить в Вашей компании современные технические и методические решения для эффективного управления процессами документационного обеспечения управления (ДОУ) и, соответственно, качественного управления предприятием.
Легкость и быстрота установки и настройки (в том числе силами IT персонала Заказчика), позволяет за короткие сроки ввести систему в промышленную эксплуатацию. Простой и интуитивно понятный графический интерфейс предоставляет максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователей и быстрого освоения ими системы. С помощью встроенных в систему средств настройки «коробочная версия» может быть быстро адаптирована для учёта конкретных особенности деятельности организации, её бизнес-процессов и документооборота.
Ниже приведен перечень некоторых результатов от внедрения конфигурации «БП ДОУ»:
- Регламентирование документационных процессов, повышение качества, достоверности и наглядности информации. Сокращение сроков подготовки, согласования и движения документов. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса Улучшение исполнительской дисциплины и управляемости задачами Повышение эффективности контроля исполнения документов и поручений Оперативное доведение до сотрудников необходимой информации, изданных приказов, указаний, распоряжений, назначенных заданий и поручений Создание единого централизованного информационного хранилища (базы данных) документов организации Осуществление быстрого поиска информации и документов по различным критериям, в том числе с поддержкой полнотекстового поиска Обеспечение высокого уровня информационной безопасности и конфиденциальности при совместной работе с документами и информацией Регистрация карточек документов в соответствии с ГСДОУ Исключение ошибок в оформлении документов. При создании карточки документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания. Каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в базе данных информационного хранилища Сокращение числа бумажных документов
Технология внедрения
Для качественного и эффективного внедрения конфигурации «БП ДОУ» сотрудниками компании «Евроменеджмент» разработана и развивается собственная технология внедрения, которая включает в себя следующие виды работ:
- Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов;
- Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;
- Адаптация конфигурации «БП ДОУ» на основе информации, полученной на этапе обследования;
- Установка и настройка программного обеспечения, проведение тестирования и опытной эксплуатации;
- Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;
- Обучение администраторов и пользователей системы;
- Сопровождение и техподдержка.
Автоматизированные процессы и функции «БП ДОУ»
Применение конфигурации «БП ДОУ» обеспечивает автоматизацию процессов по регистрации, согласованию, исполнению и учету документов в соответствии с требованиями ГСДОУ:
1. Централизованный или распределенный ввод и единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения.
2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации.
3. Автоматизацию полного цикла работы с бизнес - процессами ДОУ организации (документационное обеспечение управления предприятием), в том числе процессами делопроизводства, контроля исполнения и электронного документооборота.
4. Автоматизацию функций ведения архива электронных документов.
5. Регламентное выполнение сотрудниками документационных процессов.
6. Управление динамическими и статическими правами доступа к документам.
7. Универсальный поиск документов. Удобный доступ к карточкам документов, благодаря упорядоченному хранению в специализированных журналах – папка «Обозревателя документов».
8. Поддержку актуальности состояния документов и средства мониторинга - на любой стадии каждый из участников процесса документооборота может контролировать состояние документа - видеть, у кого он находится, какой у документа статус, наступил ли срок выполнения следующего действия и т. д, включая резолюции, отчеты об исполнении, результаты согласования документов, замечания и комментарии к ним.
9. Обеспечение надежного хранения электронных документов в течение необходимого (установленного) срока.
10. Установление связей между документами для обеспечения непрерывного документирования деятельности.
11. Учет мест хранения бумажных оригиналов документов.
12. Применение штрих кодирования документов для задач поиска, идентификации и автоматического учета места хранения.
13. Применение ЭЦП для обеспечения конфиденциальности и проверки целостности и достоверности документов.
14. Объединение потоков документов территориально удаленных предприятий в единую систему электронного документооборота.
15. Электронное согласование, визирование, формирование резолюций, подписание, выполняются единообразно, т. е. одинаковы для любых типов документов.
16. Формирование версий файлов документов.
17. Формирование стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации. Формирование реестров отправки исходящих документов.
18. Контроль исполнения поручений, резолюций и указаний руководства, а так же проверка правильности и своевременности исполнения документов (входящих, исходящих, внутренних) и получения ответов на исходящие документы.
19. Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.
20. Ведение номенклатуры дел и списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел.
21. Автоматическое ведение истории работ с документами системы. С момента создания документа до момента его удаления в истории документа содержатся записи, фиксирующие все события, повлекшие изменение документа, а также события изменения состояния маршрута документа.
Регистрация документов
Процедура регистрации документов предназначена для присвоения электронному документу регистрационной информации (номер, дата, подразделение, дело и т. д.) в соответствии с требованиями ГСДОУ.
Система ESCOM. DOC© содержит следующие возможности для выполнения регистрации:
- Для каждого типа документа может быть предусмотрен индивидуальный режим регистрации c индивидуальным шаблоном регистрационного номера. При формировании уникальных регистрационных номеров могут применяться различные классификаторы (виды доставки, номенклатура дел, организаций и физические лица, виды документов и т. д.). Использование номенклатуры дел позволяет регистрировать документы в определенные дела в соответствии с требованиями ГСДОУ. Система поддерживает возможность создания и использования неограниченного числа произвольных шаблонов регистрационного номера. Регистрация может осуществляться централизованно или децентрализовано с возможностью сквозной нумерации или формированием уникальных регистрационных номеров в рамках регистрирующих подразделений.
- Этап регистрации документа наступает в соответствии с моделью бизнес-процесса документа. Так регистрация входящих документов наступает сразу после создания новой карточки входящего документа, а регистрация исходящих выполняется после того, как документ согласован и подписан. Для других типов документов этап регистрации может быть настроен индивидуально. При наступлении этапа регистрации Регистратор автоматически получает уведомление о необходимости внесения регистрационной информации в документ. Уведомление содержит гиперссылку, позволяющую быстро перейти к карточке документа.
- Автоматическое формирование регистрационного номера с записью даты-времени регистрации. После выполнения регистрации документ автоматически перемещается далее по маршруту, определенному моделью бизнес-процесса.
- Назначение на роль Регистратора сотрудников из предопределенной группы. Для каждого типа документа могут быть определены персональные регистраторы или группы регистраторов. Регистратор формирует регистрационный номер вручную либо с использованием предопределенного шаблона (в полуавтоматическом режиме). Регистратор имеет возможность отправить карточку документа автору на доработку, если заметит некорректное оформление или содержание документа.
- Проверка дублирования регистрационных и входящих номеров для исключения повторной регистрации.
- Печать этикетки с уникальным штрих-кодом для регистрации входящих документов и печать штрих кода на бланках исходящих и внутренних документов.
- Автоматическое ведение журналов «Документы на регистрации» и «Зарегистрированные документы», отображаемых в «Обозревателе документов», например, «Журналы регистрации за текущий год», «Журналы регистрации за предыдущий год»
- Автоматический контроль срока регистрации и формирование Регистратору напоминания о необходимости зарегистрировать документ
- Автоматическая запись в журнал истории документа события регистрации и данных пользователя, выполнившего регистрацию.
Примеры экранных форм:
Возможность использования для регистрации документа нескольких шаблонов регистрационного номера
Лист регистрационной информации документа
Документы на регистрации
Регистрация документа с использованием номенклатуры дел и ручным вводом даты-времени регистрации
Предопределенные шаблоны регистрации
Автоматическая запись в историю документа событий регистрации
Согласование и подписание документов
Использование электронного согласования сокращает сроки согласования документов и снижает затраты на распечатку и ксерокопирование согласуемых документов и приложений к ним.
Особенно актуально электронное согласование, если участники согласования территориально удалены, например, находятся в разных городах.
Для выполнения электронного согласования в системе ESCOM. DOC© предусмотрены следующие возможности:
- Определение шаблонов схем согласования с возможностью корректировки.
- Задание схемы согласования документа, как с использованием шаблонов, так и с возможностью произвольной настройки процесса согласования для каждого экземпляра документа. Настроенную схему согласования можно сохранить в виде шаблона для повторного использования.
- Задание сроков согласования в относительных и абсолютных значениях для каждого из согласующих лиц.
- Задание сроков напоминаний о согласовании для каждого из согласующих лиц.
- Выполнение согласования в несколько этапов. Поддержка следующих моделей согласования:
· Последовательной. Согласование выполняется в несколько этапов. Система автоматически доставляет документ следующему согласующему;
· Параллельной. Согласование выполняется в один этап. Все участники одновременно работают с документом.
· Смешанной. Согласование выполняется в несколько этапов. При построении модели согласования комбинируются возможности последовательного и параллельного согласования.
- Внесение на этапе согласования изменений в схему согласования (в не наступивших этапах).
- Прерывание процесса согласования с автоматической отправкой уведомления согласующим лицам.
- Внесение согласующими лицами отметок о согласовании:
«Согласовано». В электронную карточку документа вносится отметка о согласовании.
«Отклонено». В этом случае, после завершения текущего этапа согласования, процесс согласования прерывается, автоматически формируется уведомление инициатору процесса согласования о необходимости внесения поправок, и документ переводится на этап анализа замечаний и доработки.
«Согласовано с замечаниями». Замечание вносится в специальный журнал, который позволяет просматривать все записи в разрезе их авторов и состояний (исправлено, не исправлено и т. д.).
- Создание версий файлов вложений, добавление новых файлов согласующими лицами.
- Изменение доступных полей карточки документа.
- Отправка уведомлений и напоминаний участникам следующего этапа согласования о необходимости согласовать документ.
- Автоматическое формирование поручений согласующим лицам о необходимости выполнить согласование документа
- Автоматическое ведение журналов «На согласовании» в «Обозревателе документов».
- Поддержка режима «Заместитель» - Согласующий может рассматривать документ в бумажном виде, а отметку о согласовании и замечания за него вносит в систему его заместитель (секретарь, помощник).
- Автоматический переход к следующему этапу согласования или на следующий этап маршрута, например, на этап рассмотрения документа, если все согласующие выполнили согласование.
- Автоматическая проверка наличия замечаний и отправка документа на доработку. Проверка состояния замечания при отправке документа на повторное согласование.
- Контроль сроков согласования по всему процессу и каждому лицу с формированием уведомлений. Возможно автоматическое прерывание процесса согласования при достижении заданного срока.
- Использование ЭЦП для подписания согласуемого документа. При этом проверяется подлинность документа и достоверность подписи согласующего лица.
- Формирование листа согласования для полного или частичного согласования документа в бумажном виде.
- Фиксация результатов каждого этапа согласования в журнале истории событий документа.
- Формирование согласующими лицами заданий своим подчиненным в контексте согласуемого документа с целью привлечения их к анализу согласуемого документа.
- Отправка согласующими лицами уведомлений с гиперссылкой на согласуемый документ другим участникам согласования для оперативного обмена информацией и мнениями по теме согласуемого документа.
- Формирование согласующими лицами персональных напоминаний, что особенно актуально, если согласование требует сбора дополнительной информации и выполняется в длительные сроки.
На этапе рассмотрения или подписания Утверждающему лицу предоставляются следующие возможности:
- Отклонить и отправить документ на доработку.
- Сформировать резолюцию по документу.
- Установить срок исполнения документа.
- Сформировать список исполнителей.
- Назначить ответственного исполнителя.
- Назначить контролера.
- Назначить контрольный срок.
- Внести отметку о подписании (утверждении) документа (в системе для подписания электронных образов документов, прикрепляемых к карточке документа в виде файлов вложений, используется механизм электронно-цифровой подписи).
- Автоматическое ведение журналов «На рассмотрении», «На подписи»
Примеры экранных форм:
Последовательная модель согласования
Параллельная модель согласования
Смешанная модель согласования
Персональные настройки поручения и напоминания для согласующего
Журнал замечаний
Карточки для внесения резолюции
Лист документа со списком резолюций
Лист контроля исполнения документ с плановым сроком
Рассылка документа
В системе ESCOM. DOC© рассылка применяется для ознакомления сотрудников с опубликованным документом с получением персональных отметок об ознакомления. Сотрудник, выполняющий рассылку, формирует по фамильный список рассылки и отправляет документ на ознакомление. Сотрудники получают уведомления о необходимости ознакомиться с документом. После того, как сотрудник ознакомился с текстом документа, он вносит в карточку документа отметку об ознакомлении. При этом автоматически фиксируется дата и время внесения отметки. Информация об отметках отображается в списке рассылки карточки документа.
Отправленные на ознакомления документы общего доступа могут быть автоматически опубликованы на общих информационных ресурсах компании, таких как порталы, например MS SharePoint Portal или в общих папках на файловых серверах.
Лист рассылки
Контроль исполнения
Ни один руководитель не в состоянии запомнить все данные им поручения и самостоятельно проконтролировать их исполнение. А сотрудники, зная об этом, могут иногда сознательно игнорировать назначенные им поручения или забывать про некоторые их них, срывать сроки выполнения. Это приводит к падению исполнительской дисциплины и снижению эффективности деятельности организации. Поэтому контроль исполнения документов и принятых решений — неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса.
Цель контроля — содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и конкретных исполнителей.
Одним из основных преимуществ использования системы ESCOM. DOC© является возможности качественного повышения исполнительской дисциплины за счет применения комплекса автоматизированных процедур мониторинга и контроля исполнения документов и поручений.
Система ESCOM. DOC© обеспечивает выполнение следующих процедур контроля исполнения:
Постановка документа на контроль
- В карточке документа указывается Контролер и дата контроля.
- В карточку документа вносится отметка о постановке на контроль (документы с признаком «на контроле» отображаются в специальном журнале).
- Контролеру направляется уведомление о назначении его на роль и необходимости осуществления контроля по данному документу.
- Автоматическое ведение журналов «На контроле».
Снятие документа с контроля
Решение о снятии документа с контроля принимается руководителем, давшим поручение, а контроль за исполнением поручений прекращается только на основании подтверждения исполнения (фактического завершения всех назначенных по документу заданий).
В системе реализована функция автоматического снятия документа с контроля после подтверждения руководителем факта исполнения документа. Так же реализована функция переноса контрольного срока.
Формирование персональных заданий
Система ESCOM. DOC© позволяет создавать персональные задания сотрудникам, как в контексте исполнения документа, так и самостоятельно, без указания ссылки на документ.
Система обеспечивает автоматический контроль сроков исполнения, а также возможность оперативно получать актуальную информацию о состоянии исполнения заданий.
В карточке задания указывается:
· Заголовок и подробное описание задания (что сделать)
· Исполнитель задания. В качестве исполнителя можно указать любого сотрудника. Выбор производится из справочника оргштатной структуры. Для исполнителя можно посмотреть его календарь и текущую загрузку (задания в работе).
· Руководитель задания (от чего имени назначено задание). Поскольку в системе назначить задание может только сотрудник, указанный как руководитель для данного подчиненного (см. справочник иерархия подчиненности), то при выборе руководителя система отображает только руководителей указанного исполнителя. Если автор карточки не является руководителем задания, то карточка задания при отправке в работу сначала будет направлена Руководителю для согласования задания. Руководитель может отклонить задание или внести в него свои корректировки.
· Срок исполнения – плановый срок исполнения задания при наступлении которого задание становится просроченным если оно не было выполнено.
· Степень важности, коэффициент важности – параметры, влияющие на формирование коэффициента исполнительской дисциплины исполнителя.
· Отчета об исполнении – требования к формату предоставления отчета.
· Контролер – может быть указан любой сотрудник, который будет выполнять роль контроллера в отношении данного задания.
· Дата контроля – при наступлении данного срока будет сформировано напоминание.
· Гиперссылку на документ основание. Ссылка заполняется автоматически, если задание было создано в контексте исполнения документа. Наличие ссылки позволяет быстро перейти к карточке документа.
· Файлы вложений, которые имеют отношение к данному заданию.
Доставка заданий исполнителям
Для своевременного доведения назначенных заданий до исполнителей в системе ESCOM. DOC© отправка задания Исполнителю сопровождается автоматической доставкой ему уведомления. Карточка уведомления «всплывает» поверх открытых окон на мониторе сотрудника и сопровождается звуковым фрагментом. Уведомление содержит текст, дату отправки, дату доставки, гиперссылку на задание и кнопку «Подтвердить прочтение». При нажатии на кнопку подтверждения прочтения или при открытии карточки задания через гиперссылку, происходит автоматическая фиксация даты прочтения уведомления. Системные сообщения дублируются на почтовый ящик (е-mail) сотрудника, указанный в карточке сотрудника. В ESCOM. DOC© предусмотрена возможность интеграции с SMS-сервером для дублирования системных уведомлений на мобильный телефон сотрудника в виде SMS-сообщений. Информацию обо всех отправленных сообщениях можно просматривать в специальном журнале в карточке задания.
В комплекте все эти средства обеспечивают гарантированное уведомление сотрудника о назначенном ему задании и обеспечивают контроль доставки задания исполнителю. Доставленные исполнителю поручения имеют статус «В работе», и помещаются в журнал «актуальные задания» формы «Обозреватель документов».
Доставленным заданиям автоматически присваивается уникальный номер.
Распределение работы над заданием
В системе Исполнитель может непосредственно из карточки назначенного ему задания создать персональные задания своим подчиненным, которые в свою очередь также могут создать задания для своих подчиненных. Между такими заданиями автоматически создается связь, которая позволяет наглядно отследить ход выполнения всей цепочки поручений в виде иерархической (древовидной) структуры, которая отображается в карточке главного документа или главного задания. Для каждого задания в иерархическом списке отображается заголовок, кто и кому назначил, срок исполнения, текущий статус, дата фактического исполнения. Контролер имеет возможность просматривать все задания по исполнению документа на любом уровне вложенности, а Исполнитель может просматривать задания только в своей ветке.
Делегирование задания
Для активизирования резервов организации благодаря оптимальному использованию компетенции сотрудников и высвобождению времени руководителей в системе ESCOM. DOC© предусмотрена возможность делегирования задания. При выполнении делегирования указывается сотрудник из числа подчиненных исполнителю, которому будут делегированы права по исполнению задания. Система автоматически информирует нового исполнителя о назначенном задании.
Групповые задания
Для сокращения времени на создание однотипных карточек заданий с общим текстом поручения и сроком исполнения в системе предусмотрен механизм групповых заданий. В отличие от персонального задания, групповое содержит список исполнителей, который можно быстро заполнить, используя шаблоны. Когда групповое задание отправляется в работу, то оно автоматически разбивается на персональные задания по числу исполнителей.
Задание с расписанием
В системе ESCOM. DOC© есть возможность создавать повторяющиеся задания или так называемые задания с расписанием. Данный вид задания позволяет автоматически создавать персональные задания сотрудникам по расписанию.
Например, Вам нужно, что бы подчиненные сотрудники 25 числа каждого месяца подавали Вам месячный отчет о выполнении плана работы. Задание с расписанием позволяет реализовать данную задачу. По настроенному расписанию система автоматически будет создавать и доставлять исполнителям персональные задания.
Атрибутный состав карточки задания с расписанием во многом совпадает с атрибутным составом карточки персонального задания. Отличием является возможность настройки расписания создания персональных заданий. При наступлении заданного в расписании срока система автоматически создаст карточки персональных заданий для каждого исполнителя. В поля карточек персональных заданий будут занесены значения из соответствующих полей карточки задания с расписанием. При необходимости запущенные задания с расписанием можно остановить, а потом вновь запустить.
Карточка персонального задания
Иерархия подчиненности
Карточка группового поручения со списком исполнителей
Лист списка персональных заданий, созданных в рамках группового
Карточка задания с расписанием
Расписание запуска повторяющегося задания
Контроль срока исполнения задания
При отправке поручения Исполнителю автоматически инициализируется таймер, который будет отслеживать срок исполнения задания. До наступления контрольного срока система отобразит на экране монитора Исполнителя окно с напоминанием об оставшемся времени. Как и уведомление, напоминание содержит гиперссылку, позволяющую быстро открыть карточку задания.
Если при наступлении контрольного срока задание будет оставаться в состоянии «В работе», то система внесет в карточку поручения отметку «Просрочено». При этом система автоматически отправит уведомление Контролеру, и с этого момента ежедневно будет напоминать Исполнителю и Контролеру о просроченном задании.
Задания со статусом «Просрочено» отображаются в журнале «Просроченные» формы «Обозреватель документов».
Перенос срока исполнения
При необходимости Исполнитель может направить запрос Руководителю с просьбой изменить срок исполнения. Так же Руководитель может сам инициировать процесс изменения срока. Изменение срока исполнения фиксируется системой и учитывается при формировании отчетов по исполнению поручений. Руководитель может отклонить просьбу Исполнителя. При этом срок исполнения не изменится.
Отчет исполнителя
Исполнитель задания имеет возможность указывать процент выполнения и вносить в карточку задания отчеты о ходе работы. По завершении работ Исполнитель вносит в карточку поручения окончательный отчет об исполнении, который может быть оформлен в виде файла вложений или внесен в специальное поле карточки, и затем Исполнитель вносит отметку об исполнении задания.
Если у задания Контролер и Руководитель разные сотрудники, то выполненное задание сначала поступает на проверку Контролеру. После проверки задания Контролером оно направляется либо на доработку, либо на проверку Руководителю.
Контролеру и Руководителю доставляется уведомления о выполненном задании.
Выполненные задания отображаются в журнале «На проверке».
В ходе исполнения задания Исполнитель может направить запрос Руководителю на внесение в задание корректировок. Руководитель может отозвать задание для внесения корректировок или отклонить запрос исполнителя.
Проверка исполнения
При проверке выполненного задания Контролер просматривает задание на предмет корректности заполнения отчета исполнителя и при необходимости возвращает задание Исполнителю для доработки. Если у Контролера нет замечаний, то задание пересылается Руководителю для рассмотрения и принятия решения.
Руководитель, в свою очередь, также имеет возможность вернуть задание Исполнителю для доработки (Исполнитель информируется об этом автоматически с помощью системного уведомления) или отметить задание как выполненное, указав при этом дату фактического завершения работ. Если в результате проверки Руководителем выполненного задания, он принял решение вернуть задание Исполнителю на доработку, прежде чем это сделать от него требуется указание нового срока исполнения.
Задания, требующие доработки, отображаются в журнале «На доработке». Выполненные задания отображаются в журнале «Исполненные».
В тех случаях, когда задание не может быть выполнено по каким-либо причинам либо на проверке выполнения задание выявилось плохое качество результатов, задание может быть помечено как невыполненное. Для отображения таких заданий предусмотрен журнал «Не выполненные».
Учет и обобщение результатов контроля исполнения документа
Данные о ходе и результатах контроля исполнения должны учитываться и периодически обобщаться, т. е. анализироваться. Итогом данной работы являются отчеты об исполнении заданий, которые предоставляются руководителям.
Для целей мониторинга исполнения используются журналы, которые отображают задания за определенный период времени, находящиеся на определенном этапе (в работе, проверка, доработка и т. д.). Журналы системы ESCOM. DOC© имеют возможность представлять информацию в разных информационных срезах за счет средств группировки, например:
· По текущему статусу поручения;
· По исполнителям;
· По руководителям;
· По подразделению;
· По сроку исполнения;
· По просроченным и другим атрибутам поручений;
· По смешанным группировкам, например, по исполнителям и статусу, по руководителям и исполнителям и т. д.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
