Система автоматически подсчитывает количество заданий в каждой группе. Сформированный отчет можно вывести на печать или экспортировать в файл.
Предусмотрена возможность формирования графиков и диаграмм по отчетам и журналам документов, что обеспечивает оперативность и наглядность анализируемой информации. Диаграммы по журналам документов отображаются прямо в «Обозревателе документов», например, диаграммы «Исполнение заданий» и «Документы по состояниям».
Предусмотрена возможность формирования отчетов по исполнительской дисциплине. Отчеты позволяют оценить уровень исполнительской дисциплины за определенный период времени, предоставляя информацию об исполненных, неисполненных и просроченных заданиях как по организации в целом, так и в масштабах деятельности отдельно взятого подразделения или сотрудника.
Примеры экранных форм:
Группировка в обозревателе документов
Диаграмма «Исполнение заданий»
Диаграмма «Документы по состояниям»
Форма для формирования отчетов
Отчет о выполнении поручений
Архивное хранение и ведение номенклатуры дел
Архив документов существует в любой организации. В архиве хранятся документы, представляющие наибольшую ценность. Современные тенденции значительного роста объемов информации, необходимой для эффективного управления предприятием, приводят к тому, что приходится хранить и обрабатывать значительно больше документов, чем раньше, причем с каждым годом темпы роста информации увеличиваются. Поэтому хранение информации в электронных архивах значительно удобнее, выгоднее и надежнее, чем в традиционных бумажных архивах.
Внедрение электронного архива позволяет решить следующие задачи:
- Повысить надежность хранения информации.
- Уменьшить риски потери важной информации вследствие халатности персонала или воздействия внешних факторов.
- Повысить эффективность использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов;
- Обеспечить оперативный доступ к архивной информации практически из любой территориально удаленной точки при условии наличия соответствующих прав доступа;
Архивное хранение документов в системе ESCOM. DOC© предполагает систематизацию документов с помощью номенклатуры дел. В отличие от обычных папок Номенклатура дел является регламентным, иерархическим справочником, который, как правило, не изменяется в течение года.
Электронный архив системы ESCOM. DOC© обеспечивает:
- Построение хранилища электронных карточек документов и электронных образов бумажных документов. Документы после их исполнения группируются (помещаются) в дела, которые представляют собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности организации (например, распорядительные документы, относящиеся к администрации);
- Просмотр электронных образов документов дела;
- Идентификация электронных документов по их реквизитам;
- Установление и поддержание логических связей между документами;
- Организацию поиска документов (по атрибутам карточек документов, полнотекстовый поиск);
- Обеспечение доступа к учетной информации и электронным документам в соответствии с правами доступа (например, доступ к архиву через форму «Обозреватель документов»);
- Формирование отчетов о работе пользователей с электронным архивом;
- Систематизацию документов внутри дела – ведение классификаторов и рубрикаторов, например, номенклатуры дел, и их использование для поиска документов.
Для того, чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется список заголовков дел, который называется НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ.
Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.
Для работы с номенклатурой дел в системе предусмотрен графический интерфейс – «Номенклатура дел», который отображает существующие дела в виде иерархического справочника. Номенклатуры ведутся по годам. Одна из номенклатур считается действующей. В дела действующей номенклатуры помещаются документы. Для номенклатуры дел можно сформировать отчет для вывода на печать.
- Автоматизированную разбивку дел на тома в зависимости от числа листов документов в деле;
- Оформление дел, включая формирование внутренней описи документов дела;
- Автоматизированную регистрацию дел и документов в архивном делопроизводстве — создание карточек на дела (единицы архивного хранения) и карточек на документы. При переходе дел в архив на каждое дело заводится карточка с указанием реквизитов архивного хранения:
· Заголовок и индекс дела;
· Тип дела (например, постоянного хранения, временного хранения, по личному составу)
· Срок и место хранения документов
· Подразделение
· Даты начала и окончания дела
· Даты закрытия и сдачи документа в архив
- Закрытие дел, уничтожение дел и документов.
Примеры экранных форм:
Обозреватель номенклатуры дел
Печатная форма номенклатуры дел
Карточка дела
Список документов дела
Формирование внутренней описи документов
Архив документов формы «Обозреватель документов»
Формирование отчетов о работе пользователей с документами архива
Входящие документы
Важным условием создания эффективной системы электронного документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, а также работы с внутренней корреспонденцией, причем как в электронной, так и в бумажной форме.
В конфигурации «БП ДОУ» реализован полный цикл работы с входящей, исходящей и внутренний корреспонденцией.
Для каждого входящего документа независимо от формата, в котором он поступил в организацию, в системе создается и заполняется атрибутная карточка.
В конфигурации «БП ДОУ» предоставлены следующие функции обработки входящих документов:
1. Регистрация корреспонденции, поступающей от организаций в различных видах:
Сообщения электронной почты. Благодаря интеграции системы ESCOM. DOC© с MS Outlook упрощается обработка входящих документов, поступающих в организацию посредством электронной почты. В системе возможно:
- Создавать карточки документов ESCOM. DOC© на основании почтовых сообщений;
- Создавать почтовые сообщения непосредственно из карточки исходящего документа с передачей в почтовое сообщение информации из карточки документа.
Факсимильное сообщение. Если факс подключен к компьютеру, то документ будет представлен в виде файла (например, в формате TIFF). При регистрации такого документа достаточно создать карточку и прикрепить к ней полученный файл факсимильного сообщения.
Почта. Бумажный вид. Для ввода в систему ESCOM. DOC© входящих документов, поступающих в организацию в бумажном виде, предусмотрена возможность прикрепления к карточке документа электронного образа бумажного оригинала, полученного путем его сканирования.
Проверка на повторную регистрацию – в системе не могут быть зарегистрированы документы, поступившие от одного и того контрагента и имеющие одинаковые исходящие номера. Указание ссылки на исходящий документ. Проверка правильности доставки – пересылка входящего документа создателю его карточки в случае указания неверного получателя. Рассмотрение входящего документа получателем и внесение в его карточку резолюций. Создание поручений на основании резолюций, внесенных в карточку входящего документа, и контроль их исполнения. Создание карточек ответного исходящего документа или, при необходимости, внутреннего документа какого-либо вида. Завершение работы с документом после снятие документа с контроля и передача в электронный архив.Примеры экранных форм:
Карточка входящего документа
Маршрут входящего документа
Карточка входящего документа
Лист регистрации карточки входящего документа
Исходящие документы
Карточка исходящего документа создается сотрудником при необходимости согласовать, зарегистрировать и отправить официальное письмо во внешнюю организацию.
В конфигурации «БП ДОУ» предоставлены следующие функции обработки исходящих документов:
- Заполнение атрибутного состава карточки, прикрепление к карточке файлов.
- Формирование списка согласующих лиц и отправка карточки на согласование.
- Выполнение электронного согласования.
- Проверка и устранение замечаний, отправка на повторное согласование.
- Подписание согласованного документа.
- Регистрация подписанного документа.
- Назначение ответственного сотрудника за отправку корреспонденции.
- Отправка документа в соответствии с определенным видом доставки.
- Автоматический контроль срока получения ответа на исходящее письмо. Для отправленных документов, поставленных на контроль, указывается дата контроля получения ответа. В карточке исходящего документа можно указать ссылку на полученный ответ.
- Сортировка готовой к отправке корреспонденции по дате отправки. Исходящие документа помещаются в журналы в «Обозревателе документов», которые содержат карточки исходящих документов, на определенную дату, например, «на текущую неделю», «на текущий месяц», «на текущую дату» и т. д.
- Формирование реестра отправленной корреспонденции – документа, требуемого при рассылке партии писем.
- Печать на бланках конвертов различных форматов (С6 114х162, Е65 – Евростандарт 110х220, С5 162х229, С4 229х324) реквизитов исходящих документов, отправляемых контрагенту.
Примеры экранных форм:
Карточка исходящего документа
Маршрут исходящего документа
Электронный образ исходящего документа
Реестры отправленной корреспонденции
Печатная форма реестра отправленной корреспонденции
Внутренние документы
Применение в документационных процессах электронных внутренних документов позволяет полностью отказаться от использования бумажных документов (в отдельных случаях бумажная копия может создаваться для руководителей, которым удобнее согласовывать бумажный документ, но согласующая виза затем в любом случае переносится в электронный оригинал).
В конфигурации «БП ДОУ» предоставлены следующие функции обработки внутренних документов:
- Заполнение атрибутного состава карточки, прикрепление к карточке файлов.
- Формирование списка согласующих лиц и отправка карточки на согласование.
- Выполнение электронного согласования.
- Проверка и устранение замечаний, отправка на повторное согласование.
- Регистрация согласованного документа.
- Рассмотрение и подписание получателем зарегистрированного документа.
- Возможность автоматической рассылки резолюций, содержащихся в карточке документа.
- Создание поручений по документу:
· автоматическое создание персональных поручений на основании резолюций, внесенных в карточку документа;
· создание персональных и групповых заданий выполнением соответствующих действий, предписанных маршрутом документа.
- Автоматический контроль исполнения документа и поручений по нему:
· указание планового срока исполнения и возможность его корректировки;
· постановка на контроль с указанием даты контроля и Контролера (сотрудника курирующего процесс исполнения работ по документу);
· использования механизма уведомлений и напоминаний для осуществления контроля исполнения документа;
· снятие документа с контроля.
- Создание связанных карточек внутренних документов.
- Возможность проверки исполнения работ по документу.
- Завершение работы с документом после снятие документа с контроля и передача в электронный архив.
Примеры экранных форм:
Карточка внутреннего документа
Маршрут внутреннего документа
Печатная форма бланка внутреннего документа
Организационно-распорядительные документы
В деятельности каждой организации независимо от формы собственности, направления и специфики деятельности создается большое количество организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, указания). Организационно-распорядительный документ – это документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления.
В конфигурации «БП ДОУ» реализуется полный цикл обработки организационно-распорядительных документов:
- Заполнение атрибутного состава карточки, прикрепление к карточке файлов, включая сканирование бумажного оригинала для ввода бумажных документов.
- Формирование списка согласующих лиц и отправка карточки на согласование.
- Выполнение электронного согласования.
- Проверка и устранение замечаний, отправка на повторное согласование.
- Регистрация согласованного документа.
- Подписание зарегистрированного документа.
- Рассылка документа при вводе его в действие.
- Создание поручений по документу (создание персональных и групповых заданий выполнением соответствующих действий, предписанных маршрутом документа).
- Автоматический контроль исполнения документа и поручений по нему:
· указание планового срока исполнения и возможность его корректировки;
· постановка на контроль с указанием даты контроля и Контролера (сотрудника курирующего процесс исполнения работ по документу);
· использования механизма уведомлений и напоминаний для осуществления контроля исполнения документа;
· снятие документа с контроля.
- Завершение работы с документом после снятие документа с контроля и передача в электронный архив.
Примеры экранных форм:
Карточка распорядительного документа
Маршрут распорядительного документа
Лист рассылки распорядительного документа
Лист контроля исполнения карточки распорядительного документа
Печатная форма распорядительного документа
Управление проектами
Работа компаний неразрывно связана с реализацией программ и проектов. Их успешное выполнение возможно при правильной организации проектной деятельности в компании. Для этого необходимо использование возможностей системы, имеющей средства автоматизации процессов управления проектами.
Проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения поставленных целей с установленными требованиями по бюджету, ресурсам в течение заданного времени.
Проекты компании могут классифицируются по отдельным направлениям деятельности, по масштабу или длительности проекта, а также ряду других характеристик, определяемых спецификой деятельности компании. В зависимости от типа проекта возможен различный порядок принятия Руководителем компании решений по этому проекту, что в свою очередь может определять параметры проекта (в его электронной карточке):
- Цель проекта (название), тип проекта;
- Комплекс мероприятий, для достижения поставленной цели (описание);
- Состав команды проекта (рабочая группа);
- Плановый срок выполнения проектных работ;
- Особенности организации управления проектом.
Внедрение системы управления проектами:
1. Позволяет Руководству компании получать объективную информацию о состоянии проектов на всех этапах их жизненных циклов.
2. Обеспечивает Руководство компании эффективными механизмами управления проектами в таких аспектах как:
- Достижение качественных результатов;
- Контроль расходования ресурсов;
- Соответствие плановым срокам.
3. Создает среду взаимодействия всех участников проектов, способствует пониманию ими своей роле и выполняемых действий при реализации каждого проекта.
4. Позволяет Руководству оценить вклад каждого участника проектной деятельности в достижении целей проектов, что дает возможность создать объективную систем мотивации участия в проектах.
5. Обеспечивает взаимосвязь процессов управления проектами с другими деловыми процессами компании (организационно-распорядительные, совещания, корреспонденция, поручения и контроль исполнения), создавая единую систему управления компанией в целом.
Формируемые участниками проекта при выполнении своих задач документы, такие например, как приказ о начале проекта, календарный план проекта и т. д, могут быть прикреплены к электронной карточке проекта в системе ESCOM. DOC© в качестве вложений.
Подготовленный в системе проект – в виде электронной карточки со всеми необходимыми атрибутами проекта – далее отправляется на согласование. После успешного прохождения стадии согласования, проект переходит на этап выполнения.
Для возможности ознакомления с документом-основанием электронная карточка проекта содержит ссылку на него, которая позволяет перейти и посмотреть карточку документа.
На данном этапе проекта происходит непосредственное исполнение проекта – реализация плана проекта, которая осуществляется руководством проекта (Руководитель, менеджер) и командой проекта (указывается в карточке документа), работающей под этим руководством, другими участниками проекта, выполняющими отдельные специфические виды деятельности, процессы по проекту. Для привлечения к выполнению работ по проекту сотрудников, не входящих в состав рабочей группы проекта, в системе ESCOM. DOC© используется механизм назначения Руководителем персональных заданий. Также предоставляется возможность создания персональных поручений и участникам проектной команды. Контроль исполнения созданных поручений в системе ESCOM. DOC© осуществляет либо сам Руководитель, либо назначенным им Контролер.
Если проект достаточно крупный в системе ESCOM. DOC© его можно разделить на составные части – подпроекты. В сущности, каждый подпроект представляет собой карточку проекта, только созданную на основании другого проекта (ссылка на главный проект, из которого был создал подпроект указывается в поле "Основание" карточки подпроекта).
Для удобного контроля и мониторинга выполнения поручений Руководителя проекта, предназначенных для распределения проектных работ, в карточке каждого проекта предусмотрен лист хода исполнения, который содержит перечень созданных карточек заданий и подпроектов.
Все задействованные в проекте сотрудники после выполнения ими определенного объема работ, должны предоставлять Руководителю отчет об исполнении,
Все события, изменяющие проект, протоколируются в специальном журнале в электронной карточке документа. Это позволяет Руководителю получать объективную информацию о состоянии проектов на всех этапах жизненного цикла, начиная от инициации проекта и заканчивая его завершением.
Средства контроля и мониторинга исполнения поручений по проекту позволяет повысить эффективность его реализации, выявить Руководителю случаи отклонения фактического выполнения плана проекта от запланированного и принять корректирующие действия.
В системе ESCOM. DOC© Руководитель имеет возможность произвести проверку и анализ результатов выполнения проектных работ (выполненных поручений, завершенных подпроектов), а только потом принимать решение о том, что планы реализованы и проект завершен.
Примеры экранных форм
Электронная карточка проекта
Ход исполнения проектных работ
Управление совещаниями
Совещания являются самым распространенным инструментом управления организацией. Обычно совещание выполняет такие функции, как передача информации, оценка ситуации, оценка реакции сотрудников, корректировка совместных действий, выработка решений. Правильная организация совещаний позволяет своевременно оповестить участников совещания о месте и времени его проведения, ознакомить их с повесткой, определить четкие временные рамки совещания, зафиксировать все принятые решения и довести их до исполнителей. Эффективность организации и проведение совещания непосредственно влияет на качестве исполнения принятых решений.
Система ESCOM. DOC© обеспечивает автоматизацию процесса подготовки и проведения совещания, а так же контроля исполнения принятых на нём решений, тем самым, повышая эффективность совещаний.
При подготовке карточки совещания сотрудник, назначенный на роль Секретаря, заполняет основные поля карточки:
· тема совещания (цель совещания)
· председатель
· место проведения
· дата проведения
· повестка дня (основные вопросы для обсуждения) и т. д., которые вносятся в карточку совещания
· состав участников
Перед началом совещания осуществляется корректировка перечня участников, согласование повестки дня и других параметров совещания, содержащихся в его электронной карточке.
Система позволяет на стадии подготовки совещания исключить возможные срывы по причине неподготовленности присутствующих на совещании сотрудников или их отсутствия на рабочем месте (командировка, отпуск и т. д.)
После проведения совещания в карточке фиксируется принятые в ходе совещания решения в виде протокола совещания, который затем отправляется на согласование и подписание. Именно протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы. Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения.
Подготовленной Секретарем протокол после его согласования и утверждения (подписания с помощью ЭЦП) автоматически рассылается всем сотрудникам, указанным в листе рассылки карточке совещания. Это позволяет ускорить процесс доведения до сотрудников принятых в результате проведения совещания решений.
Для совещания также как и для других деловых процессов в системе ESCOM. DOC© предусмотрено использование механизма создания поручений и контроля их исполнения. Для контроля исполнения заданий назначается Контролер. В системе предусмотрена возможность формирования отчетов по исполнению заданий непосредственно в карточке совещания.
Журналы совещаний позволяют в удобной форме просматривать и обращаться к карточкам совещаний. Карточки совещаний, отображаемые в журналах, могут быть сгруппированы по заданным категориям, например, «подготовка повестки дня», «подписание протокола», «отмененные» и т. д., а так же отсортированы по произвольным атрибутам.
Примеры экранных форм
Карточка совещания
Лист протокола совещания
Бланк протокола совещания
Лист рассылки протокола совещания
Журналы совещаний
Простой архивный документ
Данный вид документа предусмотрен в системе для возможности регистрации и учета документов компании, когда нет необходимости запускать бизнес-процесс (согласование, регистрация, исполнение ит. д.). Документ содержит простой маршрут и карточку с небольшим числом полей.
После создания и заполнения карточки она регистрируется с использованием номенклатуры дел и затем помещается в архив для хранения.
Карточка простого архивного документа
Предусмотрена возможность печати штрих-кода и учет места хранения бумажного оригинала. Для предоставления доступа к карточке документа используется раздел «Читатели».
Документы, помещенные в архив недоступны для изменения.
Журнал архивных документов
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
