Описание автоматизированной системы управления документационными процессами (стр. 1 )

ОПИСАНИЕ

автоматизированной системы управления документационными процессами

ESCOM.DOC©

V 2.0.4

Москва, 2008

ОГЛАВЛЕНИЕ

Общая информация о системе. 3

Назначение системы... 3

Основные преимущества системы... 4

Технические требования.. 5

Архитектура системы... 7

Контекстно-справочная система.. 8

Функциональные возможности системы.. 9

Визуальная среда настройки.. 11

Создание и настройка бизнес-процесса. 12

Создание и настройка экранных форм.. 13

Настройка структуры данных объектов. 14

Настройка запросов. 15

Создание и настройка печатных форм и отчетов. 16

Настройка ролей. 18

Настройка скриптов. 19

Бизнес-процессы и электронные документы... 20

Форма карточки бизнес-процесса. 22

Стандартные формы и бланки. 24

Файлы вложений. 25

Ввод и преобразование документов. 26

Организация хранения и поиска карточек. 29

Обеспечение конфиденциальности. 35

Нормативно-справочная информация.. 39

Система сообщений и напоминаний.. 43

Интеграция.. 47

Инструменты администрирования.. 48

Конфигурация «Бизнес-процессы ДОУ». 51

Введение.. 51

Внедрение конфигурации «БП ДОУ». 52

Ожидаемые выгоды от внедрения. 52

Технология внедрения. 52

Автоматизированные процессы и функции «БП ДОУ». 54

Регистрация документов. 56

Согласование и подписание документов. 60

Рассылка документа. 65

Контроль исполнения. 66

Архивное хранение и ведение номенклатуры дел. 75

Входящие документы... 80

Исходящие документы... 83

Внутренние документы... 87

Организационно-распорядительные документы... 90

Управление проектами.. 93

Управление совещаниями.. 96

Общая информация о системе

Назначение системы

Система ESCOM. DOC©, разработанная компанией - это автоматизированная универсальная программная платформа, совмещающая передовые технические и методические решения для комплексной автоматизации задач эффективного управления процессами электронного документооборота, делопроизводства и контроля исполнения в компаниях любого масштаба.

В основе системы ESCOM. DOC© лежит мощная система управления бизнес-процессами, соответствующая мировым стандартам управления документами и процессами (MoReq, WfMC www. wfmc. org, , BPMI www. bpmi. org, OMG www. omg. org)

Система ESCOM. DOC© поднимает на качественно новый уровень управление предприятием за счет:

Регламентной работы сотрудников в рамках документационных процессов Поддержки полного цикла работы с бизнес-процессами и электронными документами Быстрого поиска необходимой информации Обеспечения конфиденциальности доступа к документам и динамического управления правами доступа Поддержки актуальности состояния документов и оперативного мониторинга Сокращения бумажного документооборота Накопления корпоративных знаний

Система класса workflow, ESCOM. DOC©, обеспечивает регламентное выполнение бизнес-процессов документооборота и представляет полный спектр инструментов для осуществления мониторинга и контроля исполнения процессов, документов, резолюций и заданий.

Система ESCOM. DOC© особенно актуальна для компаний с территориально распределенной структурой, имеющих удаленные подразделения, филиалы, представительства, в том числе и за рубежом.

В состав системы ESCOM. DOC© также входят набор средств для организации полнофункционального архива документов в компании любого масштаба, готовые средства внедрения системы автоматизации документооборота и средства контроля исполнительской дисциплины и поддержки директивного управления.

Применение современных технологий управления потоками документов и Web-технологий, на базе которых разработана система ESCOM. DOC©, обеспечивают единообразный доступ и совместную работу с документами, как в офисе, так и удаленно. Территориально удаленные подразделения и сотрудники работают с документами так же, как если бы они находились в центральном офисе.

Основные преимущества системы

Понимание и стремление удовлетворить потребности клиентов лежат в основе преимуществ системы ESCOM. DOC©, среди которых можно выделить следующие:

Адаптивность. Встроенный инструментарий визуальной настройки объектов позволяет адаптировать систему ESCOM. DOC © в соответствии с требованиями Вашей организации силами внутренней IT-службы организации, без привлечения компании - разработчика.

Маштабируемость. Способность системы ESCOM. DOC © сохранять свою производительность при росте количества пользователей и объема данных позволяет охватить документационные процессы во всех структурных подразделениях организации. Система поддерживает разнообразные современные средства масштабирования, в том числе поддержку кластеров сервера приложений.

Оперативность. Мгновенная доставка сообщений и автоматические напоминания позволяют оперативно оповестить исполнителя о назначенном задании или документе. Автоматически формируемый список актуальных поручений позволяет сотруднику эффективно планировать свой рабочий день и решать поставленные задачи.

Безопасность. Сохранность и конфиденциальность информации обеспечивает универсальная настройка прав доступа ко всем объектам системы ESCOM. DOC ©, вплоть до атрибута документа. Использование шифрования и электронно-цифровой подписи позволяет гарантировать авторство и неизменность документа после его подписания.

Информативность. Возможность формирования динамических произвольных отчетов позволяет оперативно получить актуальную и структурированную информацию для принятия решений.

Удобство. Набор готовых шаблонов документов, маршрутов и справочников, интуитивно понятный интерфейс, удобство администрирования и настройки позволяет быстро внедрить системы ESCOM. DOC© на предприятии.

Открытость. Интеграция со средствами потокового ввода, офисными приложениями, электронной почтой, финансово-учетными и ERP-системами позволяет организовать единое информационное пространство и эффективно управлять бизнес процессами предприятия.

Удаленный доступ. Система обеспечивает удаленную работу пользователей так, как если бы они работали на своем месте в офисе. Кроме удаленного администрирования система обеспечивает так же возможность удаленной разработки, что позволяет значительно снизить стоимость проектов по внедрению системы, за счет сокращения количества выездов к клиенту.

Технические требования

Система ESCOM. DOC© построена в трехзвенной архитектуре с «толстым» клиентом, в которой роль сервера приложения выполняет WEB-сервер Apache. В качестве сервера базы данных может выступать MS SQL Server или Oracle.

Клиентская часть системы представляет собой приложение для MS Windows 2000/XP/Vista. Наличие «толстого» клиента обусловлено необходимостью использования всех возможностей графического интерфейса Windows, а так же для обработки и кэширования данных и метаданных системы на клиентской машине для снижения объема передаваемых данных по сети.

Требования к аппаратной части серверов системы ESCOM. DOC© меняются в зависимости от количества одновременно работающих пользователей и объема обрабатываемых данных.

При объеме документов менее 20000 в год и числе пользователей не более 30 сервер базы данных и web сервер могут размещаться на одном физическом компьютере.

При увеличении объемов документов, числа транзакций и пользователей целесообразно разнести сервера на разные машины. Для масштабирования системы при увеличении числа и объемов обрабатываемых документов в первую очередь внимание нужно уделить производительности сервера базы данных, а при увеличении числа пользователей, усложнения бизнес-логики выполняемых задач, увеличения числа типов объектов требуется увеличивать производительность сервера приложений.

Ниже приведены ориентировочные данные по конфигурации серверов в зависимости от объема документов и числа пользователей.

Сервер приложения

Число пользователей	Процессор	ОЗУ	Жесткий диск
30-50	P IV 2Ghz	1 Gb	40 Gb
50-100	Xeon 3 Ghz	2 Gb	40 Gb
100-200	2 x Xeon 3Ghz	4 Gb	60 Gb

Сервер базы данных

Объем документов	Процессор	ОЗУ	Жесткий диск
до 20000	P IV 2Ghz	1 Gb	2 диска 40 Gb
0	Xeon 3 Ghz	2 Gb	4 диска 60 Gb
000	2 x Xeon 3Ghz	4 Gb	8 дисков 80 Gb

Размер свободного места для баз данных зависит от объема документов, хранящихся в системе.

Для обеспечения устойчивости системы к сбоям дисков рекомендуется использование RAID контролера.

Клиентское рабочее место должно соответствовать следующим минимальным характеристикам:

-  Процессор Celeron 1700 Mhz,

-  Память RAM 128 Mb,

-  Жесткий диск Hdd 20Gb

«Слабые» рабочие станции могут быть подключены к системе через терминальный сервер.

Для небольших организаций (до 10 пользователей) система может быть развернута на одном компьютере, исполняющем роль сервера и рабочей станции, а в качестве базы данных может использоваться MSDE.

В качестве бесплатных SQL серверов возможно использование MS SQL 2005 express server или Oracle express server.

Архитектура системы

Система управления процессами электронного документооборота ESCOM. DOC© реализована в трехзвенной архитектуре с «толстым» клиентом. Наличие «толстого» клиента обусловлено необходимостью использования всех возможностей графического интерфейса Windows, а так же для обработки и кэширования данных и метаданных системы на клиентской машине для снижения объема передаваемых данных в условиях работы по низкоскоростным каналам сети Интернет.

Архитектура системы

Сервер баз данных является системой управления базами данных, в качестве которой может использоваться MS SQL Server или Oracle.

Сервер приложений содержит основную бизнес логику взаимодействия объектов системы ESCOM. DOC© с базой данных. Сервер реализован на базе языка PHP.

Web-сервер служит посредником для обмена данными между сервером приложений и рабочими станциями пользователей по протоколу http/https. Использование Web-сервера позволяет пользователям подключаться к системе ESCOM. DOC©, как через локальную сеть, так и через сеть Интернет. В качестве Web-сервера используется сервер Apache, который входит в поставку системы.

Рабочие места – клиентские приложения, установленные на рабочих станциях пользователей, являются непосредственными инструментами пользователей для взаимодействия с системой ESCOM. DOC © через пользовательский интерфейс, предоставляемый программой-клиентом. Клиентское приложение работает под операционной системой MS Windows 2000/XP/Vista.

Клиентское приложение подключается к серверу по его IP адресу и порту. Взаимодействие клиента и сервера осуществляется по протоколу http|https, то есть пользователь может подключиться к удаленному серверу системы ESCOM. DOC© через сеть Интернет.

Контекстно-справочная система

Встроенная контекстно-справочная система обеспечивает пользователя (контекстно-зависимой) справочной информацией о каждом объекте или функции системы ESCOM. DOC©.

Контекстный вызов справочной информации может быть настроен для любого объекта системы.

Содержание справочной системы может быть расширено администратором, что немаловажно, если с помощью средств визуальной разработки им были созданы новые или изменены существующие объекты системы.

В карточках документов предусмотрена генерация динамической подсказки в контексте текущего этапа бизнес-процесса для той Роли, которую в данный момент исполняет пользователь.

Контекстно-справочная информация

Функциональные возможности системы

Функциональная схема системы ESCOM.DOC©

Система ESCOM. DOC© состоит из следующих частей:

1.  Визуальная среда разработки «Универсальный конструктор». Создание и настройка экранных форм, запросов, маршрутов процессов, печатных форм и отчетов, структуры базы данных, таблиц, ролей и прав доступа и т. д.

Инструментарий администрирования обеспечивает управление:

·  ролевой моделью и пользователями

·  системными задачами

·  правами доступа

·  системой сообщений

·  списком активных пользователей

3.  Интерфейс взаимодействия с пользователем. Включает подсистемы сообщений и напоминаний, контроля исполнения, поиска, работы со справочниками, процессов документооборота, интеграции с офисными программами (MS Word, MS Outlook и т. д.), системами электронно-цифровой подписи.

4.  Сервер приложений обеспечивает управление:

·  метаданными системы

·  доступом к информационным ресурсам и доступом к документам

·  сообщениями и напоминаниями

·  нормативно-справочной информацией

·  маршрутизацией, т. е. управление бизнес процессами

5.  Web-сервер (сервер Apache, который входит в поставку системы). Выступает в качестве посредника между сервером приложений и рабочими станциями пользователей для обмена данными по протоколу HTTP. Использование Web-сервера должно позволить пользователям подключаться к системе, как через локальную сеть, так и через Интернет.

6.  Информационное хранилище. Включает в себя базу данных и метаданных. База данных предназначена для централизованного хранения файлов вложений, атрибутов карточек документов, справочников, настроек доступа, поручений, сообщений и напоминаний. База метаданных используется для хранения метаданных, атрибутного состава и связей объектов системы, описания моделей бизнес-процессов.

Использование следующих технологий позволяет расширить границы применения системы:

1.  Технология штрих-кодирование. Присутствие в системе функции автоматического формирования штрих-кодов с последующей печатью их на бланках документов и специальных этикетках, обеспечивает быстрый поиск карточки электронного документа по его бумажной копии, маркированной штрих-кодом, а так же обеспечивает автоматизацию учета мест хранения оригиналов документов.

2.  Ввод и распознавание информации в системе ESCOM. DOC©. Массовый ввод бумажных документов в систему с различных источников (сканеры, электронная почта, файловая системы, факсы и т. д.).

Преобразование документов в системе ESCOM.DOC©. Возможность преобразования карточек документов ESCOM в другие электронные форматы с помощью механизма экспортирования, например, для отправки по электронной почте.

4.  Электронно-цифровая подпись используется в качестве средства для идентификации и подтверждения юридической значимости документов.

5.  Система сообщений и напоминаний гарантирует мгновенную доставку сообщений через систему ESCOM. DOC© , а также дублирование системных сообщений на e-mail и SMS – сообщения.

6.  Интеграция с MS Office (MS Outlook, MS Excel, MS Word). Интеграция системы ESCOM. DOC© осуществляется за счет использования модуля расширения AddIn, который включен в состав стандартной поставки системы ESCOM. Данный модуль предназначен для использования в приложениях MS Office XP и обеспечивает:

·  Вызов функций создания карточки документа

·  Перенос информации из файлов офисных документов в карточку документа

·  Прикрепление к карточке файлов вложений

·  Экспорт информации из карточки в формат офисных приложений

Модуль AddIn в рамках интеграции с почтовым модулем Outlook позволяет:

·  создавать документы ESCOM на основании почтовых сообщений;

·  создавать почтовые сообщения, на основании документа ESCOM.

Для реализации этих возможностей, необходимо произвести настройку конфигурационного файла (конфигурирование AddIn) и настройку экранной формы документа ESCOM.

Визуальная среда настройки

Успешность внедрения любой информационной системы во многом зависит от наличия универсальных и простых средств адаптации системы к бизнес-процессам организации и возможности полноценной поддержки эксплуатации системы силами IT-подразделениями организации.

Система ESCOM. DOC© содержит весь необходимый инструментарий, обеспечивающий возможности интеграции, адаптации и масштабирования, а так же для администрирования и мониторинга системы.

Визуальная среда настройки содержит графические конструкторы, позволяющие технологу системы создавать новые и изменять существующие типы объектов:

·  Таблицы

·  Процессы

·  Запросы

·  Формы карточек документов

·  Формы справочников

·  Формы отчетов

·  Формы графиков

·  Формы диалоговых окон

·  Формы поиска и журналов (фильтров)

Для хранения объектов системы используется репозиторий метаданных, который представлен в виде иерархической структуры папок, хранящихся на сервере системы.

Окно репозитория метаданных системы

Метаданные нескольких объектов относящихся к некоторой общей задаче могут объединяться в проекты. Для просмотра состава проекта в визуальной среде предусмотрен графический интерфейс менеджера проекта.

Окно менеджера проектов

Каждый объекта системы имеет набор настраиваемых свойств и событий, настройка которых позволяет определить внешний вид и поведение объекта при его выполнении.

У каждого элемента графического интерфейса так же имеется набор свойств. Для отображения и настройки свойств объектов и элементов интерфейса в системе предусмотрен инспектор свойств.

Окно инспектора свойств объектов

Для удобства настройки большинство свойств переведено на русский язык.

Разработка ведется в специальном графическом интерфейсе «Универсальный конструктор», представляющим собой интегрированную среду разработки. Данный интерфейс доступен только администраторам системы.

Измененные метаданные объектов должны быть скомпилированы и опубликованы на сервере системы, для того чтобы изменения стали доступны всем пользователям. Для выполнения этих операций в визуальной среде разработки предусмотрены специальные команды, доступные из главного меню универсального конструктора или с помощью менеджера проектов. Большинство часто используемых команд имеют возможность вызова с помощью «горячих» клавиш. Во многих графических редакторах поддерживаются операции drag&drop, выполняемые с помощью «мыши».

При удалении объекта система проверяет все имеющиеся проекты на наличие зависимостей от удаляемого объекта и при их наличии отображает зависимости в специальном окне.

Клиентское приложение устанавливается на все рабочие станции пользователя и представляет собой специализированный Интернет браузер, который осуществляет взаимодействие с сервером ESCOM и отображает графический интерфейс в формате MS Windows на основании информации из метаданных объектов.

После подключения клиентского приложения к серверу происходит автоматическая проверка и загрузка с сервера измененных метаданных. Формирование графического интерфейса происходит в зависимости от прав доступа подключившегося пользователя.

Система ESCOM поддерживает операции экспорта и импорта данных и метаданных системы.

Настройка структуры данных объектов

Информация объекта системы хранится в таблицах базы данных. Поэтому первым шагом при создании нового объекта системы (процесса, документа, отчета, справочника и т. д.) становится разработка таблиц объекта и определение отношений между ними.

Графический конструктор структуры данных объектов позволяет в графическом виде отобразить модель части базы данных (таблицы, связи) относящейся к данному объекту системы.

Структура данных объекта «Сотрудник»

В графическом конструкторе можно создавать новые таблицы, добавлять в проект существующие таблицы, изменять состав полей, создавать и изменять связи между таблицами и т. д.

Конструктор структуры таблиц позволяет создавать таблицы со связью один-ко-многим, один-к-одному, многие-ко-многим. Предусмотрена возможность создания таблиц для хранения иерархических структур данных.

При построении таблиц можно создавать не только скалярные, но и вычисляемые поля, например, поле суммы стоимости товара по записям товара в накладной.

Создание и настройка бизнес-процесса

Графический конструктор позволяет создать в графическом виде модель автоматизированного бизнес процесса, описать этапы жизненного цикла документа, переходы между состояниями, условия, права доступа (видимость документов для ролей и выполнение действий ролями), роли, подпроцессы, процедуры, таймеры и т. д.

Палитра компонентов

Модель бизнес-процесса формируется с использование готовых компонентов, размещенных на панели «Палитра компонентов».

Модель автоматизированного бизнес процесса

При разработке модели процесса используются следующие компоненты:

Этап работ, состояние документа Переход, действие с проверкой условия Условное ветвление Подпроцесс Объединение И, ИЛИ Автоматизированная процедура Таймер Форма диалога Уведомление (сообщение) Счетчик

Создание и настройка экранных форм

Графический конструктор экранных форм позволяет создавать и изменять карточки бизнес-процессов, документов, формы справочников и различных диалогов.

Настройка экранной формы представляет собой процесс заполнения шаблона формы элементами графического интерфейса из палитры компонентов и связывание их с полями таблиц базы данных, относящихся к данному объекту.

Палитра компонентов графического интерфейса

При настройке формы доступны компоненты, объединенные в следующие группы:

Стандартные:

·  Текстовая строка (255 символов)

·  Текстовая строка с запоминанием 10 последних значений

·  Текстовое поле – произвольный размер текста

·  Выпадающий список

·  Календарь для возможности выбора определенной даты

·  Флаг и переключатель

·  Поле для ввода числовых значений с возможностью увеличения и уменьшения

·  Поле для ввода денежных единиц

·  Поле для ввода значений, определенных маской

Документооборот:

·  Поля, предназначенные для назначения сотрудника на определенную роль (выбор роли, выбор роли из списка, выбор роли из диалога)

·  Поле-список исполнителей роли

·  Поле для ввода плана исполнения

·  Поле для ввода регистрационный информации

·  Поле списка вложений

·  Поле, предназначенное для отображения истории работы с документом

·  Поле структуры связанных документов

Дополнительно:

·  Поле связанный объект, предназначенное для работы с объектами справочников, связанных с карточкой документа

·  Поле связанный документ

·  Поля-списки объектов (список объектов для выбора, список подчиненных объектов, группируемый список объектов, древовидный список объектов)

·  Панель для ввода пароля

·  Кнопки, например, для выполнения печати документа

Оформление – компоненты для оформления экранных форм и структурирования информации, содержащей в них (метки, текстовые строки, панели, группы компонентов, закладки сплитер и т. д.)

У каждой формы системы в качестве источника данных используется запрос к таблицам базы данных системы. Разработчик может настроить запрос в графическом интерфейсе конструктора запросов для выбора из базы нужной информации.

Конструктор запроса экранной формы

В построителе запроса система автоматически отображает всё доступную для данного объекта структуру таблиц с их полями.

При открытии экранной формы срабатывает запрос, который отбирает информацию из базы данных. Полученный результат отображается в компонентах экранной формы. Когда пользователь изменят значения в экранной форме, то изменения записываются в связанные с экранными компонентами поля таблиц.

В графическом конструкторе можно задать права доступа роли для каждого элемента графического интерфейса: страницам, полям, спискам, кнопкам и т. д. Согласно заданным правам доступа определяется возможность редактирования элементов карточки документа пользователями.

Настройка доступа к элементу графического интерфейса

Настройка запросов

Каждый объект системы связан с источником данных. Для получения информации из источника данных используется запрос.

Выбор информации из источника данных

С помощью дизайнера запроса технолог может настроить выборку любой информации из базы данных, которая будет использоваться в отчетах, документах, журналах, графиках, справочниках и т. д.

Запрос может быть самостоятельным объектом системы и использоваться в ходе исполнения бизнес-процесса или автоматизированных процедур.

Дизайнер запросов позволяет настроить условия выбора информации из определенной таблицы базы данных. Помимо единичных условий, возможно также создание и групп условий:

Настройка условий запроса

Если запрос предполагает выборку информации из разных таблиц базы данных, в дизайнере запросов можно настроить подзапросы. Подзапросы могут использовать также и для создания условий:

Настройка подзапроса

Использование подзапроса для формирования условия

Создание и настройка печатных форм и отчетов

Графический конструктор печатных форм и отчетов позволяет создать шаблон печатной формы, задать критерии отбора информации из базы данных и правила формирования (алгоритм) отчета.

Создание печатной формы

Выборка информации из базы данных, которая необходима для формирования печатной формы, осуществляется в соответствии с настройками запроса данной печатной формы:

·  выбираются поля, выводимые в печатной форме

определяются условия отбора данных

·  создаются подзапросы

Состав отчета формируется технологом с помощью панели «Список полей», их которой перетаскиванием (drag-and-drop) поля таблицы перемещаются на бланк формы.

Для каждого объекта системы можно создать одну или несколько печатных форм и назначить одну из них главной – вызываемой по умолчанию.

Печатная форма может быть активирована (доступен ее просмотр и вывод на печать) из карточки документа, с которым она связана. Связь печатной формы и карточки документа устанавливается через запрос печатной формы, а также настройку свойств экранной формы соответствующего документа.

Настройка запроса печатной формы

Настройка связи между печатной формой и карточкой документа

С помощью дизайнера экранных форм возможно создание формы с критериями формирования отчетов. В данном случае отчеты связывают с этими формами и формируют в соответствии с критериями, указанными в них.

Настройка форма для формирования отчетов по контролю исполнения

Настройка отчета о выполнении заданий

Настройка отчета о выполнении поручений

Настройка отчета о невыполненных заданиях

Сформированная печатная форма кроме вывода на печать может быть выгружена в любой из поддерживаемых системой форматов (doc, excel, pdf, html, rtf, txt и др). Сформированный образ может быть прикреплен в виде файла вложения к карточке документа, отправлен по электронной почте и т. д.