Регламент Департамента финансов города Москвы (стр. 2 )

- участия в законотворческой деятельности Правительства Москвы, включая подготовку заключений на проекты нормативных правовых актов федеральных органов власти, органов власти города Москвы;

- личного приема должностными лицами или подготовки ответов по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Московской городской Думы , депутатских комиссий, рабочих групп или фракций, депутатов муниципальных собраний внутригородских муниципальных образований в городе Москве.

3.2. Порядок взаимодействия с органами государственной власти Российской Федерации и города Москвы, а также с органами местного самоуправления внутригородских муниципальных образований в городе Москве регулируется соответствующими нормами Регламента Правительства Москвы.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

4.1. В целях применения настоящего Регламента понятие «служебные документы» включает обобщенное наименование поступивших от юридических и физических лиц, отправленных в адрес юридических и физических лиц официальных документов (письма, заявления, обращения и т. д.), а также внутренних документов, используемых в текущей деятельности Департамента (докладные, служебные записки, протоколы совещаний и т. д.), зарегистрированных в установленном порядке.

4.2. Прием служебных документов.

4.2.1. Прием служебных документов (входящих документов) осуществляется следующими способами:

- через почтовое отделение;

- нарочными, курьерами;

- фельдъегерской службой;

- лично гражданами;

- с использованием факсимильной связи;

- с использованием электронной почты;

- в виде телефонограмм.

4.2.2. Прием входящих служебных документов производится централизованно подразделением приемки и отправки корреспонденции Управления делами (далее - Управление делами) в течение рабочего дня, за исключением документов, поступивших в структурные подразделения Департамента по каналам факсимильной связи и электронной почты.

4.2.3. Корреспонденция, принятая структурными подразделениями Департамента по каналам факсимильной связи и электронной почты, подлежит регистрации в Управлении делами не позднее следующего рабочего дня с даты получения и только после этого приобретает статус служебного документа.

Исключение составляют телефонограммы (факсограммы), поступившие в адрес руководителя Департамента непосредственно в его приемную, которые подлежат специальному учету.

Примечание: служебные документы, полученные с использованием факсимильной связи и электронной почты, не имеют юридической силы и не могут удостоверяться на предмет подлинности.

4.2.4. Корреспонденция, принятая ответственными дежурными, назначенными приказом руководителя Департамента на период выходных и праздничных дней, а также в связи с чрезвычайными ситуациями, не позднее 9.30 первого рабочего дня подлежит передаче в Управление делами.

4.3. Первичная обработка служебных документов.

4.3.1. Все конверты с поступившими в Департамент документами, включая лично передаваемые гражданами, вскрываются. Исключение составляет корреспонденция, поступившая от должностного лица в адрес должностного лица Департамента с пометкой «лично», а также корреспонденция на иностранном языке.

4.3.2. При вскрытии конвертов проверяется наличие содержащихся в них документов, приложений к ним, а также удостоверяющие реквизиты (подписи, печати и др.).

При обнаружении некомплектности документов, отсутствии приложений, удостоверяющих реквизитов корреспонденция возвращается Управлением делами отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3-х рабочих дней с момента получения.

4.3.3. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресации и целостность упаковок.

Корреспонденция, доставленная ошибочно или с нарушением целостности упаковки возвращается Управлением делами отправителю с пояснением причины возврата не позднее трех рабочих дней с момента получения.

4.3.4. При приеме служебных документов от нарочных в разносной книге отправителя ставится штамп Департамента с указанием даты поступления и разборчивой подписи работника Управления делами. По просьбе представителя юридического лица или гражданина работник Управления делами ставит штамп Департамента на копии документа с указанием даты его поступления.

4.3.5. На служебных документах, поступивших в Управление делами до 16.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления), поступивших после 16.00 - штамп с указанием даты следующего рабочего дня.

На документах, требующих срочного рассмотрения и имеющих пометку срочности, поступивших из Аппарата Мэра и Правительства Москвы и других городских структур, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления) независимо от времени получения.

4.4. Доставка служебных документов.

4.4.1. Доставка служебных документов в течение рабочего дня производится централизованно Управлением делами.

4.4.2. Служебные документы, имеющие пометку срочности, полученные ответственными дежурными Департамента (пункт 4.2.4.) из Аппарата Мэра и Правительства Москвы и других городских структур, доставляются в соответствии с инструкцией ответственного дежурного, утвержденной руководителем Департамента.

4.4.3. Доставка служебных документов в структурные подразделения Департамента осуществляется работниками Управления делами путем их передачи под расписку в реестрах или разносных книгах с указанием входящего номера, даты вручения и полной фамилии работника, получившего документы.

4.4.4. При доставке служебных документов, имеющих пометку срочности, ответственным исполнителям, определенным руководителем Департамента из числа своих первых заместителей и заместителей, Управление делами одновременно обеспечивает необходимым количеством копий указанных документов начальников структурных подразделений, к компетенции которых относится рассмотрение вопроса.

4.5. Отправка служебных документов.

4.5.1. Отправка служебных документов (исходящих документов) осуществляются следующими способами:

- через почтовое отделение;

- нарочными, курьерами;

- с использованием факсимильной связи;

- с использованием электронной почты;

- в виде телефонограмм.

4.5.2. Отправка документов производится централизованно через Управление делами за исключением факсимильной связи и электронной почты.

4.5.3. Исходящие документы (в том числе и инициативные) оформляются на бланках письма Департамента, подписываются руководителем Департамента, его первыми заместителями или заместителями в соответствии с их компетенцией, или лицами, официально их замещающими.

4.5.4. Исходящие документы должны иметь номер, соответствующего структурного подразделения, ответственного за его исполнение, согласно номенклатуре дел, утвержденной руководителем Департамента и согласованной с Главным архивным управлением города Москвы. На исходящих документах, подготовленных в порядке исполнения входящих документов, обязательна ссылка на номер поручения или запроса.

4.5.5. Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле структурного подразделения Департамента, должен иметь визы первого заместителя или заместителя руководителя Департамента, курирующего это подразделение, начальника соответствующего управления или отдела, непосредственного исполнителя, а также визы или письменные заключения всех соисполнителей, принимавших участие в рассмотрении документа.

4.5.6. Исходящие документы, оформленные в соответствии с требованиями настоящего Регламента, передаются для отправки в Управление делами в понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, в пятницу с 9-00 до 13-00. Документы, отправляемые структурными подразделениями Департамента с использованием факсимильной связи и электронной почты, подлежат регистрации в Управлении делами не позднее следующего рабочего дня с даты отправления.

4.5.7. При отправке служебных документов работники Управления делами проверяют наличие:

- адреса с указанием почтового индекса (для корреспонденции, отправляемой в неподведомственные Правительству Москвы организации);

-  исходящих реквизитов (дата, номер);

- заголовка с кратким содержанием документа;

- ссылки на номер входящего документа (поручения, запроса, обращения);

- подписи должностных лиц на документе;

- фамилии исполнителя и его рабочего телефона;

- приложений, указанных в тексте документа.

4.5.8. Работники Управления делами имеют право в случае неправильного оформления отправляемых служебных документов:

- вернуть документ исполнителю с указанием на допущенную ошибку;

- пригласить исполнителя для исправления ошибки по документам срочного характера.

4.5.9. Исходящие документы, принятые Управлением делами, отравляются внешним адресатам через курьерскую службу в 11.00 (утренний маршрут) и в 16.00 (вечерний маршрут) при сдаче документов до 10.30 и 15.30 соответственно.

Документы срочного характера принимаются и отправляются вне графика маршрутов.

4.5.10. Выдача исходящих документов на руки представителю юридического лица или гражданам допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения содержащихся в них вопросов. В этих случаях документы выдаются непосредственно Управлением делами под роспись получателя с указанием даты, времени, контактного телефона, должности и фамилии получателя по предъявлении им документа, удостоверяющего его личность и полномочия на получение документа.

4.6. Регистрация служебных документов.

4.6.1. Все без исключения служебные документы (пункт 4.1. Регламента) подлежат обязательной регистрации в Управлении делами.

Документы, не имеющие регистрации в Управлении делами, не признаются служебными документами и не подлежат рассмотрению и исполнению.

4.6.2. Регистрация служебных документов осуществляется Управлением делами в автоматизированной информационной системе и предусматривает отражение соответствующих реквизитов служебных документов, а также их движение между структурными подразделениями Департамента .

4.6.3. Моментом регистрации документа считается момент фиксации факта поступления документа путем записи необходимых сведений о документе в автоматизированный банк регистрационных данных и проставления на нем штампа с указанием даты и регистрационного номера.

4.6.4. Управление делами регистрирует документы:

- адресованные руководителю Департамента и поступившие в ходе приема им представителей юридических лиц и граждан;

- адресованные первым заместителям, заместителям руководителя Департамента и поступившие в ходе приема ими представителей юридических лиц и граждан;

- адресованные другим должностным лицам Департамента, находящимся на централизованном документационном обеспечении (в соответствии с номенклатурой дел);

- поступившие в Департамент без указания конкретного должностного лица;

- содержащие поручения (резолюции) по исполнению вышеуказанных документов;

- содержащие ответы по исполнению данных поручений (резолюций);

- инициативную переписку руководителя Департамента, его первых заместителей и заместителей, и документы – ответы по их исполнению;

- протоколы совещаний, проводимых в Департаменте;

- депутатские запросы;

- телеграммы, документы, поступившие по факсимильной связи и электронной почте;

- докладные и служебные записки, заключения и т. д.

4.6.5. Служебные документы на иностранном языке, адресованные руководителю Департамента, его заместителям, руководителям структурных подразделений Департамента, не вскрываются и направляются адресату без регистрации.

Служебные документы на иностранном языке регистрируется только при наличии идентичного текста на русском языке либо при наличии сопроводительного письма, позволяющего определить суть документа.

4.6.6. Прием (передача) телефонограмм, адресованных руководителю Департамента, его заместителям, производится секретарем руководителя или дежурными приемной с регистрацией в специальных журналах.

4.6.7. Служебные документы, зарегистрированные в Управлении делами, в тот же день направляются по принадлежности:

- адресованные руководителю Департамента – через аппарат при руководстве;

- адресованные первым заместителям– через секретарей первых заместителей;