Регламент Департамента финансов города Москвы (стр. 3 )

-  заместителям руководителя Департамента - через Управление делами;

- поступившие без указания конкретного адресата – руководителю Департамента, его заместителям в соответствии с возложенными на них обязанностями;

- адресованные другим должностным лицам аппарата Департамента по соответствующим адресатам.

4.6.8. Повторными считаются документы, поступившие в Департамент по одному и тому же вопросу от одного и того же юридического или физического лица в течение года, считая от даты первичной регистрации документа, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также если первоначальное решение вопроса, содержащегося в обращении, не удовлетворило организацию или заявителя.

4.6.9. Структурные подразделения Департамента, участвующие в процессе создания, исполнения, регистрации и хранения служебных документов, несут ответственность за сохранность, как самих документов, так и информации о них в базе данных, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.

При регистрации исходящих документов, докладных, служебных записок, заключений структурные подразделения Департамента используют регистрационные номера в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной руководителем Департамента и согласованной с Главным архивным управлением города Москвы.

4.7. Особенности работы с обращениями граждан.

4.7.1. Организация работы с обращениями граждан в Департаменте осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», а также согласно соответствующим положениям Регламента Правительства Москвы и настоящего Регламента».

4.7.2. Под обращениями понимаются изложенные в устной или письменной форме предложения, заявления, жалобы, ходатайства, в том числе коллективные обращения и петиции граждан.

4.7.3. Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти города и фамилия, имя, отчество должностного лица, которым они адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства, фамилию, имя, отчество обращающихся, их адреса, контактные телефоны, дату и личную подпись.

Обращения, в которых отсутствуют фамилия, адрес и личная подпись, считаются анонимными и не подлежат регистрации, рассмотрению и хранятся в Управлении делами.

Не рассматриваются обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

4.7.4. Письменные обращения граждан, поступившие в Департамент, но относящиеся к компетенции другой организации, Управление делами вправе адресовать в трехдневный срок со дня поступления и регистрации обращения тому органу власти города или должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов.

Одновременно, Управление делами извещает гражданина о переадресации его обращения.

4.7.5. Устные обращения граждан рассматриваются в тех случаях, когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личности обращающихся известны или установлены.

На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме.

В отдельных случаях, ввиду сложного характера вопросов, поставленных в устных обращениях граждан, либо необходимости дополнительной проверки изложенных в них фактов, должностные лица Департамента дают соответствующие распоряжения исполнителям в порядке подчиненности.

Указанные обращения регистрируются в трехдневный срок и ставятся на контроль, результаты их рассмотрения доводятся до сведения заинтересованных лиц в порядке, установленном законодательством.

4.7.6. Запрещается направлять на рассмотрение жалобы тем органам власти города и должностным лицам, действия (бездействие) которых обжалуется.

4.7.7. Обращения граждан, поступившие по электронной почте, должны содержать наименование органа власти города или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращавшихся, почтовый адрес места жительства заявителя, контактный телефон, дату.

Электронные письма, не содержащие фамилии и адреса места жительства гражданина, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.

4.8. Особенности работы с документами, направляемыми по каналам электронной почты и факсимильной связи

4.8.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизированного документооборота, средство доставки, передачи информации между пользователями как внутри Департамента, так и с организациями - корреспондентами, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

4.8.2. Электронный адрес Департамента указан на официальном сайте Департамента.

4.8.3. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются в Департаменте аналогично документам, полученным или отправленным на бумажных носителях, с учетом особенностей, предусмотренных в предыдущих разделах настоящего Регламента.

4.8.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи должен быть согласован с руководителем Департамента, его первыми заместителями или заместителями в соответствии с распределением обязанностей;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения Департамента;

- факсограммы на иностранных языках отправляются и принимаются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

- подлежащий передаче документ учитывается руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, в специальном журнале с обязательным указанием даты и регистрационного номера документа;

- подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки и подлежат хранению в течение одного года;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы с проставлением даты и регистрационного номера и передаются адресатам под расписку в день их приема, а срочные - немедленно;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

4.8.5. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Департамента, осуществляется их руководителями.

4.9. Подготовка и оформление резолюций.

4.9.1. К документам, адресованным руководителю Департамента, Управление делами готовит проект резолюции на бланках установленного образца с обязательным указанием на них реквизита подпись (инициалы, фамилия), даты и входящего номера. Указанные документы со скрепленным бланком резолюции докладываются руководителю Департамента работниками Аппарата при руководстве.

К документам, адресованным первым заместителям и заместителям руководителя Департамента, Управление делами готовит проект резолюции на бланках установленного образца с обязательным указанием на них реквизита подпись (инициалы, фамилия), даты и входящего номера. Указанные документы докладываются названным должностным лицам Управлением делами.

К документам, адресованным начальникам структурных подразделений, Управление делами готовит проект резолюции на бланках установленного образца руководителя Департамента, первого заместителя руководителя, заместителя руководителя, курирующего структурное подразделение, с обязательным указанием на них реквизита подпись (инициалы, фамилия), даты и входящего номера. Указанные документы докладываются руководителю Департамента, первому заместителю руководителя, заместителю руководителя, курирующему структурное подразделение Аппаратом при руководстве или Управлением делами соответственно.

4.9.2. В Департаменте используются следующие бланки установленного образца для оформления проектов резолюций:

- обычный бланк (с резолюцией, срок исполнения документов по которой составляет 10-30 дней);

- бланк с резолюцией «Оперативно» (срок исполнения до 10 дней);

- бланк с резолюцией «Срочно» (срок исполнения до 3 дней);

- бланк с резолюцией «Весьма срочно» (срок исполнения 2 дня);

- бланк с резолюцией «Вручить немедленно» (срок исполнения 1 день).

4.9.3. Документы, адресованные руководителю Департамента, первым заместителям и заместителям руководителя Департамента, поступившие до 16.00, регистрируются и докладываются в день поступления с приложением проекта резолюции.

Документы, поступившие в Департамент после 16.00, регистрируются и докладываются указанным должностным лицам не позднее 9.30 следующего рабочего дня с приложением проекта резолюции.

4.9.4. Резолюция должна содержать:

- Ф. И.О. исполнителя или указание должностей лиц, которым дается поручение;

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения.

Дополнительно (знак +) могут быть указаны Ф. И.О. или должности лиц, которым документ направляется в порядке информации для самостоятельного принятия ими решения о необходимости участия в рассмотрении вопросов, содержащихся в документе.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

Если срок исполнения в резолюции не указан, документ должен быть исполнен в течение одного месяца.

4.9.5. Бланк резолюции, прилагаемый к документу, подписывается соответственно руководителем Департамента, первыми заместителями или заместителями руководителя Департамента, и вместе с документом возвращается в Управление делами.

Управление делами проводит соответствующие записи о содержании резолюции в информационной электронной системе и направляет документ на исполнение в управления и отделы Департамента не позднее двух часов с момента возвращения документа.

4.9.6. Резолюция, содержащая принятое решение должностного лица по исполнению документа, может быть адресована первым заместителям, заместителям, руководителям структурных подразделений Департамента, на которых возложены функции организации, координации, контроля за деятельностью курируемых ими направлений в соответствии с должностным регламентом.

Первые заместители и заместители руководителя Департамента, указанные в резолюции, назначают конкретных исполнителей документа в день его поступления к ним, при необходимости, уточняют задание исполнителю, указывают дату подписания резолюции.

Первые заместители и заместители руководителя Департамента не вправе давать поручения руководителям структурных подразделений, не находящимся в их подчинении, без согласования с заместителем руководителя Департамента, курирующим данное подразделение, за исключением случаев, связанных с организацией работы по составлению проекта бюджета города Москвы на очередной финансовый год и планируемый период, уточнению бюджетных показателей, составлению проекта закона об исполнении бюджета города Москвы за отчетный финансовый год, формированию и ведению сводной бюджетной росписи и Реестра расходных обязательств города Москвы.

4.9.7. Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой, в ней должен указываться порядок исполнения документа, исполнитель, дата подписания резолюции и срок исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией).

4.9.8. Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае документ в течение суток вновь докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

4.9.9. В исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопроса, резолюция может быть оформлена и на самом документе.

4.9.10. Перемещение документов между структурными подразделениями Департамента в соответствии с резолюциями об их исполнении фиксируется в автоматизированном банке регистрационных данных Департамента Управлением делами.

4.10. Порядок исполнения документов.

4.10.1. Исполнение документа предполагает ознакомление с содержанием документа, резолюциями руководителя, первых заместителей и заместителей руководителя Департамента, сбор и обработку необходимой информации, подготовку заключения, его оформление, согласование, представление на подпись руководству Департамента, рассылку адресатам.

4.10.2. Руководители структурных подразделений Департамента, указанные в резолюции, назначают конкретных исполнителей документа в день его поступления, при необходимости, уточняют задание исполнителю, указывают дату подписания резолюции, обеспечивают качественное рассмотрение документа в установленные сроки.

4.10.3. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителю немедленно.

4.10.4. При рассмотрении вопросов без создания дополнительных документов исполнитель ставит следующие отметки на документе: дату поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), даты промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и др.), дату и результат окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах или на прилагаемом исполнителем листе.

4.10.5. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в поручении первым.

Должностное лицо, указанное в резолюции отдельно от основных исполнителей (знак +), принимает участие в работе над документом при необходимости, по собственному усмотрению (по служебным документам и обращениям граждан).

4.10.6. При наличии ответственного исполнителя соисполнители обеспечивают представление ему письменных заключений, согласованных с первыми заместителями, заместителями руководителя Департамента, курирующими эти подразделения, других материалов (проектов документов, справок и др.) не мене чем за два дня до истечения срока исполнения документа.

В случае не выполнения соисполнителями поручения в установленные сроки, ответственный исполнитель выполняет поручение на основании имеющихся материалов с направлением руководителю Департамента докладной записки о нарушении требований настоящего Регламента.

При необходимости ответственный исполнитель, до истечения половины срока, отведенного ему для исполнения документа, может выйти с предложением к руководителю Департамента или его заместителям, о привлечении к подготовке заключения структурных подразделений, не указанных в резолюции, и находящихся в их подчинении.

Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

4.10.7. Исполнитель обобщает представленные материалы, поступившие от соисполнителей, готовит проект ответа (проект документа) Департамента, согласовывает его с соисполнителями и первыми заместителями, заместителями руководителя Департамента, курирующими эти подразделения (в случае, если их замечания по каким-либо причинам не учтены или изменены по существу), и докладывает проект ответа (проект документа) руководителю Департамента, первым заместителям, заместителям руководителя Департамента.

Проекты документов (ответов), подготовленных на основании поручения руководителя Департамента, докладываются руководителю Департамента первыми заместителями и заместителями руководителя Департамента, с приложением служебной записки.

Руководители структурных подразделений, находящихся в непосредственном подчинении руководителя Департамента докладывают проекты документов (ответов) самостоятельно.

4.10.8. Проект документа должен быть представлен ответственным исполнителем на подпись руководителю Департамента его первым заместителям и заместителям не позднее чем за один день до истечения контрольного срока исполнения документа.

4.10.9. Исполнителям должен быть обеспечен доступ к находящимся в Департаменте автоматизированным банкам данных и традиционным массивам документов, нормативным правовым и подзаконным актам, справочно-информационным фондам, архивным материалам для получения необходимой информации.

В случае недостаточности информации в Департаменте, исполнитель должен определить обладателя необходимой информации и направить ему письменный запрос (или обратиться устно) о ее представлении в пределах срока, отведенного на рассмотрение документа.

4.10.10. Справки (информации) о ходе и результатах исполнения поручений Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право от его имени давать поручения, адресуются исключительно Мэру Москвы, подписываются руководителем Департамента или лицом, исполняющим его обязанности.

Справка о ходе и результатах выполнения поручений первых заместителей и заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы и должностных лиц, имеющих право от их имени давать поручения, адресуются непосредственно первым заместителям и заместителям Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы. Информация подписывается руководителем Департамента или лицом, исполняющим его обязанности, а также первыми заместителями, заместителями руководителя Департамента.

Информация о состоянии выполнения поручений представляется в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня регистрации документа в Аппарате Мэра и Правительства Москвы, если срок не указан.

Справки о ходе и результатах исполнения поручений заместителей руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы могут быть также подписаны первыми заместителями, заместителями руководителя Департамента.

4.10.11. В соответствии с п. 8.2.1.5 Регламента Правительства Москвы информация в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Совета Федерации и Председателя Государственной Думы, депутатов Государственной Думы и Московской городской Думы, подготовленная Департаментом по поручению Мэра Москвы или должностного лица, исполняющего его обязанности, должна оформляться на бланке письма Мэра Москвы и в двух экземплярах с сопроводительным письмом в адрес Мэра Москвы направляться в Аппарат Мэра и Правительства Москвы (при этом на втором экземпляре должна быть виза руководителя Департамента, либо лица, его замещающего).

4.10.12. Если по контрольному документу требуется подготовить ответ Администрации Президента, Правительству Российской Федерации, Совету Федерации и Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, документ печатается на бланке «Правительство Москвы» за подписью министра Правительства Москвы, руководителя Департамента финансов либо на должностном бланке министра Правительства Москвы и направляется в Аппарат Мэра и Правительства Москвы в двух экземплярах (с указанием, на какие исходящие номера вышестоящей организации и Правительства Москвы дается ответ).

В отсутствие руководителя Департамента ответ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности на бланке Департамента финансов.

Бланк Правительства Москвы может быть использован лишь в том случае, если документ подписывает руководитель Департамента, как член Правительства Москвы.

4.10.13. Если в Департамент поступило поручение руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, первых заместителей, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы о подготовке проекта ответа за подписью автора поручения, проект ответа оформляется на бланке письма этого члена Правительства и направляется в двух экземплярах с сопроводительным письмом в его адрес, при этом на втором экземпляре должна быть виза руководителя Департамента, либо лица, его замещающего.

4.10.14. При исполнение поручений, связанных с рассмотрением обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской городской Думы, депутатов муниципальных Собраний, депутатских и парламентских запросов, Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве, а также при рассмотрении и подготовке проектов нормативных правовых актов города Москвы следует руководствоваться положениями Регламента Правительства Москвы, рекомендации по практическому применению которых представлены в Приложении 2 к настоящему регламенту.