Бизнес-планирование с использованием программного продукта Project Expert (стр. 3 )

·  Режимы работы в диаграмме Ганта : Выделения/Связывания, Перемещения.

Режим Выделения – включен по умолчанию. При включенном режиме выделения можно создавать этапы, удалять их, открывать и редактировать.

Режим Связывания – включают только тогда, когда есть необходимость задать логические зависимости между этапами календарного плана.

Чтобы задать зависимость, необходимо включить режим связывания, навести указатель мыши на название этапа – предшественника, удерживая левую клавишу мыши протянуть до названия этапа – последователя и отпустить кнопку мыши.

Для того чтобы зависимости отражались на диаграмме Ганта выполните: Вид…Опции…Показывать связи между этапами.

Свяжите этапы как на образце:

Рисунок 9. Связи между этапами календарного плана

Для удаления зависимостей нужно выделить этап, у которого необходимо удалить предшественника. В левом нижнем окне «Предшествующие стадии» выполнить двойной щелчок мыши. В открывшемся диалоговом окне задать дополнительные параметры зависимости или удалить связь.

Рисунок 10. Редактирование связи

Режим Перемещения – при включенном режиме есть возможность менять этапы местами. Сразу после применения этого режима рекомендуется продолжить работу в режиме Выделения!

Кнопки масштаба позволяют отобразить диаграмму Ганта в удобном виде.

После описания этапов инвестиционного плана нужно указать, с какого момента возможно начать производство продукции. Это организуется нажатием кнопки на панели инструментов Добавить производство (каждый продукт/услуга описывается отдельно).

В том случае, если дата начала производства совпадает с датой начала продаж, в этом окне нужно поставить галочку Привязать дату начала продаж к дате начала производства.

В учебном примере производственный цикл длится 30 дней, т. о. дата начала продаж – 01года.

Назначение кнопок программы Project Expert

Рисунок 11. Кнопки программы Project Expert

Назначение кнопок панели инструментов программы Project Expert:

Стандартные команды:

·  Создать новый проект

·  Открыть существующий проект

·  Сохранить текущий проект

·  Просмотр печати – работает для отчетов

·  Печать отчета

·  Выход из программы

Специальные команды:

·  Отчет о прибылях и убытках

·  Отчет движения денежных средств – Кэш-фло

·  Баланс

·  Финансовые показатели

·  Эффективность инвестиций

·  Построение, настройка и просмотр графиков

·  Детализация расчетов таблиц

·  Создание и настройка пользовательских таблиц

·  Переход из основного режима в режим календарного плана

·  Переход из режима календарного плана в основной режим

·  Расчет - пересчет информации в таблицах

Сделать пересчет таблиц, посмотреть и объяснить содержимое таблицы Кэш-фло:

Горячие клавиши программы

В процессе работы можно пользоваться горячими клавишами. Их назначение:

F5 – открывает Отчет о прибылях и убытках

F6 – открывает Кэш-Фло

F7 – открывает таблицу Баланса

F8 – открывает данные по показателям Эффективность инвестиций

F9 – Пересчитывает проект

F11 – открывает диалог Детализация результатов

Раздел Операционный план

Данный раздел предназначен для ввода исходных данных по сбыту произведенной продукции, особенностях закупки сырья и материалов, постоянным и переменным издержкам, затратам на персонал.

План сбыта

Данный блок формирует выручку в итоговых таблицах модели проекта, поэтому обязательными для заполнения являются поля Цена и Объем продаж.

Введите цену за единицу продукции – 1 900 000 руб.

Ввод объемов продаж может осуществляться 2-мя способами:

1.  Вручную – данные по объемам сбыта вводятся за каждый месяц в отдельности;

2.  С помощью команды Быстрый ввод.

Нажмите кнопку Быстрый ввод и заполните данные в соответствии с образцом:

Рисунок 12. Ввод объемов сбыта через команду «Быстрый ввод»

На данном графике отображен жизненный цикл продукта.

Буквой V обозначен максимальный запланированный объем сбыта (!не объем производства, а объем сбыта!);

Цифра 1 – количество месяцев, в течение которых планируется рост объемов продаж до плановых объемов. Это типичная ситуация, когда плановый объем продаж достигается постепенно в течение нескольких месяцев;

Цифра 2 – количество месяцев до начала спада объемов продаж;

Цифра 3 – жизненный цикл продукта завершен.

После нажатия кнопки ОК Project сформирует объем сбыта через арифметическую прогрессию.

В блоке «План сбыта» галочка Детальное описание включает дополнительные диалоги более точной настройки сбыта продукции внизу окна, в которых можно задать нестандартные условия оплаты, поставок и ценообразования.

План по персоналу

Заполняя План по персоналу, сгруппируйте всех сотрудников по категориям: Управление, Производство, Маркетинг.

Таблица 6. Штатное расписание проекта «Производство мыла»

Должность	Кол-во	Заработная плата штатной единицы	Периодичность выплат	Категория
Ген. директор	1	50 000	Ежемесячно, в течение всего проекта	Управление
Бухгалтер	1	40 000	Ежемесячно, в течение всего проекта	Управление
Секретарь-референт	1	15 000	Ежемесячно, в течение всего проекта	Управление
Менеджер по продажам	1	1 % от валового объема продаж	Ежемесячно	Маркетинг
Менеджер по закупкам	2	30 000	Ежемесячно, с периода производства	Производство
Мыловар	6	25 000	Ежемесячно, с периода производства	Производство
Помощник мыловара	4	20 000	Ежемесячно, с периода производства	Производство
Технолог	1	35 000	Ежемесячно, с периода производства	Производство
Оператор по обслуживанию оборудования	1	20 000	Ежемесячно, с периода производства	Производство
Дизайнер	1	35 000	Ежемесячно, с 3 по 36 месяц проекта	Производство
Рецептолог	1	35 000	Ежемесячно, с 3 по 36 месяц проекта	Производство
Упаковщик	2	20 000	Ежемесячно, с периода производства	Производство
Охранник	1	20 000	Ежемесячно, в течение всего проекта	Производство

Для каждой штатной единицы укажите:

·  Какого рода выплаты:

·  Периодические (ежемесячные, ежеквартальные, раз в полгода, раз в год);

·  Разовые (необходимо указать дату выплаты);

·  Сложная схема выплат (для каждого месяца нужно задать сумму выплаты)

·  По формуле (заработная плата зависит от изменения какой-либо суммы)

В течение какого периода производятся выплаты:

·  В течение всего проекта;

·  С периода производства;

·  В определенный период (необходимо задать с какого и по какой месяц с начала проекта будет выплачиваться заработная плата).

Рисунок 13. План по персоналу

Кроме того, окно позволяет учесть выплату заработной платы только через месяц после начала работы сотрудника (поле Задержка платежей), а так же сезонность в выплате заработной платы.

!

Для сотрудника Менеджер по продажам указать расчет заработной платы По формуле и нажать кнопку Формула.

Рисунок 14. Ввод формулы по расчету заработной платы

В открывшемся окне в поле Таблица выберите таблицу, содержащую строку, от которой зависит заработная плата сотрудника. В нашем примере это таблица «Отчет о прибылях и убытках». В окне ниже выделите строку, которую необходимо использовать в расчете (в примере – Валовый объем продаж).

В центре окна (на рисунке поле выделено обводкой) задайте долю от выделенной строки, которая будет выплачена сотруднику. В нашем примере это 0,01 (или 1%) от валового объема продаж и нажмите кнопку «+».

Формула по расчету заработной платы должна появиться в поле Формула в окне слева. Если необходимо вычесть какую-либо строку, например, Потери, выделите ее и нажмите кнопку «-».

Общие издержки

Блок предназначен для ввода общих издержек, необходимых для производства готовой продукции, не относящихся к затратам материальных ресурсов и возникающих на стадиях производства и сбыта продукции, управления проектом, не зависящих от изменения объемов производства и сбыта.

Ввод общих издержек осуществляется по 3 категориям: Управление, Производство и Маркетинг.

К издержкам на управление можно отнести:

Оплату аудиторских услуг, командировочные расходы, канцелярские принадлежности, проектно-конструкторские работы, страхование имущества и др.

К издержкам на производство можно отнести:

Коммунальные платежи, арендная плата, электроэнергия, газ, пар, удаление отходов и др.

К издержкам на маркетинг можно отнести:

Регулярные затраты на рекламу, продвижение продукции, командировочные расходы, презентации, подготовку и печать рекламных материалов.

Таблица 7. Общие издержки

Наименование	Сумма, руб.	Периодичность выплат	Категория
Арендная плата		Ежемесячно, со 2 по 36 месяц проекта
Затраты на закупку природных компонентов		Ежемесячно, с периода производства
Затраты на закупку химических веществ	2 000	Ежемесячно, с периода производства
Затраты на упаковку	60 000	Ежемесячно, с периода производства
Затраты на рекламу		Ежемесячно, в течение всего проекта
Расходы на электричество	80 000	Ежемесячно, в течение всего проекта
Представительские расходы	200000	Ежемесячно, в течение всего проекта
Обслуживание охранной и пожарной сигнализации	12 000	Ежемесячно, со 2 по 36 месяц проекта

Самостоятельно заполните столбец категория и введите данные в файл проекта.

Материалы и комплектующие

Блок позволяет ввести список материалов и комплектующих, используемых в производстве, а также условия их закупки и ценообразования.

!

Пока материал не списан в производство и не поставлен его расход на продукт – программа не учитывает затраты на этот материал (Рассмотрим позже в блоке «План производства»).

Введите список материалов, единицы измерения и стоимости за единицу, как на образце.

Рисунок 15. Перечень материалов

В диалоговом окне «Сырье, материалы и комплектующие» существует возможность описать закупки материалов более подробно, включив галочку «Детальное описание».

Закладка «Общие данные» позволяет задать, за сколько дней необходимо внести предоплату за материал при его покупке, а также необходимый страховой запас на складе этого материала в % от месячной потребности или в днях. Данные команды позволяют учесть «заморозку» денежных средств на складе в виде материалов.

Закладка «Объем закупок» позволяет задать объемы партии и периодичность закупок выделенного материала.

Закладка «Ценообразование» - ввод информации о прогнозах колебания цены, нестандартных налогах на данный материал и инфляции.

План производства

Блок предназначен для учета прямых издержек на выпускаемый продукт. Возможны 2 варианта ввода прямых издержек:

1.  В диалоговом окне «Производство» на закладке «Материалы» установите переключатель на «Суммарные прямые издержки» и введите их сумму в полях справа.

2.  В диалоговом окне «Производство» на закладке «Материалы» установите переключатель на «Список материалов и комплектующих» и создайте этот список:

В пустом поле ниже щелкните правой клавишей мыши и выберите команду «Добавить». В открывшемся окне выделите материал/материалы, необходимый для производства продукта и нажмите ОК (Список материалов составлялся в блоке «Сырье, материалы и комплектующие»).

Для каждого материала необходимо указать расход на 1 единицу продукта, в примере на 1 тонну.

Кроме того, в верхней части окна задайте количество дней, необходимое для производства готовой продукции – 30.

Рисунок 16. План производства

Кроме материалов в этом блоке можно описать затраты на сдельную заработную плату, другие прямые издержки, открывая соответствующие закладки.

На этом первоначальная модель проекта завершена. Теперь необходимо просмотреть расчетные таблицы, которые рассчитала программа и сделать предварительные оценки эффективности проекта. Две основные таблицы –Кэш-фло и Прибыли убытки.

Задание

Рассчитать в MS Excel заработную плату специалиста по маркетингу за 3-й месяц проекта. Сравнить результат с полученным в программе Project Expert. В какой таблице и каким образом можно проверить эту цифру?

Рассчитать в Excel за 6 месяц проекта следующие строки:

Кэш-Фло – Поступления от продаж; Общие издержки; Затраты на персонал.

Прибыли-убытки – Валовый объем продаж; Суммарные постоянные издержки.

Раздел Результаты

В этом разделе представлены финансовые отчеты, графики, таблицы, детализация информации. Рассмотрим содержание основных таблиц проекта.

Отчет о движении денежных средств или "Кэш-фло" (от англ. Cash Flow)

Кэш-фло показывает денежные поступления и выплаты, связанные с основными статьями доходов и затрат. Те строки в форме отчета, которые в данном проекте не будут использоваться остаются пустыми.

Отчет о движении денежных средств состоит из трех разделов:

Кэш-фло от операционной деятельности - денежные поступления и выплаты, связанные со сбытом, производством, расчетами по налогам, операции по размещению временно свободных денежных средств. Производственные затраты объединены в две группы: суммарные прямые издержки и суммарные постоянные издержки.

Кэш-фло от инвестиционной деятельности - денежные потоки, связанные с инвестиционным периодом реализации проекта.

Кэш-фло от финансовой деятельности - денежные потоки по операциям связанным с финансированием проекта.

Две итоговые строки таблицы Кэш-фло отражают наличие/отсутствие денежных средств на счете либо к кассе на начало и конец каждого периода. Баланс наличности позволяет судить о возможности предприятия генерировать достаточное количество денежных средств для покрытия обязательств. В случае дефицита средств требуется привлечение дополнительных источников финансирования в виде заемного или акционерного капитала.