Организация секретарского обслуживания (стр. 3 )

Поиск специальной информации может также осуществляться путем посещения мероприятий, выставок, презентаций, форумов. Сюда относится и чтение специальной литературы. Обращение к таким источникам, как: специальная литература, ведомственные издания, требует определенных знаний и умения ориентироваться в них.

Тема 3.13.3. Подготовка и организация совещаний и деловых встреч

В сфере управления современного учреждения широко практикуется метод коллегиального обсуждения и принятия решения по конкретной управленческой проблеме. Основной метод поиска и принятия коллегиального решения - деловое совещание.

Деловое совещание - это способ отрытого коллегиального обсуждения того или иного вопроса. Слово «совещание» происходит от слова «совет». Целью совещания обычно является принятие коллективных решений.

Среди различных видов деятельности деловых людей значительное количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают деловые совещания. По статистическим данным от 25% до 70% рабочего времени руководители проводят на различных совещаниях, заседаниях. По мнению В. Волгина, автора книги «Деловое совещание», 30%-40% заседаний и совещаний, проводимых в организации бесполезных, излишних.

Причины, по которым на совещаниях впустую тратится столько времени и средств, состоит в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены, длятся слишком долго, а часто бывают вообще ненужными.

Если плохо организовано и неудовлетворительно подготовлено совещание, то во многом это недоработка специалиста ДОУ.

Чтобы правильно и умело организовать работу по подготовке деловых совещаний, специалист ДОУ должен иметь представления о различных формах деловых совещаний, потому что каждая форма определяет круг обязанностей специалиста в их подготовке и проведения.

Условно и укрупнено все деловые совещания систематизируются по специфике рассматриваемых вопросов:

·  Административные;

·  Технические;

·  Кадровые;

·  Финансовые.

В зависимости от тематики и состава участников, места проведения деловые совещания бывают:

·  Официальные, т. е. установленные администрацией, с соблюдением всех правил (заседание совета директоров, наблюдательный совет);

·  Неофициальные ( совещания рабочих комиссий, диспетчерские..)

Из теории менеджмента обычно различают три вида результативных совещаний:

·  Информационное собеседование. Оно служит исключительно тому, чтобы как можно быстрее каждый его участник отчитался перед руководством. Кроме того, все присутствующие слушают сообщения других и получают представление об общем положении дел в организации.

·  Совещание с целью принятия решения. На нем координируются соображения сотрудников, в процессе дискуссии принимаются решения.

·  Творческие совещания. Его задачей является поиск новых идей и дальнейшая разработка перспектив развития.

При по подготовке деловых совещаний необходимо придерживаться следующих рекомендаций:

1. На совещание должны выноситься только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке.

2. Заблаговременно подготовить к совещанию всю необходимую информацию.

3. Основная задача любого совещания – решение вопросов, а не поиск виновных.

4. Каждый выступающий на совещании должен вносить конкретное предложение по обсуждаемым вопросам.

5. Любое совещание должно заканчиваться принятием решением. В решении должны быть указаны исполнители, конкретные поручения и сроки исполнения.

Инструктивное совещание проводится при необходимости передачи распоряжений или информации руководителя для их быстрого выполнения, как правило, простым пересказом дело не ограничивается, а в конце совещания уточняются детали задания, высказываются и обсуждаются приемы выполнения поручений отдельными исполнителями.

Исполнители после проведения совещания должны получить документ, в котором зафиксировано распоряжение, суть которого обсуждалось на совещании. Проводятся такие совещания при необходимости, в кабинете руководителя, приглашаются заинтересованные должностные лица. Продолжительность такого совещания 15-20 минут.

Информация на таком совещании поступает сверху вниз, от руководства к подчиненным.

В обязанности специалиста ДОУ по подготовке и организации инструктивного совещания входят:

·  уточнение, оповещение участников, приглашение их на совещание;

·  подготовка и размножение документов необходимых к совещанию;

·  подготовка кабинета руководителя для совещания (проветривание, бумага, стулья);

·  постановка принятых решений на контроль, ведения контроля.

На оперативном совещании информация поступает от подчиненных руководителю, снизу вверх. Проводит такие совещания руководитель с целью получения информации о текущем состоянии дел. На таком совещании не бывает докладов, длительных выступлений, а существует обмен мнениями, возможны реплики с мест, диалоги по отдельным вопросам.

Такое совещание проводится, обычно, в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня. Собирается постоянный и определенный круг должностных лиц, для решения определенных задач стоящих перед коллективом на текущий день. Такие совещания, могут проводиться ежедневно, но тематика не планируется, обсуждаются текущие вопросы, которые руководитель сам планирует. Проводятся такие совещания в кабинете руководителя, длятся 15-20 минут.

В обязанности специалиста ДОУ по подготовке и организации оперативного совещания входят:

·  Оповещение участников (при необходимости);

·  Контроль за своевременной явкой всех участников совещания;

·  Готовить и подбирать необходимую информацию, документы;

·  Выяснение и доклад руководителю о причинах задержки или отсутствия сотрудников;

·  Вызов работников на совещания по требованию руководителя (в случае необходимости);

·  До начала совещания при необходимости подготовить писчую бумагу и необходимое количество стульев для участников;

·  После совещания необходимо привести в порядок кабинет руководителя, расставить стулья и убрать лишнюю бумагу.

Административное совещание это разновидность официального совещания (совет администрации, административный совет). Совещания такого рода проводятся один раз в неделю в определенное время (вторая половина рабочего дня). На такое совещание собирается определенный круг должностных лиц (члены администрации). Такие совещания планируются, составляется тематика, которая утверждается директором. Проводятся в кабинете руководителя и длятся от 40 до 50 минут. По ходу проведения такого совещания ведется протокол.

В обязанности специалиста ДОУ по подготовке и организации административного совещания входят:

·  Оповещение участников (при необходимости);

·  Контроль за явкой, доклад руководителю о причинах задержки или отсутствия сотрудника.

·  Приглашение на совещание работников в зависимости от тематики;

·  Вызов работников на совещание по требованию руководителя;

·  Напоминать участникам совещания (за2-3 дня) предстоящие вопросы обсуждения;

·  Готовить информацию о выполнении принятых решений предыдущего административного совещания;

·  Готовить кабинет для совещания (проветрить, бумага, позаботиться о достаточном количестве стульев);

·  После совещание кабинет привести в порядок;

·  Поставить на контроль принятые решения.

Проблемное (тематическое) совещание проводится для поиска оптимального управленческого решения. Проблемные, тематические совещания обязательно готовится заранее. Составляется повестка дня, список приглашенных, готовятся доклады, справочные материалы. Решения формируются в процессе дискуссии.

Проблемное совещание проводятся по плану, определяются для них конкретная тематика. В таких совещаниях принимают участие большое количество участников, и требует предварительной подготовки за 2 недели. Такая подготовка состоит из нескольких этапов:

На первом этапе проводится работа по подготовке тематического совещания с уточнения у руководителя даты, время проведения совещания, место проведения, повестки дня. Специалист ДОУ уточняет референтный список. Готовить проект приказа по подготовке и организации совещания.

На втором этапе специалист ДОУ составляет список предлагаемых участников и приглашенных. За 1 неделю специалист ДОУ приступает к оповещению участников. Оповестить участников можно по телефону, письмом, отправить факс, лично пригласить. Для этого специалист ДОУ готовит текст письма приглашения, телефонограмму и оформляет эти документы. Руководитель подписывает письмо и телефонограмму, письмо отправляют по почте, факсу, а телефонограмму передают по телефону.

Третий этап начинается за 3-4 дня до совещания. Специалист ДОУ готовит помещение. Расставляют столы, стулья. Зал украшают цветами. Устанавливается организационная техника.

Четвертый этап проходит в день проведения совещания. Перед началом проведения совещания (за 40 минут) проходит регистрация участников, заканчивается регистрация за 5 минут до начала совещания. За 45 минут специалист ДОУ проверяет и раскладывает на стол членов президиума материалы к совещанию, чистую бумагу, карандаши, минеральную воду, стаканы.

Тема 3.13.4. Организация деловых поездок руководителя

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Исследования показывают, что руководители организаций затрачивают на командировки в среднем 10-15% своего ежедневного рабочего времени, а в некоторых отраслях до 25 %. Это говорит о том, что необходимо планировать командировки, повышать их эффективность.

Специалист ДОУ по подготовке руководителя к предстоящей командировке выполняет следующие задачи:

1. Подбирает всю необходимую информацию для командировки руководителя.

2. Готовит, печатает материалы, документы, которые могут понадобиться руководителю.

3. Готовить совместно с руководителем и печатает программу командировки.

4. Обеспечивает руководителя канцелярскими принадлежностями, визитками, сувенирами.

Порядок подготовки командировки руководителя:

1. Издать приказ о направлении руководителя в командировку. Приказ издается на основании документа. Таким документом может быть: запрос из другой организации, города; приказ вышестоящей организации; решение трудового коллектива; решение совета директоров.

2. Обеспечить руководителя транспортными билетами.

3. Забронировать номер в гостинице, в том городе, куда едет руководитель.

4. Отпечатать в трех экземплярах программу командировки.

5. Подготовить необходимые документы к командировке. Оформить командировочное удостоверение, зарегистрировать его.

Подготовить канцелярские товары (папки для документов, ручку, бумагу).

При составлении и оформлении программы командировки специалист должен придерживаться следующих рекомендаций:

1. Программа командировки утверждается руководителем организации;

2.В программе обязательно указать, кто направляется в командировку (должность, Ф. И.О.);

3.Указать цель командировки;

4.Место назначения;

5.Время пребывания в командировке.

6. Текст программы лучше оформить в виде таблицы, разделами которой могут быть: номер по порядку, дата, время, мероприятия.

Во время отсутствия руководителя специалист выполняет следующие работы:

1. Выполнить все поручения руководителя, который готовит их в письменной форме.

2. Заняться текущими делами в меру своих полномочий.

Ежедневно получать, рассматривать и распределять корреспонденцию. Отдельно формировать документы для руководителя (документы важные на подпись, докладные и объяснительные, важный информационный материал по интересующим проблемам).

3. Вести телефонные разговоры, все телефонные звонки руководителю записываются на отрывных бланках.

4. Решать все вопросы, связанные с приемом посетителей. Особое внимание обратить на прием посетителей по личным вопросам. Прием нельзя отменять, его должен провести первый заместитель, об этом надо сообщить посетителям, которые записались на прием.

5. Провести ревизию своих дел (привести в порядок ящики стола, записи в записных книжках).

6.Печатать документы, которые накопились в течение последней недели.

После возвращения руководителя из командировки специалисту ДОУ необходимо:

1.  Доложить о положении дел в организации в его отсутствие.

2.  Доложить о телефонных звонках адресованных руководителю, при этом передавая информацию на отрывных бланках.

3.  Доложить о посетителях.

4.  Передать всю накопившуюся в его отсутствие информацию, документы.

Руководитель знакомит специалиста ДОУ с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

Специалист ДОУ дополнительно получает от руководителя информацию о результатах командировки в устной форме. Подготовка отчета требует от специалиста ДОУ точного знания цели командировки, кому он предназначен, какой объем должен иметь.

Обычно отчет о командировке включает три раздела:

·  Обоснование необходимости командировки;

·  Последовательность решения вопроса;

·  Выводы и предложения.

Тема 3.13.5. Подготовка и организация приема делегаций.
Подготовка и организация презентаций

Профессиональная деятельность организаций предполагает многочисленные контакты с коллегами по основной деятельности, с партнерами по бизнесу, в том числе, с иностранными партнерами. При организации этих контактов должен соблюдаться деловой дипломатический протокол, который регламентирует порядок встреч и проводов делегаций, проведения бесед, переговоров и приемов, ведения деловой переписки, подписания договоров и соглашений. Целью визита делегаций и представителей иностранных фирм может быть:

·  выяснение возможностей установления контактов;

·  проведение переговоров;

·  подписание документов;

·  организация семинаров, ярмарок, выставок и т. д.

Цель визита делегации, ее персональный состав и уровень представительства определяют уровень делегации и особенности ее приема. Другими словами, форма приема делегации зависит от цели приезда делегации и ранга ее главы.

Подготовка приема делегации

1-й этап - Подготовка документов для организации приема делегаций

Служебная (докладная) записка работника, ответственного за проведение приема делегаций, в том числе иностранных; Приказ о приеме делегации; Программа приема делегации; Смета расходов по приему делегации Приглашение членам делегации для участия в деловом приеме.

В каждой организации определен круг лиц, которые осуществляют подготовку и обоснование разработки проекта договора с партнерами по бизнесу. Как правило, именно работник, в должностной инструкции которого предусмотрено выполнение функций по проведению переговоров с реальными и потенциальными партнерами по бизнесу, готовит служебную (докладную) записку на имя должностного лица, уполномоченного принимать решение о целесообразности приема иностранной делегации. Таким лицом могут быть руководитель организации либо его заместители.

В служебной (докладной) записке в краткой форме обосновывается необходимость проведения переговоров и деловых встреч по вопросам сотрудничества (далее - приемов), а также предполагаемые представительские расходы, которые несет организация  - принимающая сторона.

В некоторых случаях вместо служебной (докладной) записки может быть подготовлена выписка из протокола общего собрания учредителей (акционеров) либо решение собственника для унитарного предприятия. В этом случае в выписке указывается обоснование предстоящего приема:

открытие нового направления вида экономической деятельности; расширение рынков (открытие торговых центров в других регионах, открытие сервисных центров по гарантийному и послегарантийному обслуживанию продаваемой продукции в других регионах); другие.

Рассмотрев служебную (докладную) записку или выписку из протокола общего собрания учредителей (акционеров), руководитель организации или уполномоченное должностное лицо принимает решение о целесообразности проведения приема. Такое решение оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации, в котором указываются:

цель визита делегации; время пребывания делегации; предполагаемое количество членов делегации; количество сопровождающих лиц от принимающей организации; лицо ответственное за разработку программы приема делегации; лицо ответственное за разработку сметы расходов по приему делегации; срок (сроки), к которому программа приема делегации и смета расходов по приему делегации должны быть представлены на утверждение.

Лица, указанные в приказе как ответственные, должны быть ознакомлены с приказом под личную подпись.

До приезда делегации, в том числе иностранной, принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:

общую программу, предназначенную для гостей; подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций.

Общая программа включает в себя информацию:

встреча делегации; деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы); прием (завтраки, обеды и т. д.); культурная программа; поездка по стране; проводы делегации.

Подробная программа включает в себя информацию:

персональный состав встречающих; участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения; преподнесение цветов, сувениров, подарков; приветственные речи; обеспечение транспортом; размещение в гостинице и т. д.

Во избежание срывов и накладок необходимо в программе отразить все организационные моменты, связанные с приемом делегации.

Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей

Общая программа приема иностранной делегации предназначается для членов делегации. В ней приводится расписание по датам и часам графика пребывания иностранной делегации в нашей стране с указанием мероприятий. Общая программа готовится, как правило, на русском (белорусском) языке и языке принимаемой стороны и вручается всем членам делегации в начале визита.

Рабочая программа приема иностранной делегации предназначена для принимающей стороны. В ней отражаются все организационно-технические аспекты приема иностранной делегации. В  частности, в рабочей программе должны быть предусмотрены: места и порядок проживания членов иностранной делегации (бронирование номеров в гостинице и т. п.);

·  места и порядок питания;

·  привлечение в переговорах переводчиков;

·  сопровождающие иностранную делегацию лица и представители от принимающей стороны и т. д.

Рабочая программа приема иностранной делегации содержит перечень мероприятий и лиц, ответственных за организацию и проведение мероприятий по приему иностранной делегации. Перечень обсуждаемых в ходе визита иностранной делегации вопросов, время и место их обсуждения конкретизируются с учетом предварительных данных, предоставленных иностранным партнером. Составленная программа приема иностранной делегации представляется руководителю организации на рассмотрение и утверждение.

Общая программа приема делегации должна включать следующие разделы: дата, время, мероприятие, ответственный за проведения мероприятия. Это программа утверждается руководителем организации.

Встречая делегацию, в том числе зарубежную следует иметь в виду необходимость соблюдения некоторых протокольных правил.

Ранг и должность главы встречающей делегации должны соответствовать рангу и должности прибывающего главы делегации. Другими словами, если приезжает глава иностранной фирмы, то его должен также встретить глава фирмы принимающей. Для встречи обычно прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2–3-х человек. Если гость приезжает вместе с супругой, то его встречает глава делегации также с супругой. Зарубежных гостей, приезжающих на фирму по приглашению или для ознакомления с ее деятельностью, глава фирмы должен встретить, проводить и приветствовать на торжественном приеме. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники фирмы. .

Слово "презентация" означает демонстрацию или показ изделий, информации и т. д.; лекцию, а также выставку или театральное представление.

Презентация является самостоятельной акцией, мероприятие по своей форме не что иное, как представление фирмы, новой продукции или услуги приглашенной аудитории.

Как правило, презентация фирмы проводится по случаю открытия или создания фирмы, демонстрации новых достижений, нового имиджа компании.

Предметом презентации может быть новая книга, журнал, телепрограмма, автомобиль, рок-группа, идея, лекционный курс, организационная структура, эффективная технология и т. д.

Смысл презентации – обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству со стороны общественности.

В бизнесе презентации составляют важный компонент процесса сделки.

Презентация – не лекция. Для нее не требуется информационная насыщенность, обязательная для академического сообщения.

Презентация – это мероприятие, в ходе которого один или несколько человек делятся идеями с другими людьми. Аудиторию могут составлять как два-три человека, так и большой конференц-зал.

Презентация может происходить на собрании рабочей группы, на заседании комитета, она может понадобиться в связи выведением товара на рынок, в ходе собраний совета директоров, на встречах с общественностью, на семинарах, при соискании вакансий, в ходе интервью средствам массовой информации, на пресс-конференциях.

Основными функциями презентации можно назвать:

1. Информационная.

Одна из важнейших функций презентации – информировать людей, которые пришли на нее, о новом продукте, товаре и т. д.

2. Убеждающая.

Презентация должна не только рассказать о новой продукции, но и убедить людей в том, что именно эта продукция им нужна, т. е. привлечь новых клиентов.

3. Позиционирование новой продукции на рынке.

4. Развлекательная.

Для кого-то презентация – отличный способ хорошо провести свободное время.

Следовательно, презентация – специальное мероприятие, проводящееся по случаю открытия или создания компании, демонстрации новых достижений, нового имиджа компании. Презентация выполняет ряд важных функций: информационную, убеждающую, позиционирование нового продукта на рынке и развлекательную.

Презентация – это цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно:

1.Приглашение и встреча

2. Пресс-конференционная часть

3. Презентационная часть

4. Неформальное общение

5. Сопровождение (дополнение) общения

6. Прощание

Неформальное общение – это коктейль (с напитками и минимум закусок), фуршет ("усиленный коктейль", он может включать горячие блюда, десерт, кофе и т. д.) или обед (с выбором блюд из меню либо без такового).

Чем сопровождается общение? Негромкой фоновой музыкой, лучше "живой" (фортепьяно, джаз, камерный оркестр), возможны ненавязчивые и недлинные вокальные вставки.

Почему в специальный этап выделяется "прощание"? Потому что неплохо, если человек уйдет с презентации с подарком (книгой, бутылкой вина, компакт-диском и проч.). Причем, если вы станете раздавать подарки в начале, они превратятся в некоторую обузу, которую некуда деть, а когда человек уходит – подарок окажется в самый раз.

Презентации бывают следующих видов:

1. Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т. п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.

2. Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т. д., достижение предпочтения марке и т. п.

3. Презентация проекта. Цель этого вида презентации – информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

4. Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель – ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

5. Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

Презентации могут проводиться в двух формах:

1. "Открытая" презентация.

Организуется для "случайных прохожих". Обычно устраивается для презентации новых магазинов, ресторанов, баров.

2. "Закрытая" (салонная) презентация.

Организуется для определенного круга лиц (клиенты, партнеры, пресса и т. п.)

Поскольку одной из главных задач в этом случае является привлечение внимание прохожих, которые должны заинтересоваться происходящим, при построении такого рода праздника упор делается на развлекательную программу с конкурсами, викторинами, розыгрышами и выступлениями артистов.

В этом случае план программы выглядит так:

1. Официальная (полуофициальная) часть;

2. Церемония открытия;

3. Развлекательная, конкурсная программа.

"Закрытая" (салонная) презентация может включать следующие мероприятия:

1. Официальная (полуофициальная) часть. Рассказ о процессе постройки, задачах, которые предстоит решать "предмету презентации"; выступления руководящих сотрудников, представителей городской администрации и т. п.

2. Церемония открытия (например, разрезание ленточки)

3. Фуршет + небольшая развлекательная программа. Развлекательная программа обычно строится из 3-4 эстрадных номеров и викторин.

Независимо от длительности презентации, она состоит из трех частей. Рекомендуется условно разбить презентацию на введение, основную часть и заключение.

Введение (15% времени) обычно включает:

- приветствие

- представление (тему)

- цель

- основной тезис выступления (основная мысль)

- общий обзор

Основная часть (75% времени)

Заключение (10% времени) включает:

- обобщение материала основной части

- повторение еще раз основной идеи выступления.

Следовательно, некоторые элементы структуры презентации зависят от вида и формы презентации. Но существует общая структура презентации, включающая в себя введение, основную часть и заключение.

Подготовка сценария презентации может строиться по следующей схеме:

1. Ведущий представляет руководителей фирмы присутствующим, и наоборот,

присутствующих отдельных наиболее интересных лиц всем остальным,

2. Показывается видеофильм длительностью 7-12 минут с сюжетами, отражающими общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую / технологическую / научную / художественную новизну объекта презентации,

3. Ведущий просит представителей фирмы сделать краткие сообщения (по 2-5 минут) по вопросам, потенциально интересным для присутствующих показать (желательно в действии) продукцию фирмы, – если не в реальном воплощении, то в макете, на диапозитивах / пленках с помощью проектора, другой демонстрационный материал,

4. Представители компании-хозяйки отвечают на вопросы присутствующих,

5. Слово предоставляется гостям для выступления с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями,

6. Приглашенным вручают подарки, сувениры, рекламные листки, памятки, значки,

7. Коктейль / банкет / фуршет а также развлекательная, менее формальная часть, предоставляющая приглашенным возможность установления контактов с представителями компании-хозяйки и друг с другом, неформального обмена информацией. Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации. Это следует использовать и организаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей. Наиболее широкие возможности для контактов обеспечивает проведение приема со шведским столом, когда участники могут свободно перемещаться и общаться друг с другом. Прием с рассадкой ограничивает контакты участника соседом справа и слева на длительный период, что препятствует широкому и свободному общению участников.

Следовательно, хорошая презентация получается, когда на успех одновременно работают три элемента: содержание, оформление и стиль выступления. Каждый из них требует внимания.

ТЕМА 3.14. РАБОТА СПЕЦИАЛИСТА СЛУЖБЫ ДОУ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО ДЕЙСТВИЯ

3.14.1. Направления деятельности специалиста службы документационного обеспечения с документами ограниченного доступа

Порядок отнесения документов к государственной тайне осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000-1 "О государственной тайне", в котором установлены три степени секретности:

·  особой важности,

·  совершенно секретно

·  секретно.

Порядок отнесения документов к различным степеням секретности регламентируется Постановлением Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 000 "Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности".
Указом Президента Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" был утвержден перечень, который включил в себя наименования государственных органов, наделенных полномочиями по распространению этих сведений.

Под государственной тайной понимаются защищаемые государством сведения - в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики, в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно - розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ.

К государственной тайне может быть отнесен весьма широкий круг сведений, касающихся всех сфер общественной и государственной жизни.

При решении вопроса об отнесении тех или иных сведений к государственной тайне, должностные лица, наделенные таким правом, должны учитывать, что определенные сведения не могут являться государственной тайной. В статье 7 Закона Российской Федерации "О государственной тайне" указываются сведения, которые не подлежат засекречиванию:

1.О чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях;
2.О стихийных бедствиях и их официальных прогнозах и последствия

3.О состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства и состоянии преступности;
4. О привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством;
5. О фактах нарушения прав и свобод человека;
6. О размере золотого запаса и государственных валютных резервах;
7.О состоянии здоровья высших должностных лиц России;
8.О фактах нарушения законности государственными органами и их должностными лицами.

Организационные, документационные и информационные технологии по работе со сведениями, относящимися к государственной тайне изложены в Законе Российской Федерации от 01.01.01 года № 000-1

"О государственной тайне". В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01г. № 000 "Об утверждении Инструкции о порядке доступа должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне"

Этот закон предусматривает допуск граждан к информации, которая относится к государственной тайне осуществляется в добровольном порядке и предусматривает: принятие на себя обязательств перед государством по нераспространению доверенных им сведений, составляющих государственную тайну; согласие на частичные временные ограничения их прав в соответствии с Законом "О государственной тайне";

письменное согласие на проведение в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий; о также ознакомление с нормами законодательства Российской Федерации о государственной тайне, предусматривающими ответственность за его нарушение; принятие соответствующего решения руководителем организации о допуске оформляемого лица к государственной тайне.
Взаимные обязательства администрации организации и оформляемого лица отражаются в трудовом договоре (контракте). Причины отказа работнику в допуске к государственной тайне указаны в статье 22 Закона Российской Федерации "О государственной тайне".

Решение об отказе в допуске к государственной тайне принимается руководителем организации в индивидуальном порядке с учетом результатов проверочных мероприятий. Гражданин имеет право обжаловать это решение в вышестоящую организацию или в суд.

Правила работы документами, отнесенными к государственной тайне, в учреждениях и организациях определяется специальными инструкциями и положениями, которые имеют одну из степеней секретности.

Конфиденциальный документ - доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 01.01.01 г "Об информации, информационных технологиях и защите информации" конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 000 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" определены следующие группы сведений:

1. О фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

2.Составляющие тайну следствия и судопроизводства;

3.Информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных.

4.Информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна);

5.Информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению).