Организация секретарского обслуживания (стр. 4 )

В действующих нормативных актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют исходя из сложившейся практики организаций и предприятий независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Наименование степени ограничения доступа обозначается реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу", который свидетельствует об особом характере информации. В действующих нормативных актах не отражено конкретное наименование грифов, поэтому их обозначение используется исходя из сложившейся практики организаций. Грифы могут иметь наименования "Для служебного пользования", (ДСП), "Конфиденциально" .

"Гриф ограничения доступа к документу" оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6."Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению", реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.

Права доступа к конфиденциальным документам в организации разграничиваются на основе предоставления различных полномочий по ознакомлению, регистрации, редактированию, снятию с контроля, списанию в дело, хранению, использованию и уничтожению.

Определение документов к категории конфиденциальных производится исполнителем и лицом, подписывающим документ, и руководителем организации, а на издании - автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.

Руководители имеют право снимать гриф с документов, подготовленных в данной организации, а также полученных от подведомственных организаций с уведомлением их об этом.

Руководители организаций, структурных подразделений и должностные лица несут ответственность за обеспечение правильного учета, хранения, размножения и использования документов с данным грифом, а также за соблюдением требований соответствующих инструкций, разработанных организацией по работе с конфиденциальными документами.

Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования конфиденциальных документов, а также их неразглашение возлагается на службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или специальное подразделение. Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с конфиденциальными документами, должны быть в обязательном порядке ознакомлены с соответствующими инструкциями по работе с ними.

Сотрудникам, допущенным к работе с конфиденциальными документами, запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в документах, если это не вызывается служебной необходимостью.

Правила работы с базами данных и автоматизированными информационно-поисковыми системами (ИПС) ограниченного доступа определяются техническими средствами, программным обеспечением и специальными технологическими инструкциями, разрабатываемыми информационно-технологическими службами, вычислительными центрами (ВЦ) организации.

Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним, составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Регистрации подлежат все поступающие и создаваемые документы, а также издания. Эти документы, учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры по количеству экземпляров.

Регистрация документов и изданий в ИПС производится отдельно от регистрации несекретной документации. При незначительном объеме документов и изданий в зависимости от степени ограничения доступа разрешается вести их регистрацию совместно с другой несекретной документацией. При этом в регистрационно-контрольных формах (РКФ) к регистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения допуска к документу, применяемого в организации, но в краткой форме, например: "ДСП" - для служебного пользования; "КФД" - конфиденциально и др.

Тираж издания, полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в РКФ учета и распространения изданий. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в РКФ. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Документы могут изготавливаться при помощи печатающих устройств и средств ЭВТ в зависимости от степени ограничения доступа и степени защиты технических средств и программного обеспечения работниками спецподразделения, непосредственным исполнителем, или в случае необходимости - технической службой.

На первом листе каждого документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия ответственного за распечатку документа и дата печатания документа (если документ печатался на принтерах средств ЭВТ - дополнительно указывается наименование файла, в котором набирался текст). Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет.

Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: "Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись". Технология дальнейшей работы с документами, находящимися в памяти средств ЭВТ, должна быть оговорена специальными инструкциями.

Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с ограниченным доступом, выпускаются с этим же грифом. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы учитываются и хранятся как несекретные материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке этих изданий.

Размножение документов и изданий производится под контролем службы ДОУ или другого подразделения, выполняющего соответствующие функции, по разрешению руководителя организации или структурного подразделения. Учет размноженных документов и изданий осуществляется каждого экземпляра рассылка и тиражирование документов и изданий производится на основании подписанных руководителем организации (структурного подразделения) списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Пересылка документов и дел в другие организации в пределах страны осуществляется, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами организации. Доставка документов и дел через представителей других организаций производится на основании доверенности.

Отправляемые документы, дела и издания помещаются в конверты, либо упаковываются. Использовать конверты с прозрачными "окошками" для пересыпки этих документов запрещается. На упаковке указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением грифа ограничения доступа.

На упаковке документов не указывают фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений.

Если в документах содержатся сведения, относящиеся к компетенции других организаций, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия организаций.

Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания.
Документы в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел с грифом ограничения доступа и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с документами добавляется указанная отметка об ограничении доступа.

При включении документа ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).

Срок хранения одного такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

По окончании делопроизводственного года дело ограниченного доступа просматривается экспертной комиссией организации (учреждения) полистно и, в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку содержащихся в нем документов.

В дела с документами открытого делопроизводства. в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к аналогичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.

Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати. в передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения. Дела и издания выдаются пользователям и принимаются от них под расписку в РКФ "Учета выдаваемых дел и изданий".

Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы.
Копирование для сторонних организаций документов полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями-составителями.

Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступа периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, а также при подготовке дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) к передаче в государственный архив (для коммерческих организаций при их ликвидации).

Решение вопроса о снятии грифа возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются заместитель руководителя организации, курирующего данные вопросы, представители службы делопроизводства. Решение комиссии оформляется составляемым по произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного хранения и долговременного хранения - в государственный архив.

На обложках дел с ограниченным доступом гриф погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

Для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности сотрудников предприятия за нарушение норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических и других барьеров.

Так же при организации работы с документами ограниченного доступа необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

1.Закон Российской Федерации от 01.01.01 года № 000-1 " О государственной тайне"

2.Закон Российской Федерации от 01.01.01 года "Об информации, информационных технологиях и защите информации"

3.Указ Президента Российской федерации от 6 марта 1997 года № 000 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"

4. Указ Президента Российской Федерации от 01.01.01 года № 64 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне "

5.Постановление Правительства Российской Федерации 5 декабря 1991 года № 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну"

6.Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 года № 000 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности"

ТЕМА 3.15. РАБОТА СПЕЦИАЛИСТА СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

Тема 3.15.1. Виды обращений.
Основные задачи службы ДОУ по работе с обращениями граждан

Особое место в деятельности любого управленческого аппарата занимает работа с обращениями граждан. Они рассматриваются как важное средство осуществления и охраны прав личности. В обращении граждане могут затронуть вопросы, касающиеся как интересов всего общества, так и прав и законных интересов автора обращения или других граждан.

Обращения частных лиц в государственные и общественные органы по различным вопросам жизни общества являются показателем их заинтересованного отношения к происходящим событиям, ценным источником информации о реальном состоянии государ­ственных и общественных дел.

Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам.

Должностные лица в пределах своей компетенции обязаны:

·  Рассмотреть обращения;

·  Принять решения;

·  Произвести необходимые действия;

·  Дать мотивированный ответ в установленный срок.

Руководители организации несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан. В организациях обращениями граждан занимается специальные отделы, которые входят в службу ДОУ

Основными целями отдела являются:

·  организация и координация работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан,

·  контроль за принятием решений по ним в установленные сроки.

Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:

·  постоянное совершенствование форм и методов работы с обращениями граждан;

·  обеспечение организации работы с обращениями граждан, контроля за их исполнением в нормативные сроки;

·  подготовка документов на архивное хранение и их текущее хранение;

·  сокращение количества повторных обращений;

·  выбор оптимальной организационной формы и современных технологий работы с обращениями граждан.

В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:

1. Организует работу по устным обращениям

·  Организует приемы граждан по личным вопросам ;

·  составляет график приема граждан по личным вопросам;

·  осуществляет запись граждан на прием;

·  обеспечивает проведение приемов граждан;

·  осуществляет регистрацию письменных и устных обращений граждан, принятых на личных приемах;

·  осуществляет контроль за исполнением поручений руководителя по исполнению обращений;

3.2. Организует рассмотрение письменных обращений граждан:

·  принимает, регистрирует, ведет учет и передачу поступивших обращений граждан на рассмотрение руководству;

·  передает рассмотренные руководством обращения на исполнение в структурные подразделения;

·  осуществляет оперативный контроль за исполнением обращений по срокам на основе электронной программы учета и поиска документов;

·  осуществляет оформление исполненных документов в дела временного хранения;

·  обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство администрации о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях;

·  обобщает сведения о количестве и характере обращений граждан, систематически знакомит руководство администрации с аналитическими и электронными материалами;

·  оказывает структурным подразделениям методическую и практическую помощь в организации работы с обращениями граждан.

3. Контролирует исполнение решений по обращениям граждан.

В соответствии с возложенными задачами и основными функциями отдел имеет право:

Представлять администрацию по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

Вносить на рассмотрение руководителям администрации предложения по вопросам совершенствования работы с письменными и устными обращениями граждан;

Направлять в организации письма граждан, относящиеся к их компетенции и ранее ими не рассматривавшиеся;

Контролировать сроки исполнения обращений граждан, запрашивать в подразделениях сведения о ходе их исполнения;

Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации и муниципальных предприятий, организаций и учреждений информацию и другие дополнительные материалы, касающиеся вопросов, поставленных в письменных и устных обращениях граждан;

Возвращать исполнителям на доработку ответы граждан, подготовленные с нарушением установленных требований;

Проводить проверки организации работы с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации;

Вносить руководству администрации предложения о применении дисциплинарных взысканий в случаях нарушения структурными подразделениями и должностными лицами установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;

Участвовать в обсуждении вопросов состояния работы с обращениями граждан, а также совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан;

Разрабатывать предложения о структуре отдела, должностные инструкции работникам;

Вносить руководству предложения о назначении, перемещении и увольнении работников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий; вносить предложения

Отдел обязан:

Соблюдать установленные Правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции,

Поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения должностных обязанностей;

Соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой.

Начальник отдела несет ответственность за:

Обеспечение установленного Инструкцией по делопроизводству и порядка работы с обращениями граждан, с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением:

Обеспечение конфиденциальности служебной информации в соответствии с установленными требованиями;

Соблюдение норм, правил и инструкций по охране труда и выполнение правил противопожарной безопасности.

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Под предложениями обычно понимаются обращения, содержащие предложения по совершенствованию политических, социально-культурных сфер деятельности органов власти и управления, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина.

Заявление — обращение граждан по поводу реализации личных прав или законных интересов.

Запрос — особый вид служебно-делового письма, направляемого в адрес предприятия представителями органов государственной власти или других предприятий. Обычно запрос выполняет двойную функцию. Во-первых, посредством запроса до сведения руководства предприятия доводится информация (чаще всего негативного характера), касающаяся деятельности предприятия. Во-вторых, в запросе практически всегда содержится просьба о представлении запрашивающей стороне информации, касающейся тех или иных направлений деятельности предприятия.

Под жалобой понимаются обращение по поводу нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, сообщение о бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, неправомерных действиях должностных лиц.

Жалобой признается также несогласие с решениями или дей­ствиями государственного или общественного органа, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан.

Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». В нем определен четкий порядок работы с этими документами независимо от категорий и специфики деятельности учреждения.

Помимо привычных терминов «предложение», «заявление» и «жалоба» в практику работы с этими документами включены такие понятия, как «ходатайство», «коллективное обращение», «петиция».

Ходатайство определяется как письменная просьба гражданина о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с представлением документов, их подтверждающих.

Коллективное обращение — обращение двух или более граждан в письменной форме, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании, имеющих общественный характер, и подписанное организатором и (или) участниками митинга или собрания.

Петиция — коллективное обращение граждан в органы власти о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения законодательства.

В Российской Федерации сложилась законодательно-нормативная база для организации работы с обращениями граждан, в которой определены ответственность, технология получения, обработки, контроля за исполнением обращения и анализа этой категории документов.

Тема 3.15.2. Прием и первичная обработка,
регистрация обращений граждан.
Контроль исполнения обращений,
текущее и архивное хранение

Работа с обращениями граждан является самостоятельным уча­стком службы документационного обеспечения. В тех учреждениях, где бывает много заявлений, предложений и жалоб граждан, создаются специальные подразделения — бюро, отделы или секторы. К ним в первую очередь относятся законодательные и исполнительные органы РФ, федерации РФ, субъектов местных органов управления и самоуправления.

В тех организациях, где обращений меньше, ими занимается специально выделенный сотрудник дело­производственной службы; наконец, работа с этой категорией документов может быть частью обязанностей секретаря руководителя. Руководители учреждений должны держать под личным контролем этот участок работы.

Технология работы с обращениями граждан требует выполнения следующих операций:

· прием гражданина;

· прием и первичная обработка письменных обращений;

· регистрация обращений;

· направление обращений на исполнение;

· уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

· уведомление заявителя о длительном рассмотрении обра­щения;

· контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;

· информационно-справочная работа по обращениям;

· извещение заявителя о вынесенных решениях;

· группировка дел и текущее хранение этих документов;

· анализ поступивших обращений;

· опубликование в печати обращений, имеющих важное общественно-политическое значение.

Обращение может быть подано в письменной форме лично, по почте, а также устно должностному лицу, наделенному правом рассмотрения обращений или ведущему личный прием.

Личный прием граждан осуществляют руководители учреждений, их заместители или ответственные лица. Прием должен быть тщательно организован. Табличка с указанием времени и места приема должна быть вывешена на видном месте. Приемная должна быть хорошо оборудована. Обязательно должны иметься бумага, ручки, чтобы обращение могло быть оформлено в письменном виде.

Во время приема целесообразно вести журнал, где фиксируются: дата приема, фамилия, имя, отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия принимавшего и результаты рассмотрения. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа, как с письменными обращениями.

Письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. Конверт не уничтожается, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа и, кроме того, адрес автора обращения может быть написан лишь на конверте. Конверт сохраняется вместе с документом до полного решения во­проса и помещается с ним в дело.

В нижнем правом углу документа проставляется регистрационный штамп учреждения, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Помимо даты в регистрационном штампе указывается регистрационный индекс, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Если к обращению прилагаются справочные материалы, они скрепляются с основным документом.

После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации — учета, контроля и справочной работы — является также свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на карточ­ках, а в тех случаях, когда в учреждение поступает немного обращений,— в журналах.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом.

В случае, когда полученное обращение не относится к компетенции получившего его учреждения, оно должно быть в пятидневный срок направлено в компетентный орган либо заявителю с разъяснением, куда следует переадресовать свое обращение.

Если в документе поставлены вопросы, требующие решения нескольких организаций, получившая его служба передает необходимую информацию в эти организации. Обращение может быть передано подведомственному учреждению при условии, что в документе не содержалось критических замечаний в его адрес. В этих случаях может быть увеличен срок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан. Такое первичное рассмотрение документов должно быть осуществлено в срок, не превышающий трех дней. В случае пересылки документов в другие организации заявители ставятся об этом в известность.

Если в процессе рассмотрения документа руководитель может сразу решить поставленный вопрос, он отражает свое решение в резолюции, на основании которой составляется ответ заявителю. Если вопрос требует разъяснения, в резолюции указываются исполнитель и срок ответного разъяснения документа. Все указания руководителя переносятся в регистрационно-контрольную карточку. Каждое решение должно быть принято с учетом требований конкретных законов, обстоятельств и причин, породивших критические замечания.

Исполнение всех поступивших и зарегистрированных предложений, заявлений и жалоб ставится на контроль.

Контроль за их исполнением можно разделить на следующие этапы:

· постановка документа на контроль;

· проверка своевременного доведения документа до испол­нителя;

· предварительная проверка и регулирование хода испол­нения;

· учет и обобщение результатов контроля исполнения;

· информирование руководителя.

Организация контроля за исполнением обращений обеспечивает своевременное и качественное исполнение предложений, заявлений и жалоб граждан.

Важным этапом в работе с обращениями граждан является организация информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр ставится в справочную картотеку.

Все этапы движения контролируемого документа должны быть отражены в регистрационной форме. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чем также делается отметка в регистрационно-контрольной форме

Предложения, заявления и жалобы после их разрешения должны быть возвращены работникам, ведущим делопроизводство. Формирование и хранение дел этой категории документов исполнителями запрещается.

Специалист ДОУ формирует их в дела отдельно от общей переписки. Вместе с обращениями подшиваются копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы. Каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу документов. Внутри дела эти группы документов располагаются в алфавитном порядке — по фамилиям заявителей. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей.

Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма подшиваются в отдельное дело. Предложения, заявления и жалобы по вопросам работы организаций группируются отдельно от обращений по личным вопросам.

При небольшом количестве обращений их можно группировать в дела и в хронологической последовательности. Дополнительные материалы по вопросу или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов, в дела группируются только исполненные документы.

На обложку дела выносятся следующие реквизиты:

· полное наименование учреждения с указанием его подведомственности;

· название структурного подразделения;

· индекс дела, если оно имеет несколько томов;

· заголовок дела (Ф. И. О. автора обращения);

· срок хранения дела.

Обложка дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа .

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях для справочных и других целей. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях 54-56 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения». Обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся 5 лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив.

Работа с обращениями граждан - это самостоятельный участок службы документационного обеспечения управления. В учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются специальные подразделения - бюро (отделы, сектора) жалоб и заявлений трудящихся.

Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем.

Хороший специалист осуществляет необходимые действия по работе с обращениями граждан в точные сроки и придерживаясь основных правил. От качества работы сотрудника будет зависеть удовлетворённость гражданина в решении того или иного вопроса, а также репутация сотрудника и всей компании в целом.

ТЕМА 3.16. ТРУДОУСТРОЙСТВО И КАРЬЕРНЫЙ РОСТ СПЕЦИАЛИСТА СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Тема 3.16.1. Методы поиска информации о вакантных должностях службы ДОУ. Подготовка к собеседованию. Карьерный рост специалиста службы документационного обеспечения управления

Чтобы поиск работы был успешным, надо использовать несколько источников возможных вакансий. Вот эти источники:

1. Служба занятости центры экспресс - обслуживания.

Однако служба занятости располагает не всеми вакансиями, которые есть в городе. Поэтому если поиск через службу занятости не дает результатов, это говорит в первую очередь о вашей пассивности.

2. Информация от друзей, знакомых и родственников.

Постоянно расширяйте круг своих знакомых, они могут иметь информацию о вакансиях (на своем предприятии, информацию от своих знакомых). Но не следует упрашивать их хлопотать о Вашем трудоустройстве. Большинство людей не любят брать на себя ответственность, за чью-то карьеру. Поэтому попросите своих знакомых просто дать Вам информацию о том, какие специалисты требуются у них на предприятии, а затем действуйте сами (выход на работодателя, разговор с ним).

3. Информация на улицах, метро (на стендах, рекламных щитах, магазинах, конторах).

Держите глаза и уши открытыми.

4. Средства массовой информации (газеты, радио, телевидение, INTERNET).

·  Этот способ можно использовать следующим образом:

·  Просматривать объявления о найме;

·  Дать объявления в газету, в сети INTERNET о себе как о профессионале;

·  Просматривать статьи, передачи о новых отраслях, предприятиях, где можно добыть информацию о свободных рабочих местах.

5. Поисковые визиты и телефонные звонки.

Поисковый визит или телефонный звонок – выход на работодателя, целью которого является разведка возможностей трудоустройства в нужной организации.

Некоторые фирмы нигде не сообщают о своей потребности в рабочих кадрах. Но это еще не значит, что у них не может быть свободных вакансий. Если Вы заинтересованы работать в какой то конкретной организации, можно предварительно навести справки о том, какие организации интересующего вас типа есть у нас в городе, а затем совершить поисковые визиты.

Где взять такую информацию об организациях? Существуют два способа:

·  Справочная литература (телефонные справочники, справочники организаций, в сети INTERNET;

·  Рекламные объявления о продукции фирм в газетах, на сайтах в сети INTERNET.

Занимаясь поиском вакантной должности, умейте грамотно составлять документы, необходимые при поиске работы и трудоустройстве, умейте правильно составлять резюме.

Цель резюме – привлечь внимание потенциального работодателя. Поэтому оно должно быть:

·  Резюме должно быть кратким (не более одной страницы, в крайнем случае – две);

·  Резюме должно быть аккуратно выполненным на компьютере, с хорошим принтером и на белой бумаге хорошего качества;

·  Резюме должно быть удобным для чтения (с использованием разного шрифта,14 с полуторным интервалом между строчками).

На просмотр резюме уходит не более 2-3 минут, и если внимание не удалось привлечь, резюме не сработало.

При написании резюме следует исходить из принципа избирательности, отбирая информацию для резюме согласно его целям. Можно сказать, что в резюме содержится вопрос, почему человек претендует на данную должность, ответ на который дает вся следующая информация, включенная в резюме.

Задача автора резюме – добиться, чтобы пригласили на собеседование.

Резюме, как правило, включает в себя следующие разделы:

Персональные данные (имя, адрес, номер телефона)

Цель трудоустройства, краткое описание того, на получение какой должности претендует человек.

Трудовой опыт. Это основная часть, в которой описывается опыт работы в хронологической последовательности. Необходимо указать даты начала и окончания работы, наименование организации, название должности, какую работу выполнял. При написании рекомендуется использовать глаголы действия, такие как «увеличил», «сэкономил», «добился».

Образование. Указать какие учебные заведения закончил, когда и какую квалификацию получил. В это раздел включить курсы повышения квалификации, которое подчеркнет повышения профессионализма. Писать информацию этого раздела необходимо в обратной хронологической последовательности.

Иная деятельность. Этот раздел может быть включен, если основного опыта работы недостаточно или есть профессиональный опыт, приобретенный за время работы по совместительству, внештатно.

Дополнительная информация. Указывается владение иностранными языками, компьютерными программами, наличие водительских прав, наличие собственного автомобиля, членство в профессиональных организациях. Хобби можно указать, если оно связано с желаемой работой.

Указать на возможность предоставления рекомендаций.

Информация, которую не следует включать в резюме:

·  Всю трудовую биографию. Работодателя интересует только последние 3-5 мест работы и период не более 10 лет;

·  Физические данные;

·  Фотографию;

·  Причины ухода предыдущего места работы;

·  Свои требования к заработной плате;

·  Имена рекомендаций, такой список можно подготовить, когда вас пригласят на собеседование;

·  Подчеркивать состояние безработного, не следует писать в «настоящее время – безработный»;

·  Проблемы со здоровьем, с детьми и другие проблемы, которые не стоит подчеркивать и в личной беседе с руководителем.

Телефонные звонки можно условно поделить на поисковые ( о которых мы уже упоминали) и звонки по заявленной вакансии.

Нужно учесть, что на том конце телефона Вас не ждут, и возможно, сейчас у них нет времени разговаривать с Вами.

До проведения звонка необходимо проанализировать:

·  Какого рода работа Вам нужна (определить свои возможности, навыки);

·  Чем Вы, можете заинтересовать работодателя (на этом можно акцентировать внимание).

Результаты анализа необходимо записать и держать листок перед глазами, когда Вы будете звонить.

Перед тем, как звонить, можете одеться в привычном для вас деловом стиле, даже если вы звоните из дома. Доказано, что внешний вид человека отражается на его внутреннем состоянии.

Собеседование – встреча с потенциальным работодателем или его представителем при приеме на работу.

Цель собеседования – познакомиться воочию, понять, насколько работодатель и соискатель подходят друг другу, а также обсудить детали сотрудничества. На собеседовании работодатель задает вопросы, касающиеся образования соискателя, его опыта, полученных навыков и знаний. Также возможны вопросы личного характера: цели и устремления в жизни, чего соискатель хочет добиться, какие у него планы. Как подготовиться к собеседованию?

1. Постарайтесь обеспечить себя сведениями об организации, в которую идете, и о возможной работе;

2. Имейте при себе копии документов (дипломов, свидетельств, резюме, и других полезных документов);

3.Приготовьтесь назвать фамилии и телефоны рекомендующих Вас должностных лиц, предварительно согласовав это с ними;

4.Точно узнайте местоположение организации и дорогу, чтобы не опаздывать;

5.Позаботьтесь о том, чтобы Вы располагали достаточным временем и не нервничали, если собеседование затягивается;

6. Придерживайтесь делового стиля, оденьтесь красиво, но не кричаще;

7. Составьте список ожидаемых вопросов и напишите свои ответы;

8. Специально подготовьтесь к обсуждению вопроса об оплате труда;

9.Хорошо проработайте ответы на наиболее вероятные вопросы, осуществляя это в форме игровой репетиции собеседовании.

Типичные вопросы работодателей при собеседовании:

·  Почему Вы хотите здесь работать?

·  Выполняли ли Вы работу такого рода ранее?

·  Что Вы делали с тех пор, как стали безработными?

·  Почему Вы ушли с последнего места работы?

·  Чем Вы занимались на последнем месте работы?

·  В чем заключаются Ваши сильные стороны?

·  Каковы Ваши слабые стороны?

·  Каково состояние Вашего здоровья?

·  Какую зарплату хотели бы получать?

·  Хотели бы Вы нам задать какие-либо вопросы?

·  С какими проблемами, по Вашему мнению, Вы, столкнетесь при выполнении этой работы?

·  Кто Вас может рекомендовать?

Заготовьте вопросы, которые Вы зададите, если Вам предложат такую возможность

Карьерный рост – это расширение полномочий и ответственности сотрудника, движение вверх, переход с одного уровня управления на другой.

Карьера – это процесс профессионального роста человека.

Профессиональная карьера – рост знаний, умений, навыков. Профессиональная карьера может идти по линии специализации (углубление в одной, выбранной в начале профессионального пути, линии движения) или транспрофессионализации (овладение другими областями человеческого опыта, связанное, сроке, с расширением инструментария и областей деятельности).

При выборе профессии необходимо знать о перспективах возможного карьерного роста. Карьерный рост зависит от трех факторов:

·  стремление к успеху на основе личных достижений;

·  стремление к власти (воздействовать на других);

·  стремление к признанию или причастности к делу компании.

Существует два способа карьерного роста:

1. Получение качественного базового образования путем приобретения специальных знаний (современные информационные технологии, основы управления, деловая этика, основы права, экономика предприятия, иностранный язык). Имея хорошую базовую профессиональную подготовку, есть вероятность уже занять более высокую должность.

2. Это приобретение профессионального опыта и стажа работы, начиная путь от низших должностей. Приобретенный профессиональный опыт и дополнительное обучение с повышением квалификации со временем позволит компенсировать низкий базовый образовательный уровень.

Повышение зарплаты тоже можно рассматривать как карьерный рост.

Карьерный рост специалиста ДОУ во многом зависит от масштабов и дальнейшего развития компании.

В настоящее время можно представить три «сценария» развития карьерного роста специалиста ДОУ.

Вертикальный рост – профессиональное продвижение внутри компании. Ведь все старания и успехи в работе специалиста ДОУ сразу заметны руководству. Хорошо зарекомендовав себя, можно вскоре стать помощником руководителя компании.

Горизонтальный рост – перемещение на другую должность. Часто специалиста ДОУ переводят на должность офис-менеджера, менеджера по персоналу, начальником отдела кадров.

Центростремительный рост – переход в другую компанию. Обычно специалист ДОУ покидает малые фирмы, где нет перспектив роста или низкие зарплаты. С приобретенным опытом работы и профессиональными знаниями их приглашаю в крупные компании на лучшие условия труда и высокую зарплату.

Чтобы добиться любого из перечисленных способов продвижения по карьерной лестнице, нужно поставить перед собой цель, приложить максимум усилий, и каждый день работать над собой.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

  1.  .Ерёмина секретарь: делопроизводство, организация работы, деловое общение / – Новосибирск: Сиб. Унив. изд.,2011 – (Школа секретарей).

  2.  Пшенко -референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности: Учебное пособие для учащихся учреждений начального проф. образования /, Е. Л Степанов-М.: Издательский центр «Академия»,20010 (Повышенный уровень)

  3.  Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): учеб.-практ. пособие /, и др. под ред. – М.: Проспект, 2009

Список электронных источников информации

  1.  http//allc. *****. metod