Руководство НАТО по каталогизации (стр. 4 )

Подраздел 641 – Общие сведения

641.1 Натовское Руководство по каталогизации опубликовано в виде ACodP–1. Это Руководство состоит из 7 глав, каждая из которых подразделяется на разделы, подразделы, на параграфы и подпараграфы.

641.2  NAMSA выпала задача обслуживать ACodP–1 и следить за внесением различного рода изменений в ACodP–1 (см. подраздел 461).

641.3  Просьбы и предложения по исправлению типографских ошибок или каких-либо неточностей, должны направляться страной (желающей внести такие исправления) в адрес NAMSA. Если никаких замечаний не поступает, то NAMSA имеет право вносить изменения в последующие издания ACodP–1 по своему усмотрению.

641.4  Для уточнения и обеспечения точности внесенных странами данных в таблицы ACodP–1 и АС/135 Cod SP, NAMSA, в январе каждого года направляет запросы во все страны с просьбой, подтвердить присланную информацию.

Ответы (даже если никакие изменения не вносятся) должны направляться в адрес NAMSA в течении 6-ти недель со дня получения страной запроса.

641.5  Для обеспечения правильной терминологии в двуязычном ACodP–1 и для иных, относящихся к делу действий, было условлено, что в период от 4 до 6 недель после публикации английского варианта текста издания, NAMSA разработает, зарегистрирует и опубликует ACodP–1на французском языке.

641.6 ACodP–1 выпускается и распространяется в электронном формате NAMSA. В формате бумажных экземпляров ACodP–1 издается только по запросам и за отдельную плату.

641.7  Для обеспечения постоянно изменяющейся информации (таблицы, координатные сетки/планы, сводки/резюме и т. д.), относящейся к различным разработкам в рамках NCS, публикуются материалы с дополнительными данными по каталогизации – AС/135 Cod SP.

AС/135 Cod SP издается и обслуживается NAMSA. Это издание на английском языке. В основном оно базируется на сводках и решениях Основной Группы АС/135 и/или

Подраздел 642 – Правила по организации работы и обновлению материалов (информации)

642.1  Правила организации работы (оформления0 и обновления глав в ACodP–1 совпадают со всеми указаниями ААР-3(Е). к этому документу следует обращаться при возникновении каких-либо затруднений.

642.2  Оформление страниц текста должно соответствовать следующим требованиям:

-  заголовки разделов должны быть написаны заглавными буквами;

-  в заголовках подразделов, параграфов или подпараграфов первые буквы слов должны быть заглавными, а остальные буквы маленькими;

-  ни заголовки, ни термины в тексте не подчеркиваются.

642.3  Нумерация страниц

642.3.1  Номера всех страниц главы начинаются с номера главы, выраженного заглавными римскими цифрами (I, II…VI…).

642.3.2  Нумерация страниц текста начинается указанием номера главы (выраженного римскими цифрами), затем, через тире указан порядковый номер страницы (выраженный арабскими цифрами), например: VI-800, VI-801 и т. д.

642.3.3  Приложения обычно располагаются в конце соответствующей главы ACodP–1. Все приложения четко помечаются и нумеруются, соответственно, следующим образом – римские цифры обозначают главу (документа), а арабские – порядковый номер страницы.

642.3.4  Добавления к приложению обычно располагаются после приложения. Добавления четко помечаются и указываются (так же, как и приложения) в Содержании документа. Страницы в них помечаются как и во всем документе (номер Главы –римские цифры, номер страницы – арабские цифры).

642.4  Маркировка страниц.

642.4.1 На каждой странице, содержащей печатный материал, имеется сокращенное обозначение документа - ACodP–1 и относящейся к тексту главы документа. Все это помещено в правом верхнем углу (на нечетной странице) или в левом верхнем углу (на четной странице). А также обозначение месяца и года издания документа, помещенное в нижнем правом углу (на нечетной странице) или в нижнем левом углу (на четной странице).

Когда меняется месяц и год последнего издания документа, соответственно, меняется и пометка в нижних углах страниц.

642.4.2 Новые издания Руководства НАТО по каталогизации или его отдельных глав должны быть идентифицированы буквой, заключенной в скобки и следующей за обозначением Руководства, например, четвертое издание ACodP–1 должно быть идентифицировано как – "ACodP–1 (D)".

Эта пометка находится либо в правом верхнем углу страницы, либо в левом (как это описано в параграфе 642.4.1 в соответствии с ААР-3(Е).

642.4.3  Для идентификации нового или исправленного текста на замененных страницах ACodP–1 эти части текста помечают вертикальной линией но полях страницы, а измененный текст подчеркивают.

642.4.4  Никаких пометок не требуется на свободных (пустых) страницах. Однако, на таких страницах должна быть надпись: "Эта страница умышленно оставлена свободной".

642.4.5  На титульной странице каждой главы ACodP–1 должны быть проставлены месяц и год опубликования документа.

Список опечаток, относящихся к главам ACodP–1, пронумерован, начиная с цифры –1.

В этом списке следует указать раздел и параграф, где имеется опечатка/изменение. В новом издании/перепечатке главы такой список опечаток/изменений должен обязательно быть представлен.

Регистрация (учет) страницы с опечатками/поправками (см.§ 642.5) должна аннотироваться соответствующим образом.

642.5 Учет страницы поправок/опечаток обязателен в каждой Главе ACodP–1.

Страница поправок/опечаток должна сохраняться до тех пор, пока соответствующая Глава в ACodP–1 не будет заменена новой изданной главой.

В приложении А к данной Главе документа приведен образец такой страницы поправок/опечаток.

642.6 Страница с общим содержанием Главы также обязательна для каждой Главы ACodP–1. Она отражает количество и названия глав, которые образуют документ ACodP–1. Перечень входящих в документ разделов/подразделов соответствующей главы и номер первой страницы документа обязательны для каждой Главы ACodP–1.

642.7 Ссылки на другие Союзные издания, STANAG's, подразделы и параграфы должны производиться следующим образом:

-  АР's и STANAG's: путем указания сокращенных обозначений, например, ААР-3(Е);

-  Подразделы и разделы в ACodP–1: путем указания номеров Разделов/подразделов;

-  Параграфы: путем указания номеров соответствующих параграфов.

642.8 Словарь ACodP–1 помещен в Главе VII и содержит термины и определения, применяемые в ACodP–1. Термины и определения из ААР-6 могут быть включены в ACodP–1 для более точной формулировки и исчерпывающего определения.

Раздел 650 – Стандартные рекомендации для разработок Натовских Форм АС/135

Подраздел 651 – Общие сведения

651.1 Все формы АС/135, включенные в ACodP–1: Натовского Руководства по Каталогизации, должны применяться вместе с установленными правилами NCS и соответствовать правилам, описанным в подразделе 652.

651.2 При подготовке или корректировке существующих Форм следует опираться на следующие критерии:

-  стандартное оформление блоков информации, типов шрифтов, заголовков и т. п.;

-  простая и последовательная компоновка форм;

-  понятная терминология с употреблением общепринятых терминов, DRN заголовков или сокращений (см. ACodP–1, глава VII);

-  легко читаемый текст.

651.3 Если критерии и правила не совсем согласовываются в данной Форме, то допускаемые отступления должны быть минимальными и ограниченными.

Подраздел 652 – ТУ на применяемые Формы

652.1  Основные характеристики.

а) В принципе, все формы АС/135 должны быть разработаны с учетом следующих основных характеристик:

(1)  формат бумаги: ISO А4 или А4L, если материал не укладывается в формат А4;

(2)  цвет бумаги: белый, а любой другой цвет только по специальной договоренности;

(3)  толщина и качество бумаги: 10,80 гр/m2 или эквивалент этих параметров.

652.2  Письменный материал (записи).

Письменный (напечатанный текст) материал должен располагаться на листе с полями следующего размера (в мм):

Формат (ISO 353)	Верх	Низ	Левое поле	Правое поле
А4	15	15	20	10
А4 L	20	15	10	10

652.3 Язык.

а) Формы должны включать все письменные выражения, присущие двум официальным языкам НАТО. В зависимости от места/площади в различных блоках или зонах, чередование языковых выражений должно быть следующим:

(1)  слева помещен английский вариант, а правее через черточку (дефис) – французский (например, REMARKS/REMARQUES);

(2)  сверху помещен английский вариант, а под ним французский – (MAGNETIC TAPES BANDES MAGNETIQUES).

b)  В обеих языковых версиях применяется один и тот же тип заглавных букв.

Примечание: Если пространство не позволяет применить выражение на двух языках в соответствии с правилами, то следует поступать следующим образом:

Английский вариант: на первой странице

Французский вариант: на следующей странице.

с) Если выражение пишется на обоих языках одинаково, то в Форме это выражение пишется только один раз.

652.4 Оформление материала.

а) Наверху каждой Формы в зоне, выходящей за рамку должна помещаться стандартная надпись: Система каталогизации НАТО

NATOCODIFICATION SYSTEM – SYSTEME OTAN DE CODIFICATION

Название фирмы:

TITLE OF THE FORM - на английском

TITRE DU FORMULAIRE – на французском

b)  Эта надпись должна располагаться между верхним краем листа и рамкой формы в 32 мм от верхнего края листа (см. 652.6).

c)  Формы, которые должны быть возвращены с ответом из места назначения должны иметь две зоны (горизонтальные зоны):

Часть А – используется отправителем;

Часть В – используется отвечающей стороной.

d)  Если Часть А и/или Часть В подразделяются на 2 или более логические части, то их следует помечать:

Часть А1, Часть А2….. и т. д.

Часть В1, Часть В2……и т. д.

e)  Обе части А и В должны начинаться с заключенного в рамку заголовка (180х15мм), подразделенного на три равных части (60х15мм), куда вписываются адрес и ссылочные данные.

f)  Вся Форма состоит из различных логических отсеков в соответствии с назначением Формы. Каждый такой отсек расположен в заключенной в рамку зоне, а между заголовком и рамкой должен быть интервал = 2мм.

g)  Если Часть А и Часть В или Часть А1, А2…В1, В2 должны располагаться на одной странице, рамки каждой части должны находиться на расстоянии в 7мм друг от друга.

652.5 Идентификация.

а) Идентификация формы.

Каждая форма идентифицируется путем выражения –

Форма НАТО АС/135 - № " n (YY. MM)

(английский вариант – французский вариант).

Это выражение помещается в рамку в верхней части формы.

Примечание:

Различные варианты одной и той же Формы идентифицируются дополнительно - (YY) – это год, (MM) – месяц.

b) Идентификация отправителя.

Отправитель идентифицируется в Часть А Натовской Формы (указываются следующие данные):

(1)  Код NCВ в отделении А1;

(2)  Ссылочный номер документа и дата отправления в отделении А2;

(3)  Подпись в отделении, расположенном в нижнем правом углу Формы в

с) Идентификация отвечающей организации в Части В:

(1)  Код NCВ в отделении В1;

(2)  Ссылочный номер документа и дата отправления в отделении А2;

(3)  Подпись ответственного лица в нижнем правом углу

652.6 СИСТЕМА КАТАЛОГИЗАЦИИ НАТО

TITLE OF THE FORM (in English)

TITRE DU FORMULAIRE (en Français)

PART A

A1	От кого	A2	Ссылки/дата	A3	Кому
A4

PART B

B1	От кого	B2	Ссылки/дата	B3	Кому
B4

Форма НАТО АС/135-№31

( YY. MM )

Раздел 660 – Административный процесс – АС/135

Подраздел 661 – Натовская автоматизированная бизнес-система (NAВS)

661.1  Общие сведения

NAВS – это инструмент управления документацией, применяемый в АС/135 для автоматической разработки и принятия повестки дня заседаний Основной Группы, Панели А и Рабочей Группы. NAВS использует современные программные средства и технологии, представленные СОТS, что позволяет потребителям управлять документацией на высоком современном электронном уровне.

661.2  Цели и задачи.

NAВS позволяет не только быстро переправлять документацию, но и хранить ее в электронном формате и делать ее доступной для переносных РС. Особенно важно обеспечивать такой доступ во время заседаний. Члены Комитета всегда своевременно могут получить точную информацию, относящуюся к повестке дня заседания. А участники заседания всегда имеют под рукой нужную инфoрмацию.

661.3 Процесс.

NAВS использует "Microsoft Outlook" - как центральное (основное) хранилище приходящей и уходящей информации. Все члены Комитетов осуществляют обмен информацией только в электронном формате. Вся входящая почта становится сразу доступной для всех членов комитета. Когда член комитета обращается к информации по повестке дня заседания, структура NAВS позволяет ему сверить документацию на его файле с самыми последними (свежими) данными, находящимися в системе. Каждый комитет имеет свою отдельную систему доступа. Это обеспечивает защищенность информации от других групп.

661.4 Инструкции по заполнению Натовской Формы АС/135 - № 31 "Стандартная Форма переписки NAВS".

Блок	Инструкция
От кого	Укажите "3-х буквенный" Код ISO, обозначающий страну из NCВ которой поступает сообщение, в соответствии с требованиями STANAG 1059 и СodSP-3
Кому	АС/135 Панель А или Основная Группа
Информ.	Укажите "3-х буквенный" Код ISO, обозначающий страну
Ссылка	Национальный ссылочный номер
Дата	Дата представления документа на рассмотрение
Номер акции /действия	К какой акции Панели А или Основной Группы имеет отношение информация
Пункт повестки дня	Соответствующий пункт повестки дня заседания Панель А или Основной Группы
Тема	К какой теме относятся действия
Приложение	Укажите количество приложений
Документы по теме	Укажите документы и ссылочные номера в хронологическом порядке
Текст	Текст, относящийся к теме
Подпись	Имя и должность члена Панели А или Основной Группы
Примечание для секретаря	Если документы нужно включить/не включать в следующую повестку заседания Р. А или МG, то подчеркните – "Да" и "Нет".

661.5 Применение Формы НАТО АС/135 № 31–Стандартная форма пере писки NABS

Образец Формы НАТО АС/135 № 31 опубликован в папке дополнительных документов с инструкциями по применению. Следует избегать представления корреспонденции по повестке дня в формате – dot file, т. к. преобразование формата dot file в doс file ведет к частичной потере информации. Документы должны представляться в соответствии с рекомендованным образцом и без каких-либо модификаций.

Страны, желающие внести один и тот же документ в повестки дня Основной Группы и Панели А, должны четко изложить свои пожелания и внести поправки в повестки дня Основной Группы и

При представлении Формы НАТО АС/135 № 31, страны должны гарантировать, что различные дополнительные документы будут либо вписаны в данный Формат (чтобы их сразу же было легко найти), либо являться отдельным дополнением (это разрешено только на первом уровне, а все дальнейшие дополнения и изменения должны быть представлены отдельно по Форме НАТО АС/135 № 31). Документы с приложениями и дополнениями будут возвращены стране, представляющей эти документы, с просьбой внести их в отдельный/самостоятельный файл, а не присылать их в качестве многочисленных дополнений. Страны несут ответственность за то, что вся представляемая той или иной страной корреспонденция должна принадлежать одному "объекту" (стране, организации и т. д.), а не отдельным разрозненным объектам. Это необходимо, чтобы избежать потери информации.

Стандартная форма переписки NABS

Форма НАТО АС/135 - № 31

СИСТЕМА КАТАЛОГИЗАЦИИ НАТО СТАНДАРТНАЯ ФОРМА ПЕРЕПИСКИ НАТО
От кого		Кому
Информация
Ссылка		Дата
Порядковый номер действия		Пункт повестки дня
Предмет
Приложение
Относящиеся к вопросу документы
	Ссылки	Дата
A
B
Текст
Подпись
Пожалуйста, включите данный документ в повестку дня следующего заседания	Да/Нет
Форма НАТО АС/135-№31	(03.01)

ПРИЛОЖЕНИЕ А

СПИСОК ОПЕЧАТОК К ГЛАВЕ Х

Ссылка	Раздел	Издано	Действие	Ссылка	Раздел	Издано	Действие
1	221.1.2	Jun 1996	86/13
2	232.3.1	Jan 1997	88/27
3
		Образец записей опечаток

*) Руководство по целям, АСоd P-1 и Cod SР - издаются как электронные публикации (в форматах МS Word и PDF) в январе и июле ежегодно. В переплете издаются только по запросам и при оплате за каждый экземпляр.