Стандарт организации. Система менеджмента качества. Внутренние аудиты (проверки) (стр. 1 )

Содержание

№	Наименования разделов	Стр.
1	Область применения	1
2	Нормативные ссылки	1
3	Термины, определения и сокращения	2
4	Общие положения	3
5	Подготовка и проведение внутренних аудитов	4
6	Мониторинг, измерение и оценка процесса внутреннего аудита	6
7	Требования к аудиторам	7
8	Конфиденциальность	8
9	Ответственность	8
Приложение А	Блок-схема процесса «Внутренний аудит»	9
Приложение Б	Форма Годового плана – графика внутренних аудитов	10
Приложение В	Форма Единого плана-графика внутренних аудитов	11
Приложение Г	Форма Плана внутреннего аудита	12
Приложение Д	Форма Листа уведомлений	13
Приложение Е	Форма Акта о несоответствии	14
Приложение Ж	Форма Отчета по результатам внутреннего аудита	15
Приложение И	Форма Журнала регистрации Отчетов по результатам внутренних аудитов	17
Приложение К	Форма Журнала регистрации Листов уведомлений и Актов о несоответствиях	18
	Лист регистрации изменений	19
	Лист регистрации ознакомлений	20

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

_______________________________________________________________________________

Введен впервые

Система менеджмента качества

Внутренние аудиты

_______________________________________________________________________________

Дата введения___________

1 Область применения

1.1 Настоящий стандарт устанавливает порядок планирования, подготовки и проведения внутренних аудитов (проверок) системы менеджмента качества (далее – внутренние аудиты) в ФГУ «Авиаметтелеком» и его филиалах (далее - Организация), порядок действий после окончания аудита, документирование всех процессов аудита. Блок-схема процесса внутреннего аудита приведена в приложении А.

1.2 Требования настоящего стандарта имеют целью обеспечить оптимальное и результативное функционирование СМК посредством проведения внутренних аудитов СМК.

1.3 Стандарт разработан в соответствии с ГОСТ Р ИСО (ИСО 9001:2008).

1.4 Требования стандарта обязательны для исполнения работниками всех отделов (подразделений[1]) Организации.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на документы, приведенные в таблице 1.

Таблица 1

№	Код документа	Наименование документа
1	ГОСТ Р ИСО 9000 – 2008 (ИСО 9000:2005)	Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
2	ГОСТ Р ИСО (ИСО 9001: 2008)	Системы менеджмента качества. Требования
3	СТО СМК – 8.5 – 06 – 2011	Корректирующие и предупреждающие действия

Окончание таблицы 1

№	Код документа	Наименование документа
4	РК СМК – 4.2 – 01 – 2011	Руководство по качеству

3 Термины, определения и сокращения

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте использованы термины, приведенные в таблице 2.

Таблица 2

Термин	Определение
Аудит (проверка)	Систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита
Аудитор	Лицо, продемонстрировавшее свои личные качества и обладающее компетентностью для проведения аудита
Высшее руководство	Лицо или группа работников, осуществляющих руководство и управление организацией на высшем уровне
Идентификация	Отождествление, установление соответствия, совпадения
Качество	Степень соответствия совокупности присущих характеристик требованиям
Контроль	Процедура оценивания соответствия путем наблюдения и суждений, сопровождаемых соответствующими измерениями, испытаниями или калибровкой
Корректирующее действие	Действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации
Критерии аудита	Совокупность политики, процедур или требований, которые применяют в виде ссылок
Несоответствие	Невыполнение требования
Свидетельство аудита	Записи, изложение фактов или другая информация, которые связаны с критериями аудита и могут быть проверены.
Операционные несоответствия	Несоответствия в исполнении утвержденных документов
Потребитель	Организация или лицо, получающие продукцию
Предупреждающее действие	Действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации
Результативность	Степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов
Системные несоответствия	Несоответствия в документах и процессах

Окончание таблицы 2

Термин	Определение
Уведомление	Свидетельство аудита, не носящее характер несоответствия и фиксируемое в целях предотвращения возможного несоответствия
Эффективность	Связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами
Примечание - жирным шрифтом выделены термины, используемые в ГОСТ Р ИСО (ИСО 9000:2005)

3.2 Сокращения

В настоящем стандарте использованы следующие сокращения:

АМЦ - авиационный метеорологический центр;

ИСО - международная организация по стандартизации;

ПРК - представитель руководства по качеству;

СМК - система менеджмента качества;

СТО - стандарт организации;

ФГУ - федеральное государственное учреждение.

4 Общие положения

4.1 Внутренние аудиты Организации представляют собой аудит первой стороны, проводимый самой Организацией для внутренних целей, для подтверждения результативности функционирования СМК, удостоверения того, что действия по улучшению качества продукции (услуг) и относящиеся к ним результаты удовлетворяют:

- требованиям ГОСТ Р ИСО 90ИСО 9001: 2008);

- требованиям действующего Руководства по качеству;

- требованиям существующих организационно-распорядительных документов Организации;

- запланированным мероприятиям.

4.2 Внутренние аудиты проводятся штатными работниками, прошедшими соответствующее обучение и получившими квалификацию аудитора внутренних проверок (далее — аудитор).

4.3 Проверки осуществляют аудиторы, которые не несут непосредственной ответственности за проверяемый участок работы.

5 Подготовка и проведение внутренних аудитов

5.1 Планирование внутренних аудитов СМК

5.1.1 В Организации установлен плановый порядок проведения внутренних аудитов СМК.

5.1.2 Планирование внутренних аудитов осуществляется на основе объектного подхода, то есть при проведении внутренних аудитов в качестве объектов проверок рассматриваются отделы (подразделения) Организации.

5.1.3 ПРК не позднее ноября текущего года в годовом плане – графике проведения внутренних аудитов (далее — план-график) отмечает сроки проведения внутреннего аудита. В таком виде план-график утверждается Генеральным директором (директором филиала). Форма плана-графика приведена в приложения Б

5.1.4 При составлении плана-графика следует учитывать результаты предыдущих аудитов, наличие претензий.

5.1.5 В плане-графике предусматривают аудит каждого отдела (подразделения) в соответствии со структурой Организации не менее одного раза в год.

5.1.6 План-график хранится у ПРК, который отвечает за своевременность проведения внутренних аудитов.

5.1.7 ПРК центрального офиса составляет Единый план-график проведения внутренних аудитов на основании планов-графиков филиалов (см. приложение В).

5.1.8 При возникновении сбойных ситуаций в процессе производства, появлении претензий от потребителей, а также по желанию потребителей или по желанию высшего руководства Организации, могут быть проведены внеплановые внутренние аудиты на основании соответствующего приказа руководителя Организации.

5.2 Подготовка к проведению внутренних аудитов

5.2.1 Аудитор, назначенный для проведения внутреннего аудита отдела (подразделения), не позднее чем за 3 недели до проверки составляет план внутреннего аудита по форме приложения Г и представляет его на подпись ПРК.

ПРК вносит Ф. И.О. назначенного аудитора в графу «Аудитор» плана-графика.

5.2.2 При составлении плана внутреннего аудита аудитор формулирует цель и определяет объем проверки.

5.2.3 В плане внутреннего аудита приводится наименование проверяемого отдела (подразделения), указываются дата и время проведения проверки, проверяемые элементы ГОСТ Р ИСО 9ИСО 9001:2008), внутренние и внешние документы, на соответствие которым будет проводиться аудит.

5.2.4 Аудитор не позднее десяти дней до начала внутреннего аудита извещает начальников проверяемых отделов (подразделений) о сроках проверки, передает им копию плана проверки.

5.2.5 Начальник отдела (подразделения) извещает работников о предстоящей проверке и готовит необходимые документы.

5.3 Проведение внутреннего аудита

5.3.1 Внутренний аудит СМК начинается с совещания аудитора с начальником и работниками проверяемого отдела (подразделения), участвующими в проверке. На совещании производится разъяснение задач и методов проверки, уточняются детали намеченного плана и т. д.

5.3.2 В процессе проведения внутреннего аудита производится сбор объективных доказательств посредством опроса работников проверяемого отдела (подразделения), изучения документов и проведения наблюдений. При этом обязательно производятся проверка ведения дел, внутренних и внешних документов и контроль за качеством исполнения процедур СМК работниками отдела (подразделения).

5.3.3 Все данные, полученные при проверке, аудиторы фиксируют в блокноте (тетради) произвольной формы. Формулировки должны быть конкретными, позволяющими осуществить обсуждение результатов проверки.

5.3.4 Завершается внутренний аудит ознакомлением с результатами проверки, уточнением неясных деталей с работниками проверяемых отделов (подразделений), выяснением мнения сторон. Аудитор высказывает рекомендации по улучшению работы отдела (подразделения) в рамках СМК Организации.

5.4 Оформление результатов внутреннего аудита

5.4.1 После окончания проверки аудитор регистрирует обнаруженные уведомления и несоответствия в Листе уведомлений и Акте о несоответствии, формы которых приведены в приложениях Д и Е. Исправления на бланках не допускаются. Лист уведомлений и Акт о несоответствии прикладываются в дальнейшем к Отчету по результатам внутреннего аудита (приложение Ж).

5.4.2 Начальник проверяемого отдела (подразделения) совместно с аудитором разрабатывает рекомендации и сроки по устранению выявленных несоответствий и причин, их вызывающих, которые вписываются в соответствующую графу Акта о несоответствии. Для устранения выявленных уведомлений составляется План корректирующих / предупреждающих действий с указанием сроков и ответственных за проведение корректирующих и предупреждающих действий (см. СТО СМК – 8.5 – 06 – 2011 приложение А)

5.4.3 Отчет по результатам внутреннего аудита оформляется аудитором в течение трех рабочих дней после окончания проверки.

5.4.4 Отчеты по результатам внутреннего аудита, Акты о несоответствии и Листы уведомлений должны иметь идентификационные номера. Идентификационный номер Отчета состоит из порядкового номера и двух последних цифр года через точку.

Пример - Отчет 01.11

Идентификационные номера Акта о несоответствии и Листа уведомлений обозначаются номерами ХХ ХХ ХХ, где:

-  ХХ - номер по порядку;

-  ХХ - порядковый номер Отчета по результатам внутренней проверки, к которому будет приложен Акт о несоответствии/Лист уведомлений;

-  ХХ - две последние цифры года.

Примеры

1 Акт 01.01.11

2 Лист уведомлений 01.01.11

5.4.5 Отчет по результатам внутреннего аудита утверждает руководитель Организации.

5.4.6 Отчет по результатам внутреннего аудита, Листы уведомлений и Акт о несоответствии регистрируют в соответствующих журналах (см. приложение И и приложение К).

5.4.6 Ответственность за разработку и выполнение корректирующих действий возлагается на начальника проверяемого отдела (подразделения), которому передаются копия соответствующих Листа уведомлений и Акта о несоответствии для исполнения.

 

6 Мониторинг, измерение и оценка процесса внутреннего аудита

6.1 Внутренний аудит должен проводиться в соответствии с требованиями настоящего стандарта.

6.2 По мере выполнения этапов аудита ПРК фиксирует в утвержденном плане - графике составление Отчета по результатам внутренней проверки, Листа уведомлений и Акта о несоответствии, проведение корректирующих действий (см. примечания в приложении Б).

6.3 Проведение мероприятий по устранению выявленных в ходе внутренних аудитов уведомлений, несоответствий осуществляют начальники проверяемых отделов (подразделений) в соответствии с Листом уведомлений и Актом о несоответствии. По мере проведения корректирующих действий они сообщают об этом ПРК, который направляет аудитора для проверки выполнения работ и оценки их результативности. Если аудитор признает, что несоответствие устранено, выявлены и устранены вызвавшие его причины, то он делает соответствующие записи в Листе Уведомлений и в Акте о несоответствии (в двух экземплярах — в отделе (подразделении) и у ПРК).

6.4 В случае, когда корректирующие действия не завершены в установленный срок, вопрос о продлении сроков выполнения корректирующих действий ПРК либо выносит на обсуждение Совета по качеству (при его наличии), либо обсуждает с руководителем Организации.

6.5 Оценка результативности процесса проведения внутренних аудитов осуществляется при анализе СМК со стороны высшего руководства. Критериями для оценки процесса могут служить следующие показатели:

- общее количество выявленных несоответствий и уведомлений (статистика по годам);

- количество несоответствий и уведомлений, выявленных при внешних аудитах (снижение количества несоответствий);

- наличие фактов выявления повторных несоответствий и уведомлений — для оценки результативности корректирующих действий;

- соблюдение плана-графика.

 

7 Требования к аудиторам

7.1 К проведению внутренних аудитов в Организации привлекаются работники, имеющие высшее образование, пользующиеся авторитетом в Организации, спокойные, уравновешенные, умеющие отстоять свое мнение, прошедшие обучение на специализированных курсах по подготовке аудиторов внутренних проверок СМК и получившие соответствующее удостоверение и имеющие стаж работы в Организации не менее 1 года.

7.2 Не реже одного раза в три года аудиторы, с целью подтверждения своей квалификации, направляются на специализированные курсы.