Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным – наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:
· План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
· Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
· Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
· Генеральный план следует пересматривать раз в год.
Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель – привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.
В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.
Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства – кровь из носа, но решить! Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.
В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов – сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены – перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Чтобы пояснить эту мысль на живом примере, приведу список своих задач на сегодня (16 марта 1999 года):
1. Закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
2. Закончить статью «Система управления временем Б. Франклина».
3. Поздравить приятеля с днём рождения.
4. Получить в университете информацию об апрельских курсах.
5. Забрать куртку из химчистки.
6. Купить стиральный порошок и туалетную бумагу.
7. Ответить на письма по поводу прошедшей игры «Что? Где? Когда?».
Первая задача является для меня первоочередной, т. к. сегодня истекает срок работы над программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум – завтра, но не позже 8 часов утра. Первоочередной является также третья задача – человека надо поздравить с днём рождения именно в этот день (впрочем, если бы разговор с ним мог отнять много времени, я бы отнёс эту задачу к второстепенным, так как работа над программой всё-таки важнее).
Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными – необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если я буду слишком занят и не смогу уделить время этим делам, я могу безболезненно отложить их на завтра.
Вторая, пятая и седьмая задачи являются для меня малозначительными – я могу сколь угодно долго откладывать их без особого ущерба для себя.
В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:
1. Обязательно закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
2. В перерыве – обязательно поздравить приятеля с днём рождения.
3. Если успею – получить информацию об апрельских курсах.
4. Если успею – купить стиральный порошок и туалетную бумагу.
5. В свободное время закончить статью.
6. В свободное время забрать куртку из химчистки.
7. В свободное время ответить на письма.
Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.
Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое – времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остаётся несделанным.
Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным – хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно – уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?
Американцы используют специальные ежедневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина. Я не знаю, можно ли найти такие дневники в Вашем городе, но Вы без труда можете расчертить подобным образом любой ежедневник.
Первые (либо последние) страницы ежедневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).
В начале ежедневника несколько, соответствующим образом размеченных, страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план – 4-й этаж).
В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план – 5-й этаж).
Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж).
|
В таблице предусмотрены два специальных столбца – для обозначения приоритета задачи («Пр.») и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны?
Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A», второстепенные – буквой «B» и маловажные – буквой «C».
|
Столбец статусов служит для того, чтобы Вы видели, что происходит с каждой задачей, выполнена ли она, или же отменена либо отложена. Завершённые дела рекомендуют отмечать птичкой (ü). Отменённые – по той или иной причине – крестиком (û), желательно также вписать причину, по которой задача была отменена. Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего – следующего), а в графе «Статус» за текущий день рисуется стрелка (è) и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача. Возможно также выделение разных статусов цветом.
Например, в конце рабочего дня моя табличка может выглядеть вот так:
|
Это означает, что первая, третья и четвёртая задачи были выполнены, пятая и шестая задачи были отменены, так как они были решены без меня, и, наконец, вторая и седьмая задачи не были выполнены в течение дня, поэтому я перенёс их на послезавтра (и на страничке за 18/3/99 появились соответствующие записи).
Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы – как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.
В заключение следует обратить внимание на то, что использование системы Франклина ни в коей мере не входит в противоречие с применением какой бы то ни было системы хронометража. Наоборот, одновременное использование обеих систем может быть вдвойне эффективно, т. к. позволяет взглянуть и «вперёд», и «назад».
ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ
Не уметь общаться может только физик-теоретик. Любой рабочий же день лидера – состоит из общения.
Деловое общение – межличностное взаимодействие с целью организации и оптимизации предметной деятельности (производственной, научной, финансовой, управленченской).
Цель ДО – организовать плодотворное сотрудничество.
Ключевые задачи ДО:
Ñ Организация эффективного производства.
Ñ создание условий для качественного выполнения служебных обязанностей и жизни трудового коллектива.
Ñ Обеспечение условий для принятий эффективных решений.
Виды делового общения (ДО) по характеру отношений.
m Необходимое (без контактов совместная деятельность невозможна)
m Желательное (контакты способствуют более успешному общению)
m Нейтральное (общение не помогает, но и не мешает качественно выполнять обязанности)
m Нежелательное (конфронтационное)
Основные характеристики
Регламентированность:
F подчинение ВСЕХ участников общения установленным правилам и ограничениям производственной дисциплине);
Fсоблюдение правил речевого и делового этикета (умение демонстрировать уважение к коллегам, вести деловую переписку, представлять себя и организацию и пр.);
F ограничение во времени (регламент);
F закрепленность коммуникативной роли на время ДО (фамильярность наносит ущерб деловой репутации)
Равная высокая ответственность за результат делового общения. Отсюда – высокие требования к подбору кадров и деловых качеств сотрудников.
Принципы эффективного ДО
Принцип взаимной вежливости:
F максима такта (не затрагиваются проблемы, потенциально опасные для ДО);
F максима великодушия (терпимое отношение к промахам коллег);
F максима одобрения (позитивная оценка собеседника);
F максима скромности (реалистическая, объективная самооценка);
F максима согласия (отказ от конфликта для решения более серьезных проблем, сохранение основы взаимодействия)
Принцип равной безопасности участников ДО (непричинение физического, морального, финансового, информационного ущерба партнеру)
Принцип децентрической направленности поведения (прежде всего дело, а не защита амбициозных, эгоцентрических интересов; поиск оптимального решение проблем)
Исходите из интересов дела!
Наиболее типичный
внешне привлекательный облик
CОдежда классического покроя, сочетающейся гаммы цветов (Но: «недоговоренность»)
C Начищенная классическая обувь
Яркая, броская деталь (галстук, косынка)
Строгая классическая прическа (Но: естественность, небольшая «растрепанность»)
Одним из важных правил является то, что нельзя надевать новые вещи на выступление, т. к. можете себя чувствовать дискомфорт.
Общение – искусство, в котором правила не более, чем руководство к действию
Деловое общение – одна из основных наших функций в бизнесе. Можно быть преуспевающим физиком-теоретиком или программистом и не уметь общаться. Однако не может быть преуспевающего руководителя или лидера организаций, испытывающего трудности с общением.
Общение включает в себя вербальные и невербальные каналы передачи информации. При этом информация, поступающая по невербальным каналам, может, как подкреплять, так и противоречить сообщению, передаваемому при помощи слов. Невербальный язык менее контролируем сознанием, чем вербальный, а потому и более достоверен. Если информацию, поступающая по невербальному каналу, противоречит информации, полученной по вербальному, то верить следует невербальной.
Общение – двусторонний процесс, в котором восприятие чужих идей занимает в полтора раза больше времени, чем изложение своих. Поэтому умение слушать и подтверждать партнеру понимание его идей критично для установления взаимопонимания.
Общение включает в себя фазы формирования идеи и облечения ее в слова, передачи и восприятия сообщения, обратной связи. На каждой стадии возможны ошибки, приводящие к потере взаимопонимания.
Участники общения имеют разные картины мира, интересы и позиции. Сообщение следует строить на основе картины мира собеседника и говорить о его проблемах, а не о своих.
Слова и термины также могут иметь свой, особенный для каждого участника общения, смысл. Разные смыслы приводят к различным толкованиям слов. Возможную путаницу можно предотвратить, если использовать профессиональные термины собеседника и конкретные (а не абстрактные) слова. При этом полезно согласовать значения тех слов, которые могут иметь несколько толкований.
Слова также могут иметь эмоциональную окраску, причем различную для разных собеседников. Слов, имеющих для собеседника негативную окраску, следует избегать.
Взаимопониманию могут также мешать помехи при передаче сообщения. К их числу относятся физические факторы, противоречивые сигналы и избыточное число посредников.
Полученное сообщение воспринимается собеседником. Восприятию сообщения могут мешать физические факторы, эмоциональное состояние, недостаток внимания. Конкуренция со стороны других сообщений также не способствует восприятию.
Получение сообщения подтверждается обратной связью, которая позволяет оценить степень восприятия и интереса аудитории.
Для установления взаимопонимания нужно:
· четко представлять:
· цели сообщения;
· аудиторию;
· сконцентрироваться на сути и избавиться от лишних деталей;
· выделить ключевые идеи и дать им необходимую поддержку;
· устранить помехи;
· использовать обратную связь.
Давайте подробнее остановимся на некоторых аспектах без которых деловое общение невозможно, т. е. сейчас поговорим, что может способствовать качественному деловому общению. Какие есть составные части? Вывести на то, что при деловых встечах нам необходимо что-то презентовать, представлять, защищать и т. д. т. е. выступление перед аудиторией, соответственно останавливаемся на волнении.
Волнение
Я не знаю ни одного человека (включая и себя), кто совершенно не испытывал хотя бы легкого
волнения перед любом выступлении, будь то действие на сцене или же на собрании, либо на экзамене. Мы же говорим об избыточном волнении, парализующим память и речь, жестикуляцию и мимику. Пожалуй, преодоление одного только этого страха позволило бы сотням и тысячам выступать успешно и с удовольствием.
Сначала выясним природу волнения. Что это такое? Это всего лишь комплекс биохимических реакций, характеризующийся выбросом адреналина в кровь. А что дает адреналин в крови? Улучшает реакцию, кровоснабжение (в том числе коры головного мозга), появляется блеск в глазах (увлажнение слизистой глаза), румянец на щеках и так далее. И кто-то предлагает бороться с волнением? Да это как раз то, что необходимо блестящему оратору, чтобы произвести неизгладимое впечатление! Это та энергия, которая передается слушателям и заставляет их ерзать на сиденьях, немного привскакивать в местах наибольшего накала. Адреналин – наш союзник, дорогие ораторы!
Но… Повторю: сейчас речь идет об ИЗБЫТОЧНОМ, парализующем волнении. Адреналина в нашу кровь поступает слишком много. Это потому, что современный человек боится публичного выступления больше всего на свете (были проведены соответствующие исследования), даже больше смерти, как ни странно. Поэтому организм и вырабатывает адреналина больше, чем при смертельной опасности. Таким образом, одна из наших главных задач – снизить субъективную значимость предстоящего выступления и снять первобытный страх смертельной угрозы.
Примем как факт, что от волнения избавиться невозможно, Вы и сами это хорошо знаете. И не нужно, как мы договорились. Не стоит принимать успокоительное!!!
Оно ухудшает реакцию и делает работу мозга вялой. Темп Вашей речи будет неприемлемым. Энергетика ниже ватерлинии. Волноваться, может, Вы и будете меньше, но эффект выступления от этого только пострадает. К тому же, мы с вами – мыслящие существа, договоримся, что все, чего можно достигнуть без применения препаратов, будем делать без них. То есть – все.
К тому же, помните вступительные экзамены в институт? Стоит Вам начать говорить, сразу станет легче. Впрочем, есть несколько упражнений, позволяющих хотя бы дожить до собственного выступления:
1. Сидя в ожидании, пока Вас объявят, опустите руки и расслабьте их. Представьте, что они стали настолько длинными, что уперлись в пол... Представили? (Молодые девушки норовят представить у себя невероятной длины ноги, но это совсем другое).
Теперь то напряжение, которое Вы испытываете, направьте по рукам в землю. Почувствуйте, как оно уходит. Не слишком увлекайтесь, Вас уже зовут второй раз...
2. Поболтайте кистями, подвигайте в воздухе пальцами, разомните руки. Вы и сами много раз делали это интуитивно. Врачи и психологи подтверждают, что гимнастика кистей рук позволяет не только снизить парализующий эффект волнения, но и стимулирует работу речевого аппарата, повышает сообразительность и красноречие. Красноречивого объяснения наука пока не дает. Астрологи трактуют это так: планета Меркурий управляет в теле человека кистями рук, а также коммерческими способностями и речью. Разминая руки, мы активизируем Меркурий, соответственно активизируется и речь.
3. Пройдитесь быстрым шагом, помашите руками (только без свидетелей).
4. Вообразите, будто бы сидите в пальто и чувствуете его тяжесть на своих плечах. Вспомните, как ведет себя наше тело, когда мы боимся. Мы наклоняем голову вперед и поднимаем плечи, будто готовимся к подзатыльнику. Поскольку связь мозга и мышц тела носит двусторонний характер, мы, воздействуя на тело, меняем и свои эмоции.
Опустите плечи, поднимите подбородок, выпрямите спину. У Вас должна быть осанка спокойного и уверенного в себе человека
5. Подвигайте челюстью взад-вперед.
6. Подышите глубоко с выпячиванием и втягиванием живота.
Важно!!!
всегда делайте одни и те же упражнения одинаковое количество раз
Причиной стартовой лихорадки в большинстве случаев является недостаток уверенности в себе. Это опасение оказаться несостоятельным и не получить признания большинства. Следствием является психический стресс и нервный срыв. Чтобы этого не произошло:
1. Мы готовимся к речи основательно, насколько это возможно
2. Во время пробной речи полностью ставим себя в реальную ситуацию
3. Мы просим пару хороших друзей сесть впереди в зале. Когда видишь перед собой
4. людей, которым доверяешь, то чувствуешь себя увереннее
5. Перед началом речи снимаем напряжение. Полезно позволить себе немного праздности,
6. можно использовать занятия, действующие, как отдых. Не забывайте прогулки. Но есть надо мало! Особенно если вы – начинающий. Сделайте двадцать глубоких вдохов.
8. Непосредственно перед началом речи мы говорим подчеркнуто медленно и спокойно.
Субъективное время выступающего и слушающего не совпадает. У Вас во время выступления все процессы в организме идут быстрее и ваша речь для вас – нормальна. Публике же кажется, что вы тараторите. А это читается аудиторией, как признак неуверенности и желания поскорее избавиться от этого кошмара. Если же вы часок перед речью будете говорить, как мальчик с задержкой умственного развития, то под действием этого эталона субъективное время выровняется.
Неадекватная стартовая лихорадка – совершенно нормальная промежуточная стадия для любого начинающего оратора. Опыт учит, что она медленно, но постепенно ослабевает по мере увеличения речевой практики. Утешьте себя этим и практикуйте постоянно.
И главное: вы идете к публике, чтобы помочь ей. С чего вы взяли, что можете позволить ей себя оценивать? Даже если Вы на экзамене. Скажите себе: «Я – хозяин зала. Добрый, но справедливый!».
С этим тезисом смыкаются еще два упражнения. Первое называется «Кто в клетке?». Просто поймите, что не на вас пришли смотреть зрители, как в зоопарк, а вы идете смотреть, как они себя будут вести. Напоминайте себе об этом в ходе всего выступления. Наблюдайте за ними, подмечайте забавные моменты.
И еще. Ощущение того, что твои слова нужны людям и тебе есть, что сказать, снимает многие барьеры перед выступлением. Чтобы их преодолеть, сосредоточься на своем ощущении и скажи вслух: “Я знаю то, чего не знают слушатели. Я хочу им об этом рассказать. И они хотят это услышать от меня!”
И еще. У выступающего конечное количество энергии. Часть ее он расходует на поддержание жизнедеятельности организма. Часть – на базовую деятельность головного мозга. Это неизменные показатели. Остальное немногое – на то, чтобы донести до аудитории главную мысль выступления. Если же он часть и этого жалкого остатка станет тратить на то, чтобы оценивать себя со стороны и переживать, как это смотрится – труба-дело. Сосредоточьтесь на главном: на достижении ЦЕЛИ вашего выступления.
И даже это еще не все, что можно сказать о волнении. Но освойте пока то, что получили. Хватит пускать волну! У вас уже достаточно знаний, как это сделать. Так сделайте!
Желаю вам спокойствия и новых побед над собой!
Скажите, какую реакцию у вас вызовет задание о написании очень сложного доклада или просто новость о экзамене через 60 дней? ___ как правило это - кошмар, ужас и т. д.
О чем мы начинаем думать, что до экзамена 60 дней и 60 вопросов, например, соответственно мы рассчитываем, что в день по одному вопросу-легко!
Проходит 30 дней! 2 билета в день - не сложно! 4 билета – реально, 6 билетов - можно, 10-билетов - сложно, 15 билетов - кошмар, я не успею, 30 - что делать? 60- а-а-а-а-а-а-а-а-а-а-а
Почему это происходит? Вы мысленно оттягиваете это событие.
Рассмотрим другой вариант, вам сообщают, что через 60 дней вы поедите в Грецию, все оплачено. Какая фраза вам придет в голову? Супер, классно и т. д. и что начнет происходить? А на следующий же день вы посмотрите в интернете информацию о стране, будете следить за новостями в этой стране, начинаете покупать уже на 5 день: сумочку, шлепки и т. д., сообщаете друзьям – т. е. вы приближаете тем самым событие, такое ощущение, что вы уже там - и соответственно дни проходят незаметно.
Так почему же это происходит? Все зависит от настроя, ведь в первом случае у нас негативные настрой, а во втором случае - положительный! Придумайте причину, пор которой и экзамен станет для вас праздником. Проговорите - экзамен-супер, легко, пусть это будет противоречить вашему внутреннему сознанию, но скоро все поменяется )).
Выбор цели выступления
Как же с успехом выступать, вести презентацию или просто что-то объяснять? И что считать успехом? Аплодисменты? Обилие вопросов? Или что-то еще?
Какая у вас цель вашего прихода на эту обучающую программу? (отвечают)
А это, как раз, зависит от той цели, которую вы себе ставите. Если цель была сорвать аплодисменты, и они прозвучали – это успех? Не-а! Это просто некорректно поставленная цель.
Цель любой деятельности лежит за ее пределами. А аплодисменты – внутри. Какова ваша истинная цель? «Создать впечатление! Запомниться! Понравиться!» - отвечают обычно участники тренингов. «А зачем? Для какого результата?». И тут-то происходит прозрение!
Для того чтобы ускорить этот процесс, задам главный вопрос: «Что должны сделать ваши слушатели после выступления?». Не «сходить в буфет», конечно, имеется ввиду, а…
Проголосовать за вашу идею.
Приобрести вашу продукцию.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 |
