8.19. При первом представлении описей дел постоянного хранения на утверждение ЭПМК к каждой описи составляется историческая справка, в которой излагаются принципы отбора дел на постоянное хранение и порядок систематизации дел в описи. Историческая справка к каждой описи составляется также и при последующих передачах дел на хранение в государственный или муниципальный архив.
8.20. Годовые разделы описей дел постоянного хранения должны рассматриваться ЭК, после чего, в случае согласования, в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются в ЭКУ для согласования и направления для утверждения ЭПМК через три года после сдачи дела в архив суда. Опись дел постоянного срока хранения изготавливается в четырех экземплярах.
После утверждения годового раздела мировым судьей и ЭПМК первый экземпляр годового раздела описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются на судебном участке.
8.21. На экземпляре описи, который хранится в архиве, ЭПМК ставит штамп утверждения описи.
8.22. После внесения дела в опись на его обложке, рядом с пометкой «постоянно», проставляется номер описи и номер дела по описи.
8.23. Номер описи присваивается на годовой раздел описи по сроку хранения дела:
Опись № 1 – постоянного хранения;
Опись № 2 – временного (свыше 10 лет) хранения;
8.24. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указывается количество листов описи, общее число дел, внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.
9. Передача дел и других документов в архив
мирового судьи, их хранение и использование
9.1. Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях, дела общего делопроизводства передаются секретарем суда в архив ежегодно, до 1 декабря следующего года по завершению их делопроизводством.
ПРИМЕР: Дела, законченные делопроизводством в 2009 году, должны быть переданы в архив не позднее 1 декабря 2010 года.
9.2. Документы временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела постоянного хранения.
9.3. Документы кратковременного хранения (до 5 лет) или «до минования надобности» в архив не передаются. По истечении срока хранения, предусмотренного номенклатурой дел, или до минования надобности они уничтожаются, о чем составляется акт (приложение 6).
9.4. Уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях передаются в архив по учетно-статистическим карточкам и описям дел, составленным секретарем суда и проверенным помощником мирового судьи.
9.5. Дела в архив передаются по акту, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается секретарем суда и утверждается мировым судьей.
9.6. Поступившие в архив дела и другие документы хранятся в хронологическом порядке.
9.7. Дела систематизируются в зависимости от их объема по 10 – 50 штук в коробке, пачке, связке. На корешке обложки каждой пачки, а также на коробке указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, помещенных в данные пачки, коробки или связки.
Пример оформления бирки на пачках, связках или коробках с делами:
|
9.8. Если исполнение по делу не закончено, дело в архив не сдается. В этом случае на учетно-статистических карточках делается пометка о том, у кого находится дело на хранении.
9.9. По окончании исполнения по делу на учетно-статистической карточке делается отметка о передаче его в архив.
9.10. Из архива дела могут выдаваться по служебной необходимости с письменного разрешения мирового судьи и подлежат возврату в архив.
9.11. О выдаче дела делается отметка в «Журнале выдачи дел из архива» (приложение 13), в котором указываются следующие данные: номер дела, номер описи, дата его выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата его возвращения.
9.12. Дело, хранящееся в архиве, может быть истребовано для служебных целей во временное пользование по отдельному письму или запросу. Секретарь суда о выдаче истребованного дела также делает отметку в журнале выдачи дел из архива.
10. Отбор документов и оформление их на уничтожение
10.1. Находящиеся на судебных участках уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях дела и дела общего делопроизводства, по которым истек срок хранения, установленный Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ , Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры РФ отбираются к уничтожению.
10.2. Отбор уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и дел общего делопроизводства к уничтожению осуществляет секретарь суда, путем составления соответствующего акта (приложение 6) совместно с помощником мирового судьи.
10.3. Отбор уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и дел общего делопроизводства к уничтожению оформляется актом (приложение 6) и производится только после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за тот же период, что и дела, подлежащие уничтожению.
10.4. Акты о сдаче дел (нарядов) на постоянное хранение, согласованные с экспертной комиссией судебного участка, подлежат утверждению мировым судьей только после соответствующего утверждения ЭПМК описей дел постоянного хранения за этот период. После этого мировой судья имеет право уничтожить дела, включенные в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 6), в соответствии с установленным порядком.
10.5. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2001 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2005 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2007 года.
Необходимо учитывать, что исчисление сроков хранения уголовных дел производится с момента погашения судимости.
10.6. Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.
10.7. Из отобранных к уничтожению дел необходимо оставлять на постоянное хранение подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.
10.8. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты.
10.9. Одновременно с судебными делами, производствами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются судебные дела и дела общего делопроизводства, по которым истекли сроки хранения, установленные номенклатурой дел.
10.10. Из дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов (приложение 7). В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.
10.11. Отобранные документы из дел (подлинники решений, приговоров и т. д.) подшиваются по порядку номеров дел в отдельные дела на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. К сформированному делу составляется внутренняя опись (приложение 7). Лист-заверитель подшивается последним листом в деле.
10.12. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
10.13. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (римскими цифрами).
10.14. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется по установленной форме. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через арифметический знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).
В заверительной надписи оговариваются особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
10.15. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их регистрационных номерах, заголовках (по алфавиту) и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи (приложение 8).
10.16. Обложка дела оформляется следующим образом:
- наименование судебного участка;
- индекс дела в соответствии с номенклатурой дел;
- номер дела (тома);
- заголовок дела (переносится из номенклатуры дел, но при этом может уточняться и корректироваться);
- дата дела (оформляется надписью «Начато: _______», «Окончено:____»);
- количество листов дела (проставляется на основании заверительной записи, при этом, если в дело включена внутренняя опись, то ее листы нумеруются отдельно, что на обложке дела выглядит следующим образом «На: 123 л. + 2 л.», где 2 л. – количество листов внутренней описи. Лист-заверитель не нумеруется);
- срок хранения дела – «Хранить постоянно»;
- архивный шифр дела (Ф.№ ____, Д. № __ ; Оп. №___).
10.17. Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.
Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, проставляется он в верхнем правом и нижнем левом углах дела. На обложках дел постоянного хранения проставляется черными чернилами только после включения этих дел в описи.
10.18. На сформированные и оформленные дела постоянного хранения составляются отдельные описи дел:
- описи дел с изъятыми подлинниками судебных решений из уголовных дел с истекшими сроками хранения - присваивается номер Опись № 3п;
- описи дел с изъятыми подлинниками судебных решений из гражданских дел с истекшими сроками хранения - присваивается номер Опись № 4п;
- описи дел с изъятыми подлинниками решений из дел об административных правонарушениях с истекшими сроками хранения - присваивается номер Опись № 5п.
10.19. При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера). Опись дел составляется в двух экземплярах и хранится в соответствующем деле.
10.20. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила:
- дела располагаются в акте по годам их рассмотрения;
- заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе;
- в конце акта делается запись о том, что из дел (производств) изъяты подлинники судебных решений.
10.21. Акт подписывается секретарем суда и помощником мирового судьи, согласовывается с ЭК судебного участка и ЭКУ, после чего утверждается мировым судьей.
10.22. Акты о выделении дел к уничтожению подшиваются в отдельное дело в хронологическом порядке по годам и хранятся постоянно.
10.23. В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием номера и даты составления акта и протокола заседания экспертной комиссии судебного участка.
10.24. После этого судебный участок имеет право уничтожить дела, включенные в данный акт, в соответствии с установленным порядком.
10.25. Уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях и дела общего делопроизводства, подлежащие уничтожению, сдаются в утилизацию. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются комиссией судебного участка путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества уничтоженных дел.
10.26. Перед уничтожением документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача в организации, производящие утилизацию оформляется приемно-сдаточный накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов и вес бумажной макулатуры.
10.27. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем секретаря суда судебного участка.
10.28. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд.
10.29. В учетно-статистических карточках делаются отметки об уничтожении дел с указанием дат составления актов и номеров актов и нарядов, в которые эти акты помещены. Отметки об уничтожении делаются и в соответствующих описях, а в реестре описей производится новая итоговая запись.
10.30. Дела постоянного хранения хранятся на судебном участке до решения вопроса о передаче дел в государственные и муниципальные архивы.
11. Сроки и порядок сдачи дел на хранение в государственный архив
11.1. Передаче на хранение в государственные или муниципальные архивы подлежат:
- дела общего делопроизводства постоянного срока хранения – по истечении 15-летнего срока хранения в архиве судебного участка;
- судебные дела (наряды) постоянного срока хранения – по истечении 75-летнего срока хранения в архиве судебного участка.
Вместе с делами общего делопроизводства и нарядами в государственные или муниципальные архивы передается три экземпляра утвержденных описей.
11.2. Перед сдачей дел на постоянное хранение секретарь суда проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел и дел общего делопроизводства, включенных в годовые разделы описей.
11.3. При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах и делах общего делопроизводства секретарь суда, составляет акт (приложение 9). Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников аппарата мирового судьи судебного участка.
11.4. Сдача дел и дел общего делопроизводства на хранение в государственные или муниципальные архивы оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 9).
11.5. Секретарь суда и приемщик (архивное учреждение) расписываются в акте приема-передачи дел и дел общего делопроизводства на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в архивное учреждение вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей и акт. Второй экземпляр акта возвращается в архив участка после его оформления. Акт приема-передачи документов, подписанный и утвержденный, подшивается в дело фонда, вместе с оставшимся экземпляром годового раздела описи дел постоянного срока хранения.
11.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел.
11.7. Номера отсутствующих дел и дел общего делопроизводства оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в государственный архив, а причины их отсутствия – в прилагаемой к акту справке мирового судьи, подготовленной секретарем суда.
11.8. Судебный участок, документы которого передаются на хранение в государственные или муниципальные архивы, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате (приложение 10). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии.
11.9. Перевозку дел и нарядов в архивное учреждение обеспечивает Управление.
12. Оборудование архивных помещений судебных участков
12.1. Для обеспечения сохранности дел и других документов, создания необходимых условий для работы с документами мирового судьи и судебного участка оборудуется архивное помещение.
12.2. Архивное помещение должно быть оборудовано в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации. На судебных участках мировых судей, расположенных в одном здании, архивные помещения могут размещаться в одном помещении.
12.3. Архивное помещение должно быть изолированным от других помещений и санитарно-технических коммуникаций, недоступным для посторонних лиц, сухим, безопасным в пожарном отношении.
12.4. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна архивного помещения оборудуются металлическими решетками.
12.5. Запрещается установка в архивном помещении печей и дымоходов. В архивном помещении запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещения посторонних объектов.
12.6. Запрещается использование неприспособленных подвальных помещений для хранения документов.
12.7. Архивное помещение должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и иметь выходы к лестничным клеткам в случае эвакуации. Пожарная безопасность должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.
12.8. Работник, ответственный за архив судебного участка, должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности и быть ознакомлен с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год.
12.9. Категорически запрещается курение и применение в архивном помещении электронагревательных приборов.
12.10. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках.
12.11. Архив должен иметь оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещения и уборки пыли со стеллажей.
12.12. В архивном помещении должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для обеспыливания стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.
12.13. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.
12.14. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 + 20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.
12.15. Помещения архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10-15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10-15 см. Высота стеллажа – 2,2 метра, расстояние между полками – 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами достигает 1,2 метра, остальных проходов 70-80 см.
12.16. Для хранения каточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.
12.17. Стеллажи, шкафы и полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначается: номер стеллажа, номер полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.
12.18. Местонахождение документов закрепляется постеллажными указателями. Коробки и связки должны иметь четко оформленные ярлыки.
13. Учет документов в архиве мирового судьи
13.1. Учет документов в архиве является средством контроля за их наличием и обеспечения их сохранности.
13.2. Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны.
13.3. Основными учетными документами в архиве являются:
- паспорт архива (приложение 14);
- журнал учета входящей и исходящей корреспонденции;
- журнал выдачи дел (нарядов) из архива;
- журнал выданных копий, выписок, документов из архива;
- номенклатура дел судебного участка;
- описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения;
- акты о выделении к уничтожению дел и нарядов;
- внутренняя опись документов, находящихся в деле;
- акты и справки о проверках наличия и состояния дел в архиве;
- паспорт архива мирового судьи (приложение 14).
13.4. Дела учитываются по описям.
13.5. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.
13.6. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения нумеруются отдельно.
13.7. Учет поступлений дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ведется раздельно.
13.8. Все учетные документы должны находиться в отдельном месте и храниться в металлических шкафах.
13.9. Архив мирового судьи ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в государственный архив или муниципальные архивы Нижегородской области паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
14. Проверка наличия дел в архиве судебного участка
14.1. В целях обеспечения сохранности документов в архиве комиссией, назначаемой Управлением по согласованию с мировым судьей, проводятся проверки наличия и состояния дел.
14.2. В ходе проверки осуществляется:
- установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
- выявление и устранение недостатков в учете документов;
- выявление отсутствующих документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.
14.3. Проверка проводится не реже одного раза в пять лет.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
- после перемещения дел в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
- при смене мирового судьи или секретаря суда - лица, ответственного за ведение архива.
14.4. Результаты проверки оформляются актом (приложение 11).
14.5. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
- сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
- изымать дела, не внесенные в опись;
- изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.
14.6. Если при проверке обнаружено отсутствие дел, то на основании распоряжения мирового судьи организуется розыск необнаруженных дел.
14.7. В этих целях рекомендуется:
- изучить все учтенные документы по выдаче дел из архива;
- организовать розыск не обнаруженных при проверке дел на других судебных участках;
- проверить находящиеся рядом дела;
- изучить акты о выделении дел к уничтожению и ранее составленные акты состояния проверки наличия и состояния дел в архиве судебного участка.
14.8. Обнаруженные в итоге розыска дела размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска ЭК судебного участка и утверждения решения ЭК судебного участка мировым судьей необнаруженные документы снимаются с учета (приложение 10).
14.9. При обнаружении неисправимых повреждений дел также составляется акт (приложение 8). Указанные акты утверждаются мировым судьей.
14.10. После утверждения актов о недостаче или неисправимых повреждениях необнаруженные и поврежденные дела исключаются из описей.
14.11. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "проверено", проставляется дата проверки. Запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
14.12. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.
15. Научно-справочный аппарат
15.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, а также использования содержащейся в них информации в архиве формируется научно-справочный аппарат.
15.2. В состав научно-справочного аппарата входят:
- учетная документация;
- картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены в алфавитных и (или) регистрационных карточках;
- методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства.
16. Использование документальных материалов
16.1. Выдача и использование документов архива производится только с разрешения мирового судьи.
16.2. Для служебного использования документальных материалов секретарь суда:
- выдает документы архива работникам аппарата мирового судьи;
- направляет на основании письменного запроса документы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи;
- информирует мирового судью о составе и содержании документов;
- выдает справки и выписки из архивных документов.
16.3. Выдача копий, выписок, документов из архива регистрируется в «Журнале регистрации выданных копий, выписок, документов» (приложение 14).
16.3. Работники судебного участка, получившие документальные материалы, несут ответственность за их сохранность.
16.4. Порядок хранения в архиве судебного участка изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Нижегородской области.
Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются секретарем суда обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим, лицам, участвующим в деле, и их представителям по гражданскому делу - по письменному заявлению с разрешения мирового судьи, а по нерассмотренным делам - с разрешения мирового судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины. Эти заявления приобщаются к делу.
Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.
В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело.
Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии.
На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ, и в производстве какого мирового судьи находится дело.
Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.
16.5. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.
16.6. Выдача дел, документов и копий документов, находящихся в архиве, производится по письменному разрешению мирового судьи на основании запросов или заявлений организаций, учреждений или физических лиц и регистрируется в книге учета выдачи документов во временное пользование. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.
16.7. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве, лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами допускается с письменного разрешения мирового судьи.
16.8. Ознакомление с судебным делом без его выдачи производится в рабочем помещении архива в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо документов (листов) из судебного дела или внесения в него каких-либо изменений.
16.9. Лица, перечисленные в п. 16.7. данной Инструкции, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу секретарем суда и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится ответственным работником аппарата мирового судьи.
16.10. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги в виде круга диаметром 40-45 миллиметров и опечатываются. Печать и штамп "Копия верна" ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажный круг, заклеивающий концы нити.
16.11. Выдаваемые мировым судьей копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе дела. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.
16.12. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.
17. Хранение дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения судебных участков мировых судей г. Н.Новгород
17.1. Судебные участки г. Нижнего Новгорода передают на депозитарное хранение документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в отдел учета, обработки и хранения документов судебных участков г. Н.Новгород Управления (далее – отдел учета) до решения вопроса о передаче дел на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
17.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в отдел учета не ранее чем через 2 года после завершения делопроизводства и проведенной обработки документов.
17.3. Документы передаются в отдел учета в упорядоченном состоянии по утвержденным описям дел. Прием документов на хранение оформляется актом приема - передачи, составляемым в двух экземплярах (приложение 9).
17.4. Перед передачей документов на депозитарное хранение работниками аппарата мирового судьи совместно с работниками отдела учета проводится предварительная проверка, которая включает в себя предварительный просмотр физического состояния дел и определение их наличия в соответствии с годовым разделом описи дел.
17.5. В случае, когда во время предварительного просмотра обнаруживается недостача одного или нескольких дел, секретарем суда проводятся меры по их розыску.
17.6. При обнаружении дефектов дел и документов составляется акт. Устранение дефектов проводится силами работников аппаратов мировых судей судебных участков.
17.7. Дела временного (до 10 лет) хранения в отдел учета не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
17.8. Доставка дел для хранения с судебных участков в отдел учета осуществляется Управлением.
17.9. Дела выдаются во временное пользование судебным участкам на основании письменного запроса за подписью мирового судьи, и по минованию надобности дела подлежат возврату.
17.10. Выдача документов из отдела учета регистрируется в «Журнале выдачи дел», в котором указывается номер дела, номер описи, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подписи работника судебного участка и сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности.
Приложение 1
Внутренняя опись
документов, находящихся в деле (наряде) № _____
№ п/п | Наименование и краткое содержание документа | Дата документа | Индекс документа | Номера листов в деле (наряде) | Примечание |
Итого _______________________________________________ документов | |
(цифрами и прописью) | |
Количество _______________________________ листов внутренней описи | |
(цифрами и прописью) | |
Специалист первой категории-
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 |
