Инструкция по организации работы архива мирового судьи Нижегородской области (стр. 1 )

УТВЕРЖДЕНА

приказом управления

по обеспечению деятельности мировых судей, адвокатуры и нотариата Нижегородской области

СОГЛАСОВАНО

Экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов Нижегородской области 23.06.2011 (протокол ).

Нижегородским областным судом 23.09.2011

Управлением Судебного департамента в Нижегородской области 20.07.2011.

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ АРХИВА МИРОВОГО СУДЬИ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Инструкция по организации работы архива мирового судьи Нижегородской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единого порядка организации хранения, комплектования, учета и использования документов.

1.2. Работа с документами, образующимися на судебных участках мировых судей (далее – судебные участки) как в делопроизводстве, так и в архиве мирового судьи Нижегородской области (далее - архив) представляет собой единый процесс.

Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование дел (наряды[1]) (далее – дела), обеспечение сохранности документов, имеющих научную и практическую ценность, является важнейшей задачей работников аппарата мирового судьи.

1.3. Правильно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор дел для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов на хранение и их надлежащее хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи и судебного участка.

1.4. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 01.01.2001 «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным законом от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Нижегородской области от 01.01.2001 «Об архивном деле в Нижегородской области», Правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 05.09.85 № 000, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 01.01.2001 г., Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации , Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации , Положением об Управлении по обеспечению деятельности мировых судей, адвокатуры и нотариата Нижегородской области (далее – Управление), утвержденным постановлением Правительства Нижегородской области , Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30.12.2008 и методическими рекомендациями по организации работы архива, разработанными Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации (СД-НК/704 от 01.01.2001 года), Инструкцией по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Нижегородской области, утвержденной приказом управления от 01.01.2001 № 108

1.5. В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок использования и хранения документов в архиве, методика отбора дел для постоянного хранения и уничтожения, а также передачи дел постоянного срока хранения в государственные и муниципальные архивы.

1.6. Решение вопросов о включении документов, образующихся в служебной деятельности мирового судьи и его аппарата, в состав Архивного фонда Российской Федерации и архивных фондов Нижегородской области осуществляет экспертно-проверочная методическая комиссия комитета по делам архивов Нижегородской области (далее – ЭПМК).

1.7. Архивное дело мирового судьи на судебном участке непосредственно организуется самим мировым судьей конкретного судебного участка.

1.8. Обязанности, права и ответственность работников аппарата мирового судьи, обеспечивающих его работу, определяются их должностными регламентами.

2. Экспертиза научной и практической ценности документов

2.1. Экспертиза ценности документов – это определение (оценка) политического, научного, практического, хозяйственного и социально-культурного значения документов в целях отбора их для постоянного хранения и установления сроков хранения.

2.2. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

2.3. Экспертиза ценности документов, отбор их на хранение и уничтожение проводится постоянно действующей экспертной комиссией судебного участка (далее – ЭК судебного участка).

2.4. ЭК судебного участка назначается приказом мирового судьи и включает в себя мирового судью и всех работников его аппарата. В состав комиссии также могут быть включены по согласованию представители Управления и представители уполномоченного органа исполнительной власти в области в области архивного дела. Председателем ЭК судебного участка является мировой судья, секретарем – секретарь суда (далее – секретарь ЭК судебного участка).

2.5. Экспертная комиссия судебного участка осуществляет следующие функции:

- дает заключения о характере документов для определения сроков хранения судебных дел, рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

- согласовывает с экспертной комиссией Управления (далее – ЭКУ) годовые разделы описей дел постоянного хранения;

- согласовывает с ЭКУ акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- согласовывает с ЭКУ акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты о необнаружении дел.

2.6. Заседания ЭК судебного участка проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

2.7. Заседания оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем ЭК судебного участка.

2.8. Решения ЭК судебного участка принимаются большинством голосов. Спорные вопросы, при разделении голосов поровну, разрешаются ЭКУ.

2.9. Ведение делопроизводства ЭК судебного участка, хранение и использование ее документов, а также ответственность за их сохранность возлагается на секретаря ЭК судебного участка.

3. Номенклатура дел

3.1. Номенклатура дел судебных участков мировых судей Нижегородской области (далее – номенклатура дел) - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых на судебных участках мировых судей, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

3.2. При составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения необходимо руководствоваться Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации , Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации , а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Комитета по делам архивов Нижегородской области.

3.3. Номенклатура дел разрабатывается Управлением, согласовывается с ЭКУ, ЭПМК, председателем Нижегородского областного суда, Управлением Судебного департамента в Нижегородской области и утверждается приказом Управления.

3.4. После утверждения номенклатуры дел, судебные участки мировых судей получают ее для использования в работе.

3.5. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел Управления.

3.6. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

3.7. Номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока согласования в случае коренного изменения функций и структуры судебного участка.

3.8. Номенклатура дел согласовывается с ЭПМК 1 раз в 5 лет.

3.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы судебного участка.

3.10. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом:

- в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из двух частей: первая – цифровое обозначение направления деятельности, вторая – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами;

- в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (“разные материалы”, “общая переписка”, и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел по перечням (примерным номенклатурам) могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, например, в переписке – уточнение адресатов и т. п.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру дел судебного участка следующего года с тем же индексом;

- в графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов). Она заполняется по окончании календарного года;

- в графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню (типовых управленческих документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения или типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовыми перечнями или примерной номенклатурой, срок их хранения устанавливается ЭКУ;

- в графе 5 “Примечание” в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения, название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел и др.

3.11. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

4. Подготовка и оформление к последующему хранению

судебных дел в архиве мирового судьи

4.1. Решение о передаче в архив уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и материалов принимает мировой судья соответствующего судебного участка.

4.2. До передачи в архив все законченные делопроизводством судебные дела должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций, настоящей Инструкции и Инструкции по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Нижегородской области.

4.3. В уголовных, гражданских делах и делах об административных правонарушениях, подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники соответствующего судебного участка должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу документы, а также составить внутреннюю опись документов, находящихся в деле (приложение 1).

4.4. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись (приложение 2), в сформированных делах с учетно-статистическими карточками - на отдельном чистом листе.

4.5. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа.

4.6. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

4.7. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, то указанный лист наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела.

4.8. Секретарь суда и помощник мирового судьи обязаны тщательно просмотреть всё производство по делу, подлежащее сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора (в части его основного и дополнительного наказания, материальных взысканий), определения или постановления мирового судьи.

Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

При этом необходимо руководствоваться следующим:

- уголовное дело, по которому согласно приговору или постановлению осужденный подлежит заключению под стражу, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находившийся на свободе, заключен под стражу и сообщения исправительного учреждения о прибытии осужденного для отбывания наказания;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено условно с испытательным сроком к лишению свободы, ограничению свободы или исправительным работам, считается законченным после поступления уведомления о получении копии приговора от органа, осуществляющего контроль за поведением осужденного, в отношении осужденных несовершеннолетних – комиссии по делам несовершеннолетних;

- уголовное дело, по которому объявлен розыск осужденного, скрывающегося от отбывания наказания после вынесения приговора, считается законченным по получении извещения от органов внутренних дел о его задержании и исполнении вынесенного приговора;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде штрафа, считается законченным по представлению осужденным квитанции об уплате наложенного штрафа либо по возвращении на судебный участок исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об уплате осужденным штрафа;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью – поступление сообщения администрации по месту его работы о расторжении трудового договора (либо об освобождении от должности, на занятие которой приговором установлен запрет) или органа, правомочного аннулировать разрешение на занятие определенной деятельностью, подтвержденного уголовно-исполнительной инспекцией или судебным приставом-исполнителем, на которых был возложен контроль за исполнением приговора;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде ограничения свободы, считается законченным после письменного уведомления исправительного центра о получении копии приговора и о взятии осужденного на учет;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде ареста, считается законченным после получения уведомления о прибытии осужденного для отбытия наказания;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде лишения свободы, считается законченным после получения от исправительного учреждения уведомления о начале и месте отбывания наказания;

- если мировым судьей принято решение о необходимости применения в отношении несовершеннолетнего принудительных мер воспитательного воздействия, дело считается законченным после получения из отдела по предупреждению правонарушений несовершеннолетних органов внутренних дел извещения о взятии несовершеннолетнего на учет;

- если принудительной мерой воспитательного характера является предупреждение, уголовное дело считается законченным после разъяснения мировым судьей несовершеннолетнему вреда, причиненного его деянием, и последствий совершения преступлений, предусмотренных Уголовным кодексом Российской Федерации;

- уголовное дело, по которому отсрочено отбытие наказания, считается законченным после поступления от уголовно-исполнительной инспекции уведомления о взятии осужденного на учет;

- уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности, и в отношении него применены принудительные меры медицинского характера, считается законченным после получения от исправительного учреждения или органа здравоохранения уведомления о помещении такого лица в психиатрический стационар общего, специализированного или специализированного с интенсивным наблюдением типа, либо о взятии на амбулаторный учет у психиатра;

- уголовное дело, по которому мировым судьей вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;

- уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор за недоказанностью участия подсудимого в совершении преступления, или лицо, совершившее это преступление, осталось невыясненным, в архив судебного участка не сдается, а по вступлении приговора в законную силу направляется прокурору для принятия мер к установлению лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого;

- уголовное дело, по которому назначено дополнительное лишение специального, воинского или почетного звания, классного чина и государственных наград, считается законченным после поступления от органа, присвоившего звание, чин или награду, сообщения об исполнении приговора.

Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением исковых требований, считается законченным после выдачи мировым судьей взыскателю исполнительного листа (судебного приказа), либо направлении его по просьбе взыскателя для принудительного исполнения в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «Об исполнительном производстве».

Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается законченным после вступления решения (определения) в законную силу.

Если мировой судья вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета, дело считается законченным после приобщения к нему квитанции об уплате суммы штрафа или государственной пошлины.

Материалы (дела), рассмотренные мировым судьей в порядке исполнения приговора по представлениям и ходатайствам, считаются обращенными к исполнению и подлежат списанию в архив:

- в случае отмены условного осуждения к лишению свободы в порядке статьи 74 УК РФ, направления осужденного для отбывания наказания в порядке статьи 82 УК РФ, а также замены исправительных работ ограничением свободы, арестом или лишением свободы в порядке ч.3 статьи 50 УК РФ - получение сообщения органа внутренних дел о взятии осужденного под стражу и сообщения исправительного учреждения о месте отбывания наказания.

- в случаях условно-досрочного освобождения от отбывания исправительных работ, ограничения свободы или замены исправительных работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими наказаниями либо отмены условного осуждения к исправительным работам - при поступлении сообщения уголовно-исполнительной инспекции соответственно о прекращении исполнения приговора, об изменении порядка его исполнения, об обращении приговора к исполнению;

- во всех других случаях - по получении сообщения о принятии постановления к исполнению (об исполнении) от органа, на который по закону возложено исполнение постановления либо контроль за его исполнением.

4.9. Решение на передачу дел об административных правонарушениях в архив принимает мировой судья.

4.10. Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит передаче в архив:

- при наложении наказания в виде предупреждения - после вручения мировым судьей копии постановления под расписку физическому лицу или законному представителю физического лица, или законному представителю юридического лица, в отношении которых оно вынесено, либо после направления указанным лицам копии постановления по почте;

- при наложении наказания в виде лишения права управления транспортным средством после поступления сообщения от органа ГИБДД об изъятии у наказанного лица документа на право управления транспортным средством;

- при конфискации – после поступления копии постановления с отметкой судебного пристава-исполнителя о передаче конфискованных предметов финансовому органу;

- при наложении наказания в виде административного штрафа – после уплаты штрафа лицом, привлеченным к административной ответственности, или законными представителями несовершеннолетнего, а в случае неуплаты штрафа - по возвращении мировому судье постановления с отметкой судебного пристава - исполнителя об исполнении;

- при наложении наказания в виде административного ареста - после получения извещения от органов внутренних дел об отбытии срока ареста либо об освобождении лица из специального приемника ввиду нуждаемости в неотложной медицинской помощи (п.8 "Правил внутреннего распорядка специальных приемников для содержания лиц, арестованных в административном порядке". Приложение 4 к приказу МВД РФ дсп, зарегистрировано в Минюсте РФ 20.07.2000 № 000);

- при наложении наказания в виде дисквалификации - после получения мировым судьей сообщения о прекращении договора (контракта) с дисквалифицированным лицом на осуществление им деятельности по управлению юридическим лицом и направления в орган, уполномоченный на ведение реестра дисквалифицированных лиц копии постановления, вступившего в законную силу;

- при прекращении производства по делу об административном правонарушении – после вынесения постановления.

Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит передаче в архив также и в случае истечения сроков давности исполнения постановления о назначении административного наказания.

4.11. На обложках дел (приложение 3), подлежащих передаче на архивное хранение, указываются:

- фамилия, инициалы мирового судьи, наименование судебного участка;

- даты начала и окончания дела;

- номер производства по делу;

- количество листов в деле и срок его хранения.

На обложках гражданских дел, кроме того, указываются фамилия, имя, отчество истца и ответчика, а также сущность иска.

На обложках уголовных дел – фамилия, имя, отчество подсудимого, номер и часть статьи УК РФ, по которой лицо привлекалось к уголовной ответственности.

На обложках дел об административных правонарушениях – фамилия, имя, отчество физического (юридического) лица, привлеченного к административной ответственности, а также номер и часть статьи КоАП РФ и КоАП Нижегородской области.

Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами синего цвета и четким почерком.

5. Подготовка и оформление дел и других документов

к сдаче в архив мирового судьи

5.1. Оформление и подготовка к сдаче в архив дел и документов, подлежащих постоянному, временному (свыше 10 лет) и временному (до 10 лет) хранению, осуществляется секретарем суда под руководством и контролем помощника мирового судьи.

5.2. Помощник мирового судьи обязан: тщательно просмотреть дело, обращая особое внимание на то, чтобы в него не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов или документы без подписи исполнителя, проверить исполнение решения мирового судьи.

5.3. Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка или фамилия мирового судьи.

5.4. Листы в деле подшиваются в строго хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности – документ-ответ помещается за документом-запросом.

5.5. В законченных делах подшиваются и нумеруются все листы.

5.6. В законченных делах, подлежащих постоянному, временному (свыше 10 лет) хранению на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2).

5.7. Обложка дела должна содержать индекс (номер) и полное наименование дела в точном соответствии с наименованием и индексом, указанными в номенклатуре дел. Остальные реквизиты заполняются так же, как на обложках судебных дел, указанных в п. 4.11. данной Инструкции.

5.8. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок из номенклатуры дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

ПРИМЕР: Документы изучения и обобщения судебной практики в 2 томах: том 1 – уголовные дела, том 2 – гражданские дела.

5.9. Каждое дело должно содержать не более 250 листов при толщине 3-4 см, при наличии же большего числа листов дело подразделяется на тома. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1, дата тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах указывается общий заголовок по номенклатуре дел.

5.10. Дела постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку, все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из дел удаляются.

5.11. В делах, подлежащих постоянному хранению, составляется внутренняя опись с указанием краткого содержания, индекса (номера) документа, даты и номера листа в деле.

5.12. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в деле через арифметический знак «+».

5.13. Оконченные регистрационные журналы, книги и учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив секретарем суда, который нумерует листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись.

5.14. На обложке регистрационного журнала или книги проставляется срок хранения по номенклатуре дел, и указывается количество листов.

5.15. Перед сдачей в архив регистрационных журналов, книг и учетно-статистических карточек помощник мирового судьи проверяет их наличие и заполнение всех необходимых реквизитов.

5.16. В архиве учетно-статистические карточки хранятся сшитыми в тома отдельно по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100-150 учетно-статистических карточек.

5.17. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

5.18. Помощник мирового судьи обязан проверить соответствие оформления и подготовки к сдаче в архив дел, документов, регистрационных журналов, книг и учетно-статистических карточек требованиям настоящей главы.

6. Порядок нумерации листов

6.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в делах все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, в развернутом виде нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.

6.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.

6.3. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

6.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела, то отдельной нумерации фотографий не требуется.

6.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

6.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

6.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

6.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.

6.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т. д.), каждый документ нумеруется отдельно.

6.10. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. Вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нумеровать нельзя (личные документы), их наличие оговаривается в заверительной надписи.

6.11. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела, листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа.

6.12. В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле.

6.13. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в», и т. д.

6.14. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в», и т. д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

6.15. Учет количества листов в деле и наличие особенностей их нумерации указывается в заверительной надписи.

6.16. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. При этом отмечаются все исправления в нумерации; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

6.17. Заверительная надпись подписывается помощником мирового судьи и секретарем суда с указанием должности и даты составления этой надписи.

ПРИМЕР: В настоящем деле 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются листы с номерами 10а, 54а, 54б. В конверте (лист 245) находятся фотографии

Помощник мирового судьи

15.06.2011 г.

Секретарь суда

15.06.2011 г.

7. Порядок определения сроков хранения дел и документов

7.1. Сроки хранения дел и документов устанавливаются в соответствии с Номенклатурой дел судебных участков мировых судей Нижегородской области. Сроки хранения дел, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.

7.2. Сроки хранения документов, не предусмотренных номенклатурой дел, устанавливаются ЭКУ.

7.3. Исчисление сроков хранения судебных дел и других документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним. Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2009 году, начинается с 1 января 2010 года.

7.4. Исчисление сроков хранения уголовных дел производится с момента погашения судимости.

8. Составление описей на дела

8.1. Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

8.2. До передачи в архив на дела постоянного хранения составляется опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложения 4, 5). Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу документов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

8.3. Дела вносят в опись в порядке значимости этих документов.

8.4. Включенные в опись дела, имеющие постоянный срок хранения, в последующем хранятся на судебном участке до решения вопроса о передаче дел на хранение в государственные и муниципальные архивы.

8.5. Годовые разделы описи дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения должны рассматриваться ЭК судебного участка, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение и согласование в ЭКУ:

- описи дел, имеющих постоянный срок хранения в четырех экземплярах;

- описи дел временного хранения (свыше 10 лет) в двух экземплярах.

Согласованные годовые разделы описей утверждаются мировым судьей и хранятся на судебном участке в специальном наряде.

8.6. Согласованные годовые разделы описей на дела, дела общего делопроизводства, имеющие постоянный срок хранения, представляются на утверждение ЭПМК не позднее чем через 3 года после сдачи дела в архив.

Пример: годовые разделы описей на дела оконченные производством в 2009 году, представляются на утверждение ЭКУ не позднее 2012 года.

8.7. Перед направлением описей на согласование проверяется наличие дел, включенных в эти описи.

8.8. После согласования годовых разделов описей дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения ЭКУ и утверждения их мировым судьей, мировой судья получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений), по которым истек срок хранения, установленный номенклатурой дел, только после утверждения годовых разделов описей ЭПМК.

8.9. Один экземпляр утвержденной мировым судьей описи дел, имеющих постоянный срок хранения, направляется в ЭКУ, остальные три экземпляра описи хранятся у секретаря суда судебного участка в специальном наряде.

8.10. На экземплярах описей, которые хранятся в архиве мирового судьи, ЭКУ ставит штамп о принятии документов на учет и дату согласования описи.

8.11. Все описи дел составляются секретарем суда совместно со всеми работниками аппарата мирового судьи.

8.12. При внесении дел в опись необходимо руководствоваться следующим:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- каждая опись ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц;

- номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;

- при заполнении графы «Индексы дел, нарядов» указываются их номера, соответствующие индексам дел по номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела или номера тома дела;

- графа «Заголовки дел, нарядов» заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела. Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;

- если в опись вносятся дела, состоящие из нескольких томов, в ней необходимо указать заголовок дела с обложки, а затем записать номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

8.13. В описях по уголовным делам заголовком каждого производства являются фамилия, имя и отчество подсудимого, а также номер и часть статьи УК РФ (или название преступления), по которой осужденный подвергнут наказанию (оправдан) мировым судьей.

8.14. Если на одной странице описи подряд включено несколько производств по однородному виду преступления, например «Побои», то за первой записью вида преступления разрешается делать запись «То же».

8.15. Виды преступлений в описи группируются в порядке, предусмотренном УК РФ.

8.16. В описях по гражданским делам заголовком производства являются фамилии истца и ответчика, а также предмет иска.

8.17. В описях по делам об административных правонарушениях заголовком дела являются фамилия и инициалы физического (наименование юридического) лица, привлеченного к административной ответственности, а также номер и часть статьи КоАП РФ и КоАП Нижегородской области.

8.18. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, содержащей количество и крайние порядковые номера включенных в опись дел, должность и фамилию составителя описи.

Итоговая запись подписывается секретарем суда и помощником мирового судьи, согласовывается с ЭК, согласовывается с ЭКУ, после чего утверждается мировым судьей.