Организационно-распорядительная документация (стр. 2 )

Место хранения корректируемого экземпляра	Номер экземпляра

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Инструкция по оформлению организационно-распорядительных документов в Калининградском государственном техническом университете (далее Инструкция) разработана в соответствии с действующим законодательством и с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1.2  Инструкция является нормативным документом, устанавливающим порядок документационного обеспечения в университете; исполнение требований инструкции является обязательным для всех сотрудников университета.

1.3  Инструкция устанавливает требования к оформлению, учету, контролю исполнения, хранению и использованию документов.

1.4  Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в университете возлагается на административно-правовое управление университета.

1.5  Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное и своевременное исполнение документов и их сохранность в структурных подразделениях университета возлагается на их руководителей.

2 ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ

В настоящей инструкции используются следующие термины и определения:

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления, ДОУ) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления и взаимодействия.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Правила документирования – это требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Постоянная часть реквизита – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определённом порядке на носителе информации.

3 ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОФОРМЛЕНИЮ

3.1 В результате осуществления общих и специальных функций управления университетом и его структурными подразделениями образуются две группы документов:

- документация, создаваемая в процессе организационно-распорядительной и исполнительной деятельности (Устав университета, решения ученого совета, приказы ректора университета, распоряжения ректора университета и проректоров, протоколы заседаний и совещаний, постановления, инструкции, отчеты, акты, письма, справки, списки, перечни, докладные и объяснительные записки и т. д.).

- специальная документация, характерная для определенных функций университета: договоры, бухгалтерский учет, статистика, техническая, кадровая и т. д.

3.2 Юридическим основанием издания университетом организационно - распорядительной документации являются:

- законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, распоряжения и приказы Министерства образования Российской Федерации, распоряжения и приказы Министерства сельского хозяйства, распоряжения и приказы Федерального агентства по рыболовству;

- конкретные задания вышестоящих органов;

- осуществление деятельности в целях выполнения университетом возложенных на него задач;

- потребность правового регулирования работы университета.

3.3  Распорядительные документы, поступающие в университет из вышестоящих органов, доводятся до структурных подразделений посредством:

- издания самостоятельных распорядительных документов, в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам, стоящим перед университетом, намечаются конкретные мероприятия;

- издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации.

3.4 Ход и результаты обсуждения вопросов на заседаниях ученого совета; советов факультетов, на заседаниях кафедр, на совещаниях структурных подразделений, в постановлениях научно-методического совета, в решениях научно-технического совета и координационного совета по качеству фиксируются в протоколах.

3.5 Университет организует и ведет, в пределах своей компетенции, переписку с вышестоящими и другими организациями, а также гражданами. Для передачи текстов ряда служебных документов используется телефон, телефон-факс, электронная почта, интернет.

3.6 Служебные документы, создаваемые в университете, оформляются на бумаге стандартного размера форматов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм); отдельные документы (таблицы, планы, ведомости, графики) – на листах бумаги формата А3 (297 х 420 мм).

3.7 В университете установлены формы:

- приказа;

- распоряжения;

- инструкции;

- положения;

- протокола;

- выписки из приказов и протоколов;

- докладной записки;

- служебной записки;

- акта;

- служебного письма.

3.8 Документ должен иметь следующие размеры полей:

- левое – 25 мм

- правое – 15 мм

- верхнее – 20 мм

- нижнее – 20 мм

3.9 Документы университета изготавливаются с помощью компьютера с использованием текстового редактора Microsoft Word, шрифтом Times New Roman размером № 12-14. Красная строка печатается с абзацным отступом от левого поля, равным 12,5 мм.

3.10 Текст документов печатается через полуторный межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатают через двойной межстрочный интервал.

3.11 Для выделения части текста документа (заголовка, примечания) могут использоваться шрифты полужирного начертания и 1,5-2 интервала между строками. Примечания выделяют уменьшенным размером шрифта. Слово «Примечание» выделяют разрядкой три. При печатании таблиц можно использовать шрифт Times New Roman других размеров. Использование шрифтов с подчеркиванием не допускается.

3.12 При изготовлении организационно-распорядительной документации на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа в приказах, указаниях (распоряжениях), протоколах, выписках из приказов и протоколов, в докладных и служебных записках, актах, служебных письмах. Номера страниц в инструкциях, положениях и должностных инструкциях проставляются в верхнем колонтитуле (см. образец оформления Инструкция по оформлению организационно-распорядительной документации университета QP-4.2.3-03).

3.13 Внутренние документы (докладные записки, заявления, объяснительные записки) оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или А5. Если документы указанных видов направляются за пределы университета, они оформляются по установленной форме служебного письма университета.

4 РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ. ИХ СОСТАВ И СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ

Для организационно-распорядительной документации состав и требования к оформлению реквизитов должны соответствовать ГОСТу Р.6.30-2003.

4.1 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, приведенные в таблице 1. Требования к оформлению реквизитов указаны в соответствующих пунктах раздела 5.

4.2 Схемы расположения реквизитов документов.

На документах формата А4 установлено два варианта схем расположения реквизитов – угловой и продольный (см. рис.1,2).

Таблица 1

Номер реквизита	Наименование реквизита	Требования к оформлению реквизита (номер пункта раздела 5)
01	Государственный герб Российской Федерации	5.1
02	Герб субъекта Российской Федерации	-
03	Эмблема организации или товарный знак	5.2
04	Код организации	5.3
05	Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица	5.4
06	Идентификационный номер налогоплательщика/код первичной постановки на учет (ИНН/КПП)	5.5
07	Код формы документа	5.3
08	Наименование организации	5.6
09	Справочные данные об организации	5.7
10	Наименование вида документа	5.8
11	Дата документа	5.9
12	Регистрационный номер документа	5.10
13	Ссылка на регистрационный номер и дату документа	5.11
14	Место составления или издания документа	5.12
15	Адресат	5.13
16	Гриф утверждения документа	5.14
17	Резолюция	5.15
18	Заголовок к тексту	5.16
19	Отметка о контроле	5.17
20	Текст документа	5.18
21	Отметка о наличии приложения	5.19
22	Подпись	5.20
23	Гриф внешнего согласования документа	5.21
24	Визы внутреннего согласования документа	5.22
25	Оттиск печати	5.23
26	Отметка о заверении копии	5.24
27	Отметка об исполнителе	5.25
28	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	5.26
29	Отметка о поступлении документа в организацию (университет)	5.27
30	Идентификатор электронной копии документа	5.28