Организационно-распорядительная документация (стр. 5 )

- правила внутреннего трудового распорядка университета;

- правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.7 В период отсутствия руководителя структурного подразделения его обязанности выполняет ______________________________________.

1.8 Руководитель структурного подразделения освобождается от должности по представлению____________________________________________.»

- основные задачи – излагаются направления деятельности данного структурного подразделения, используя основные цели Политики университета в области качества, например:

«2 ЗАДАЧИ

2.1 Обеспечение профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации специалистов на уровне, соответствующем государственным и международным требованиям и стандартам.

2.2 Удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии, в приобретении высшего профессионального образования и квалификации в выбранной области деятельности.

2.3 Реализация основных образовательных программ (ООП), обеспечивающих качество подготовки студентов в соответствии с требованиям ФГОС и ГОС ВПО».

- функции – перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности, закрепленные за данным структурным подразделением (желательно по схеме: планирование - организация (координация) работы - контроль). В связи с введением показателя государственной аккредитации образовательных учреждений (ОУ) ''Наличие и оценка эффективности системы качества образовательного учреждения (СК ОУ)'', в основу которого положена проверка степени соответствия системы менеджмента качества (СМК) университета требованиям стандартов и директив ENQA, необходимо юридически закрепить его через Устав университета, положения о структурных подразделениях и должностные инструкции сотрудников, с целью выполнения профессорско-преподавательским составом и сотрудниками университета функций по гарантии качества обучения, определяемую моделью СМК университета, например:

«3 ФУНКЦИИ

3.1 Организует текущее и перспективное планирование деятельности подразделения с учетом целей, задач его создания и обеспечивает контроль плановых заданий:

- участвует в комплектовании контингента студентов и принимает меры по его сохранению;

- участвует в подборе и расстановке педагогических и иных кадров;

- участвует в составлении расписания учебных занятий и других видов деятельности студентов;

- участвует в организации повышения квалификации и профессионального мастерства педагогических работников и сотрудников подразделения;

- организует заключение договоров с заинтересованными организациями по подготовке кадров;

- принимает участие в подготовке и проведении аттестации педагогических и других работников структурного подразделения;

- планирует и организует обеспеченность студентов учебниками и учебно-методическими пособиями.

3.2 Координирует работу сотрудников структурного подразделения:

- по разработке и реализации основных образовательных программ;

- принимает участие в развитии и укреплении учебно-материальной базы (оснащении мастерских, учебных лабораторий и кабинетов современным оборудованием, наглядными пособиями и техническими средствами обучения, в сохранности оборудования и инвентаря, оснащении и пополнении библиотеки технической, научно-методической и художественной литературой, периодическими изданиями);

- оказывает помощь педагогическим работникам в освоении и разработке инновационных программ и технологий;

- организует и проводит контроль методической, культурно-массовой и внеклассной работы;

- осуществляет контроль за состоянием медицинского обслуживания студентов;

- принимает меры по обеспечению создания необходимых социально-бытовых условий студентам и работникам структурного подразделения;

- принимает меры по обеспечению охраны труда и пожарной безопасности.

3.3 Обеспечивает контроль за качеством образовательного процесса и объективностью оценки результатов учебной и внеучебной деятельности студентов:

- организует контроль учебных занятий;

- организует учет и анализ успеваемости студентов;

- организует работу по подготовке и проведению итоговой аттестации;

- организует проведение воспитательной работы со студентами;

- осуществляет мониторинг удовлетворенности потребителей.

3.4 Выполняет функцию по гарантии качества обучения, определяемую моделью СМК университета и включающую:

– ориентацию на потребителя и заинтересованные стороны;

– осуществление принятой в университете Политики в области качества;

– практическое осуществление необходимой деятельности в рамках гарантии качества образования и выполнения стандартов и директив ENQA;

– менеджмент процессов предоставления образовательной услуги (изучения учебных дисциплин или освоения модулей) с ориентацией на качество и процессный подход;

– мониторинг и анализ результативности и эффективности индивидуальной учебной, методической и творческой деятельности, а также удовлетворенности потребителя, информирование кафедр о видах деятельности, ведение необходимой отчетности;

– надлежащее выполнение работ в составе перечисленных ниже основных и обеспечивающих процессов СМК университета: процессы жизненного цикла формирования специалистов (проектирование и разработка образовательных программ; реализация основных образовательных программ; воспитательная и внеучебная работа с обучающимися; учебно-методическая и инновационная деятельность, научно-исследовательская деятельность); процессы обеспечения ресурсами (управление персоналом; редакционно-издательская деятельность); процессы измерения, анализа и улучшения (мониторинг и измерение; управление несоответствиями; анализ данных и улучшение СМК).

3.5 Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации и вносит предложения по совершенствованию образовательного процесса и управления подразделением и университета в целом».

- права и обязанности – указываются права руководителя структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанностей, которые структурные подразделения выполняют по отношению к другим структурным подразделениям университета и сторонним организациям, например:

«4 ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

4.1 При осуществлении своей деятельности структурное подразделение имеет право:

- выбора методик обучения и воспитания студентов, учебных пособий и материалов, доступ к информации, необходимой для обеспечения образовательного процесса в рамках ГОС и ФГОС ВПО по направлениям подготовки;

- владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным имуществом в соответствии с его назначением и согласно Уставу университета и локальных актов университета;

- выполнять работы и оказывать услуги предприятиям, учреждениям, организациям и гражданам на основе договоров или тарифов, утверждаемых ректором университета;

- предлагать на рассмотрение ректору университета надбавки и доплаты к должностным окладам, порядок премирования профессорско-преподавательского состава, сотрудников и студентов;

- участвовать в международном сотрудничестве с зарубежными организациями и предприятиями в соответствии с положениями Устава университета.

4.2 При осуществлении своей деятельности структурное подразделение обязано:

- соблюдать действующий Устав университета, правила внутреннего распорядка и локальные акты университета;

- вести обучение в соответствии с утвержденной образовательной программой;

- эффективно использовать закрепленное имущество, обеспечивать сохранность и не допускать ухудшения его технического состояния;

- ежегодно отчитываться о своей деятельности перед руководящими структурами университета по основным вопросам учебно-воспитательной, научно-методической и других видов деятельности».

- ответственность сотрудника университета, в том числе руководителя структурного подразделения, устанавливается в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, например:

«5 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1 Структурное подразделение несет ответственность перед университетом за сохранность и эффективное использование закрепленной за ним собственности.

5.2 Структурное подразделение несет ответственность:

- за некачественную реализацию образовательных программ по направлениям подготовки;

- за некачественную организацию образовательного процесса;

- за несвоевременную и некачественную отработку проектов распорядительной документации, программной и учебно-методической документации;

- за некачественную организацию работы дополнительного образования в структурном подразделении».

- организация работы – определяется порядок деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации, например:

«6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

6.1 Порядок деятельности структурного подразделения определяется Уставом университета и локальными актами университета в соответствии с организационной структурой управления структурным подразделением (приводится схема).

Сотрудники структурного подразделения осуществляют деятельность в соответствии с функциями подразделения и должностными инструкциями.

6.2 Структурное подразделение осуществляет оперативный и текущий учет результатов своей деятельности.

6.3 Организация и контроль учебно-воспитательного процесса в структурном подразделении осуществляется в соответствии с пунктами 3.1 и 3.3 раздела 3.

6.4 В соответствии с решениями Ученого совета и ректора университета, структурное подразделение представляет в установленные сроки необходимую документацию.

6.5 Состав и порядок ведения документации структурного подразделения определяется соответствующими нормативными актами и номенклатурой дел.

6.6 Государственный контроль за качеством обучения, переподготовкой специалистов и повышением квалификации профессорско-преподавательского состава осуществляется путем самоаттестации структурного подразделения в установленном порядке.

6.7 Деятельность структурного подразделения подвергается проверкам по планам и указаниям ректора университета.

6.8 Структурное подразделение может быть закрыто по решению Ученого совета и ректора университета в случаях:

- прекращения подготовки специалистов по направлению подготовки;

- отсутствия спроса на специалистов (по представлению органов занятости населения).

6.9 По решению Ученого совета университета структурное подразделение может быть реорганизовано.

6.10 В случае нарушения законодательства Российской Федерации, Устава университета и настоящего Положения Ученый совет университета вправе приостановить деятельность структурного подразделения».

Положение о структурном подразделении университета разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается, согласовывается с заместителем руководителя университета (проректором университета) по направлению его деятельности, начальником административно-правового управления, зам. начальника учебного управления (только для положений о кафедре) и утверждается ректором университета. Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ ректора университета.

7.5.2 Должностная инструкция – документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель структурного подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции подписываются руководителем структурного подразделения, начальником административно-правового управления и утверждаются ректором университета. Должностные инструкции в обязательном порядке доводятся до сведения работника под расписку. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится у руководителя структурного подразделения, второй - в отделе кадров.

Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о структурном подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. На руководителей структурных подразделений возлагается ответственность за полное обеспечение должностными инструкциями своего подразделения.

В должностной инструкции обязанности и ответственность работника устанавливаются в соответствии со с ст. 144 Трудового кодекса, Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (раздел «Квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования»), утвержденным приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.01.2001 г. № 1н, а также документированными процедурами по направлениям деятельности и увязкой с критериями по стимулированию.

Должностные инструкции оформляются для всех сотрудников университета и являются организационно-должностной основой для:

- определения соответствия работника занимаемой должности при оценке его компетенции при приеме на работу, аттестации или увольнении;

- привлечения к установленной ответственности (административной, гражданской или уголовной) за ненадлежащее выполнение своих обязанностей и неиспользование полномочий.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа:

- общие положения – устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещения по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности;

- функции – определяются направления деятельности специалиста;

- должностные обязанности – перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, предоставляет, курирует и т. д.);

- права – определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей;

- ответственность – устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставляемых ему прав.

Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ ректора университета. Датой введения инструкции в действие является дата утверждения. Хранятся должностные инструкции три года после замены новыми.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Эти два документа используются при разрешении конфликтных ситуаций между работником и работодателем.

В должностных инструкциях сотрудников университета в разделе ''Функции'' необходимо учесть функции по гарантии качества обучения, определяемые моделью СМК университета, т. к. одним из показателей государственной аккредитации является ''Наличие и оценка эффективности системы качества образовательного учреждения'', в основу которого положена проверка степени соответствия СМК университета требованиям стандартов и директив ENQA.

Оформление организационной документации (Положения о структурных подразделениях университета, должностные инструкции сотрудников), а также положений о коллегиальных органах управления, табеля форм документов, информационных карт процессов, документированных процедур и других внутренних нормативных документов университета осуществляется в соответствии с требованиями МС ISO 9001 и документированной процедурой «Управление внутренними нормативными документами». В соответствии с данной процедурой внутренним нормативным документам университета присваивается уникальный идентификационный номер (см. титульный лист настоящей инструкции).

ЗАМЕЧАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

1 В документах, оформляемых более чем на двух страницах, реквизиты с 21 по 30 следует располагать на последней странице документа.

2 Проекты положений, инструкций, правил и положений на конкретный вид работ разрабатываются в структурных подразделениях университета и передаются на подпись ректору университета или проректору по направлению его деятельности.

3 Документы, подготовленные для подписи руководством университета, должны быть всесторонне обоснованы, тщательно отредактированы и завизированы руководителем структурного подразделения (отдела, службы), подготовившим документ.

4 Копия исходящего документа, остающегося в университете, должна содержать визы лиц, с которыми документ согласовывался. В него вносятся все исправления, сделанные при подписании подлинника.

5 Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, выполняются только чернилами или пастой темного цвета.

6 В подписанные или утвержденные документы вносить какие-либо изменения, исправления, добавления без разрешения лица, подписавшего или утвердившего документ, запрещается.

D:\Инструкция по оформлению документации
Приложение

к п. 5.21

Федеральное агентство по рыболовству

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Калининградский государственный технический университет»

(ФГБОУ ВПО «КГТУ»)

ОКУД

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

(наименование согласуемого документа)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Наименование должности Наименование должности

с указанием организации с указанием организации

подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия

00.00.0

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Наименование должности Наименование должности

с указанием организации с указанием организации

подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия

00.00.0

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Наименование должности Наименование должности

с указанием организации с указанием организации

подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия

00.00.0

В:\Перечень документов

Приложение

к п. 5.23

Федеральное агентство по рыболовству

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Калининградский государственный технический университет»

(ФГБОУ ВПО «КГТУ»)

ОКУД

 

П Е Р Е Ч Е Н Ь

документов, на которых ставится гербовая печать

1.  Академические справки;

2.  Акты (приема выполненных работ, объектов приемки, оборудования, закупки, списания, о списании бланков строгой отчетности, инвентаризации);

3.  Аттестационные дела соискателей учёных званий профессора, доцента;

4.  Архивные справки;

5.  Бухгалтерские, балансовые отчеты;

6.  Выписки из приказов;

7.  Гарантийные письма;

8.  Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, денег, на ведение дел в суде в т. ч. арбитражном);

9.  Договоры (о материальной ответственности, поставке, подряда, о научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, обучении и т. д.); трудовой договор, дополнительное соглашение к трудовому договору;

10. Дополнительные соглашения к договорам;

11. Дипломы об окончании университета;

12. Зачетные книжки;

13.Заявки на кассовый расход;

14. Командировочные удостоверения;

15. Копии лицензии, сертификаты;

16. Направления на практику;

17. Образцы оттиска печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

18. Отзывы официальных оппонентов на диссертационные работы;

19. Отзывы на авторефераты;

20.Отчёты о фининсово-хозяйственной деятельности, представления в ФАР, Казначейство;

21. Письма о регистрации студентов в органах МВД (прописка, регистрация);

22. Подтверждение допуска в кадры загранплавания;

23. Почетные грамоты;

24. Представления: на выдачу паспорта моряка (форма 2), продление паспорта моряка (форма 8), на пенсию;

25. Прейскуранты и дополнения к ним;

26. Приложения к дипломам;

27. Расписания;

28. Распределения внебюджетных надбавок (по подразделениям);

29. Расчеты стоимости обучения;

30. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в Госбанк, Казначейство);

31. Свидетельства;

32. Сертификаты;

33. Сметы расходов;

34. Соглашения (трудовые и др.);

35. Списки научных и учебно-методических работ;

36. Списки представляемых к награждению;

37. Справки ВУС;

38.Справки в пенсионный фонд (ПФР);

39. Справки на студентов ( в т. ч. форма-26);

40. Справки о выполненной педагогической нагрузке;

41. Справки о заработной плате сотрудников и преподавателей;

42. Справки (сметы) стоимости работ;

43. Студенческие билеты;

44. Трудовые книжки;

45. Удостоверения;

46. Характеристики;

47. Штатные расписания.

В:\Перечень документов

Приложение

к п.6.1.3

Федеральное агентство по рыболовству

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Калининградский государственный технический университет»

(ФГБОУ ВПО «КГТУ»)

П Р И К А З

ОКУД

 

.2012 №

О введении в действие Инструкции по оформлению организационно-распорядительных документов университета

В целях совершенствования организации и повышения эффективности работы с документами в университете, п р и к а з ы в а ю:

1 Ввести в действие Инструкцию по оформлению организационно-распорядительных документов университета с 15 октября 2012 года.

2 Руководителям структурных подразделений университета организовать изучение данной Инструкции работниками подразделений и обеспечить контроль за исполнением её требований.

3 Начальнику административно-правового управления организовать ведение делопроизводства в университете в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

4 Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника административно-правового управления

Ректор университета

Проект вносит	Согласовано:
Проректор по информатизации	Начальник управления экономики
и развитию _______________	и финансов ___________
	Начальник АПУ
	_____________________

отп. 150 экз.

1 – все структурные подразделения

D:\приказы\2012\Приказ об утверждении Инструкции
Приложение

к п. 6.2.2

Федеральное агентство по рыболовству

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Калининградский государственный технический университет»

(ФГБОУ ВПО «КГТУ»)

ОКУД

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

00.00.0000 № 00

О подготовке (корректировке)

документации в структурных

подразделениях

В связи с отработкой и подготовкой организационной и информационно-справочной документации в структурных подразделениях университета в соответствии с требованиями МС ISO 9001:2008 и Типовой модели системы качества образовательного учреждения о б я з ы в а ю:

руководителей структурных подразделений университета в срок до 15 июня 2012 года подготовить бланки (формуляры-образцы), используемые в делопроизводстве подразделения, и сдать их в Службу управления качеством.

Ректор университета Личная подпись

отп. 6 экз.

1 - в дело

2 – в канцелярию

3 - в административно-правовое управление

4 – в отдел кадров АПУ

5 - в студенческий отдел

6 – в учебное управление

В:/Подготовка информации

Приложение

к п. 6.5.1

Федеральное агентство по рыболовству

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Калининградский государственный технический университет»

(ФГБОУ ВПО «КГТУ»)

ОКУД

 

П Р О Т О К О Л

заседания ________________________________

00.00.0000 № 00

Председатель – Фамилия Имя Отчество

Присутствовали: , и т. д.

Приглашенные: , и т. д.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1 ___________________________________________________________________________

Доклад (указывается должность)

2 _____________________________________________________________________

Доклад (указывается должность)

1 СЛУШАЛИ:

– должность

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

(содержание доклада)

ВЫСТУПИЛИ:

1 – краткая запись выступления.

2 – краткая запись выступления.

………….

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1  Одобрить ………..

1.2  ……. (указать конкретно, что именно решили).

……………

2 СЛУШАЛИ:

……………..

ВЫСТУПИЛИ:

……………..

ПОСТАНОВИЛИ:

………………

Председатель Личная подпись

Секретарь Личная подпись

Приложение

к п. 6.8.3

_____Кому_________

______________________

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000 №_____

В связи с __________________________________________________________________

прошу__________________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения Личная подпись

(контактный телефон)
Приложение

к п. 6.9.7

Федеральное агентство по рыболовству Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Калининградский государственный технический университет» (ФГБОУ ВПО «КГТУ») АКТ

УТВЕРЖДАЮ Ректор университета подпись 00.00.0000

ОКУД

00.00.0000 № 00

На списание испорченных

при заполнении государственных

документов о высшем образовании

Основание: Приказ университета от 01.01.2001 №00

Составлен: Институтом менеджмента, экономики и предпринимательства (ИМЭП)

Председатель комиссии:

Члены комиссии:

В соответствии с Приказом университета от 01.01.2001 №00 по организации и выдачи академических справок в университете комиссия постановила:

1 Испорченный бланк (техническая ошибка) академической справки АВ 2475710 оформленной для специальности (направления) ''Менеджмент организации'' списать с учета.

2 Реквизиты бланка академической справки вырезаны и наклеены на первый экземпляр настоящего акта, а сам бланк уничтожен путем сжигания.

Место для наклейки реквизитов (наименование, серия, номер )бланка

Составлен в двух экземплярах:

1 - Институт менеджмента, экономики и предпринимательства

2 - Учебное управление

Председатель комиссии Личная подпись

Члены комиссии: Личная подпись

Личная подпись

Приложение

к п. 6.10.9

Федеральное агентство по рыболовству

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Калининградский государственный технический университет»

(ФГБОУ ВПО «КГТУ»)

. Телефон (факс) :(40–29-15 ОКУД

«15»мая 2012 г. Исх. № 01/344

На Ваш исх. № 000СК-Ф от 01.01.2001

Генеральному подрядчику по созданию Концепции «Умного города» Сколково, Президенту Cognitive Technologies

О проведении анкетирования по вашему запросу

Калининградский государственный технический университет принял участие в социологическом исследовании «Умный город и представление об идеальных условиях и факторах выбора работы в инновационной сфере». В анкетировании приняли участие аспиранты и студенты старших курсов университета.

Направляем анкеты в количестве 35 штук (из них 12 анкет аспирантов и 23 анкеты студентов).

Ректор университета

D\Письма

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА И ДРУГИЕ ИСТОЧНИКИ

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- ВНИИДАД. 2003 – М : Изд-во стандартов. – 18 с.

2 Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд., доп. и перераб. /. – СПб.: Питер, 20с.

3 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. . – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 20с.

4 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – 2-е изд., перераб. и доп. / , и др.; Под ред. , . – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 20с.

5 ДР -191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. – М.: ВНИИДАД, 1998.