Организационно-распорядительная документация (стр. 3 )

Рисунок 1 - Схема углового расположения реквизитов и границы зон на формате А4

Рисунок 2 - Схема продольного расположения реквизитов и границы зон на формате А4

5 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

5.1 Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст. 5021).

5.2 Эмблему организации (реквизит 03) помещают на бланках университета в соответствии с Уставом университета.

5.3 Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), код формы документа (реквизит 07) - по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

5.4 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Используется в качестве реквизита в составе справочных данных в общих бланках и бланках писем.

5.5 Идентификационный номер налогоплательщика / код первичной постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

5.6 Наименование организации (реквизит 08) – Федеральное агентство по рыболовству Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Калининградский государственный технический университет», сокращённое наименование - ФГБОУ ВПО «КГТУ» соответствует закрепленному в Уставе университета.

5.7 Справочные данные об университете (реквизит 09) включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению университета (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес интернет сайта и др.).

5.8 Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного университетом, должно быть определено Уставом университета и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000).

5.9 Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания или утверждения, для протоколов – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2012 г. следует оформлять: 05.06.2012.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2012 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2012.06.05

5.10 Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

5.11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

5.12 Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

5.13 В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

	Минюст России
	Департамент информатизации
	и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

	Генеральному директору
	регионы»
или
	АО «Электроцентромонтаж»
	Главному бухгалтеру

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указать обобщенно, например:

	Администрации районов
	Калининградской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длиной строке. Например:

	Главному редактору
	Издательского дома
	«Медиадом»

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

	Государственное учреждение
	Всероссийский научно-исследовательский
	институт документоведения и архивного дела
	Профсоюзная, 82
	Москва
	117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

	Садовая,
	Липки
	Тульская область
	Киреевский район
	301264

5.14 Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа (реквизит 16) должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа (см. пункт 4), например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Ректор ФГБОУ ВПО «КГТУ»
	Личная подпись
	00.00.0000

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

	УТВЕРЖДЕН
	решением ученого совета
	от 01.01.2001 №00
или
	УТВЕРЖДЕНО
	приказом университета
	от 01.01.2001 №00

Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу только с момента утверждения.

Утверждению, как правило, подлежат следующие виды документов:

-  Устав университета;

-  положения о структурных подразделениях университета;

-  структура и штатное расписание сотрудников университета;

-  отчеты и балансы;

-  текущие и перспективные планы;

-  акты приема в эксплуатацию зданий и сооружений после окончания строительства или реконструкции;

-  должностные и др. инструкции.

5.15 Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

	Прошу подготовить проект
	договора с Консалтинговой группой
	«Эврика» к 05.10.2012
	Личная подпись
	00.00.0000

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

5.16 Все служебные документы, изготовленные на бумаге формата А4, должны иметь заголовок к тексту (реквизит 18) независимо от их вида, содержания и назначения. Без заголовка составляются лишь документы, изготовленные на бумаге формата А5: извещения, телеграммы, телефонограммы.

Заголовок должен быть лаконичным, точным, с необходимой полнотой раскрывать содержание документа. Для заголовка рекомендуется использовать конструкции с предлогом «о» («об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос «о чем», например: «Об изменении…», «О выделении…».

Заголовок формируется составителем документа, печатается строчными буквами с первой прописной (заглавной) через одинарный межстрочный интервал. Объем заголовка не должен превышать 5 строк текста с длиной строки в 28 печатных знаков от левого поля. В конце заголовка точка не ставится. Приказы по кадровым вопросам имеют стандартный заголовок: «по личному составу»; «по студенческому составу».

5.17 Отметка о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка о контроле проставляется в правом верхнем углу листа документа.

5.18 Текст документа (реквизит 20) составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (''имеете'', ''владеете'' или ''были'', ''находились'' и т. д.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы и строки таблицы, указанные на первой странице таблицы, должны быть продублированы на каждой последующей странице.

Табличную форму целесообразно применять, если различные показатели могут быть сгруппированы по какому-либо общему признаку, а каждый из показателей может иметь два (или более) значения.

Слева над таблицей размещают слово «Таблица», выделенное разрядкой три. После него приводится номер таблицы. При этом точку после номера таблицы не ставят. При необходимости краткого пояснения и/или уточнения содержания таблицы приводят ее наименование, которое записывают с прописной буквы над таблицей после ее номера, отделяя знаком тире. При этом точку после наименования таблицы не ставят. Например:

Таблица 1 – Рыба, морские млекопитающие, морские беспозвоночные

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами и располагаются на расстоянии 12,5 мм от границы левого поля документа. Например: обозначение 5.12.7 соответствует разделу 5, подразделу 12, пункту 7.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) университета текст излагают от первого лица единственного числа (''приказываю'', ''предлагаю'', ''прошу''). Слова ''приказываю'', ''предлагаю'', ''прошу'' печатаются строчными буквами разрядкой пять.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения), используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (''постановляет'', ''решил'', ''предлагает'').

В совместных распорядительных документах (приказ, постановление, совместное решение) используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (''приказываем'', ''решили'', ''предлагаем'').

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (''отдел осуществляет функции'', ''комиссия установила'').

В письмах используют формы изложения:

- от первого лица множественного числа (''просим направить'', ''направляем на рассмотрение'');

- от первого лица единственного числа (''считаю необходимым'', ''прошу выделить'');

- от третьего лица единственного числа (''университет не возражает'', ''университет считает возможным'').

При подготовке текстов документов целесообразно использовать следующие рекомендации:

-  не злоупотреблять сложными конструкциями, избегать неоправданных оборотов;

-  применять слова и устойчивые словосочетания делового стиля;

-  использовать трафаретные тексты документов;

-  избегать личных оценок явлений и мотивировок принимаемых решений;

-  избегать применения архаичных терминов и оборотов;

-  использовать только общепринятые сокращения.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и т. д.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (акт, заключение, справка, отчет и т. д.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (''заведующий лабораторией имеет право'', ''комиссия установила'', ''комиссия разработала'', ''в состав университета входят'').

Обращение к адресату, как правило, ведется в первом и втором лице множественного числа: ''Высылаем Вам…'', ''Просим направить нам…'', (''Вы'', ''Вас'' и т. д. пишется с прописной буквы. ''мы'', ''нас'', и т. д. – со строчной).

При наличии в реквизите ''адресат'' инициалов и фамилии адресата, следует начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Например:

Уважаемый_____________________ !

5.19 Отдельные вопросы документа или документ в целом дополняют и разъясняют Приложения. Отметка о наличии приложения (реквизит 21), упоминаемого в тексте или поясняющего содержание документа, оформляется по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об административно-правовом управлении на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов административно-

правового управления на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива -6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут ''Приложение №'' с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

	Приложение
	к приказу университета

Допускается выражение ''ПРИЛОЖЕНИЕ №'' печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
	к приказу университета

Приложения, выделенные как материал, дополняющий основную часть, располагают в конце документа на отдельном листе. По статусу приложения могут быть обязательными, рекомендуемыми или справочными. Приложения обозначают прописными буквами русского алфавита, начиная с А (за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ), которые приводятся после слова ''Приложение''. В случае полного использования букв русского алфавита приложения обозначают арабскими цифрами. Каждое приложение начинается с новой страницы. При этом в верхней части страницы, посередине, приводят слово ''ПРИЛОЖЕНИЕ», записанное прописными буквами, и обозначение приложения. Под ними в скобках указывают статус приложения, используя слова: ''обязательное'', ''рекомендуемое'' или ''справочное''. Содержание приложения указывают в его заголовке, который располагают симметрично относительно текста, приводят в виде отдельной строки (или строк), печатают прописными буквами и выделяют полужирным шрифтом.

При наличии нескольких приложений в документе на них проставляются порядковые номера в соответствии с очередностью их упоминания в тексте «Приложение », «Приложение » и т. д. При большом количестве приложений на них составляется опись, в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на _________ л.

5.20 В состав реквизита ''Подпись'' (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Ректор университета

Личная подпись

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой через полуторный межстрочный интервал в последовательности, соответствующей занимаемой должности (наименование должности печатается через одинарный межстрочный интервал), например:

Начальник управления экономики и финансов	Личная подпись
Зам. начальника управления экономики и финансов (гл. бухгалтер КГТУ)	Личная подпись

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например, в Институте менеджмента, экономики и предпринимательства (ИМЭП) были испорчены при заполнении документы государственного образца о высшем образовании. В акте на списание документов государственного образца председателем комиссии указывают директора ИМЭП, в качестве членов комиссии – начальника учебного управления и специалиста по учебно-методической работе ИМЭП :

Председатель комиссии	Личная подпись
Члены комиссии	Личная подпись
	Личная подпись

Фамилия, подписывающего документ, печатается без скобок, строчными буквами с первой прописной, последняя буква фамилии на три знака отступает от правого поля. Инициалы печатают перед фамилией, пробелы между инициалами, а также между инициалами и фамилией не предусматривают.

Документы коллегиальных органов (решение совета университета, протоколы и др.) подписывают два лица – председатель и секретарь коллегиального органа.

Необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты ( / ) перед наименованием должности. Элементы наименования должности в реквизите ''Подпись'' допускается центровать относительно самой длинной строки.

5.21 Гриф внешнего согласования документа (реквизит 23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (с указанием наименования организации, если согласование производится с другими организациями), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Согласование документов проводится с целью определения правильности отражения в документе решений, их соответствия действующему законодательству, учета интереса структурных подразделений или учреждений.

Гриф внешнего согласования размещается ниже реквизита ''Подпись», от границы левого поля, на последнем листе документа:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись

00.00.0000

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

-162

При необходимости грифы согласования указывают на листе согласования, а на месте, предназначенном для размещения грифа согласования, делают пометку: "см. лист согласования". При наличии нескольких грифов согласования их располагают двумя вертикальными рядами (см. Приложение ).

Слово СОГЛАСОВАНО печатают прописными буквами без кавычек. Через полтора межстрочных интервала ниже слова СОГЛАСОВАНО печатают наименование должности через один межстрочный интервал.

5.22 Формой внутреннего согласования служебных документов является его визирование. Визы внутреннего согласования документа (реквизит 24) располагаются ниже реквизита ''Подпись''. В состав реквизита ''Визы внутреннего согласования документа'' входят: наименование должности лица, согласующего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Ректор университета	Личная подпись
Проект вносит		Согласовано:
Проректор по информатизации и развитию_____________		Начальник управления экономики и финансов_________
		Начальник АПУ ___________________

Реквизит ''Визы внутреннего согласования документа'' печатают через полуторный межстрочный интервал. Расстояние от реквизита ''Подпись'' до реквизита ''Визы согласования документа'' составляет двойной межстрочный интервал. Наименование должности внутри «Визы внутреннего согласования документа» печатают через один межстрочный интервал.

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: