Как правило, компании объявляют тендер по двум причинам.

Первая из них – это корпоративные требования, существующие в организации, в области политики закупок.

Так во многих организациях всего мира принято принимать решение о выборе компании поставщика на основании открытого или закрытого тендера. Сегодня аналогичное требование предъявляется ко всем заказам объявляемым государственными организациями, стоимость которых превышает 100 тыс. рублей.

Вторая причинна – желание компании, организатора тендера, получить лучшее решение за лучшую цену.

Какие тендеры бывают?

Первая разновидность тендера – это «тендер цены».

В этом случае заказчик точно знает, какие виды работ и в каком объеме потребуются ему для выполнения задачи. А исполнители (участники тендера) выдвигают свои предложения по конкретным видам работ, срокам, периоду гарантийного обслуживания, дополнительным услугам – и главное по цене. Этот вид тендеров, как правило, не приносит сюрпризов ни компании-заказчику, ни участникам тендера. Выбор между подрядчиками производиться главным образом по цене.

Второй вид тендеров – это так называемый тендер «открытых решений» (тендер «открытого брифа»). Такой тендер организовывается в том случае, когда специалисты компании только приблизительно представляют какие виды работ и услуг, потребуются им для достижения желаемого результата. Тендер «открытых решений» может объявляться так же в том случае если желаемый результат можно достигнуть с помощью различных методов и решений.

В этом случае компания в описании условий тендера (брифе) указывает проблему, которую ей необходимо решить или результат который желательно достигнуть. Компании участники – со своей стороны предлагают свое видение решения проблемы.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Такой тендер, конечно, подразумевает гораздо больший разброс по ценам и предлагаемым решениям, но взамен компания – заказчик получает уникальный шанс рассмотреть творческие разработки различных компаний.

Как показывает практика, наиболее обоснованной (по крайней мере, в случае сложных решений) становиться двухэтапная модель тендера. На первом этапе которой, компания заказчик выбирает концепцию решения, а на втором – ценовое предложение.

Правила подготовки тендера.

Как и любой бизнес-процесс, тендер имеет свои правила подготовки и проведения.

Для того, что бы компании-участники тендера смогли предложить вам решение, наилучшим образом отвечающее вашим пожеланиям, вам необходимо четко и внятно объяснить им, что вы от них хотите. Ну а что бы сам процесс выбора и пересмотра предложенных решений в вашей компании затянулся во времени и не превратился в дурную бесконечность переговоров и заседаний, вам необходимо четко описать критерии и сроки выбора участников, а затем и победителя тендера.

Далее представлен стандартизированный цикл работы над проектом «проведение тендера».

1 этап. Формирование внутри компании списка задач (услуг) выносимых на тендер и согласование типа организаций принимающих в нем участие. Принятие решения о проведении тендера.

Как показывает практика этот этап совсем не лишний, поскольку от того насколько единым будет понимание задач, выносимых на тендер, различными сотрудниками компании, зависит скорость принятия решения по всем последующим этапам работ. Не плохо так же достигнуть взаимопонимания по вопросам, какого рода и масштаба поставщики будут приглашены к участию в тендере, открытым или закрытым он будет.

2 этап. Создание «Брифа» (Приглашение к участию).

На этом этапе сотрудник, ответственный в компании – заказчике за подготовку и проведение тендера, должен изложить в едином документе цели проекта (проведения тендера) и требования к участникам соревнования.

Такой бриф (Приглашение к участию) затем будет направлен потенциальным участникам тендера для рассмотрения.

Стандартный бриф предполагает следующий состав:

· описание компании-заказчика

· тендерный альбом подготавливается проектировщиками: он содержит всю необходимую информацию по объекту + планировочные решения

· постановка задач: какие работы выносятся на тендер (объем, характер и т. д.)

· описание желаемого результата (критерии качества и отчетность в выполнении..)

· требования к участникам тендера (для УК это может быть определенный опыт, мин. кол-во объектов в управлении, классность этих объектов и т. д.)

· описание формы подачи заявки (критерии документа)

· критерии оценки претендентов

· сроки проведения тендера

Каждая часть из этой заявки является осмысленной и функциональной частью документа. Разумеется, что ваша компания может оказаться от любой из них, или нескольких сразу, но это, лишь затруднит ваше общение с потенциальными поставщиками решений.

Разберем подробнее содержание брифа.

1. Возможно, слава вашей компании велика и необъятна, а может быть вы только еще начинаете свой путь к вершинам бизнес – олимпа, и все же, есть нечто, что обязательно знать провайдеру о вашей компании для успешной подготовки предложения. История компании, ее численность, сектор экономики, в котором вы работаете, вид бизнеса и его специфические особенности - все это будет важным для подготовки персонифицированного предложения. Конечно в брифе нет необходимости описывать историю как говориться «от Адама». Достаточно будет той информации, которую вы обычно публикуете в буклете или брошюре о компании. Описанием объектов недвижимости в нашем случае не обойтись, так как окончательно отобранные поставщики услуг по управлению объектом будут совершенно «законно» проситься посетить объект для его анализа.

Укажите адрес сайта, где поставщик услуг сможет получить более полное представление о вашей компании Объекте).

2. Раздел постановка проблемы должен продемонстрировать вашему адресату, что именно вас беспокоит, ответы на какие вопросы вы планируете искать, что не устраивает в сложившейся ситуации. Практика показывает, что именно этот раздел брифа неоднократно уточняется во время последующих переговоров.

3. В этом разделе вы должны дать волю своему перу. Во-первых, опишите каких изменений (целей) желает достичь организация в результате. Во-вторых, опишите наиболее актуальные и срочные задачи, которые хотите решить. Наконец, в-третьих, опишите какие продукты (решения) должны стать результатом работ.

4. Требования к участникам тендера обычно описывают критичные для вашей компании параметры организации – участника. Например, для собственников нацеленных на западных арендаторов для максимальной капитализации Объекта на первый план может выйти «бренд» (узнаваемость на рынке) УК, наличие международного опыта. Среди требований может быть опыт ведения аналогичных проектов, наличие отзывов предыдущих клиентов, количество похожих объектов в управлении. К описанию требований стоит подходит с достаточной осторожностью: ведь излишне ужесточив их вы можете столкнуться с недостаточным выбором, как по цене, так и по качеству предложений. В то же время отсутствие ограничений приведет к тому, что вам будет сложно сделать первоначальный выбор.

5. Четкое описание формы заявки на участие в тендере призвано облегчить вам последующую работу. Обрабатывать и сравнивать предложения созданные по единой схеме существенно проще, чем унифицировать собрание разномастных документов. В этом разделе компания – заказчик оговаривает те разделы, которые должны фигурировать в заявке (Предложении) от компании – участницы тендера.

6. Раздел «Критерии оценки» вызывает наибольшие разногласия при составлении документа. Действительно, говорят мне организаторы тендера, для нас важно разумное сочетание различных критериев в одном предложении. Так сказать соотношение цена / качество. Разумеется это так. Однако если какой-то из параметров является для вас критичным (цена, время проекта, отсутствие со - исполнителей, использование специфического ПО) стоит обратить на него внимание ваших поставщиков. Хотя бы для того, что они не выполняли заведомо пустую работу.

7. Сроки проведения тендера можно не выделять в отдельный раздел, но указать в брифе обязательно. Обычно указывают срок объявления тендера, срок начала и окончания приема заявок, ориентировочный срок рассмотрения заявок.

3 этап. Выбор компаний – участников.

Теперь, после формирования брифа, вы можете смело приглашать к участию в тендере заинтересованные организации. Обычно, если объявляется «тендер цены», то к участию приглашаются 3 -4 организации. Если же запланировано проведение двухэтапного «тендера решений», то количество участников на первом этапе может быть от 5 до 9, а на второй этап выходят два – три участника, подготовившие наиболее интересные предложения.

Как же определить состав компаний – участников для тендера?

Существует открытый тендер, к участию в котором вы приглашаете все организации, отвечающие требованиям. Открытый тендер объявляют через специализированные СМИ, Интернет сайты или профессиональные сообщества. Такой вид проведения тендеров должны использовать, например, государственные организации.

Закрытый тендер предусматривает приглашение участников компанией-организатором. Для приглашения к участию в первом этапе, компании участницы, отбираются по значимым для организатора критериям. Например, это может быть опыт проведения подобных работ, отзывы партеров, материалы открытой прессы, сайты компаний в Интернете, участие их в рейтингах, профессиональных выставках, конференциях и пр. В этом случае, вы сами на основании ваших критериев отправляете персональное приглашение принять участие в тендере той или иной компании. Имена участников тендера не афишируются.

Теперь, объявив о начале тендера, вы с нетерпением ждете получения первоначальных заявок.

4 этап. Уточнение позиций.

На этом этапе работ, компании, подавшие первоначальные заявки на участие в тендере, будут обращаться к вам за дополнительной информацией. Уточнять ваше видение проблемы и желаемые пути ее решения. Для того, что бы окончательные предложения участников выглядели не только персонализированными, но и осмысленными, вам потребуется потратить на обсуждение некоторое количество времени. Вот тут-то вы и вспомните о разумном ограничении числа участников тендера, о котором писалось выше. В том случае, когда тендер намечен двух этапный после рассмотрения предварительной заявки, компании вышедшие во второй тур, готовят итоговые документы.

5 этап. Презентация итоговых Предложений.

В такой ответственный момент сухим документом не обойтись финалистов конкурса приглашают на встречу в компанию организатор. Именно на этой встрече, презентуя свое решение, представители провайдера и имеют возможность убедить вас в том, что их решение единственно правильное.

И если работы по предыдущим этапам могли проводиться силами одного двух сотрудников соответствующего подразделения, то на итоговую презентацию приглашаются руководители тех подразделений, которые будут выступать у вас внутренними заказчиками по проекту.

6 этап. Окончательный отбор.

После проведения презентаций, и внимательного изучения полученного предложения, ответственные руководители вашей компании коллегиально принимают решение о выборе того или иного поставщика. В некоторых компаниях это решение принимается на совещании, с помощью устного обсуждения и уточнения мнения внутренних заказчиков. В других более формальных случаях, создается рейтинговая таблица, где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется итоговый бал каждого участника тендера.

7 этап. Объявление победителей.

Это, несомненно, самый приятный и волнующий этап для всех участников. К сожалению, в российской практике часто оказывается что компании, не выигравшие тендер, узнают о его завершении, когда их конкурент уже во всю работает над проектом. Согласитесь, такое поведение не украшает Заказчика. Хорошим тоном считается на общем собрании или через СМИ (при открытом тендере) или в персональном порядке (если тендер был закрытый) оповестить всех участников о завершении работ и выборе окончательного поставщика решений.

Как вы видите, работа над тендером не представляет непреодолимых проблем с точки зрения организации. Главная сложность в этом процессе кроется именно в осознании заказчиком решаемой проблемы и выборе адекватного решения. И если вы хотите найти самое экономичное решение вашей задачи, то наверное стоит говорить лишь о сравнении цен на одинаковые услуги.

Нюансы проведения тендеров

Желательно, чтобы количество претендентов в тендере было не больше четырех, иначе процесс выбора усложнится: в идеале их должно быть три.

К сожалению, многие российские Заказчики пренебрегают правилами проведения тендера, которыми руководствуются во всем цивилизованном мире. А правила эти таковы: тендер должен быть открытым и оплачиваемым, т. е. агентства(УК и другие поставщики услуг) должны знать, с кем они конкурируют, расходы же по участию в тендере должны быть компенсированы заказчиками. Иногда отказ рекламодателя оплатить тендер хотя бы по минимуму ведет к тому, что крупные агентства не видят необходимости отрывать от работы с существующими клиентами значительные ресурсы для участия в конкурсе. Оплата тендера, как правило, не слишком велика, но она подразумевает серьезность намерений Заказчика. Если последний заявляет многомиллионный бюджет и при этом отказывается выделить в общей сложности $20 000 – $30 000 на оплату тендера для трех-четырех агентств, это вызывает в лучшем случае недоумение.

Чаще всего платные тендеры встречаются в сфере разработки архитектурных проектов и разработке фирменного стиля и позиционирования компании «брендинга».

Будущий клиент должен дать всем участникам грамотный бриф (так обычно называется задание). Чаще всего задание подразумевает разработку бизнес плана – расчета стоимости оказываемых услуг. Заказчик должен заранее попросить представителей УК рассказать, сколько будут стоить услуги по проведению тех или иных мероприятий если они не будут включены в комплексный «пакет» услуг. Без такой информации определить победителя в тендере будет сложно, и это может пагубно сказаться на дальнейшей работе с этим поставщиком услуг, так как стоимость не вошедших в контракт услуг, будь то уборка снега или мойка фасадов; анализ работы системы кондиционирования или услуги инженера по ВМС, могут значительно повлиять на конечный финансовый результат эксплуатации 1м2, так как спрогнозировать доп. услуги с точностью до 5% в бюджете не представляется возможным. Чем более комплексная услуга включена в состав услуг за отчетный период (за фиксированную плату) с самого начала, тем проще и в конечном итоге выгоднее Заказчику.

Если клиент определил критерии, которыми он будет руководствоваться при выборе победителя, это свидетельствует о его грамотности.

При рассмотрении презентаций и расчетов необходимо в первую очередь адекватно оценить возможности УК, уровень его компетенции, а не конкретные предложения. Чаще всего предложения, которые поставщики тех или иных услуг показывают на тендерных презентациях, требуют значительных доработок, а то и переработок. Сколь бы прекрасным ни был предоставленный документ, необходимо изучить все его составляющие на предмет объема предоставляемой услуги (что в нее включено), как она будет оказываться и настаивать на том, что бы критерии оценки были строго прописаны в качестве приложений к будущему договору оказания услуг. В условиях тендера наладить оптимальное взаимодействие невозможно – соответственно и результат не может быть идеальным.

Взаимодействие с УК.

Компания, работающая в сфере недвижимости и специализирующая на менеджменте, объектов коммерческой недвижимости управляющая компания (УК), может заключить с владельцем контракт, который предусматривает управление одним или несколькими объектами (имущественными комплексами), находящимися в его собственности.

С юридической точки зрения такого рода отношения могут быть оформлены по разному.

Договором доверительного управления

Управляющая компания, в свою очередь, возлагает всю ответственность за управление зданием на управляющего недвижимостью (если речь идет о СРМ). Собственник также может – заключить контракт непосредственно с физическим лицом, претендующим на роль управляющего (зарубежная практика).

Оба эти варианта создают посреднические отношения, при которых управляющей компании или отдельному управляющему дают полномочия действовать от лица владельца, что предполагает вознаграждение за управление (management fee). Точно также управляющие недвижимостью могут наниматься инвесторами, финансовыми организациями и другими юридическими лицами, чья собственность нуждается в управлении.

Регламент принятия решения для УК

Навыки управления

Оценка собственных возможностей управляющей компанией при рассмотрении предлагаемой сделки

Существует целый ряд вопросов, которые в комплексе помогут управляющей компании оценить свои возможности при рассмотрении предложения.

· Имеем ли мы опыт управления тем типом офисного здания, который нам предлагают?

·Есть ли у нас в штате управляющие с достаточным знанием и опытом управления частной собственностью данной категории и классности?

·Можем ли мы позволить себе имеющимся ресурсом выделить время для работы с другими клиентами и с дополнительной собственностью или встает вопрос о поиске дополнительно ресурса?

·Потребуется ли дополнительная специальная страховка, если вопрос об оказании запрашиваемого спектра услуг будет решен?

·Сможем ли мы предоставить необходимые услуги таким образом, чтобы данное сотрудничество стало эффективным с точки зрения затрат владельца собственности и выгодным для УК?

Разработка «предложений» по управлению

По большому счету, оно должно «продавать» управляющую компанию и ее услуги.

Для ведения начальных переговоров необходим укрупненный расчет стоимости услуг и описание факторов от чего она зависит.

Типовое предложении (для окончательного обсуждения по итогам обследования объекта) включает в себя анализ недвижимой собственности, разработанный план по ее управлению (что за сколько, но не как) и список предлагаемых условий контракта на управление (договоров с управляющей компанией) дополняется основной информацией о компании и предлагаемых ею услугах.

Содержание контракта на управление по модели IREM

*Участники контракта на управление (владелец, посредник).

*Описание собственности(название здания, адрес, иные детали).

*Срок ( продолжительность) контракта.

*Полномочия ,обязанности и ответственность управляющей компании:

·банковские счета;

·инкассо;

·платежи;

·финансовые и другие отчеты;

·аренда;

·эксплуатационные расходы;

·работники.

*Обязательства владельца:

·резервные фонды на случай непредвиденных обстоятельств;

·страхование собственности;

·возмещение убытков управляющей компании,

*Оплата услуг управляющей компании.

*Прочие положения.

·форс-мажорные обстоятельства;

·расторжение контракта.

Расходы и вознаграждение за управление

Сколько стоят услуги

Какие факторы объекта будут влиять уровень вознаграждения управляющей компании на Объекте:

Спектр услуг комплекс или только эксплуатации или управление арендными отношениями

будут ли это разовые поручения или комплексное обслуживание

Размер объекта

Архитектурные и конструктивные особенности Объекта

Месторасположение Объекта

рабочее время

Кол-во персонала

10 000 м2 приблизительно 20-25 человек

Определение величины вознаграждения

валового дохода

IREM

Услуги.

Модный подход к управлению компаниями вообще: «Не текущие нормы прибыли, а повышение увеличение ее стоимости (капитализация)».

Что фиксируется в договоре возмездного оказания услуг:

1 Стороны

2 Права (ответственность) и обязательства сторон

3 Даты начала и окончания договора

4 Полное описание собственности

5 Право заключать, прекращать и изменять договоры и арендные отношения

6 Право устанавливать арендные ставки, собирать арендную плату и другие виды платежей

7 Приложения по основным видам работ и параметрам их предоставления

8 Обязательства предоставлять финансовые и другие отчеты владельцу

9 Отчет о сданных площадях

10 О пустующих площадях и т. д.

11 Максимально информировать собственника о всем, что происходит - проинформирован значит разделяет ответственность за последствия

12 Право заключать/исполнять контракты на эксплуатацию и обслуживание

13 Персонал

14 Право выбирать и проводить маркетинговые мероприятия

15 Страхование

16 Форс мажор

Глава 4. Анализ объектов коммерческой недвижимости.

С какой целью проводятся обследования Объектов:

как их производить с какой целью и в каком объеме.

Обследования объекта для целей получения достоверной информации о состоянии и возможностях Объекта на рынке могут проводиться в случае если это:

Новый объект

Смена собственника

Смена УК

Составление плана управления

систем безопасности

Решение о сдаче в аренду

Услуга.

Оценка рыночной стоимости

Оценка ликвидности (потенциала) имеющихся помещений

Рекомендуемые изменения типа целевого назначения

Корректировка Плана управления (бюджета)

Классификация (условная – по направлениям):

Правовое направление

Определение подтверждения прав собственника

Пользователь (объем прав)

договора аренды

земельному участку

использования земельного участка

За рубежом существует понятие - единый объект недвижимости земельный (участок + объект)

У нас: права по земельному участку и Объекту регистрируются и передаются отдельно: долгосрочная аренда земельного участка, бессрочное пользование (подлежит оформлению через договор аренды либо в собственность через выкуп) и право собственности на землю.

Физическое обследование:

На что надо обращать внимание при осмотре каждого объекта собственности:

Границы привлекательности

Участка

- месторасположение и форма участка, рельеф

- наличие парковки

Внешнее окружение (соседи по границам участка)

(Геоподоснова, коммуникации, типы земли, затопляемость – для участков – как объектов собственности с целью дальнейшего девелопмента)

Эстетичность:

привлекательность для сторонних потребителей - привлечение внимания при визуальном осмотре (подъезде).

Эстетичность оценивается в следующих областях:

Доступ к объекту

Ландшафт

Техническое состояние

Физическое обследование Здания:

Конструктивные элементы Фундамент Подземная часть Объекта Каркас здания (стены перекрытия ) Кровля и технический подкровельный этаж (технический) Оконные и дверные заполнения Лестницы и лифтовые шахты Балконы

Инженерные коммуникации

Вентиляция и кондиционирование Водоснабжение и канализация Электроснабжение Теплоснабжение Слаботочные сети: охранная и пожарная сигнализации Система пожаротушения

Проверяется наличие выделенные мощности наличие документации и соответствие реальности

Состояние коммуникаций

: износ

балансовую стоимость

устранимые / не устранимые

(СНИПЫ прекратили свое действие с 01.01.07)

Технические регламенты вступили в силу (должны быть в свободном доступе в интернете)

Экономические понижение стоимости за счет внешних факторов (окружения) не зависит от физического состояния объекта.

Расчет площадей объекта – не что иное, как анализ имеющегося «продукта» М2 с целью выявления потенциала объекта.

Общестороительная площадь объекта включает в себя вертикальные шахты и лестничные пролеты, технический под кровельный этаж и все прочие горизонтальные поверхности…

На готовом объекте капитального строительства. Предназначенном для коммерческого использования различают для коммерческих и эксплуатацилонных целей следующие виды площадей:

1. Общая площадь Объекта (в границах внешних стен; по БТИ по границам внутренних стен – имеющихся перегородок; по ANSI/BOMA (по центру несущих конструкций для планировочных решений в объеме shell&core без учета внутренних несущих колон) включая коридоры, лифтовые холлы и технические помещения Объекта:

общих площадях

2. Коммерческая т. е. пригодная для сдачи в аренду, измеряется по БТИ (или ANSI/BOMA для планировочных решений в объеме shell&core) и включает технические помещения, если таковые имеются и зоны общего пользования внутри сдаваемых секций;

3. Площадь общих зон: коридоры, лифтовые холлы, технические помещения для целей эксплуатации всего объекта, входной вестибюль и прочие переходы, галереи, столовые и м.

4. Полезная площадь (вся площадь здания, по которой можно ходить; или вся площадь офисного пространства, которую можно использовать)

5. Площади стороннего назначения - не входящие в расчет по данному назначению объекта (если имеются)

Финансовое

Годовой бюджет - финансовый план

Управленческое обследование

Регламентирующие документы: распределение функций и обязанностей; разграничение ответственности; наличие действующих договоров на предоставление услуг (коммуналка и т. д.); регламенты работы объекта и служб

Орг структура: что есть сегодня, формат взаимодействия, функциональные обязанности, должностные инструкции и т. д.

Кадры: обеспеченность персоналом, квалификация, штатная структура

ИТОГ обследования: ОТЧЕТ из четырех глав с упором на то направление, с целью которого производилось обследование. Анализ объекта – выводы относительно поставленной цели.

Глава 5. Рекомендации по выработке арендной политики и методология отдельных направлений.

Арендная политика - это совокупность стратегий, правил, условий и процедур, в соответствии с которыми происходит сдача в аренду площадей объекта недвижимости, заключаются договоры аренды, совершенствуются взаимоотношения с уже имеющимися арендаторами.

Главные составляющие для выработки эффективной арендной политики

• Правильное позиционирование объекта

• Определение оптимальных ставок аренды

• Выбор стандарта измерений офисных площадей (методы БТИ или ANSI/ВОМА)

• Планирование, управление и контроль за основными экономическими показателями площадей объекта

Ценообразующие факторы:

• Качество права аренды, условия и формы расчетов

• Местоположение объекта

• Физические и экономические характеристики объекта

• Сервисное обеспечение объекта и др.

От арендной политики во многом зависит текущая стоимость объекта и возможности роста его капитализации.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4

УК на объекте коммерческой недвижимости: управление фазой обращения/использования (стр. 3 )

Регламент принятия решения для УК

Навыки управления

Разработка «предложений» по управлению

Содержание контракта на управление по модели IREM

Расходы и вознаграждение за управление

Домашний очаг

Справочная информация

Техника

Общество

Образование и наука

Мир

Бизнес и финансы