УК на объекте коммерческой недвижимости: управление фазой обращения/использования (стр. 4 )

Что необходимо определить (перечень представлен для вновь строящегося объекта со стадии оценки проекта):

Параметры арендной политики для внутреннего пользования управляющих активами:

Средняя ставка аренды для объекта в целом, как оценочный показатель - база для расчета показателей проекта; Возможности корректировки данного параметра и пути минимизации потерь. Необходимая годовая доходность (совокупный валовой доход); Возможность эскалации ставок по годам (для долгосрочных договоров Аренды); Максимальная скидка при большой предоплате (рассчитывается на основе стоимости денег во времени и зависит от стоимости денег для реализации конкретного проекта (% по кредиту); Методика расчета площади пола (ВОМА, БТИ,..); Пути возмещения потери площадей (КВП, коридорный…) Прочее… (в соответствие со спецификой объекта)

Пример. % от оборота для торгующих в розницу Арендаторов торговых площадей как плавающая составляющая Арендной платы.

Параметры арендной политики для арендаторов:

Наличие обоснованной и подтвержденной анализом рынка арендной политики, предоставляемой потенциальному арендатору на стадии начала «брокериджа», как основы для подписания письма о намерениях (LOI). Основные параметры «Арендной политики» объекта:

1. Сроки готовности объекта и гарантии со стороны Арендодателя;

2. Метраж арендуемой секции по принятому методу (ВОМА*, БТИ)от… до…;

3. Сроки действия договора аренды;

4. Размещение арендуемых секций на этажах – возможность их изменения;

5. Состояние помещений для передачи арендатору: shell&core, под чистовую отделку, с типовой отделкой (наличие show room); отделка под ключ по ранее согласованному проекта и т. д.

6. При условии shell & core:

· сроки производства работ Арендатором,

· коммерческая составляющая этого периода (арендные каникулы, возмещение ОРЕХа по фиксированной ставке за м2\мес.)

7. Регламент производства работ и ответственность сторон (страхование…)

8. Арендные ставки: зависят от стадии на которой заключается договор аренды, от состояния передаваемого в аренду помещения, размера сдаваемой секции (м2), кол-ва секций, срока действия договора, возможности субаренды и прочего…

· составляющие (фиксированная м2/год, ставка операционных расходов м2/год, коммунальные платежи, арендная ставка за парковку (включена в фикс. на основе утвержденного кол-ва парковочных мест, дополнительно оплачивается мм/мес. и т. д.);

· Условия оплаты и наличие страхового депозита

· Особые условия и требования: требования подтверждения платежеспособности (банковские гарантии, открытая отчетность) страхование различных видов риска и т. д);

· Другое (так же может зависеть от целей собственника).

Применяемые в РФ Методики измерения площадей:

• Правила измерения площадей, описанные в Строительных нормах и правилах (СНиП), разработанных Госстроем СССР

• Методика измерения Бюро технической инвентаризации (БТИ)

• Стандартная методика ANSI/BOMA для измерения площади этажей административных зданий, разработанная Национальным Институтом Стандартизации США (ANSI) и Международной Ассоциацией Владельцев и Управляющих Зданиями (BOMA International)

В процессе определения полезной площади административного, торгового помещений и/или места общего пользования в здании толщина стен между таковыми включается в состав полезной. Не подлежат вычитанию колонны и выступы, необходимые для здания. При наличии ниш, углубленных входов или иных отклонений от линии коридора полезная площадь рассчитывается без учета таких отклонений.

• Применение стандартной методики ANSI/BOMA, в редакции 1996 г., даёт возможность использовать при расчетах арендной платы площади, которые раньше  не рассматривалась как часть сдаваемых в аренду помещений, например вестибюли, технические помещения и служебные помещения, и др.

• Площади всех общественных помещений этажа пропорционально распределяются между арендаторами данного этажа, а все общественные помещения здания пропорционально распределяются между всеми арендаторами здания

Арендные площади рассчитываются в соответствии с математическими зависимостями, заложенными в стандарте ANSI/BOMA

ИЗМЕРЕНИЕ ПОЛЕЗНОЙ ПЛОЩАДИ ПОМЕЩЕНИЯ ПО ANSI/BOMA

•

ПРИМЕНЕНИЕ МЕТОДИКИ ANSI/BOMA

• Приход западных компаний, выход на рынок все большего количества качественных офисных центров класса А и В, высокий спрос на офисную недвижимость приводят к внедрению и все большему использованию западных подходов к управлению объектами

• Стандартная методика ANSI/BOMA стала основной международной методикой измерения площадей офисных зданий класса А и В, и активно используется в арендной деятельности в процессе управления объектами недвижимости

• Использование методики ANSI/BOMA выгодно для арендодателя

– дает большую полезную площадь помещений здания

– позволяет на законных основаниях со ссылкой на действующие международные стандарты требовать от арендаторов оплаты всех мест общего пользования в здании, начиная от площадей входной группы и заканчивая подсобными помещениями

– точный подсчет помогает определить, сколько средств «соберут» различные общие зоны

– можно распределить оплату общих зон, или фактора нагрузки, между арендаторами и тем самым исключить конфликты

– становится понятен объем пространств, которые нельзя использовать и которые относятся к коэффициенту потерь собственника

– позволяет рассчитать, насколько арендные ставки в данном бизнес-центре соответствует мировому рыночному уровню

• Несмотря на то, что арендатору приходится платить более высокую арендную плату, использование методики ANSI/BOMA в процессе арендных отношений может быть выгодно и ему:

– методика дает устойчивый набор понятий и терминов, а также понятный и справедливый алгоритм расчета арендной площади помещения, тем самым исключаются двусмысленные формулировки при переговорах

– четко определяются параметры, от которых зависят немалые денежные суммы за аренду помещений

– иностранные компании, арендующие площади в офисных зданиях, привыкли работать со знакомым им методом расчёта площадей по стандарту ANSI/BOMA

– по мере все большего распространения данной методики, арендаторы будут иметь возможность на основе единого системного подхода сравнивать разные предложения на рынке офисной недвижимости и выбирать наиболее выгодные

В настоящий момент, данный стандарт является наиболее совершенным стандартом измерения и расчета арендных площадей объектов офисной недвижимости.

Применение стандарта ANSI/BOMA, в редакции 1996 г., для измерения площади зданий дает существенное преимущество владельцам при заключении контрактов с арендаторами по сравнению с национальным стандартом – методикой БТИ. Сложность использования для не вновь построенных объектов заключается в наличии перегородок и отсутствии электронных версий чертежей (в системе АвтоКад, АрхиКад) с указанием несущих конструкций. Самое широкое применение данный стандарт измерения площадей нашел на объектах офисного назначения при готовности их к сдаче в состоянии shell&core.

• Правила стандарта ANSI/BOMA необходимо применять с учетом требований действующего законодательства РФ. При заключении договора аренды помещения стороны должны четко оговорить, что обмеры государственного технического учета и технической инвентаризации предназначены для идентификации площадей, а стандарт ANSI/ВОМА используется сторонами исключительно для расчета арендной платы.

• Таким образом, в процессе управления объектом офисной недвижимости учет площадей следует вести по обеим методикам измерения площадей – БТИ и ANSI/BOMA, при этом размеры площадей по методике ANSI/BOMA считать за основные, а размеры площадей по методике БТИ использовать при необходимости государственной регистрации сделок с недвижимостью в РФ.

Глава 6. Принятие объекта в управление и финансовые обязательства

Процесс подготовки к принятию Объекта начинается с его анализа и заканчивается подготовкой всей необходимой документации:

Максимальное обеспечение получения всей достоверной информации (включая методы опроса и заинтересованности должностных лиц) Анализ всей предоставленной информации (правовой; технической; финансовой и управленческой) Систематизация итогов Разработка паспортов систем помещений и т. д. Разработка «чек-листов» по направлениям и помещениям Актов разграничения ответственности Перечней передаваемого оборудования с указанием износа и повреждений Перечень и формат предполагаемой отчетности согласованной с собственником Список контактов компаний поставщиков и их гарантийные обязательства Анализ рисков и решение собственника по каждому направлению, страховые полисы или планы наблюдения за дефектами Разработка плана управления по направлениям и видам оказываемых услуг Подготовка коммерческих предложений по доп. Услугам Стратегия их продвижения План действий в неблагоприятных ситуациях и т. д.

Примеры контрольных таблиц (check list) для организации процесса приема объекта в управление и последующей внутренней отчетности и регламента работ на нем

Направление контроля/характер необходимой информации: новый Объект завершенного строительства

Гарантийные обязательства		Дата начала	Срок	Дата завершения
Системы жизнеобеспечения Здания (по исполнительной докум-ции)	Тип/мощн.	Гарантийные обязательства (сроки)	Осн. проф. мероприятия
Поставщики оборудования
Внутренние помещения по площадям	Этаж/доступ	Секция/совмещение	Мощности и точки подключения	Маркетинговый потенциал, сроки по текущим договорам и продление
Арендуемые секции по договорам аренды
Основные параметры договоров Аренды	Компания/вид бизнеса	Дата начала/ Дата завершения	Составляющие аренд. ставки	Ставка/особенности расторжения/продления
Регламенты Здания

Приложения: «check list» по арендованной секции при передаче под отделку (состояние shell & core).

Процесс принятия руководства

Информация о собственности

Управление зданием и принятие решений во многом определяется таким фактором, как состав владельцев здания и вид коммерческой собственности (целевое назначение объекта).

Обязательное приложение заверенной копии правоустанавливающих документов на Объект. Количество собственников или их представителей (чьи полномочия должны быть доказаны)

Эти аспекты повлияют на частоту и характер подготавливаемых отчетов, а также на распределение инвестиционной выручки (движение денежной наличности).

Важную роль играют цели владельца собственности и способы их достижения (план управления):

критерии оценки эффективности управления; метод оценки; формы и периоды отчетности – внутренней и обязательной (бухгалтерской);

обстоятельства управляющего перед собственником и арендаторами: взаимные обязательства; разграничение ответственности (юр. документ регламентирующий это) объем ответственности и штрафные санкции за невыполнение;

взаимодействие с представителями собственника

Техническая документация

Для того чтобы получить представление о собственности, необходимы чертежи в масштабе. Они должны включать в себя:

×план размещения объектов, в котором отмечаются все строения, относящиеся к собственности, и окружающие постройки;

×строительные чертежи или проекты, отображающие конструкционные детали: точки ввода инженерных сетей, средства управления ими, схема внутренних инженерных сетей (теплосеть, водопроводно-канализационная сеть, электропроводка и т. д.);

× планировку каждого этажа с указанием арендованных и свободных помещений и их размеров.

Общая оценка состояния собственности производиться на основании предоставленных чертежей и полного контрольного списка, сделанного по результатам тщательного осмотра здания и местности. Вся документация должна быть запрошена и проведена на соответствие строительным нормам, законам об окружающей среде и требованиям об общедоступности для инвалидов и т. д.

Вся переданная документация на момент принятия объекта должна быть проанализирована и выдано квалифицированное заключение на соответствие.

В актах принятия Объекта по тем направлениям, где выявлены несоответствия или изъяны все нюансы должны быть зафиксированы и подписаны представителями собственника и УК.

Рабочий персонал

Если имеется рабочий персонал здания и может быть нанят (новым) управляющим, то бывший управляющий/собственник обязан предоставить полную информацию о статусе и о занятости сотрудников, об их заработной плате и льготах, а также организационную таблицу, показывающую распределение ответственности и структуру отчетности. В том случае, если персонал был нанят прежней управляющей компанией (аффилированной собственником), то прием в управление будет включать в себя:

· оценку необходимости в кадровом обеспечении;

· планирование найма нового персонала

· определение того, какие услуги будут предоставляться персоналом новой управляющей компании, а какие - работниками, нанятыми на контрактной основе

«Старый» персонал является носителем информации по Объекту, которая должна быть «считана». Вопрос о периоде работы данного персонала и принятие окончательного решения остается на усмотрение руководства УК и решается в индивидуальном порядке.

Финансовая информация

Подготовка оперативного бюджета является одним из самых важных вопросов. Менеджерам (по направлениям) требуется вся информация о доходах и расходах связанных с обслуживанием собственности, о том, как они рассчитывались. Стандартная таблица расчетов новой управляющей компании может отличаться то той, которая использовалась ранее на данном объекте и будет зависеть от спектра предоставляемых услуг их объема и оговоренной с Собственником отчетности.

Формат предоставления финансовой информации зависит от первоначальных договоренностей между УК и собственником.

До принятия объекта в управление УК должна выполнить следующие моменты:

1. Составить для обсуждения с собственником «План управления» с бюджетом и желательно утвердить его основные финансовые составляющие как «реперные точки» контроля эффективности управления (эффективности работы по достижению плановых показателей) на отчетный период (открытая книга) вознаграждение – общий доход УК (% от валового годового дохода или прибыли)

2. Прописать весь спектр услуг с регламентом их предоставления и отчетности предоставляемой в конце отчетного периода Сумму (фиксированная или рассчитанную по формуле (плавающую) в месяц (или квартал) за строго оговоренные виды и объемы работ

Предоставление отчетности их выполнения и подписание Акта выполненных работ – оплата услуг. Выдача заключения и анализа ситуации – действие по решению собственника на основании коммерческого предложения (доп. Услуга)

Вознаграждение заложено в фиксированную сумму услуг по договору как установленная норма прибыли УК – рассчитывается по факту и может колебаться в зависимости от отчетного периода на основании объемов выполненных услуг, фиксированных по договору. Также зависит от эффективности работы персонала, степени его вовлеченности и своевременности принятия решений и т. д.

Договоры аренды

Договоры аренды представляют информацию о правах и обязанностях обеих сторон и планируемых доходах, необходимых для определения стоимости собственности (по доходному принципу). Для каждого используемого пространства должен существовать действующий договор аренды, где указываются все составляющие ставок арендной платы для составления отчетности за текущие поступления по каждому арендатору.

С арендаторов, торгующих в розницу, могут взиматься проценты с их прибыли, что также должно подтверждаться договором и будет формировать переменную составляющую арендной платы.

В аренду часто сдаются отдельные площади для хранения или места для парковки; и если лица, использующие эти площади, не арендуют помещения в здании, то на эти услуги также заключаются отдельные договоры.

Необходимо проанализировать спрос на помещения в этом здании со стороны других потенциальных арендаторов, и какую они готовы предложить цену за аренду.

Если новый управляющий уполномочен принимать решения по аренде, то в его обязанности также входит изучение арендных соглашений на предмет их подтверждения или расторжения. Чаще всего эту компетенцию предусматривают Договора доверительного Управления или дополнительные соглашения к договору на возмездное оказание услуг.

При оказании услуг по управлению арендными отношениями УК перенимает на себя все обязанности Арендодателя относящиеся к управления Объектом, а при доверительном управлении и уплату налогов на собственность и все риски по ее утрате и потери коммерческой привлекательности за период, на который она предана в управление.

Отдельное внимание уделяется аспектам взаимодействия с арендаторами

тройственным соглашениям и актам разграничения ответственности и фиксирования нарушения взаимных обязательств, по которым предполагаются переуступка прав или ответственности в рамках заключенных соглашений

Содержание и техническое обслуживание

При приеме в управление важно оценить внешнее и внутреннее техническое состояние здания. Тщательный осмотр должен включать в себя изучение занятых и свободных офисных помещений и всех мест общего пользования - их содержания и обслуживание, обеспечение безопасности, и выявит все несоответствия нормам и правилам. По результатам осмотра составляется соответствующая документация. Должны быть пересмотрены контракты на предоставление услуг по профилактическому обслуживанию и ремонту с целью определения связанных с ними затрат и выяснения необходимости их возобновления по истечении срока договора.

Техническое обслуживание сданных в Аренду секций остается прерогативой Арендатора (если иное не оговорено договорами Аренды) и может оказываться УК по отдельным договорам (доп. доход УК по данному Объекту).

Управление при допущении риска

В процессе приема в управление определяется перечень экстренных ситуаций – связанных со стихийными бедствиями или спровоцированных чьими-то действиями – которые могут возникнуть на объекте. К ним относятся травмы людей, повреждения собственности. Все эти потенциальные опасности должны быть предусмотрены специальными страховыми обеспечениями, а в процессе приема следует оценить, являются ли эти обеспечения достаточными.

Должен быть составлен список контактов для экстренной связи, включающие координаты сотрудников из числа обслуживающего персонала и арендаторов, местного отделения пожарной охраны и органов правопорядка, госпиталей и служб скорой помощи. Должно быть подготовлено руководство по порядку действий в случае аварийной ситуации.

Главным стержнем процесса принятия руководства является определение того, какие действующие инструменты управления (стратегии, процедуры, документы) использовались на объекте и нуждаются ли они в пересмотре. Некоторые изменения будут введены, исходя из требований нового управляющего; другие – для обеспечения регулятивного соответствия или достижения целей владельца.

Прием включает в себя выявления статей, которым до этого не придавалось большого значения (например, особые виды риска), оценку их важности и разработку соответствующих мероприятий. Заключения по каждому виду риска выдаются Собственнику в письменном виде с обязательной отметкой о получении. Сроки принятия решения Собственником и ответа о принятом решении прописываются со ссылкой на соответствующую статью договора.

Прием в управление в неблагоприятных ситуациях

Не все изменения в руководстве являются простыми процедурами. Когда дело касается имущества банкрота или спорного имущества, для охраны собственности и ее дохода судом может быть назначен специальный агент распорядитель, который будет управлять собственностью до погашения неоплаченного долга или до тех пор, пока имущество не будет заложено без права выкупа. В других случаях финансовые учреждения могут привлечь менеджера для управления заложенным имуществом. Необходимость в управления собственностью может быть вызвано изменениями юридического статуса собственности, например, смещение генерального партнера. Если сама собственность находится в бедственном положении, то целью нового управления может быть только ее сохранение и поддержание до момента ее продажи.

В этих случаях предварительное уведомление о начале приема в управление практикуется редко. Новое руководство изначально будет иметь другие приоритеты, и извещение может быть проведено только при необходимости.

Даже в простых случаях замена управляющего может иметь негативные аспекты. Если прежняя управляющая компания плохо выполняла свои обязанности, и именно это стало причиной ее смещения, то у нового менеджера, скорее всего, не будет базы для определения бюджета и его придется составлять, что называется “с нуля”. При этом все происходящее на Объекте будет направлено на возможное сокрытие истинного положения дел.

Могут возникнуть проблемы и с получением информации по собственности и проводимых операциям, а так как местный персонал будет лоялен по отношению к бывшему руководству (возможно и непосредственно осуществлял заведомо негативные действия), может неявно или открыто саботировать процесс перехода собственности к новому руководству.

Несмотря на то, что такие неблагоприятные ситуации при приеме в управление являются редкостью, менеджеры по недвижимости и управляющая компания должны знать о них и быть к ним готовы.

Глава 7. План Управления – от теории к практике.

План Управления – это наиболее совершенное средство, которым Вы как управляющие недвижимостью будете пользоваться при разработке и внедрении стратегий направленных на осуществление целей и задач собственников.

План управления – это наиболее комплексное и удобное средство, позволяющее показать способность профессионального управляющего (УК) применять теоретические знания, принципы и методики в области управления недвижимости к реальным объекта.

План управления – это оперативный план действий, обеспечивающий максимальное использование потенциальных возможностей Объекта.

План управления выполняет следующие функции:

· Анализа

· Планирования

· Контроля

· Продвижения (услуг сторонней УК) в различных направлениях и сферах деятельности, как Объекта так и УК.

Как комплексный инструмент он предназначен для

· Создания и внедрения стратегии

· Максимального повышения потенциала объекта собственности

· Представления данных и допущений

· Демонстрации квалификации и профессионализма Управляющего недвижимостью

Поэтапный подход к составлению плана управления.

1. Выяснение целей и задач Собственника в отношении конкретного Объекта

2. Анализ объекта недвижимости (по всем направлениям – см. материал соотв. главы)

Содержит описание и анализ всех четырех аспектов: физических параметров, управления комплексом мероприятий по управлению объектом, финансовых показателей по всем направлениям и правового аспекта оформления недвижимости.

3. Выводы анализа по направления:

o Пути минимизации или устранения отрицательных отклонений (от бюджета) деятельности предыдущего отчетного периода

Например, в этом разделе вы можете счесть уместным прокомментировать такие факторы как:

· Не слишком ли высокие расходы по тому или иному направлению (стоимость договора на эксплуатацию и т. д), если так то в каких областях и в чем причина – пути оптимизации.

· Причины отставания от запланированных показателей по валовому доходу от арендной платы

· Состояние денежного потока и его влияние на финансовые возможности или их отсутствие

o Анализ потенциальных возможностей Объекта.

Подробный анализ недвижимости дает основу для выработки альтернативных планов действий. Внимательный, детальный анализ должен выявить альтернативы и потенциальные возможности усовершенствования инвестиции с целью более полного достижения целей владельцев.

4. Анализ рынка по необходимым направлениям (с целью подтверждения возможности выявленного потенциала объекта).

Сравнительный анализ объектов с целью корректировки (определения для нового объекта) арендных ставок, ставки операционных расходов и тд. Анализ сравнительных таблиц.

Определение тенденций развития данного сегмента недвижимости и факторов влияющих на спрос и предложение.

Подтверждение рыночными показателями потенциальных возможностей объекта - SWOT анализ по направлениям.

5. Альтернативный план действий.

На основе выявленного потенциала, подтвержденного анализом рынка, определить какие существуют альтернативные варианты достижения целей собственника и каков каждый из этих вариантов по сравнению с остальными.

Составление бюджета проформы «как есть».

Первичный анализ возможных альтернатив.

Обсуждение возможных альтернатив с представителем собственника и последующий анализ выбранных альтернатив.

Составление бюджета проформы «каждой выбранной альтернативы».

Перечислить требования к анализу альтернатив и провести все необходимые тесты (внутренней доходности, определить чистую текущую стоимость и т. д.)

Определить проблемы и опасения по направлениям для альтернативного и плана «как есть»:

· Физическое состояние

· Управления: штат, процедуры, регламенты, политика продаж, продвижения и т. д.

· Финансовое положение

· Рынок

Определить проблемы и опасения, касающиеся анализируемого объекта недвижимости, учтите следующее:

· Местоположение объекта недвижимости (использование)

· Состояние физического актива, учитывая отсроченное техобслуживание

· Финансирование

· Управление, кадровое обеспечение, а также операционная политика и процедуры

· Политика, программы и планы маркетинга и сдачи в аренду

· Проблемы окружающей среды

· Юридические аспекты собственности и управления

· Заполнение, состав арендаторов и недоиспользование

· Эксплуатационные расходы, которых требует анализируемый объект недвижимости

· Доходы, которые приносит анализируемый объект недвижимости

· Денежный поток (время получения и размер выплат)

· Другие возможные варианты наилучшего использования

6 Выводы и заключение.

Сведите все проформы воедино включая выбранный вариант улучшений и подготовьте пояснительную записку к расчетом с объяснением принципов расчетов и допущений.

Сделайте выводы по тем целям, которые достижимы в соответствие с данным планом на текущий отчетный период и как это повлияет на среднесрочный и долгосрочный план управления (если актуально).

* Институт управления недвижимостью.

** Сертифицированный управляющий недвижимостью.