Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Ангарский автотранспортный техникум»
УТВЕРЖДАЮ Директор ГБОУ СПО ААТТ _________ 17.01.2014 Приказ № 05 |
ИНСТРУКЦИЯ № 000
о ведении алфавитной книги
ИНСТРУКЦИЯ № 000
о ведении алфавитной книги
1.Общие положения
1.1. Инструкция о ведении алфавитной книги (далее – инструкция) разработана в Государственном бюджетном образовательном учреждении среднего профессионального образования Иркутской области «Ангарский автотранспортный техникум» (далее – техникум) для осуществления учета контингента обучающихся по программам подготовки специалистов среднего звена.
1.2. Алфавитная книга является основным документом учета личного состава обучающихся. Алфавитная книга служит основанием к составлению статистической и бухгалтерской отчетностей по контингенту обучающихся.
1.3. Форма алфавитной книги приведена в приложении.
1.4. Алфавитная книга ведется секретарем учебной части под непосредственным контролем заместителя директора по производственному обучению, под контролем директора и главного бухгалтера техникума и является документом строгой отчетности.
1.5. Алфавитная книга должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписями директора и главного бухгалтера техникума.
1.6. Алфавитная книга хранится постоянно в архиве техникума.
1.7. Директор техникума несет персональную ответственность за соблюдение настоящей инструкции.
2. Порядок ведения алфавитной книги
2.1. Алфавитная книга заполняется строго в соответствии с приказами о контингенте, изданными в техникуме.
2.2. Для контингентов обучающихся очной, заочной, очно-заочной формы обучения и контингенте обучающихся, принимаемом, помимо установленных контрольных цифр приема, по договорам с организациями, обучение которого производится за счет их средств или за счет средств самих обучающихся, ведутся отдельные алфавитные книги.
2.3. Ежегодно алфавитная книга пополняется записью обучающихся нового приема. Фамилии обучающихся в алфавитную книгу заносятся в алфавитном порядке. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется порядковая нумерация.
2.4. В книгу записываются все обучающиеся техникума. Записи о выбытии обучающихся из техникума производятся на основании приказов об отчислении или выпуске обучающихся.
2.5. В случае полного использования всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
2.6. Алфавитные книги должны заполняться четко, аккуратно, без подчисток и помарок; допущенные ошибки должны исправляться путем перечеркивания ошибочной записи и надписи исправления с пояснением за подписью директора техникума.
2.7. Пропуски строк в алфавитной книге запрещаются.
2.8. В графе 1 проставляется порядковая нумерация, например, № Б-15 – запись означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «Б» под №15.
2.9. В графе 2 фамилия, имя, отчество обучающегося записываются полностью без сокращении.
2.10. В графе 3 записывается пол обучающегося одной буквой: для юношей – м, девушек – ж.
2.11. В графе 4 указывается дата рождения обучающегося – 00.00.0000.
2.12. В графе 5 проставляются дата зачисления, указанная в приказе о зачислении обучающихся, дата и номер этого приказа.
2.13. В графе 6 записываются дата и номер приказа техникума о выпуске или отчислении обучающегося, а также о переводе в другие образовательные организации.
2.14. В графе 7 указывается курс с которого обучающийся отчислен.
2.15. В графе 8 указывается причина отчисления.
2.16. В графе 9 указывается наименование специальности и квалификация.
2.17. В графе 10 записываются данные протокола заседания Государственной экзаменационной комиссии о присвоении выпускнику квалификации по полученной специальности.
2.18. В графе 11 указывается номер диплома.
2.19. В случае вторичного поступления обучающихся в техникум, ранее по каким-либо причинам выбывших до окончания обучения, в графе 5 делается запись – «вторично», см.
№ _____ за 20 ___ г., т. е. указывается номер, под которым обучающийся был оформлен первый раз.
Разработала заместитель директора по производственному обучению
Рассмотрено и согласовано на заседании Педагогического совета от 01.01.2001 г. протокол
ПРИЛОЖЕНИЕ
№ п/п | Фамилия, имя, отчество | Пол | Дата рождения | Дата зачисления № приказа о зачислении | Выбыл | Наименование специальности и квалификация | Протокол заседания ГЭК | № диплома | ||
Дата и номер приказа об отчислении | С какого курса | Причина отчисления | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
