4.1. Заместитель главного врача по медицинской части (уполномоченный представитель высшего руководства, ответственный за СУОТ учреждения (далее – ОСУОТ), несет ответственность за:
руководство и координацию работами по разработке, изменению и ревизии СТП;
соответствие содержания СТП требованиям СТБ и другим действующим нормативным правовым актам (далее – НПА) и техническим нормативным правовым актам (далее – ТНПА);
проверку разрабатываемых СТП и изменений к ним;
сохранение целостности СУОТ учреждения при ее создании и внесении в нее изменений;
проверку, согласование СТП и изменений к ним (в рамках участия подчиненных и взаимодействующих структурных подразделений);
хранение и состояние представленных рабочих экземпляров СТП.
4.2. Ответственный за разработку стандарта несет ответственность за:
подготовку проектов разрабатываемых СТП в соответствии с установленными требованиями и сроками;
подготовку проекта приказа о введении в действие СТП;
планирование работ по разработке, изменению и ревизии СТП;
регистрацию, учет и хранение подлинников СТП;
тиражирование и распределение пользователям учтенных рабочих экземпляров СТП;
учет рабочих экземпляров СТП;
разработку, оформление СТП (описание процессов) и изменений к ним в установленные сроки;
ревизию действующих в учреждении СТП;
внесение изменений в подлинники СТП.
4.3. Руководитель структурного подразделения – пользователя СТП несет ответственность за:
хранение и состояние рабочих экземпляров СТП в подразделении;
ознакомление работников подразделения с введенными в действие СТП и проведение (при необходимости) разъяснения и обучения;
внесение изменений (при необходимости) в рабочие экземпляры СТП в подразделении;
выполнение требований СТП, распространяющихся на деятельность структурного подразделения.
5. Описание деятельности.
5.1. Общие положения
5.1.1. Управление СТП осуществляется с целью обеспечения возможности учреждению своевременно управлять своими рисками в области охраны труда (далее – ОТ), обеспечения необходимой актуализированной документацией СУОТ и своевременного доведения до пользователей положений и требований документов по ОТ, действующих в учреждении.
5.1.2. СТП СУОТ разрабатываются на процессы, которые обеспечивают учреждение элементами результативной СУОТ для достижения целей учреждения в области ОТ.
5.1.3. Управление СТП включает в себя следующие этапы:
планирование разработки;
разработку;
проверку и согласование;
доработку;
утверждение и введение в действие;
регистрацию и учет;
тиражирование;
рассылку;
хранение;
ревизию;
внесение изменений;
архивирование;
изъятие устаревших или утративших силу документов;
аннулирование;
уничтожение;
идентификацию документов, оставленных для справок.
5.1.4. Последовательность этапов управления СТП, распределение ответственности между руководством учреждения, владельцами процессов, руководителями подразделений, участвующими в выполнении этапов, выходные документы и данные, получаемые по ходу выполнения этапов, представлены в блок-схеме управления СТП (Приложение 1).
5.2. Управление СТП.
5.2.1. Планирование разработки и разработка проекта СТП
5.2.1.1. Основанием для разработки СТП является программа разработки, изменения и ревизии СТП (далее – программа) – (Приложение 2), которая разрабатывается под руководством заместителя главного врача по медицинской части (ОСУОТ).
5.2.1.2. Основанием для разработки программы являются:
результаты внутренних аудитов и инспекционных проверок СУОТ учреждения;
предложения руководства учреждения, владельцев процессов, руководителей и работников структурных подразделений.
5.2.1.3. Программа утверждается главным врачом учреждения.
5.2.1.4. Разработку СТП по конкретным процессам обеспечивают владельцы процессов.
5.2.1.5. Разработчики СТП разрабатывают и оформляют проект документа в соответствии с требованиями раздела 5.3. настоящего СТП. В зависимости от сложности, процесс (деятельность) может быть документирован одним или несколькими СТП или в одном СТП могут быть объединены два или несколько процессов.
5.2.1.6. Подписи лиц, разработавших СТП, и согласующие подписи располагаются после текста последнего раздела.
5.2.1.7. К проекту СТП оформляется «Лист замечаний» (Приложение 3.)
5.2.2. Проверка и согласование проекта СТП
5.2.2.1. Проект СТП с «Листом замечаний» направляется на проверку и согласование заинтересованным лицам учреждения в следующей последовательности:
владелец процесса проверяет представленный проект СТП на полноту и достоверность описания, распределение ответственности, соответствие ресурсов для достижения результата процесса (документированной процедуры);
заместитель главного врача по медицинской части, проводит проверку на соответствие представленного проекта СТП действующей в учреждении СУОТ и на соответствие требованиям СТБ ;
юрисконсульт проводит проверку на соответствие представленного проекта СТП действующему законодательству о труде и об ОТ.
5.2.2.2. Для сокращения сроков согласования, проект СТП (в электронном виде) может размещаться в локальной компьютерной сети учреждения, (или выдаваться на съемных носителях информации) с обязательной защитой файла от внесения в него изменений пользователями. При этом все заинтересованные лица, с которыми согласовывается проект СТП, оповещаются начальником хозяйственной службы о месте размещения файла и сроках согласования.
5.2.2.3. Заинтересованные лица, которым представлен проект СТП на согласование, в пятидневный срок со дня получения документа согласовывают его или дают по нему свои замечания и предложения в письменном виде.
5.2.2.4. В случае несогласия с какими-либо требованиями проекта СТП, замечания и предложения излагаются в «Листе замечаний». Замечания и предложения по проекту СТП обосновываются и излагаются в следующей последовательности:
замечания по проекту в целом;
замечания по разделам, подразделам, пунктам и подпунктам, приложениям в порядке их изложения в документе;
предложения по внедрению СТП. Заполненный «Лист замечаний» передается инженеру по ОТ.
5.2.2.5. Спорные вопросы по проекту СТП могут решаться коллегиально в присутствии разработчика, владельца процесса и заместителя главного врача по медицинской части (ОСУОТ). Спорные вопросы могут выноситься на Координационный совет учреждения. Окончательное решение по спорным вопросам принимает главный врач.
5.2.2.6. Все предусмотренные подписи на проекте СТП производятся цветными чернилами для обеспечения отличия копии документа от подлинника.
5.2.3. Утверждение и введение в действие СТП
5.2.3.1. Заместитель главного врача по медицинской части представляет на утверждение главному врачу учреждения окончательную редакцию проекта СТП в одном экземпляре при наличии всех предусмотренных подписей.
К проекту СТП прилагаются следующие документы в одном экземпляре:
подлинник «Листа замечаний» (при наличии замечаний) и проект приказа о введении в действие СТП;
протокол Координационного совета учреждения (при рассмотрении проекта СТП на Координационном совете).
5.2.3.2. Главный врач рассматривает представленный проект СТП, прилагаемые к нему документы, и принимает решение об его утверждении и введении в действие или возврате на доработку.
5.2.3.3. Доработку проекта СТП по замечаниям главного врача осуществляет разработчик документа. После доработки, СТП вновь передается главному врачу на утверждение.
5.2.3.4. СТП утверждается и вводится в действие приказом главного врача. Проект приказа об утверждении и введении в действие СТП вносится его разработчиком.
Приказ должен включать:
дату утверждения и введения в действие СТП;
план организационно - технических мероприятий по внедрению СТП в действие (при необходимости), в котором приводится перечень мероприятий, срок их исполнения и ответственные за внедрение.
5.2.4. Регистрация, учет и хранение подлинника СТП
5.2.4.1. Главный врач передает начальнику хозяйственной службы подлинник утвержденного и введенного в действие СТП и прилагаемые к нему документы с экземпляром приказа о введении СТП в действие.
5.2.4.2.Начальник хозяйственной службы регистрирует подлинник СТП в журнале регистрации и учета СТП (Приложение 4). При этом на каждый регистрируемый подлинник отводится один лист в журнале.
5.2.4.3. Подлинник СТП является контрольным экземпляром. На титульный лист подлинника СТП начальник хозяйственной службы ставит штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗ.».
5.2.4.4. По каждому СТП начальник хозяйственной службы формирует папку «Дело», куда подшивает следующие документы:
подлинник СТП;
копию приказа о введении СТП в действие и подлинник «Листа замечаний»;
копию протокола Координационного совета учреждения (при рассмотрении проекта СТП на Координационном совете).
5.2.5. Тиражирование, учет, рассылка и хранение рабочих экземпляров СТП.
5.2.5.1. С подлинника СТП начальник хозяйственной службы тиражирует необходимое количество копий документа согласно перечню рассылки, приведенному в каждом СТП или в электронном виде размещает в локальной компьютерной сети учреждения, (или выдает на съемных носителях информации) с обязательной защитой файла от внесения в него изменений пользователями.
5.2.5.2. Статус рабочего экземпляра отражается на титульном листе СТП путем проставления штампа «РАБОЧИЙ ЭКЗ. № __ », или надписи «РАБОЧИЙ ЭКЗ. № __ » - в электронном виде.
5.2.5.3. Номера экземпляров проставляются начальником хозяйственной службы согласно разделу «Рассылка» каждого СТП.
5.2.5.4. Рабочие экземпляры СТП предназначены для передачи пользователям.
5.2.5.5. Начальник хозяйственной службы обеспечивает тиражирование и рассылку учтенных рабочих экземпляров СТП в соответствии с разделом «Рассылка» под роспись в журнале регистрации и учета СТП.
5.2.5.6. Руководители структурных подразделений после получения СТП в соответствии со сроками их введения организуют доведение содержания СТП до сведения исполнителей с записью в «Листе ознакомления» (Приложение 5). Лист ознакомления подшивается в конце каждого рабочего экземпляра СТП, находящегося в подразделении. Для электронных копий СТП лист ознакомления хранится отдельно в папке у руководителя структурного подразделения.
5.2.5.7. Руководители структурных подразделений обеспечивают доступность СТП для работников подразделений, использующих их в своей работе.
5.2.6. Ревизия СТП
5.2.6.1. Все действующие в учреждении СТП подлежат ревизии не реже одного раза в год с целью определения их актуальности,
состояния (физический износ), соответствия действующему законодательству о труде и об ОТ, требованиям НПА и ТНПА, реальному положению дел, а также для определения возможности их улучшения.
5.2.6.2. Ревизия СТП проводится на основании программы разработки, изменения и ревизии СТП, разработанной в соответствии с п.5.2.1.1 настоящего СТП.
5.2.6.3. Ревизию действующих СТП проводит разработчик СТП.
5.2.6.4. При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому СТП, начальник хозяйственной службы на титульном листе подлинника СТП и рабочих экземплярах ставит штамп «ПРОВЕРЕНО» (пишет в электронном виде), указывает дату проверки и делает соответствующую запись в журнале регистрации и учета СТП. На титульном листе подлинника и рабочих экземпляров может дополнительно ставиться штамп «ПРОДЛЕНО» (писаться в электронном виде), с указанием даты следующей ревизии СТП.
5.2.6.5. При наличии замечаний и предложений по рассматриваемому СТП, в него вносятся соответствующие изменения или разрабатывается новый СТП взамен действующего.
5.2.7. Внесение изменений в СТП
5.2.7.1. Управление изменениями к СТП включает в себя следующие этапы:
разработка изменений;
проверка;
согласование;
утверждение;
регистрация;
учет;
внесение изменений в подлинник и рабочие экземпляры; архивирование или уничтожение замененных листов.
5.2.7.2. Последовательность этапов управления изменениями в СТП, распределение ответственности между руководством учреждения, владельцами процессов и руководителями структурных подразделений, участвующими в их выполнении, выходные документы и данные, получаемые по ходу выполнения этапов, представлены в виде блок-схемы управления изменениями в СТП СУОТ (Приложение 6).
5.2.7.3. Основанием для разработки изменений к СТП являются:
реализация требований СТБ ;
результаты инспекционных проверок СУОТ;
результаты внутренних аудитов СУОТ;
результаты анализа СУОТ со стороны руководства учреждения;
изменения организационной структуры учреждения и (или) процессов и видов деятельности;
изменения целей в области ОТ, стоящих перед учреждением и структурными подразделениями;
изменения в НПА и ТНПА в области ОТ;
предложения руководства учреждения, владельцев процессов, руководителей и работников структурных подразделений, рассмотренные и одобренные на совещаниях по вопросам ОТ.
5.2.7.4. Разработку изменений к СТП (описание процесса) обеспечивают владельцы процессов или лица ответственные за разработку СТП (описание деятельности).
5.2.7.5. Изменения в контрольные и рабочие экземпляры СТП производятся по извещениям об изменениях (Приложение 7). Извещение об изменении оформляет разработчик СТП. Порядковый номер изменения в конкретный СТП проставляет начальником хозяйственной службы по журналу регистрации и учета СТП.
5.2.7.6. Извещения об изменении СТП согласовываются с руководителями и исполнителями, подписавшими СТП.
5.2.7.7. Извещения об изменении СТП утверждаются главным врачом.
5.2.7.8. Любое изменение, вносимое в СТП и вызывающее какое-либо изменение в других СТП СУОТ, должно одновременно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные СТП СУОТ.
5.2.7.9. Изменения в СТП производятся заменой, добавлением или аннулированием листов.
5.2.7.10. Замененные листы изымаются из СТП, а на листах, выпущенных вместо них, факт замены фиксируется в нижней части листа штампом «ЗАМЕНЕН, ИЗМ. №__», в электронном виде записью «ЗАМЕНЕН, ИЗМ. №__».
5.2.7.11. При введении нового листа ему присваивается номер предыдущего листа с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита, начиная с «а», факт введения фиксируется в нижней части листа штампом или записью (в электронном виде) «НОВЫЙ, ИЗМ. №__».
5.2.7.12. При отмене листа, он изымается из СТП, при этом нумерация последующих листов сохраняется.
5.2.7.13. Изменение вносится во все учтенные экземпляры СТП начальником хозяйственной службы в пятидневный срок. В листе регистрации изменений каждого экземпляра СТП производится запись в соответствующей графе.
5.2.7.14. Один экземпляр листа, утратившего действие, вместе с извещением об изменении хранится с контрольным экземпляром СТП, остальные экземпляры изъятых листов уничтожаются. На оставленных листах ставится штамп «АННУЛИРОВАН, ИЗМ. №__», и лист идентифицируется красной полосой по диагонали.
5.2.7.15. При накоплении большого количества внесенных изменений в СТП (изменен на 50% и более), проводится его ревизия в соответствии с пунктом 5.2.6.
5.2.8. Аннулирование, изъятие, идентификация и уничтожение СТП
5.2.8.1. Аннулирование СТП осуществляется также на основании извещения об изменении. Рабочие экземпляры аннулированных СТП, находящихся в структурных подразделениях, изымаются из обращения в учреждении начальником хозяйственной службы.
5.2.8.2. При утере или физическом износе рабочего экземпляра СТП, выданного в структурное подразделение, начальник хозяйственной службы составляет акт о списании, который подписывается руководителем подразделения-пользователя и утверждается заместителем главного врача по медицинской части (ОСУОТ). На основании акта, начальник хозяйственной службы изымает пришедший в негодность рабочий экземпляр СТП и выдает в подразделение новый рабочий экземпляр СТП, в соответствии с процедурой рассылки документов.
5.2.8.3. Рабочие экземпляры списанных и аннулированных СТП уничтожаются начальником хозяйственной службы. На титульных листах подлинников и на обложке папки «Дело» аннулированных документов ставится штамп «АННУЛИРОВАН, ИЗМ. №__».
5.2.8.4. Аннулированные СТП, оставленные в подразделениях для справок по согласованию с начальником хозяйственной службы, идентифицируются красной полосой по диагонали на титульном листе и штампом «ДЛЯ СПРАВОК». Идентификацию осуществляет начальник хозяйственной службы.
5.2.8.5. Папки с аннулированными СТП (подлинники) хранятся в течение 5 лет у начальника хозяйственной службы отдельно от действующего фонда в специально отведенном месте, на котором имеется обозначение «Аннулированные документы СУОТ».
5.2.8.6. По истечении срока хранения аннулированные подлинники СТП подлежат уничтожению с составлением акта об их уничтожении. Акт составляется начальником хозяйственной службы, утверждается заместителем главного врача по медицинской части (ОСУОТ) и подшивается в папку «Аннулированные СТП СУОТ».
5.3. Требования к построению, содержанию, изложению, оформлению и обозначению СТП.
5.3.1. Требования к построению и содержанию СТП
5.3.1.1. При разработке и оформлении всех СТП должно обеспечиваться единство структуры, состава, оформления, последовательности и стиля изложения с учетом требований настоящего СТП.
5.3.1.2. Все СТП должны иметь в общем случае следующий типовой состав структурных элементов (разделов) и последовательность их изложения:
титульный лист;
предисловие;
содержание;
назначение;
область применения;
термины, определения, условные обозначения, сокращения и символы;
ответственность;
описание деятельности (процесса);
документирование;
нормативные ссылки;
внесение изменений;
рассылка;
приложения;
экспертный лист;
лист регистрации изменений.
(Раздел «Приложения» может быть исключен, если в нем нет необходимости).
5.3.1.3 Титульный лист СТП оформляется в соответствии с приложением 8.
5.3.1.4. Раздел «Предисловие» помещается на следующей странице после титульного листа.
5.3.1.5. Сведения, приводимые в предисловии, нумеруются арабскими цифрами. Страница СТП, на которой размещено «Предисловие», оформляется в соответствии с приложением 9.
5.3.1.6. Содержание СТП размещается после предисловия с новой страницы.
5.3.1.7. В разделе «Содержание» должны приводиться порядковые номера и заголовки разделов (подразделов), обозначения и заголовки приложений с указанием номера листа, на котором они помещены.
5.3.1.8. Раздел «Назначение» должен содержать ясное изложение целей разработанного СТП.
5.3.1.9. Раздел должен начинаться со слов «Настоящий стандарт организации устанавливает ...».
5.3.1.10. Раздел «Область применения» должен содержать информацию о том, на какие процедуры СТП распространяется и где применяется.
5.3.1.11. Раздел «Термины, определения, условные обозначения, сокращения и символы» должен содержать в алфавитном или логически связанном порядке термины с соответствующими определениями.
5.3.1.12. Для сохранности терминологической системы, при необходимости, в перечень включают термины и определения со ссылками на нормативные документы, в которых они приведены. Термины и определения должны обеспечивать однозначное понимание содержания документа и описываемого в нем процесса (деятельности).
5.3.1.13. Раздел должен начинаться со слов «В настоящем стандарте организации применяются следующие термины с соответствующими определениями...».
5.3.1.14. Вторая часть раздела «Термины, определения, условные обозначения, сокращения и символы» должна содержать перечень условных сокращений и обозначений с необходимыми расшифровками и пояснениями, применяемыми в тексте СТП.
5.3.1.15. При использовании в описании СТП блок-схемы в разделе приводятся графические символы.
5.3.1.16. Рекомендуемые для применения графические символы приведены в п. 3.3. настоящего СТП.
5.3.1.17. В разделе «Ответственность» должна быть обозначена ответственность представителей высшего руководства и руководителей структурных подразделений, специалистов учреждения, принимающих участие в выполнении конкретных работ, регламентированных разрабатываемым СТП.
5.3.1.18. Раздел «Описание процесса» должен содержать описание организации процесса с учетом взаимодействия участников и получаемой (передаваемой) информации. В данном разделе описываются и правила выполнения процесса.
5.3.1.19. Содержание раздела «Описание процесса» может быть изменено и зависит от специфики процесса с учетом обязательных требований. Полноту и последовательность описания определяет разработчик СТП.
5.3.1.20. Краткое описание процесса оформляется, если это необходимо, приложением к СТП в виде «Блок-схемы».
5.3.1.21. Блок-схема деятельности сопровождается поясняющей таблицей. Блок-схема процесса сопровождается более подробным описанием в нескольких таблицах: описание процесса, входные данные, выходные данные, предполагаемые критические точки и др.
5.3.1.22. Блок-схему необходимо излагать следующим образом:
с помощью графических символов изображается последовательность выполнения этапов процесса, которая описана в СТП. Последовательность расположения действий - сверху вниз;
рядом с графическим изображением (справа) следуют таблицы. Форма таблицы для описания блок-схемы:
Таблица «Описание процесса»:
Вход, документы | Описание этапа процесса | Ответств. | Выход, документы |
в графе «Вход, документы» указывают документы на входе, необходимые для выполнения конкретного этапа процесса;
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 |
