Управление документированными процедурами системы управления охраной труда (стр. 3 )

в графе «Выход, документы» указывают документы (записи) возникающие при выполнении конкретного этапа процесса.

5.3.1.23. Документ обозначается порядковым номером с буквой Д (Д, Д2 и т. д.). Полное наименование документов, указанных в таблице - приводится внизу каждой страницы описания блок-схемы, соответственно условному обозначению (например Д1 - слу­жебная записка):

в графе «Описание этапа процесса» все этапы нумеруются порядковыми номерами (графические символы блок-схемы: «Начало», «Прекращение представле­ния» и «Завершение» не нумеруются). Номер этапа ставится перед началом описания процесса - краткой формулировкой действий, изображенных графически. Форму­лировка действий должна начинаться с глагола неопределенной формы (отвечающего на вопрос - что делать?);

в графах «Ответств.» указывают должность лица, ответственного за выпол­нение конкретного этапа.

5.3.1.24. Раздел «Управление документами и записями» должен содержать:

наименования документов и записей, необходимые для выполнения этапов процесса или появляющихся в результате описываемого в СТП процесса;

место и срок хранения действующих подлинников СТП;

место и срок хранения рабочих экземпляров (копий) СТП;

место и срок архивирования СТП (подлинников, а при необходимости и копий);

5.3.1.25. Раздел должен выполняться в виде таблицы следующей формы:

Наименование документа, записи	Место и срок хра­нения подлинника документа, записи (записи)	Место и срок хранения рабочих экземпляров документа, записи	Место и срок архивирования документа, записи

5.3.1.26. Раздел «Нормативные ссылки» должен содержать перечень докумен­тов, на которые по тексту СТП даны ссылки.

5.3.1.27. В перечень включаются обозначение документов и их наименование в порядке возрастания регистрационных номеров в следующей последовательности:

нормативные правовые акты Республики Беларусь;

государственные стандарты Республики Беларусь (СТБ);

межгосударственные стандарты (ГОСТ);

международные стандарты (ИСО и др.);

общегосударственные классификаторы Республики Беларусь (ОКРБ);

санитарные правила и нормы (СанПиН);

строительные нормы и правила (СНиП, СНБ);

руководящие документы Республики Беларусь (РД РБ); технические условия (ТУ РБ);

стандарты организации СУОТ (СТП СУОТ).

5.3.1.28. Раздел должен начинаться со слов «В настоящем СТП использованы ссылки на следующие документы: ».

5.3.1.29. Раздел «Рассылка» должен содержать перечень структурных подразделений, руководителей и специалистов, которым распределяются СТП, с указанием номера рабочего экземпляра СТП.

5.3.1.30. Перечень для рассылки СТП должен быть составлен разработчиком СТП и уточнен на стадии разработки и согласования СТП.

5.3.1.31. В разделе «Приложения» должны быть приведены все приложения с ука­занием их обозначения и заголовков, на которые имеются ссылки по тексту СТП, приводятся их формы, разработанные и необходимые для функционирования описан­ного в СТП процесса и поясняющие порядок и правила выполне­ния этапов процесса.

5.3.1.32. Приложения обозначают арабскими цифрами, начиная с цифры 1.

5.3.1.33. Приложения помещаются после основного текста СТП. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием вверху посередине страницы слова: «Прило­жение» и его обозначения. Приложение должно иметь заголовок, который записывает­ся симметрично относительно текста с заглавной буквы на отдельной строке.

5.3.1.34. Для удобства внесения изменений в СТП и документирования информации об их изменении, к СТП прилагается «Лист регист­рации изменений».

5.3.2. Требования к изложению СТП

5.3.2.1. При изложении процедур в СТП необходимо руководство­ваться следующими требованиями и принципами - описания задач и этапов по излагаемому процессу долж­ны быть четкими, точными и полными, но при этом изложены просто и кратко.

5.3.2.2. При изложении обязательных требований в тексте СТП следует применять слова: «должен», «следует», «необходимо», «требует­ся, чтобы», «не допускается».

5.3.2.3. При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например «применяют», «указывают» и т. п.

5.3.2.4. В СТП не допускается применять:

обороты разговорной речи;

различные научно-технические термины для одного и того же понятия;

произвольные словообразования;

сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и принятых разработчиками СТП.

5.3.3. Требования к оформлению СТП

5.3.3.1. Все СТП учреждения должны быть оформлены единооб­разно в соответствии с требованиями настоящего СТП.

5.3.3.2. При оформлении СТП необходимо придержи­ваться следующих правил:

СТП оформляется на компьютере (основной текст - Microsoft Word, блок-схемы допускается – Microsoft Excel)) на одной стороне листа формата А 4 шрифтом «Times New Roman» размер 14. Названия разделов пишутся полужирным шрифтом «Times New Roman» размером 14; размер шрифта таблиц, формул, подписей объектов, иллюстраций, диа­грамм и графиков не регламентируется;

текст СТП должен иметь поля: верхнее, нижнее и правое – не менее 10мм, левое – не менее 25мм;

СТП оформляется как документ с несброшюрованными листами в скоросшива­теле формата А 4 с прозрачной обложкой (допускается непрозрачная, но при этом на обложке должна быть наклеена ксерокопия лицевой страницы СТП);

текст СТП может делиться на разделы, подразделы, пункты и абзацы. При делении тек­ста документа на пункты необходимо, чтобы каждый пункт содержал законченную ин­формацию. Разделы, подразделы и пункты следует нумеровать арабскими цифрами и записывать с абзацного отступа 10мм;

для удобства внесения изменений в СТП допуска­ется каждый раздел документа начинать с новой страницы.

5.3.4. Обозначение СТП

5.3.4.1. СТП должен иметь буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается разработчиком на стадии разработки проекта документа.

5.3.4.2. Обозначение СТП должно иметь следующую структуру:

СТП СУОТ ХХ - ХХХХ

год утверждения документа;

регистрационный порядковый номер документа;

обозначение документа (отнесение документа к категории СТП СУОТ).

6. Документирование

6.1. Документы и записи по настоящему СТП, ответственные за их хранение, места и сроки хранения приведены в таблице 1:

Таблица 1

Наименование документа. записи	Ответственный за хранение	Место хранения	Срок хранения
Программа разработки, изменения и ревизии СТП СУОТ	НХС	НХС	3 года после выполнения
СТП СУОТ	НХС	НХС	5 лет после отмены
Лист замечаний	НХС	НХС	5 лет после отмены СТП
Журнал регистрации и учета СТП	НХС	НХС	3 года после окончания ведения
Извещение об изменении в СТП	НХС	НХС	5 лет после отмены СТП
Акт о списании СТП	НХС	НХС	3 года

6.2. Порядок управления документами и записями установлен в СТП СУОТ 03-2010.

6.3. По истечении срока хранения записи подлежат изъятию, архивированию или уничтожению в соответствии с Положением об архиве учреждения и номенклатурой дел.

7. Нормативные ссылки

В настоящем СТП использованы ссылки на нормативные документы:

СТБ Системы управления охраной труда. Требования.

СТБ Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

СТБ СУОТ 03-2010 Документация системы управления охраной труда. Управление документацией. Управление записями.

8. Внесение изменений

Ответственность за внесение изменений в настоящий СТП несет начальник хозяйственной службы.

9. Рассылка

Учтенные рабочие экземпляры настоящего СТП и все последующие к нему изменения распределяются:

Учтенные рабочие экземпляры СТП	Номер эк­земпляра
Главный врач	1-й экз.
Заместитель главного врача по медицинской части (ОСУОТ)	2-й экз.
Начальник хозяйственной службы	3-й экз.
Структурные подразделения (в электронном виде)

Приложение 1

Описание этапов процессов управления СТП СУОТ

Вход-ные документы	Описание этапа деятельности	Ответст-венный	Выходные документы
	1. Разработать программу по разработке, изменению и реви­зии СТП. Утвердить программу у ГВ.	НХС, ЗГВМЧ	Д1
	2. Разработать проект СТП и проект при­каза на введение СТП в действие. Выдать проект СТП заинтересованным лицам учреждения для проверки.	ОЗР	Д2.ДЗ
Д2	3. Проверить проект СТП.	Согласно списка	Д2
	4. Замечания по СТП есть?
Д2	5. Заполнить «Лист замечаний» с замечаниями и предложениями по проекту СТП и передать ВИОТ	Согласно списка	Д4
	6. Собрать все сопутствующие документы по проекту СТП и пе­редать ГВ.	НХС	Д2-Д4
	7. Замечания принимаются ГВ?
Д2.Д4	8. Доработать проект СТП по за­мечаниям и предложениям.	ОЗР	Д2
Д2.Д4	9. Вынести спорные вопросы на КС	НХС	Д2.Д5
	10. Замечания принимаются КС?
Д1 - программа по разработке, изменению и ревизии СТП
Д2 - проект СТП
ДЗ - проект приказа о введении в действие СТП
Д4 - «Лист замечаний» с замечаниями по проекту СТП
Д5 - протокол заседания КС