Ведомственная целевая программа «Обеспечение сохранности архивных (стр. 1 )

документов и архивных фондов Воронежской области на 2013 – 2015 годы»

Департамент культуры и архивного дела

Воронежской области

Ведомственная целевая программа

«Обеспечение сохранности архивных

документов и архивных фондов

Воронежской области

на 2013 – 2015 годы»

Дата утверждения программы: 13 июля 2012 года

Исполнитель:

тел., e-mail: *****@***ru

Воронеж, 2012

Содержание:

	Паспорт ведомственной целевой программы	3 – 5
	I. Характеристика проблемы	5 – 9
	II. Основные цели и задачи программы	9
	III. Ожидаемые результаты реализации программы	9 – 14
	IV. Система программных мероприятий	15 – 20
	V. Оценка эффективности расходования бюджетных средств	21
	VI. Методика оценки эффективности программы	21 – 22
	VII. Обоснование потребностей в необходимых ресурсах	22 – 27
	VIII. Система управления реализацией программы	27 – 28

Паспорт

ведомственной целевой программы

Наименование субъекта бюджетного планирования – исполнительного органа государственной власти	Департамент культуры и архивного дела Воронежской области
Наименование программы	Ведомственная целевая программа «Обеспечение сохранности архивных документов и архивных фондов Воронежской области на 2013 – 2015 годы»
Дата и номер приказа архивного отдела Воронежской области о разработке программы	Приказ архивного отдела Воронежской области от 01.01.2001 г.
Дата, номер приказа департамента культуры и архивного отдела Воронежской области об утверждении программы	Приказ департамента культуры и архивного дела Воронежской области от 01.01.2001 г. г.
Цели и задачи программы	Цель программы: обеспечение сохранности архивных документов и архивных фондов Воронежской области, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия и относящихся к информационным ресурсам Воронежской области. Задачи программы: –  снижение угрозы возникновения пожаров и пожароопасных ситуаций в государственных архивах Воронежской области и предотвращение хищения и утраты документов; –  обеспечение нормативных условий хранения документов в архивных учреждениях Воронежской области; –  повышение качества реставрационных работ; –  повышение качества и оперативности предоставления услуг по доступу к ретроспективной архивной информации органов власти, организаций, учреждений и физических лиц.
Целевые индикаторы и показатели	1.  Доля площадей архивохранилищ, оснащенных автоматическими противопожарными системами. 2.  Доля площадей помещений архивов, оснащенных электросетями, отвечающими требованиям пожарной безопасности. 3.  Доля площадей архивохранилищ государственных архивов, в которых соблюдается нормативный температурно-влажностный режим хранения архивных фондов. 4.  Объем проведенных с начала года реставрационных работ по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов. 5.  Доля оцифрованных описей дел, хранящихся в государственных архивах области. 6.  Доля особо ценных архивных документов, переведенных в электронную форму.
Наименование программных мероприятий	1.  Выполнение комплекса работ, направленных на обеспечение оптимального противопожарного и охранного режимов хранения документов. 2.  Выполнение комплекса работ, направленных на обеспечение оптимального температурно-влажностного режима хранения документов. 3.  Приобретение современного реставрационного оборудования. 4.  Выполнение работ по созданию электронного цифрового фонда пользования на документы Архивного фонда Воронежской области.
Сроки реализации программы	Сроки реализации программы 2013 – 2015 годы
Объемы и источники финансирования программы	Финансирование осуществляется за счет средств областного бюджета. Общая сумма затрат по программе в течение годов составляет 115420 тыс. рублей, в том числе: на 2013 год – 40150 тыс. рублей; на 2014 год – 38270 тыс. рублей; на 2015 год – 37000 тыс. рублей.
Ожидаемые конечные результаты реализации программы и показатели социально-экономической эффективности	Оснащение автоматическими противопожарными системами 53% площадей архивохранилищ государственных архивов в 2014 году. Увеличение доли площадей помещений архивов, оснащенных электросетями, отвечающими требованиям пожарной безопасности с 55,4% в 2013 году до 90,8% в 2014 году. Соблюдение нормативного температурно-влажностного режима хранения архивных фондов на 83,7% площадей архивохранилищ государственных архивов в 2013 году. Улучшение условий и производительности труда реставраторов архивных документов – доведение количества отреставрированных архивных документов до 67100 листов в год. Оцифровка всего массива описей, хранящихся в государственных архивах – 100% в 2014 году. Перевод 100% особо ценных архивных документов в электронную форму в 2015 году.

I. Характеристика проблемы

Основной задачей, стоящей перед архивной отраслью области, является обеспечение сохранности архивных документов и архивных фондов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значение и подлежащих постоянному хранению. Многие проблемы обеспечения сохранности, пополнения и использования документов областных государственных архивов решаются неудовлетворительно. Главная причина этого – недостаточно развитая материально-техническая база государственных архивов, которая на сегодняшний день не обеспечивает выполнение установленных федеральным и областным законодательством полномочий архивной отрасли субъектом РФ в области архивного дела по обеспечению безопасности и физической сохранности документов Архивного фонда Воронежской области. Дефицит площадей, отвечающих современным требованиям, и технических средств испытывают все архивы Воронежской области. В целях обеспечения сохранности необходимо решить ряд проблем.

1. Архивы относятся к числу наиболее пожароопасных объектов, поскольку в них хранятся миллионы документов на горючих носителях (бумага, пленка). Наряду с экономическим ущербом, утрата архивных документов, содержащих в том числе информацию социально-правового характера, может лишить тысячи граждан возможности получить необходимую информацию об их трудовом стаже, награждении, реабилитации и т. д.

Положение с пожарной безопасностью областных государственных архивов крайне напряженное.

Противопожарное состояние областных государственных архивов в Воронежской области не в полной мере соответствует нормам Федерального закона от 21 декабря 1994 года «О пожарной безопасности»», а также требованиям «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12 января 2009 г. № 3 (зарегистрирован Минюстом России. Регистрационный № 000 от 4 мая 2009 г.).

В ходе проверки в апреле 2011 года КУВО «Государственный архив Воронежской области» отделом надзорной деятельности по Ленинскому району г. Воронежа Главного управления МЧС России по Воронежской области обнаружен ряд нарушений требований пожарной безопасности (предписание № 000/1/1-21). Анализ предписания свидетельствует, что для устранения имеющихся недостатков необходимы дополнительные финансовые средства. Только при выделении соответствующих бюджетных ассигнований может быть решена проблема оснащения госархива системой автоматического пожаротушения. Отдельные вопросы пожарной безопасности решены за счет внебюджетных средств. Неустранение нарушений обязательных требований пожарной безопасности может повлечь за собой административную ответственность путем приостановления деятельности КУВО «Государственный архив Воронежской области».

Имеющиеся системы пожарной сигнализации в КУВО «Государственный архив Воронежской области», расположенному по адресу , физически и морально устарели. Особое беспокойство вызывает состояние электросетей, эксплуатируемых десятилетиями без необходимой модернизации. В то же время нагрузка на них в последние годы значительно возросла, в связи с подключением различного оборудования. Положение осложняется и тем, что электросети архивов не оборудованы устройством автоматического отключения.

В связи с длительным сроком эксплуатации и отсутствием капитальных ремонтов инженерно-технических сетей здания система внутреннего противопожарного водоснабжения находится в аварийном состоянии и требует замены. Трубы находятся в неудовлетворительном состоянии, не отвечают современным требованиям противопожарной безопасности и не могут обеспечить эффективного пожаротушения в случае возгорания.

В областных государственных архивах проводилась работа по замене старой охранной сигнализации на новую, приобретению огнетушителей, установке распашных металлических решеток. Однако, в связи с недостаточным финансированием, необходимый объем запланированных работ по обеспечению противопожарной безопасности не был выполнен. КУВО «Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области» требуется проведение работ по установке систем пожаротушения и охранного телевидения (видеонаблюдения).

При формировании бюджетов государственных архивов ежегодно в проекте доклада о результатах и основных направлениях деятельности предусматривались определенные финансовые средства на укрепление их пожарной безопасности. Однако в рамках установленного бюджетного финансирования решить данную проблему в приемлемые сроки не представляется возможным, в силу чего необходимы меры дополнительной государственной поддержки.

2. Организация хранения архивных документов и архивных фондов в соответствии предусматривает обеспечение соблюдения нормативных требований к архивохранилищам.

Нормативные и эксплуатационные требования к организации хранения архивных документов в архивохранилище регламентированы Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», зарегистрированного Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный № 000.

Архивохранилища КУВО «Государственный архив Воронежской области», расположенные по оборудованы системой кондиционирования воздуха, действующей с 1967 года. В настоящее время данная система практически пришла в негодность и не обеспечивает в хранилищах требуемый температурный и влажностный режим. Зимой температура в хранилищах опускается до нулевой отметки, а летом достигает 29°, при нормативной 17-19°.

Архивохранилища КУВО «Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области», расположенные по ул. , оборудованы центральной системой кондиционирования. С момента ввода в эксплуатацию здания архива в 1974 г. ремонт системы кондиционирования не производился. Дальнейшая эксплуатация морально и физически устаревшего оборудования экономически нецелесообразна, ведет к нерациональному расходу электроэнергии, затратам на текущий ремонт и оплату труда дежурного технического персонала.

В следствии корректировки бюджетных показателей в сторону их уменьшения в 2009 г. полностью исключены средства, заложенные в ВЦП «Укрепление материально-технической базы государственных архивов Воронежской области на годы», на приобретение и установку нового кондиционера взамен находящегося в предаварийном состоянии старого в КУВО «Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области».

В архивохранилищах КУВО «Государственный архив Воронежской области» (), наряду с плохой системой кондиционирования, пришли в негодность деревянные оконные рамы, установленные еще в 60-х годах прошлого века. В связи с этим возникла необходимость их замены с целью обеспечения защиты документов от пыли, перепадов температуры и проникновения влаги. Замена старых деревянных блоков на пластиковые оконные системы позволит в надлежащей мере поддерживать температурно-влажностный режим и обеспечит оптимальную сохранность архивных фондов.

КУВО «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу» () в целях обеспечения дальнейшего приема документов по личному составу от ликвидированных организаций и обеспечения их сохранности необходимо проведение капитального ремонта помещения, на данный момент не приспособленного для хранения архивных документов.

В соответствии с поручением губернатора Воронежской области от 01.01.2001 г. № необходимо провести капитальный ремонт здания архивохранилища КУВО «Государственный архив Воронежской области», расположенного по адресу: 8А, с целью соблюдения эксплуатационных требований, а также для приведения облика здания к архитектурной стилистике возводимого в непосредственной близости строящегося Центра сопровождения клиентских операций «Черноземье» Центрально-Черноземного банка России».

3. Государственный архив Воронежской области создавался в первые годы советской власти. За 90-летнюю историю своего существования он пережил гражданскую и Великую Отечественную войны, о следовательно, эвакуации и многочисленные переезды. Зачастую дела хранились в малоприспособленных, а порой совсем в неподходящих для хранения помещениях. Это наложило отпечаток на их состояние. Из всего массива хранящихся в архиве документов на настоящий момент выявлено более 200 тысяч для нуждающихся в реставрации той или иной сложности. Поэтому реставрация документов является одним из важнейших этапов в деле обеспечения их сохранности.

Ввиду того, что потребности в реставрации намного превосходят возможности лаборатории, многие дела, находящиеся в плохом физическом состоянии, не выдаются и становятся недоступными для исследователей на продолжительное время. Из-за интенсивного использования документы ветшают, быстрее стареют, зачастую требуют повторной реставрации.

Несмотря на то, что спектр интересов исследователей в выборе документов достаточно широк, все же есть определенный комплекс фондов, пользующийся повышенным спросом. Это относится к столбцам – документам – периода строительства в Воронеже Петром I Российского военно-морского флота, ревизским сказкам и документам, содержащим сведения генеалогического характера, а также дореволюционных органов власти и местного самоуправления. Исходя из штатной численности, бюджета рабочего времени, действующих норм выработки, лаборатория ежегодно реставрирует более 36 тысяч листов различной сложности. Несмотря на то, что план по реставрации постоянно дается с незначительным перевыполнением, это несоизмеримо меньше потребности в данном виде работы. Это связано не только с малочисленностью реставраторов, но и с слабой оснащенностью лаборатории современным оборудованием. Все реставрационные работы сотрудниками производятся вручную. Для прессования листов имеется пресс 1964 г.