Исполнитель поручения руководства готовит в ППО АСД «LanDocs» отчет в адрес получателя отчета (указанного в контрольном сообщении).

Для этого необходимо открыть входящее контрольное сообщение, выбрать вкладку «Отчет», прикрепить ответный документ или написать текст отчета. Затем в верхнем меню выбрать «Сообщение» - «Отчитаться».

2.7. Если руководитель Управления (заместитель руководителя Управления) назначает контролером по поручению помощника руководителя Управления (сотрудника административного отдела, закрепленного за приемной заместителя руководителя Управления), помощник руководителя Управления (сотрудник административного отдела, закрепленный за приемной заместителя руководителя Управления) контролирует исполнение поручения и при необходимости докладывает руководству о неисполнении поручения в установленный срок.

2.8. Получатель отчета принимает отчет исполнителя или отказывает в его принятии. Для этого при получении отчета в верхнем меню необходимо выбрать «Сообщение» - «Принять» или «Отказать» (с обоснованием причин отказа, изложенных во вкладке «Отчет»).

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ

3.1. Прием, обработка, распределение и регистрация поступающей в Управление корреспонденции производится в административном отделе. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в административном отделе, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

3.2. Вся поступающая в Управление корреспонденция подлежит учету и регистрации в день ее получения. Документы учитываются и распределяются на:

1) нерегистрируемые;

2) регистрируемые:

2.1.) подлежащие сканированию в ППО АСД «LanDocs»;

2.2.) не подлежащие сканированию в ППО АСД «LanDocs».

Регистрация и сканирование поступающих документов осуществляется сотрудниками административного отдела в день ее получения.

3.3. Не подлежат регистрации следующие документы:

- статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания,

- рекламные извещения,

- программы совещаний, конференций, не относящихся к основной деятельности органов Федерального казначейства,

- поздравительные письма и телеграммы,

- пригласительные билеты,

- счета, финансовые и расчетные документы, поступающие без сопроводительных писем,

- государственные контракты и договоры, заключаемые Управлением, дополнительные соглашения к ним,

- документы и информация, поступающая в отделы от отделений Управления Федерального казначейства по Краснодарскому краю в электронном виде, минуя административный отдел*;

- учредительные документы организаций и документы для формирования юридических дел, а также карточки образцов подписей, поступающие без сопроводительных писем.

*Если вопрос, изложенный в документе, поступившем в электронном виде, минуя административный отдел, требует резолюции руководства, он регистрируется и отображается в ППО АСД «LanDocs» в порядке, предусмотренном в п. 3.9.

Начальник отдела формирует папку на сетевом диске Управления, куда помещает документ, который необходимо зарегистрировать, и направляет соответствующее сообщение «Письмо» в адрес сотрудников административного отдела.

3.4. Регистрируются, но не подлежат сканированию (отображению) в ППО АСД «LanDocs» следующие документы:

- отчетность, поступающая от отделений, распорядителей и получателей средств бюджетов на бумажных носителях по почте;

- акты сверок;

- законы о федеральном бюджете, бюджете субъекта Российской Федерации, бюджетов муниципальных образований, постановления об их реализации, нормативно-правовые акты администраторов поступлений в бюджет;

- договоры об обмене электронными документами с администраторами поступлений в бюджет, распорядителями и получателями средств бюджетов, соглашения по информационному взаимодействию, заключаемые между Управлением и администраторами поступлений в бюджет, распорядителями и получателями средств бюджетов;

- уведомления администраторов поступлений в бюджет;

- уведомления об уточнении кода бюджетной классификации;

- оригиналы определений судов, решений (постановлений) судов;

- судебные повестки;

- апелляционные, кассационные жалобы;

- судебные отзывы лиц;

- реестры должностей федеральной государственной гражданской службы;

- соглашения сторон и заявления работников на исполнение обязанностей;

- документы, содержащие персональные данные сотрудников Управления и иных физических лиц (приказы о премировании руководителей Управлений; копии трудовых книжек, дипломов и свидетельств об образовании, декларации о доходах гражданина и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности; справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации, государственной должности федеральной государственной службы и др.);

- письма о согласовании организационно-штатной структуры отделений Управления и приложения к ним;

- письма банков о предоставлении информации об остатках на банковских счетах;

- документы с пометкой «Для служебного пользования».

Документы, поступившие от бюджетополучателей в электронном виде с ЭЦП, после регистрации прикрепляются к регистрационной карточке.

3.5. Входящие документы, не указанные в п. 3.3 настоящего Порядка, подлежат обязательной регистрации в ППО АСД «LanDocs».

Незарегистрированные документы, подлежащие регистрации, поступившие непосредственно в приемные, подлежат обязательной передаче на регистрацию в административный отдел.

Входящая корреспонденция, не указанная в п. п. 3.3 и 3.4 настоящего Порядка, подлежит обязательному сканированию (отображению) в ППО АСД «LanDocs».

3.6. Документы, поступающие из Федерального казначейства (далее – ФК), кроме документов с пометкой «Для служебного пользования», подлежат регистрации и загрузке из модуля XML-обмена в ППО АСД «LanDocs» сотрудником административного отдела.

3.7. При регистрации поступившего документа в ППО АСД «LanDocs» в регистрационную карточку вводятся необходимые данные о документе.

При этом обращения граждан регистрируются в журнале «Жалобы и обращения граждан».

Остальная входящая корреспонденция регистрируется в журнале «Входящая корреспонденция».

На оригиналах зарегистрированных документов в нижней части первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца, где указывается номер входящей корреспонденции и дата ее поступления.

Все оригиналы входящих документов, подлежащих сканированию и регистрации, хранятся в административном отделе по видам:

- корреспонденция, поступающая из Федерального казначейства;

- корреспонденция, поступающая из отделений Управления Федерального казначейства по Краснодарскому краю;

- корреспонденция, поступающая от граждан и организаций.

3.8. Исполнение документов, не подлежащих регистрации, осуществляется следующим образом:

3.8.1) документы в день их поступления передаются в приемные руководителя или заместителей руководителя для нанесения резолюции руководства;

3.8.2) из приемных документы с резолюциями передаются в административный отдел;

3.8.3) далее документы передаются сотрудниками административного отдела под роспись исполнителям, указанным в резолюции руководства.

Оригиналы данных документов хранятся в тех отделах, которые указаны первыми в резолюции руководства.

3.9. Исполнение зарегистрированной входящей корреспонденции, подлежащей сканированию (отображению) в ППО АСД «LanDocs», осуществляется следующим образом:

3.9.1) ответственный исполнитель административного отдела производит распределение входящей корреспонденции между руководителем Управления и его заместителями в соответствии с распределением обязанностей между руководителем Управления и его заместителями, утвержденным приказом Управления Федерального казначейства по Краснодарскому краю;

3.9.2) документы сканируются и прикрепляются к регистрационной карточке. Ответственность за соответствие бумажного экземпляра документа его электронному образу, перенесенному в ППО АСД «LanDocs», несет сотрудник административного отдела, проставивший ЭЦП на документе (отправивший сообщение с типом «Извещение»).

3.9.3) документы, подлежащие рассмотрению руководителем Управления, в день их поступления направляются в ППО АСД «LanDocs» сотрудником административного отдела неконтрольным сообщением «Извещение» в два адреса:

- руководителю Управления;

- помощнику руководителя Управления.

Документы, подлежащие рассмотрению заместителем руководителя Управления, в день их поступления направляются в ППО АСД «LanDocs» сотрудником административного отдела неконтрольным сообщением «Извещение» в два адреса:

-  заместителю руководителя Управления;

-  сотруднику административного отдела, закрепленному за его приемной;

3.9.4) подготовка проектов резолюций может осуществляться помощником руководителя Управления (сотрудником административного отдела, закрепленным за приемной заместителя руководителя Управления) путем создания сообщения­ без его отправки.

По документу, исполнение которого не подлежит контролю, создается сообщение с типом «Для сведения от руководителя» и др.

По документу, исполнение которого подлежит контролю, создается сообщение с типом «Поручение от имени руководителя» («На исполнение от зам. руководителя») и др.

По указанию руководителя Управления (заместителя руководителя Управления) подготовка проектов резолюций может не производиться.

По указанию руководителя Управления (заместителя руководителя Управления) документ может выводиться на бумажный носитель из ППО АСД «LanDocs» помощником руководителя Управления (сотрудником административного отдела, закрепленным за приемной заместителя руководителя Управления) и передаваться на рассмотрение руководству на бумажном носителе;

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4