3.9.5) после ознакомления с входящим документом руководитель Управления (заместитель руководителя Управления) отправляет сообщения в адрес исполнителей по документу.

Руководитель Управления (заместитель руководителя Управления) также может подписывать резолюции на бумажном носителе и передавать их помощнику руководителя Управления (сотруднику административного отдела, закрепленному за приемной заместителя руководителя Управления) для отправки сообщений исполнителям. Ответственность за соответствие резолюции на бумажном носителе адресатам и тексту отправленных сообщений несет отправитель сообщения;

3.9.6) рассмотрение входящих документов руководителем Управления и заместителями руководителя Управления производится, как правило, в день поступления в их адрес сообщений с типом «Извещение» с прикрепленными документами.

После ознакомления с документами и отправки сообщений в адрес исполнителей входящие сообщения с типом «Извещение» (которыми были доведены указанные документы) списываются руководством в архив.

Помощник руководителя Управления, а также сотрудники административного отдела, закрепленные за приемными заместителя руководителя Управления, списывают в архив сообщения с типом «Извещение», направленные в их адрес, после ознакомления с документами и (в случае необходимости) отправки сообщений по данным документам в адрес исполнителей;

3.9.7) при подготовке проектов резолюций и определении исполнителей по документам они разделяются в соответствии с пунктами 2.4. и 2.5. настоящего Порядка на:

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

1) подлежащие постановке на контроль;

2) не подлежащие постановке на контроль;

3.9.8) исполнение зарегистрированной входящей корреспонденции, подлежащей сканированию (отображению) в ППО АСД «LanDocs» и не подлежащей постановке на контроль, осуществляется следующим образом:

3.9.8.1) после получения сообщения «Для сведения от руководителя» от руководителя Управления (заместителя руководителя Управления) либо от помощника руководителя Управления (сотрудника, закрепленного за приемной заместителя руководителя Управления) начальник отдела – исполнителя по документу пересылает его сотруднику (сотрудникам) с неконтрольным сообщением «Для сведения». Отправка начальником отдела входящего сообщения в архив производится, как правило, сразу после ознакомления с документом и перенаправления документа исполнителям.

Если документ необходим для работы только начальнику отдела, он может не перенаправлять его исполнителям;

3.9.8.2) одновременно начальник отдела, который обозначен в резолюции первым, перемещает документ в архив в ППО АСД «LanDocs» (очередность исполнителей просматривается из регистрационной карточки документа).

Если в резолюции указаны заместители руководителя Управления, то перемещение документа в архив производится тем начальником отдела, который обозначен первым в резолюции руководителя Управления после заместителей руководителя Управления.

В случае необходимости перемещать в архив входящие документы может сотрудник отдела по указанию начальника отдела;

3.9.8.3) исполнители после получения вышеуказанных сообщений в тот же день отправляют их в архив;

3.9.9) исполнение зарегистрированной входящей корреспонденции, подлежащей сканированию (отображению) в ППО АСД «LanDocs» и постановке на контроль, осуществляется следующим образом:

после получения документов с контрольным сообщением начальники отделов перенаправляют их с контрольным сообщением «На исполнение от начальника» исполнителю (исполнителям).

Если начальник отдела является исполнителем по документу, документ может не перенаправляться другим сотрудникам отдела.

Далее производится подготовка исходящего документа в соответствии с пунктом 4.2 настоящего Порядка.

3.10. Исполнение зарегистрированной входящей корреспонденции, не подлежащей сканированию (отображению) в ППО АСД «LanDocs», осуществляется следующим образом:

3.10.1) документ регистрируется, но его электронный образ не прикрепляется к регистрационной карточке;

3.10.2) документы в день их поступления направляются в ППО АСД «LanDocs» сотрудником административного отдела неконтрольным сообщением «Извещение» в два адреса:

- руководителю Управления (заместителю руководителя Управления);

- помощнику руководителя Управления (работнику административного отдела, закрепленному за приемной заместителя руководителя Управления);

3.10.3) рассмотрение входящих документов руководителем Управления и заместителями руководителя Управления производится, как правило, в день получения сообщений о поступлении данных документов;

3.10.4) если руководителю Управления (заместителю руководителя Управления) для определения исполнителя по документу не требуется оригинал документа, то он направляет сообщения в адрес исполнителей без оригинала документа;

3.10.5) если руководителю Управления (заместителю руководителя Управления) для определения исполнителя по документу требуется оригинал документа, то сотрудник административного отдела по требованию руководства предоставляет указанный оригинал руководителю Управления (заместителю руководителя Управления);

3.10.6) после отправки сообщений исполнителям руководитель Управления (заместитель руководителя Управления) перемещает Извещения в архив;

3.10.7) при получении сообщений от руководителя Управления (заместителя руководителя Управления) без прикрепленных к ним файлов исполнители получают документы из административного отдела по роспись, а затем перемещают входящие сообщения в архив (если сообщения неконтрольные);

3.10.8) хранение оригиналов данных документов осуществляется в тех отделах Управления, которые указаны первыми в резолюции руководителя (заместителя руководителя) Управления.

3.11. Если документ отсканирован, зарегистрирован, доведен до исполнителя, но начальнику отдела для работы необходим оригинал документа, он лично получает оригинал документа в административном отеле либо поручает это исполнителю.

При получении оригинала документа в административном отделе получателем производится запись в специальном журнале, где указывается номер и дата документа, наименование отдела, ФИО сотрудника, получившего документ, и ставится его подпись.

3.12. При поступлении в Управление исполнительных документов, они регистрируются, при этом в целях обеспечения возможности определения исполнителя по документу сканируется заявление взыскателя и первая страница исполнительного листа.

Затем сотрудник административного отдела направляет Извещение о поступлении исполнительного листа в два адреса: заместителю руководителя Управления и работнику, закрепленному за приемной заместителя руководителя Управления.

После поступления сообщений заместитель руководителя направляет сообщения в адрес исполнителей по документу.

Исполнитель обеспечивает получение в административном отделе под роспись исполнительных документов. При этом ответственность за несвоевременное получение исполнительных документов несет начальник отдела, получивший сообщение об их поступлении.

3.13. Отчеты и сведения, поступающие из отделений Управления почтой, после регистрации подлежат передаче, минуя руководство, в отдел, направивший запрос на их представление. Данные документы регистрируются, но не подлежат сканированию.

При этом сотрудник административного отдела направляет в ППО АСД «LanDocs» начальнику соответствующего отдела неконтрольное сообщение «Извещение».

После получения данного сообщения начальник отдела в случае необходимости перенаправляет его исполнителям, перемещает в архив входящее сообщение и обеспечивает получение под роспись оригиналов документов в административном отделе.

3.14. Если отправитель сообщения неверно указал получателя документа, документ подлежит передаче сообщениями в обратном порядке данному лицу для перенаправления.

Если отправитель сообщения неверно указал получателя документа в контрольном сообщении, то документ подлежит передаче путем составления отчета по контрольному сообщению, в котором указывается, что документ необходимо перенаправить.

3.15. В случае необходимости доведения входящей корреспонденции до начальников отелов или отделений Управления резолюция заместителя руководителя Управления, указанного первым в резолюции руководителя Управления, либо получившего сообщение с типом «Извещение», должна содержать соответствующие указания начальникам отделов.

Если исполнителей несколько, то доведение документа до начальников отделов или отделений Управления осуществляется начальником отдела, указанным первым в резолюции заместителя руководителя Управления.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ

4.1. Все исходящие документы Управления Федерального казначейства по Краснодарскому краю регистрируются в ППО АСД «LanDocs».

Исходящий документ может быть подготовлен:

1) как ответ на входящий документ;

2) без взаимосвязи с входящим документом.

4.2. Создание и регистрация исходящего документа – ответа на входящий документ производится следующим образом:

4.2.1) исполнитель готовит проект исходящего документа, регистрирует его в ППО АСД «LanDocs» в журнале «Проекты исходящей корреспонденции», прикрепляет файл документа (с приложениями) к регистрационной карточке. Если ответ готовится на обращение гражданина, документ подлежит регистрации в журнале «Проекты ответов на жалобы и обращения граждан».

Документы для служебного пользования и документы, содержащие персональные данные сотрудников Управления и других физических лиц, не прикрепляются в регистрационной карточке.

Исправление даты регистрационной карточки проекта документа не допускается, так как в данном случае присваивается неверный регистрационный номер;

4.2.2) исполнитель прикрепляет проект исходящего документа к входящему документу, на который подготовлен ответ.

После сохранения регистрационной карточки исходящего документа в ней станет доступно поле «Связанные документы». В этом поле необходимо выбрать «Родительский документ» (тип связки выбрать «Ответ на») и сохранить регистрационную карточку;

4.2.3) после подготовки исходящего документа исполнитель готовит отчет по сообщению «На исполнение от начальника»;

4.2.4) документ распечатывается исполнителем в необходимом количестве экземпляров. На бумажном экземпляре проставляются все необходимые визы, и документ предоставляется в приемную на подпись руководству;

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4