4.2.5) при наличии исправлений к документу, его образ, прикрепленный к регистрационной карточке, необходимо отредактировать. Для этого:
- в режиме редактирования открывается регистрационная карточка документа, выбирается вкладка «Файлы»;
- выбирается режим «Редактирование» и файл исправляется (при этом во вкладке «Версии» сохраняется каждая версия документа, а верной считается последняя версия документа).
Вносить исправления в документ имеет право только автор документа.
Ответственность за соответствие подписанного руководством (отправленного адресату) исходящего документа и последней версии его электронного образа несет автор исходящего документа;
4.2.6) подписанный документ передается из приемной исполнителю;
4.2.7) исполнитель представляет его в административный отдел для присвоения исходящего номера и перерегистрации из проекта в документ.
Перерегистрация документа производится:
- из журнала «Проекты исходящей корреспонденции» - в журнал «Исходящая корреспонденция»;
- из журнала «Проекты ответов на жалобы и обращения граждан» - в журнал «Ответы на жалобы и обращения граждан».
После перерегистрации производится отправка документа адресату;
4.2.8) начальник отдела готовит в ППО АСД «LanDocs» отчет по документу в адрес получателя отчета по поручению в порядке, предусмотренном в п. 2.6.;
4.2.9) получатель отчета либо принимает его, либо отказывает в его принятии в порядке, предусмотренном в п. 2.7.;
4.2.10) после принятия отчета его получатель перемещает в архив:
- входящий документ;
- исходящий документ;
- проект исходящего документа.
4.3. Создание и регистрация исходящего документа без привязки к входящему документу осуществляется в соответствии с п. 4.2. настоящего Порядка без учета подпунктов 4.2.2, .4.2.3, 4.2.8, 4.2.9 и 4.2.10.
Перемещение документа в архив осуществляет автор исходящего документа после отправки его адресату. При этом списывается исходящий документ и его проект.
4.4. При подготовке исходящей корреспонденции в Федеральное казначейство наряду с действиями, указанными в пунктах 4.1-4.3, осуществляется визирование и подписание проекта исходящего документа в ППО АСД «LanDocs».
После получения визы начальника отдела автор документа направляет его сообщением «На подписание» руководителю Управления (заместителю руководителя Управления) либо помощнику руководителя Управления (работнику, закрепленному за приемной заместителя руководителя Управления).
Не допускается подписание документа в ППО АСД «LanDocs» помощником руководителя Управления (работником, закрепленным за приемной заместителя руководителя Управления) в режиме замещения руководителя Управления (заместителя руководителя Управления) без наличия собственноручной подписи руководителя Управления (заместителя руководителя Управления) на бумажном экземпляре документа.
4.5. Отправка всех исходящих документов в Федеральное казначейство производится сотрудниками административного отдела через модуль XML-обмена.
Ответственность за соответствие окончательной версии документа, прикрепленного к регистрационной карточке, исходящему документу, подписанному руководством, возлагается на автора документа.
Отправка документа в ФК без наличия бумажного экземпляра, подписанного руководством, не допускается.
Сотрудник административного отдела, осуществляющий отправку исходящей корреспонденции в Федеральное казначейство, в момент перерегистрации документа осуществляет контроль наличия на документе в ППО АСД «LanDocs» подписи руководителя Управления (заместителя руководителя Управления).
Для этого он открывает регистрационную карточку документа, выбирает вкладку «Лист согласования», действие - «Подписание». В случае, если документ не подписан руководством, документ не перерегистрируется, исходящий номер ему не присваивается, и документ подлежит возврату исполнителю.
Отправка бумажных экземпляров одновременно с электронным документом допускается в случае, если в запросе Федерального казначейства содержится требование предоставить информацию на бумажном носителе, или отправляются оригиналы документов с сопроводительным письмом.
Сотрудники административного отдела осуществляют контроль за наличием подтверждения о доставке документа в ФК.
5. СОЗДАНИЕ ПРИКАЗОВ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Приказы могут создаваться по поручению руководства Управления либо по инициативе начальников отделов Управления.
Все приказы в Управлении, за исключением приказов, указанных в разделе 6 настоящего Порядка, создаются, регистрируются и согласовываются в электронном виде.
Хранение приказов осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству Управления.
5.2. После подготовки проекта приказа сотрудник Управления регистрирует его в ППО АСД «LanDocs» в журнале «Проекты приказов по основной деятельности», присоединяет файлы приказа, приложений к приказу и листа согласований к регистрационной карточке, отправляет документ контрольным сообщением «На визирование» начальнику отдела.
При подготовке первого листа приказа в верхней части листа делается отступ, достаточный для помещения герба Российской Федерации (при последующей распечатке приказа на гербовом бланке).
Если автором приказа является сам начальник отдела, то он не отправляет в свой адрес сообщение "На визирование". Проставление на документ начальником отдела своей ЭЦП в данном случае производится следующим образом:
- начальник отдела открывает вкладку "Лист согласования", нажимает кнопку "Добавление сотрудника";
- выбирает себя из списка сотрудников (в листе согласования появятся фамилия начальника отдела со статусом "на исполнении");
- нажимает вкладку "ЭЦП документа" и выбирает "Подписать" (статус изменится на "подписан").
Исправление даты регистрационной карточки проекта приказа не допускается, так как в данном случае присваивается неверный регистрационный номер.
5.3. При необходимости согласования приказа с несколькими начальниками отдела и заместителями руководителя Управления автором приказа формируется лист согласования.
Для этого необходимо:
- открыть вкладку "Лист согласования", нажать кнопку "Добавление сотрудника";
- выбрать сотрудников из списка (в листе согласования появятся фамилии сотрудников со статусом "на исполнении");
- пометить их (одновременно «shift»+«стрелка»), нажать правую кнопку мыши и выбрать "Отправить сообщение на визирование".
Ответственность за включение в лист согласования всех необходимых сотрудников, а также соответствие файла листа согласований, присоединенного к регистрационной карточке, листу согласований, созданному в ППО АСД «LanDocs», несет исполнитель приказа.
5.4. Для проставления визы на документ сотрудник, получивший сообщение с типом «На визирование»:
- открывает сообщение;
- просматривает прикрепленные файлы;
- в верхнем меню выбирает «Сообщение» - «Завизировать».
5.5. После согласования со всеми необходимыми должностными лицами приказ направляется с сообщением «На визирование» для подписания на имя руководителя Управления, либо помощника руководителя Управления (по согласованию с руководителем).
5.6. В случае наличия замечаний к документу, редактирование его электронного образа производится в соответствии с п. 4.2.5 настоящего Порядка.
Окончательная версия документа должна быть завизирована всеми должностными лицами, включенными в лист согласования.
5.7. Подписание приказа в ППО АСД «LanDocs» производится руководителем Управления. Для этого руководитель Управления:
- просматривает проект приказа;
- просматривает лист согласования (выбирает в верхнем меню пункт «Документ-основание» - «ЭЦП документа»);
- осуществляет действия, указанные в п. 5.4 настоящего Порядка.
5.8. После получения сообщения о том, что приказ завизирован руководителем Управления, автор приказа отправляет приказ с сообщением «На перерегистрацию в документ» в адрес сотрудника административного отдела, ответственного за регистрацию приказов.
5.9. Сотрудник административного отдела, ответственный за регистрацию приказов, перед тем, как произвести перерегистрацию приказа, проверяет лист согласования на предмет проставления ЭЦП всех сотрудников, указанных в нем (напротив каждой фамилии должен быть статус «Подписан»).
Если документ не подписан сотрудником, указанным в листе согласования, сообщение перенаправляется его отправителю, а в его тексте указывается причина отказа в перерегистрации. Входящее сообщение «На перерегистрацию в документ» перемещается в архив.
При наличии всех подписей на документе сотрудник административного отдела, ответственный за регистрацию приказов, производит перерегистрацию приказа из журнала «Проекты приказов» в журнал «Приказы по основной деятельности».
При этом он отправляет сообщение «На перерегистрацию в документ» в архив, а затем отправляет неконтрольное сообщение «Для сведения» в адрес начальника отдела - автора приказа, а также в адрес сотрудников, указанных в списке рассылки листа согласования (файла, прикрепленного к регистрационной карточке), после чего перемещает приказ и проект приказа в архив.
5.10. После регистрации приказа сотрудником административного отдела, ответственным за регистрацию приказов, осуществляется вывод приказа и листа согласования на бумажный носитель (с использованием гербового бланка, изготовленного типографским способом, номер которого вносится в регистрационную карточку документа), нанесение на него номера и даты и подписание у руководителя Управления.
Печать листа согласования осуществляется следующим образом:
- открывается вкладка «Лист согласования»;
- помечаются все сотрудники, подписавшие документ;
- нажимается правая кнопка мыши и выбирается «ЭЦП», «ЭЦП документа»,
- выбирается «Печать»;
- лист согласования подписывается сотрудником административного отдела, проверившим ЭЦП.
5.11. Начальники отделов, получившие приказ, в тот же день после ознакомления с ним отправляют сообщения, которыми он доведен, в архив и при необходимости доводят приказ для исполнения сотрудникам.
5.12. Оригиналы приказов хранятся в административном отделе.
5.13. При необходимости доведения приказа до сторонних физических или юридических лиц на бумажном носителе сотрудником административного отдела, ответственным за регистрацию приказов делается необходимое количество копий, которые заверяются печатью «Копия верна» и подписью сотрудника административного отдела, ответственного за регистрацию приказов.
5.14. К внутренним документам относятся:
- докладные записки;
- объяснительные записки;
- служебные записки и др.
5.15. Внутренний документ может готовиться по поручению начальника отдела или по инициативе сотрудника Управления. Все внутренние документы в Управлении, за исключением внутренних документов, указанных в разделе 6 настоящего Порядка, создаются, регистрируются, подписываются и хранятся в электронном виде.
Создание внутренних документов осуществляется следующим образом:
5.16.1) сотрудник готовит проект внутреннего документа, регистрирует его в ППО АСД «LanDocs» в журнале «Проекты внутренних документов» и присоединяет файл к регистрационной карточке. Затем проект внутреннего документа отправляется к начальнику отдела с сообщением «На визирование».
Если создателем документа является начальник отдела, то отправлять сообщение в его адрес не требуется. В данном случае проставление ЭЦП начальника отдела осуществляется в порядке, предусмотренном в п. 5.2.
Исправление даты регистрационной карточки проекта внутреннего документа не допускается, так как в данном случае присваивается неверный регистрационный номер;
5.16.2) при необходимости согласования служебной записки с несколькими сотрудниками, в регистрационной карточке (в ППО АСД «LanDocs») создается лист согласования в порядке, предусмотренном в п. 5.3.
Ответственность за включение в лист согласования всех необходимых сотрудников, а также соответствие должностных лиц, чья виза предусмотрена на внутреннем документе, должным лицам, которые указаны в листе согласований, созданном в ППО АСД «LanDocs», несет исполнитель внутреннего документа;
5.16.3) в случае наличия замечаний к документу, редактирование его электронного образа производится в соответствии с п. 4.2.5 настоящего Порядка.
Окончательная версия документа должна быть завизирована всеми должностными лицами, включенными в лист согласования;
5.16.4) автор документа направляет документ в административный отдел для перерегистрации в документ;
5.16.5) сотрудник административного отдела, ответственный за регистрацию внутренних документов, прежде чем произвести перерегистрацию документа, проверяет лист согласования на предмет проставления ЭЦП всех сотрудников, указанных в нем (напротив каждой фамилии должен быть статус «Подписан», не должно быть статуса «На исполнении»).
Если документ не подписан сотрудником, указанным в листе согласования, сообщение перенаправляется его отправителю, а в его тексте указывается причина отказа в перерегистрации. При этом входящее сообщение «На перерегистрацию в документ» перемещается в архив.
При наличии всех подписей на документе сотрудник административного отдела, ответственный за регистрацию внутренних документов, перерегистрирует документ из журнала «Проекты внутренних документов» в журнал «Внутренние документы», отправляет в архив сообщение «На перерегистрацию в документ» и направляет его с сообщением «Письмо» руководителю Управления (заместителю руководителя Управления);
5.16.6) руководитель Управления (заместитель руководителя Управления) производит перенаправление сообщения в адрес исполнителей по внутреннему документу. При этом в тексте сообщения указывается текст резолюции. Затем входящее сообщение «Письмо» перемещается в архив;
5.16.7) если по решению руководства исполнение документа подлежит контролю, то постановка документа на контроль и снятие его с контроля осуществляется руководителем Управления (заместителем руководителя Управления) в соответствии с разделом 2 настоящего Порядка;
5.16.8) перемещение в архив внутреннего документа и его проекта осуществляется автором внутреннего документа не позднее рабочего дня, следующего за днем исполнения всеми сотрудниками, указанными в резолюции, поручения руководства.
Если исполнение внутреннего документа подлежит контролю, перемещение документа в архив производится получателем отчета после получения всех отчетов о его исполнении.
6. ОГРАНИЧЕНИЕ ПРАВ ДОСТУПА.
РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
6.1. Предоставление прав и ограничений в соответствии с настоящим разделом обеспечивает отдел информационных технологий.
6.2. Права на внесение изменений в справочники «Юридические лица» и «Физические лица» предоставляются сотрудникам Управления указанным в списке, предоставляемом каждым отделом Управления в отдел информационных технологий (не более 2 человек от отдела). Доступ к остальным справочникам предоставляется сотрудникам административного отдела.
6.3. Удаление прикрепленных файлов или регистрационных карточек документов осуществляется администратором базы данных на основании служебной записки.
6.4. Конфиденциальными документами являются:
- служебные записки начальников отделов по премированию сотрудников, а также установлению им различных доплат и надбавок к должностному окладу;
- приказы Управления по премированию сотрудников;
- служебные записки начальников отелов (заместителей руководителя Управления) по применению дисциплинарных взысканий к сотрудникам;
- приказы Управления по личному составу;
- другие документы по усмотрению начальников отделов и руководства.
Конфиденциальные документы не подлежат регистрации в ППО АСД «LanDocs», их электронный образ не полежит отображению в ППО АСД «LanDocs».
6.5. Не подлежат регистрации в ППО АСД «LanDocs»:
- заявки на доступ к информационным ресурсам ЛВС (ВЛСВ);
- служебные записки и заявки по установке сотрудникам ППО АСД «LanDocs»;
- служебные записки по подключению к сети «Интернет».
Электронный образ данных документов не полежит отображению в ППО АСД «LanDocs».
Заместитель руководителя Управления
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
