Утвержден

приказом Управления Федерального казначейства по Краснодарскому краю

от №

ПОРЯДОК

ДОКУМЕНТООБОРОТА С ПРИМЕНЕНИЕМ ПРИКЛАДНОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА «LANDOCS»

В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА

ПО КРАСНОДАРСКОМУ КРАЮ

ВВЕДЕНИЕ

Порядок по осуществлению документооборота с применением прикладного программного обеспечения Автоматизированная система документооборота «LanDocs» в Управлении Федерального казначейства по Краснодарскому краю (далее – Порядок) разработан в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Управлении Федерального казначейства по Краснодарскому краю, утвержденной приказом Управления от 01.01.2001 г. № 000, Регламентом Управления Федерального казначейства по Краснодарскому краю, утвержденным приказом Управления от 01.01.2001г. № 000н; Технологическим регламентом «Прикладное программное обеспечение Автоматизированная система документооборота «LanDocs» (далее – Технологический регламент).

Порядок устанавливает процесс осуществления документооборота в Управлении Федерального казначейства по Краснодарскому краю (далее именуется – Управление), с применением Прикладного программного обеспечения Автоматизированная система документооборота «LanDocs» (далее – ППО АСД «LanDocs») и является обязательным для исполнения всеми сотрудниками Управления.

1.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Делопроизводство в Управлении организуется с использованием ППО АСД «LanDocs», предназначенного для учета и сопровождения документов.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Архивирование базы данных ППО АСД «LanDocs» производится сотрудником отдела информационных технологий не реже 2 раз в течение рабочего дня.

1.2. Ведение делопроизводства и обеспечение постоянного контроля соблюдения порядка работы с документами в отделах осуществляется административным отделом.

Сотрудники административного отдела осуществляют следующие основные функции по централизованному ведению делопроизводства в Управлении:

прием, учет и распределение поступающих документов, их первичную обработку;

сканирование и ввод в электронную базу ППО АСД «LanDocs» бумажных экземпляров документов и создание их электронных образов;

передачу документов, не подлежащих сканированию (в том числе, не подлежащих регистрации), на рассмотрение руководителю и после получения соответствующей резолюции – исполнителю;

учет и отправку исходящих документов;

регистрацию писем и обращений граждан, контроль за сроками их исполнения;

ксерокопирование документов;

контроль исполнения служебных документов (в случае назначения их контролерами по поручению);

прием и передачу служебной информации по средствам факсимильной связи;

подготовку и передачу документов на архивное хранение;

хранение бумажных экземпляров входящих документов, подлежащих сканированию, приказов, а также исходящих документов, обеспечение их сохранности.

1.3.  Настоящий Порядок не применяется к документам, имеющим гриф «Секретно».

1.4. В случае отсутствия на рабочем месте руководителя или заместителя руководителя Управления, помощник руководителя или сотрудник административного отдела, закрепленный за приемной заместителя руководителя Управления, направляет в адрес начальников отделов, сотрудников административного отдела, а также других заинтересованных должностных лиц сообщения «Для сведения» с указанием лица, рассматривающего корреспонденцию в период отсутствия руководителя Управления (заместителя руководителя Управления).

Для этого необходимо войти в журнал «Почта», и создать сообщение, не прикрепленное к регистрационной карточке.

1.5. При временном отсутствии на рабочем месте помощника руководителя Управления или сотрудника административного отдела, закрепленного за приемной заместителя руководителя Управления, сотрудника административного отдела, ответственного за регистрацию приказов и внутренних документов, замещающий его работник направляет в порядке, предусмотренном в п. 1.4, в адрес начальников отделов, а также сотрудников административного отдела сообщения «Для сведения» с указанием лица, получающего корреспонденцию в период его отсутствия.

1.6. При временном отсутствии на рабочем месте начальника отдела, его заместитель, курирующий вопросы делопроизводства в отделе, направляет в порядке, предусмотренном в п. 1.4, в адрес руководителя Управления, заместителей руководителя Управления, помощника руководителя Управления, начальников отделов, а также сотрудников административного отдела сообщения «Для сведения» с указанием лица, замещающего начальника отдела в период его отсутствия.

1.7. Если руководитель Управления (заместитель руководителя Управления) заранее знает о своем отсутствии на рабочем месте, он предоставляет полномочия на работу в режиме замещения в ППО АСД «LanDocs» заместителю руководителя Управления, исполняющему его обязанности в соответствии с распределением обязанностей между руководителем Управления и заместителями руководителя Управления.

Если начальник отдела заранее знает о своем отсутствии на рабочем месте, он предоставляет полномочия на работу в режиме замещения в ППО АСД «LanDocs» одному из заместителей начальника отдела.

Если сотрудник административного отдела, осуществляющий регистрацию приказов или внутренних документов, заранее знает о своем отсутствии на рабочем месте, он предоставляет полномочия на работу в режиме замещения в ППО АСД «LanDocs» сотруднику административного отдела, назначенному начальником административного отдела.

Для этого в пункте меню «Пользователь» необходимо выбрать «Назначение заместителей», где указывается сотрудник, исполняющий обязанности отсутствующего сотрудника.

При этом сотрудник, назначенный заместителем, со своего рабочего места, выбирая в пункте меню «Пользователь» - «Работа в режиме замещения», осуществляет действия в ППО АСД «LanDocs» от имени и по поручению отсутствующего работника. В данном случае на документах и сообщениях проставляется ЭЦП замещающего сотрудника с отметкой «За (фамилия отсутствующего сотрудника)».

При назначении заместителя в ППО АСД «LanDocs» сообщения, указанные в п. 1.4, 1.5 и 1.6, не отсылаются.

1.8. В целях обеспечения оперативности работы с документами обработка поступающей корреспонденции (сканирование, передача бумажных экземпляров документов) производится сотрудниками административного отдела в день поступления документов в Управление.

1.9. В целях предотвращения переполнения рабочих журналов и почты отработанными документами, все документы и их проекты по мере исполнения подлежат перемещению в архив в соответствии с настоящим Порядком, а все входящие неконтрольные сообщения подлежат перенесению в архив получателями в день их получения.

1.10. Контроль за своевременностью перемещения документов в архив осуществляется начальниками отделов Управления.

В случае несвоевременного перемещения отделами документов в архив ответственный сотрудник административного отдела не менее 2 раз в месяц информирует заместителей руководителя Управления и руководителя Управления о несоблюдении Порядка работы с документами в части курируемых ими отделов.

Контроль за перемещением в архив неконтрольных сообщений осуществляют отправители сообщений.

1.11. В случае необходимости предоставления сторонним организациям или физическим лицам копий документов, которые в соответствии с настоящим Порядком не выводятся на бумажные носители, они заверяются следующим образом.

Сотрудник отдела распечатывает документ из базы данных ППО АСД «LanDocs» и удостоверяет идентичность бумажного и электронного документов своей подписью.

Уполномоченный сотрудник отдела режима секретности и безопасности информации Управления проверяет, что сертификат ключа подписи, относящийся к ЭЦП лица, подписавшего электронный документ, на момент подписания был действителен, и удостоверяет подлинность ЭЦП под электронным документом проставлением своей визы и печати Управления на бумажной копии документа.

2. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Контроль исполнения документов осуществляется в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, учета процесса реализации принятых документов, своевременного выявления нарушений сроков выполнения поручений, представления руководству информации о результатах исполнения документов.

2.2. Ответственность за исполнение документов несут начальники отделов Управления.

Контроль исполнения документов осуществляет руководство Управления.

Начальники отделов контролируют исполнение документов сотрудниками своего отдела.

2.3. Контролю подлежит исполнение следующих документов:

- поручений руководства Управления;

- входящей корреспонденции;

- внутренних документов Управления;

2.4. К документам, исполнение которых подлежит контролю, относятся документы, требующие письменного ответа или письменного отчета об их исполнении, а также требующие совершения действий со стороны исполнителей.

Исполнение документов, содержащих резолюцию руководства с прямым указанием о контроле их исполнения, также подлежит контролю.

В резолюциях к документам, исполнение которых подлежит контролю, указывается контролер исполнения и получатель отчета об исполнении поручения. При необходимости указывается срок исполнения поручения.

Документы, исполнение которых подлежит контролю, отправляются исполнителям контрольными сообщениями (в списке сообщений контрольные сообщения расположены в верхней части списка, до черты).

Если в контрольном сообщении указаны несколько исполнителей, то каждый из них отчитывается об исполнении поручения.

2.5. К документам, исполнение которых не подлежит контролю, относятся документы, не требующие письменного ответа, письменного отчета об их исполнении, совершения действий со стороны исполнителей и не содержащие в резолюции к документу прямого указания руководства о контроле их исполнения.

Документы, исполнение которых не подлежит контролю, отправляются исполнителям неконтрольными сообщениями (в списке сообщений неконтрольные сообщения расположены в нижней части списка, после черты).

2.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью, и переписка по нему завершена.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4