Управление знаниями (стр. 12 )

Современные методы управления организацией предполагают широкое использование информационных технологий. Компьютерная техника, телекоммуникационные линии связи, а также персонал, владеющий навыками использования информационных технологий, является необходимыми атрибутами конкурентоспособного предприятия.

Толковый словарь по информатике дает следующее определение информационной технологии.

Информационная технология - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надежности и оперативности.

Выделяют понятие новой информационной технологии . Это информационная технология, предполагающая использование персональных компьютеров и телекоммуникационных средств для доступа к удаленным базам данных и программам, а также наличие «дружественного» (интуитивно-понятного) пользовательского интерфейса.

Под технологией понимаются правила действия с использованием определенных средств, которые являются общими для некоторой совокупности задач и ситуаций. Если реализация технологии направлена на выработку управляющего воздействия, то это технология управления.

Тенденции развития информационных технологий. Рассмотрим факторы, которые формируют современные тенденции в развитии информационных технологий и обосновывают их возрастающую полезность для поддержки управления, основанного на знаниях.

1. В мире растет технологичность рыночных отношений и наблюдается глобализация деятельности большинства видов бизнесов. Участие в глобальных товарных цепочках вызывает необходимость повышения качества обработки информации и знаний. Конкурентоспособность предприятий любых отраслей все в большей мере зависит не столько от материальных ресурсов, сколько от наличия развитых средств коммуникации с клиентами и партнерами, объема накопленных сотрудниками профессиональных знаний и умений, а также возможностей их интенсивного использования.
2. Устойчивость и доходность бизнеса во многом определяется скоростью реакции на изменение предпочтений потребителя. Претендующему на успех предприятию требуется быстрее других перестраивать свою организацию для поддержания готовности удовлетворить потребности клиента. Стало необходимым резко сократить задержки и потери прохождения информации и знаний на предприятии. Скорость обращения знаний становится решающим фактором борьбы за конкурентные преимущества.
3. Требования к информации с точки зрения точности, своевременности, полноты и актуальности дополняются вопросами ее эффективно использования на всех уровнях управления. Имеется тенденция интеграции всех служб и информационных систем предприятия для непрерывного обеспечения менеджеров экономической информацией о положении дел и имеющихся возможностях на рынке [8].

Анализ перечисленных факторов показывает, что в современных условиях ведения бизнеса необходимы информационные технологии с принципиально новыми ориентациями. Информационные технологии должны способствовать построению решений, позволяющих без потерь и искажений добывать, хранить, передавать и объединять знания.

Интеграция управления знаниями и информационных технологий развивалась поэтапно.

Первоначально в сфере применения компьютеров преобладали вычислительные задачи, но постепенно все большее значение стала приобретать работа с данными и коммуникациями. Со временем этот процесс естественным образом приводит к технологиям, ориентированным на поддержку мыслительной, интеллектуальной деятельности человека. Главная тенденция развития информационных технологий заключается в переходе от алгоритмических систем к информационным системам, способным принимать и объединять знания [11].

Таким образом, развитие информационных технологий находится в гармонии с другими составляющими общественной жизни. К концу века, когда общество начало вступать в эпоху знаний, информационные технологии готовы предложить необходимый инструментарий.

6.1 Роль информационных технологий в управлении знаниями

Построение обучаемой и обучающейся организации, создающей знания, - это проблема в равной мере, как изменения организационной культуры, так и технологии. Применение информационных технологий ускоряет обмен информацией, сокращает время на обработку данных, значительно увеличивает объем доступной информации, а также оптимизирует форму представления информации. Однако технология сама по себе никогда не решает проблем. Основное предназначение информационных технологий – создание добавочной стоимости на всех этапах производства от материалов до конечного потребителя путем поддержки инноваций и ускорения адаптации организации к меняющейся среде. Выделим основные задачи в области управления знаниями, успешное решение которых невозможно без применения современных информационных технологий. Задачи на краткосрочную перспективу. Своевременная доставка наиболее важных новостей, необходимых для работы персонала организации. Повышение обоснованности и актуальности принимаемых решений. Задачи на среднесрочную перспективу. Накопление данных из внешних и внутренних источников. Представительный многофакторный анализ и прогнозирование изменений коммерческих, политических условий бизнеса и управления. Обеспечение доступа к корпоративным знаниям персоналу организации. Задачи на длительную перспективу. Снижение рисков бизнеса и обеспечение высокой готовности организаций к выживанию за счет точной оценки рыночных возможностей, подготовки и исполнения эффективных решений [8]. В дальнейшем рассмотрим области информационного обслуживания процессов управления знаниями в организациях.

6.2 Области применения информационных технологий в управлении знаниями

Технологии «Интеллекта бизнеса» и «Управления знаниями» Из информационных технологий, наиболее полно удовлетворяющих потребность организации в создании среды для накопления и обмена знаниями, в настоящее время следует назвать технологии «Интеллекта бизнеса» (Business intelligence-BI) и «Управления знаниями» (Knowledge management-KM). Рассмотрим различные терминологические аспекты этих понятий. Термин «Интеллект бизнеса» существует сравнительно давно. Впервые его идея и название были предложены аналитиками GartnerGroup в конце 80-х, но особую популярность термин приобретает сегодня. Согласно первоначальным определениям, «Интеллект бизнеса» – это процесс, технологии, методы и средства извлечения и представления знаний. Другое определение рассматривает «Интеллект бизнеса» как знания о бизнесе, добытые с использованием различных аппаратно-программных технологий. Такие технологии дают возможность организациям превращать данные в информацию, а затем информацию в знания. Это определение четко разграничивает понятия «данные», «информация» и «знания». Данные понимаются как реальность, которую компьютер записывает, хранит и обрабатывает, информация – это то, что специалист в состоянии понять о реальности, а знания – это то, что в бизнесе используется для принятия решений. Итак, «Интеллект бизнеса» в широком смысле слова определяет: процесс превращения данных в информацию и знания о бизнесе для поддержки принятия улучшенных и неформальных решений; информационные технологии (методы и средства) сбора данных, консолидации информации и обеспечения доступа бизнес-пользователей к знаниям; знания о бизнесе, добытые в результате углубленного анализа детальных данных и консолидированной информации. Имеются технологии более универсальные, основанные на интегральном подходе к созданию, накоплению и управлению знаниями. Они определяют установленный в организации формальный порядок работы с информационными ресурсами. Это технологии «Управления знаниями». Основная цель технологий «Управления знаниями» – сделать знания доступными и повторно используемыми на уровне всей корпорации. В задачи технологий входят ответы на следующие вопросы: как ввести новых сотрудников в курс дела; как объединять знания отдельных подразделений; как интенсифицировать процесс генерации новых идей; как накапливать знания и распространять их по всей организации. При рассмотрении представленных точек зрения на понятия технологий «Интеллекта бизнеса» и «Управления знаниями» мы видим явные смысловые пересечения и отсутствие четкости в их разделении. Как же связаны между собой данные технологии? По мнению специалистов в области информационного обеспечения бизнеса в основу разделения понятий «Интеллект бизнеса» и «Управление знаниями» положен вид обрабатываемых данных. Данные, с которыми работают информационные системы, можно разделить на структурированные и неструктурированные. В категорию структурированных данных попадают числа, строки символов, даты. Эти данные можно легко классифицировать по определенным атрибутам. Имя, индекс, номер транзакции – вот типичные примеры структурированных данных. Для работы с ними создано множество программных средств; в частности, все СУБД ориентированы на работу со структурированными данными. Неструктурированные данные обычно хранятся в форме, не позволяющей осуществить простую и логическую классификацию. Книги, фильмы, печатные документы, файлы, простые и электронные письма, презентации, электронные таблицы, рисунки, чертежи, отпечатки пальцев, фотографии, музыкальные клипы, новости, контракты, видеоролики, архивы камер наблюдения – вот лишь малая часть примеров неструктурированных данных. Эти данные в совокупности образуют внутреннее знание организации. Потребителей данных организации можно разбить на три группы: топ-менеджмент, менеджеры и рядовые сотрудники. Рассмотрим кратко особенности принятия решений в каждой группе. Топ-менеджерам, ответственным за принятие стратегических решений, необходимо своевременно «переварить» терабайты слабо структурированных корпоративных данных, которые прошли через объединение, абстрагирование и преобразование. Менеджеры, отвечающие за принятие тактических решений, ориентируются на информацию, связанную с ограниченной предметной областью. Они вырабатывают решения на основе аналитических отчетов, полученных на основе гигабайт данных. И, наконец, рядовые сотрудники, принимающие стандартные решения, также сталкиваются с необходимостью ежедневной обработки мегабайт данных и информации. Члены указанных трех групп принимают решения, руководствуясь соответственно интуицией, рациональными соображениями и стандартными методами. В основе технологий «Интеллекта бизнеса» лежит организация доступа конечных пользователей и анализ структурированных данных и информации о бизнесе. Технологии «Интеллекта бизнеса» позволяют превратить неуправляемую и постоянно изменяющуюся лавину корпоративных данных в предсказуемый поток информации для подготовки управленческих решений. Технологии «Интеллекта бизнеса» имеют широкий спектр пользователей на предприятии, включая руководителей, менеджеров и аналитиков. Технологии «Управления знаниями» больше связаны с анализом неструктурированной или слабоструктурированной информации. Они обеспечивают категоризацию, разведку и семантическую обработку текстов, расширенный поиск информации, управление контентом предприятия и др. По сути технологии «Интеллекта бизнеса» и «Управления знаниями» делают одно и тоже дело в разных типах данных. Сведение вместе структурированных и неструктурированных данных – первый и наиважнейший шаг к объединению этих технологий. Ниже показана динамика этого процесса. Инструменты технологий управления знаниями и перспективы их развития Общей задачей технологий «Интеллекта бизнеса» и «Управления знаниями» является улучшение качества решений, вырабатываемых менеджерами. Такие решения зависят от высокорелевантной, высококачественной и постоянно обновляющейся информации, поступающей к менеджерам своевременно и в доступно воспринимаемой форме. Технологии «Интеллекта бизнеса» и «Управления знаниями» позволяют организациям создавать динамические каналы информации, которые связывают менеджеров с данными, создавая возможность для быстрого принятия эффективных решений. Однако нет такой технологии или группы технологий, которые позволяют целиком автоматизировать процесс управления знаниями. Речь скорее идет о стратегии организации, цель которой выработка управленческих решений на базе имеющихся информационных ресурсов. Для использования этих ресурсов требуется набор специальных продуктов и платформ. Выделим основные технологии, которые позволяют реализовать на практике систему управления знаниями: базы знаний и хранилища данных и знаний; средства добычи данных и текстов; средства управления документами, контентом и электронной почтой; средства управления внешними информационными потоками; средства коллективной работы; комплексные средства управления знаниями: платформы управления знаниями и корпоративные порталы знаний; средства, поддерживающие принятие решений - системы, поддерживающие дискуссионные группы, экспертные системы и др. Корни большинства технологий управления знаниями связаны с результатами исследований в области теории информации и искусственного интеллекта. Союз этих технологий и прогресса в области аппаратного обеспечения вместе с совершенствованием методов разработки программного обеспечения привели созданию информационных структур, находящихся поверх традиционного слоя обработки информации и создающими инфраструктуру для процесса управления знаниями в организациях.

7. Опыт российских компаний по управлению знаниями