Общий срок подготовки к выдаче повторного свидетельства (справки из архива) и уведомления об этом заявителя не может превышать 20 рабочих дней со дня обращения заявителя (приложение 8).
Если заявитель не располагает точными сведениями о месте и времени регистрации акта гражданского состояния, заявление от него принимается и исполняется согласно пункту 2.5 настоящего Порядка.
3.2. В случае обращения заявителя с заявлением о выдаче повторного свидетельства (справки из архивов) по месту государственной регистрации акта гражданского состояния:
3.2.1. Специалист органа ЗАГС в день обращения производит поиск записи акта гражданского состояния в архиве этого органа ЗАГС в соответствии с местом и временем государственной регистрации акта гражданского состояния и другими сведениями, указанными в заявлении и, при обнаружении записи акта, осуществляет подготовку запрашиваемого повторного свидетельства (справки из архива).
Повторное свидетельство (справка из архива) подписывается руководителем (начальником, заместителем начальника) органа ЗАГС либо главным специалистом органа ЗАГС, которому на основании приказа по Управлению ЗАГС Москвы а «О предоставлении права подписи» приказом руководителя этого органа ЗАГС делегировано право подписи документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, и скрепляется печатью органа ЗАГС. Подготовка и выдача запрашиваемого документа заявителю осуществляется в день обращения (приложение 9).
3.2.2. Если запись акта в соответствии с местом и временем государственной регистрации акта гражданского состояния, указанным в заявлении, в архиве этого органа ЗАГС не обнаружена, специалист, исполняющий заявление, принимает меры к поиску записи акта за другие периоды времени, а также в архивах других органов ЗАГС города Москвы, при этом за период с 1990 года - посредством использования общегородской электронной базы данных.
При невозможности завершить поиск в день обращения специалист предлагает заявителю дополнительно заполнить информацию об установлении места государственной регистрации соответствующего акта гражданского состояния (далее – информация об установлении места регистрации акта) и приобщает ее к заявлению о выдаче повторного свидетельства (справки из архива), о чем на последнем делается отметка.
Проверка наличия записи акта в архивах органов ЗАГС Москвы с учетом сведений, указанных заявителем в информации об установлении места регистрации акта, должна быть проведена, и заявитель уведомлен об обнаружении записи акта в срок не более 5 (пяти) рабочих дней со дня обращения.
При обнаружении записи акта заявитель уведомляется об этом, и документ выдается заявителю в день обращения за получением документа (приложение 10).
3.3. Если в результате проверки (пункт 3.2.2.) первый экземпляр записи акта гражданского состояния будет обнаружен в архиве другого органа ЗАГС Москвы, заявление на выдачу повторного свидетельства (справки из архива) и информация об установлении места регистрации акта, а также копии документов, предъявленных заявителем, направляются в этот орган ЗАГС с уведомлением об этом заявителя, не позднее рабочего дня, следующего за днем окончания проверки.
Орган ЗАГС по месту хранения первого экземпляра записи акта готовит и направляет повторное свидетельство (справку из архива) для выдачи заявителю в орган ЗАГС Москвы по месту его обращения с уведомлением об этом заявителя в срок не более 5 (пяти) рабочих дней со дня поступления заявления.
По желанию заявителя, он может обратиться за получением документа в орган ЗАГС по месту хранения первого экземпляра записи акта гражданского состояния лично.
Общий срок проведения проверки (пункт 3.2.2.), а также пересылки заявления (заявлений), подготовки и направления для выдачи повторного свидетельства (справки из архива) с уведомлением об этом заявителя не может превышать 20 рабочих дней со дня обращения заявителя (приложение 11).
3.4. Если в результате проверки (пункт 3.2.2.) место регистрации акта не установлено, и (или) первый экземпляр записи акта не обнаружен:
3.4.1. Заявление на выдачу повторного свидетельства (справки из архива) и информация об установлении места регистрации акта, а также копии документов, предъявленных заявителем, направляются в архивно - информационный отдел с уведомлением об этом заявителя, не позднее рабочего дня, следующего за днем окончания проверки.
Если первый экземпляр записи акта не сохранился, в архивно-информационный отдел направляется также соответствующее сообщение.
Аналогичным образом в архивно-информационный отдел направляется заявление о выдаче повторного свидетельства (справки из архива), поступившее в орган ЗАГС в соответствии с пунктом 3.1., в случае, если запись акта не обнаружена.
В сопроводительном письме к отправляемым документам орган ЗАГС указывает следующую информацию о результатах проведенной проверки:
- наименование акта гражданского состояния, запись которого разыскивается;
- фамилия, имя, отчество лица (лиц), в отношении которых составлена разыскиваемая запись акта;
- за какой период времени, и по какому архивному фонду производилась проверка.
- сведения о документах, подтверждающих факт государственной регистрации акта гражданского состояния (картотека, алфавитные журналы, иные документы) – в случае, если не сохранился первый экземпляр записи акта (приложение 12).
3.4.2. Заявления, принятые архивно-информационным отделом и поступившие в отдел в соответствии с пунктами 2.5., 3.4.1. настоящего Порядка, передаются на исполнение специалисту архивно-информационного отдела в день обращения (поступления).
Специалист архивно-информационного отдела осуществляет проверку наличия записей актов гражданского состояния с использованием имеющихся справочно-поисковых систем, а за период с 1990 года – также
общегородской электронной базы данных».
В случае установления места государственной регистрации акта гражданского состояния архивно-информационный отдел уведомляет заявителя (обратившегося в порядке, установленном пунктом 2.5, абзацем шестым пункта 3.1.), о реквизитах записи акта и наименовании органа ЗАГС Москвы для обращения с заявлением о выдаче повторного свидетельства (справки из архива).
Заявление на выдачу повторного свидетельства (справки из архива), поступившее из других органов ЗАГС Москвы (пункт 3.4.1.), пересылается в орган ЗАГС Москвы по месту государственной регистрации акта гражданского состояния для подготовки запрашиваемого повторного свидетельства (справки из архива) с уведомлением об этом заявителя.
Проверка производится, уведомления направляются и (или) заявление пересылается архивно-информационным отделом в срок не более 7 рабочих дней со дня обращения заявителя (поступления заявления).
Повторное свидетельство (справка из архива) готовится органом ЗАГС, в архиве которого хранится первый экземпляр записи акта, и направляется в орган ЗАГС Москвы по месту обращения заявителя с уведомлением его об этом в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня поступления заявления.
По желанию заявителя он может обратиться за получением повторного свидетельства (справки из архива) в орган ЗАГС по месту хранения первого экземпляра записи акта лично (приложение 13).
3.4.3. В случае, если сохранился только второй экземпляр записи акта гражданского состояния, повторное свидетельство (справка из архива) готовится архивно-информационным отделом и выдается (направляется) в порядке, установленном абзацами шестым, седьмым пункта 3.4.2..
3.4.4. Если проведенной архивно-информационным отделом проверкой (пункт 3.4.2.) место регистрации не установлено, архивно-информационный отдел не позднее рабочего дня, следующего за днем окончания проверки, уведомляет заявителя о её результатах и необходимости проведения комплексной проверки по всем архивным фондам первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, находящимся на хранении в органах ЗАГС Москвы.
Специалист архивно-информационного отдела направляет запросы в органы ЗАГС Москвы о проведении проверки по всем архивным фондам записей актов гражданского состояния и проводит проверку по вторым экземплярам записей актов гражданского состояния.
Запрос архивно-информационного отдела обязателен для исполнения всеми органами ЗАГС Москвы в установленный им срок, но не более 10 (десяти) рабочих дней.
В случае, если место регистрации акта гражданского состояния установлено, заявление пересылается, свидетельство готовится и заявитель уведомляется в порядке и сроки, установленные абзацами 5-7 пункта 3.4.2. настоящего Порядка
В случае, если запись акта гражданского состояния в архивах органов ЗАГС Москвы не обнаружена, специалист архивно-информационного отдела осуществляет подготовку извещения об отсутствии записи акта. Извещение подписывается руководителем архивно-информационного отдела и скрепляется печатью архивно-информационного отдела.
Извещение направляется заявителю по указанному им в заявлении адресу не позднее дня, следующего за днем окончания проверки
Проверки должны быть проведены, заявления направлены, повторное свидетельство (справка из архива) в случае обнаружения записи акта подготовлено, либо извещение об отсутствии записи акта направлено в срок не более одного месяца.
3.5. Выдача затребованного документа производится лично заявителю.
Если заявление о выдаче повторного свидетельства (справки из архива) направлялось заявителем в орган ЗАГС Москвы по почте, документы заявителем предъявляются, и содействие органом ЗАГС заявителю оказывается согласно пункту 2.4. настоящего Порядка при личном обращении заявителя за получением повторного свидетельства (справки из архива).
При выдаче повторного свидетельства (справки из архива) специалист органа ЗАГС Москвы обязан ознакомить заявителя с содержанием выдаваемого документа.
Заявитель знакомится с содержанием выдаваемого документа и, при отсутствии возражений, подтверждает правильность сведений, внесенных в документ, и получение документа личной подписью в книге учета выдачи документов, оформленных в соответствии с номенклатурой органа ЗАГС, выдавшего документ.
Отказ в выдаче повторного свидетельства (справки из архива) выдается (направляется заявителю) в письменной форме за подписью руководителя органа ЗАГС с изложением причин отказа в письменной форме с указанием правового основания отказа со ссылкой на нормы Закона.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 |
Основные порталы (построено редакторами)