В последние годы российский рынок СЭД демонстрирует стабильный рост: увеличивается число организаций, где внедрена система электронного документооборота, растет количество автоматизированных рабочих мест. Причем если ранее сферой применения СЭД был крупный и средний бизнес, то теперь дело дошло и до малого. О состоянии российского рынка СЭД и путях его дальнейшего развития говорилось на круглом столе «Системы электронного документооборота и хранения данных», организованного CNews Analytics и CNews Conferences (стр. 2 )

Тенденции

Наиболее яркими тенденциями являются автоматизация именно управленческого документооборота, сближение автоматизации общего и внутреннего документооборота и интеграция его со смежными информационными системами – с такими, как ERP, CRM и бизнес-аналитикой. При этом заказчики отдают предпочтение международным платформам с возможностью кастомизации. Среди компаний-потребителей заметна тенденция роста востребованности СЭД, способных организовать единое информационное пространство для территориально распределенных компаний и холдингов. Кроме того, как отмечают игроки рынка, происходит увеличение масштабов проектов и повышение требований к производительности СЭД.

Эксперт отметил, что особенно сильно на рынок ЕСМ-решений, наряду с компаниями Open Text, IBM и EMС, влияет Microsoft. «Ее приход на рынок ECM начал толкать остальных игроков в нишевые и хай-енд решения. Microsoft начала забирать у основных игроков так называемые базовые сервисы, и большинство компаний сразу предложили серьезные развитые интеграции с ее продуктами.

Стоит отметить, что на российском рынке СЭД произошла и более сильная интеграция: компания ЭОС выпустила систему Enterprise Office Solution (EOS) for SharePoint для Mi-crosoft SharePoint. При этом ЭОС выпускает два, в некотором смысле, конкурирующих продукта (другой – хорошо известная система «ДЕЛО»). «Microsoft предложила компании сделать решение на базе SharePoint, и мы такое решение реализовали», – рассказал Алексей Осотов, менеджер по продукции компании ЭОС. – «Важно, что при создании EOS мы пошли другим путем и просто разработали новое решение. Оно совершенно отдельное и никак не связано с системой «ДЕЛО». При этом наши знания и наши принципы мы заложили, но это не «ДЕЛО», – рассказал эксперт.

Стандарты

Вопросы стандартизации документооборота стоит весьма остро. До сих пор существует несколько стандартов, и, тем не менее, нет единого. На круглом столе Сергей Степин, руководитель московского офиса компании Directum, поделился с моделью оценки состояния и эффективности внедрения СЭД.

«Решения ECM должны перейти в разряд инфраструктуры и быть доступны не только с точки зрения удобства, но и с точки зрения стоимости», – отметил Сергей Степин. На сегодняшний день нельзя сказать, что большинство ЕСМ-решений в массе своей доступны для средних и тем более небольших компаний.

Модель нужна для понимания текущего состояния рынка, необходимы критерии оценки, в том числе и количественные – чтобы выбрать цели и сформулировать задачи внедрения, определиться с поставщиком системы, оценить эффективность в результате внедрения. Модель представляет собой 5 уровней зрелости. Начальный – самый базовый. ЕСМ используется очень слабо. Следующий – потенциальный, на котором появляется потребность в СЭД. Стабильный – когда система внедрена. Прогнозируемый – когда уже есть дальнейшая стратегия и понимание развития решений. И оптимизируемый – когда улучшения осуществляются постоянно на регулярной основе. В модели есть 3 группы факторов: внутренние, внешние и управленческие. В совокупности существует примерно 40 критериев, по которым делается оценка. В результате по показателям можно сравнить эффективность документооборота до внедрения и после.

Вопрос стандартов поднял и Василий Долгов, руководитель службы ИТ «Полюс-Золото». Он рассматривал ситуацию с точки зрения ИТ. Если в мире есть бизнес-требования (функциональные требования к СЭД), например в США – DoD 5015.2, в Евро-союзе – MoReq, то в России они отсутствуют, и каждое предприятие разрабатывает их самостоятельно, в лучшем случае опираясь на ГОСТы по делопроизводству.

Выход из ситуации предложил Сергей Афанасьев, исполнительный директор РОО «Гильдия управляющих документацией». Принятый недавно национальный стандарт на базе международного ISO 15489 подсказывает реальный путь формирования базы российских национальных стандартов. Правительством РФ одобрена концепция формирования «Электронного правительства» до 2010 года, в которую включена разра-ботка национальных стандартов на базе ИСО 26300 и MoReq-2, других международных форматов офисных документов. Экспертная оценка показала абсолютную адекватность Единой европейской спецификации построения систем автоматизации ДОУ MoReq-2 к национальным условиям России. Международные стандарты качественно построены, глубоко проработаны, апробированы действительностью, их разумное применение в национальной практике – реальный и органичный путь интеграции в международное интеллектуальное и экономическое пространство.

Однако переход на систему на базе нового национального стандарта несет в себе и ряд подводных камней. Сложно представить, каких материальных и интеллектуальных затрат потребует разработка, переустановка и наладка новой системы: придется уничтожить все, что было создано и отлажено в федеральных и региональных органах власти, и заново начинать работу по установке, наладке и обучению персонала. «Возможно, проще договориться о правилах формирования исходящего сообщения и требованиях к системам автоматизации», – комментирует эксперт.

Валентина Янковая, заместитель директора ВНИИДАД, отметила ряд новых принципиальных положений, относящихся к документообороту. «В частности, одно из них говорит о том, что руководитель федерального органа исполнительной власти утверждает перечень документов, которые создаются, обращаются и используются только в электронно-цифровой форме», – считает она. В настоящее время этот документ находится на утверждении в Министерстве культуры. Как отметила Валентина Янковая, его принятие будет существенным шагом в продвижении электронного документооборота.

В настоящее время в рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия» институт подготовил несколько работ методического характера: методические указания о порядке учета, хранения и использования электронных документов в архиве организации и аналогичный документ, ориентированный на государственные архивы.

При этом Янковая отметила, что существуют и серьезные проблемы с электронным документооборотом. И главная связана с определением его статуса, поскольку на сегодняшний день это нигде не прописано.

Владимир Дрожжинов, председатель правления Центра компетенции по электронному правительству, подчеркнул, что для создания инфраструктурного программного продукта, реализующего документооборот электронного правительства, важно, чтобы все три уровня власти выступили как единый заказчик. Необходимо не только объединение заказчиков для формулировки единых требований к системе, но и политическая воля создать ее. Должен быть единый разработчик ПО электронных правительств всех уровней власти. Кроме того, по мнению эксперта, необходима сеть сертифицированных поставщиков типовых решений по электронному документообороту для организаций всех уровней власти и, разумеется, деньги из бюджета.

Владимир Дрожжинов предложил создать программу целевую программу по электронному правительству. «В нашей стране реальные системы создаются только с уровня президента. Взять, например, систему создания паспортно-визовых документов. Аналогично была создана система ГАС «Выборы». И пока аналогичным образом не будет поставлена задача создания электронного правительства, оно не будет создано», – считает эксперт.

Г-н Дрожжинов высказал мнение, что «чем больше критической массы информационных технологий в органах власти, тем ниже коррупция». Поэтому электронный документооборот в госорганах позволит снизить коррупцию, поскольку электронные документы оставляют после себя много следов.

Важно также понимать, что именно несет технология и система СЭД заказчикам. Каждый вендор по-своему подходит к решению этого вопроса. Так, Игорь Колодкин, директор направления ЕСМ Verysell Проекты, отметил, что «некоторые заказчики, особенно в коммерческом секторе, просят количественно оценивать эффективность внедрения системы. В этих случаях мы строим финансовые модели внедрения системы, которые позволяют оценить экономию трудозатрат на обработку управленческой документации, снижение стоимости обращения к информации и уменьшение затрат на восстановление документа».

Кроме того, по словам эксперта, есть и качественные характеристики эффективности внедрения такие, как сбережение времени сотрудников для их основной работы, независимость деятельности организации от конкретных людей, интеграция приложений, инфраструктуры и пользователей в едином информационном пространстве организации.

Артем Меликджанян: До межведомственной интеграции надо созреть

На вопросы CNews ответил Артем Меликджанян, коммерческий директор компании «Такском«.

CNews: Связываете ли вы перспективы внедрения межведомственных СЭД и обеспечение предоставления юридически значимых электронных услуг с отсталостью нормативно-правовой базы?

Артем Меликджанян: Про отсталость НПБ можно говорить условно – она вполне адекватна организационно-технологическим возможностям. По мере отработки организационно-технологических решений готовятся и изменения в НПБ. А то, что системы СЭД в первую очередь формируются по ведомственному признаку – так это во всем мире так. До межведомственной интеграции надо созреть, когда накопится критическая масса. А вот роль интегратора должна выполнять какая-то специальная межведомственная (или даже надведомственная структура). Либо надо использовать зарубежный опыт, когда разрозненный набор ведомственных систем объединялся некими межведомственными шлюзами, по которым происходил обмен необходимой и достаточной информацией. Одним из примеров такого шлюза мог бы стать обмен между ФНС и Росстатом. Оба ведомства принимают от юридических лиц бухгалтерские балансы, хотя в свете современных тенденций к снижению административного давления на бизнес было бы логично принимать баланс в одном ведомстве (например в ФНС) и передавать полученную информацию во второе (Росстат).

CNews: Насколько реально востребована в реализуемых вашей компанией проектах ЭЦП?

Артем Меликджанян: Поскольку наша компания специализируется на системах обмена юридически значимыми документами, то можно сказать, что весь наш бизнес построен на использовании ЭЦП. Конечно, это не единственный элемент бизнеса, но без ЭЦП обеспечить аутентичность и целостность документа для массовых пользователей вряд ли было бы возможно. Мы начали использование ЭЦП в пилотном режиме еще с 2000 года, но так совпало, что изменения в Налоговый кодекс, сделавшие возможной безбумажную сдачу налоговых деклараций, по времени совпали с принятием Закона об ЭЦП. Поэтому, такие системы, как наша, и являются по сей день основными каналами массового внедрения ЭЦП. Счет идет уже о сотнях тысяч пользователей (25-30% юридических лиц). Поэтому мы можем говорить не о востребованности, а о состоявшемся внедрении ЭЦП в повседневную жизнь, правда, пока на уровне замкнутых ведомственными границами систем.