В последние годы российский рынок СЭД демонстрирует стабильный рост: увеличивается число организаций, где внедрена система электронного документооборота, растет количество автоматизированных рабочих мест. Причем если ранее сферой применения СЭД был крупный и средний бизнес, то теперь дело дошло и до малого. О состоянии российского рынка СЭД и путях его дальнейшего развития говорилось на круглом столе «Системы электронного документооборота и хранения данных», организованного CNews Analytics и CNews Conferences (стр. 3 )

CNews: Насколько реален спрос на СЭД со стороны СМБ, какие факторы отвечают за увеличение спроса?

Артем Меликджанян: Если говорить о системах СЭД с использованием ЭЦП, т. е. по сути системах обмена юридически значимыми документами с контролирующими органами, то спрос на них со стороны СМБ формируется под влиянием двух групп факторов – внешних и внутренних. Под внешними факторами имеются в виду разного рода изменения в НПБ, которые делают обязательным такой обмен в электронном виде. Так, по отчетности в налоговые органы и ПФР, планка обязательности уже затрагивает если не малый, то средний бизнес точно. Другой вид внешних факторов – это формирование технической инфраструктуры, создающей условия для обмена электронными документами (скоростной интернет, инфраструктура УЦ и т. п.). Внутренние факторы – это, прежде всего, финансовые и технические возможности конкретных групп предприятий, а также (что может быть даже важнее) – готовность и желание руководителей, бухгалтеров и технических специалистов использовать новые технологии не из-за их обязательности, а в силу очевидных удобств. Так, среди абонентов нашей системы представления отчетности основную массу и соответственно долю составляют как раз СМБ, для которых, собственно, эта система и создавалась. Во-первых, зачем тратить время на дорогу и в очередях, если сдать отчетность можно, не выходя из офиса. Во-вторых, благодаря правильно выбранной стратегии, налоговое ведомство ставит вопрос не только о сдаче самих деклараций в электронном виде, но и дает тем, кто пользуется этой системой, еще и важные дополнительные сервисы, недоступные тем, кто сдает отчетность на бумаге. Сейчас это – удаленный доступ к информации о состоянии расчетов с бюджетом. В перспективе к этому, возможно, добавится и электронная сверка.

Михаил Потапенко: Государству нужна межведомственная интеграция, а СМБ – удобство внедрения

На вопросы CNews ответил Михаил Потапенко, руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies.

CNews: Насколько реален спрос на СЭД со стороны СМБ?

Михаил Потапенко: Сегодня даже небольшие организации за годы работы накопили приличный «багаж» документов, которым нужно эффективно управлять. Мы на примере системы «ЕВФРАТ-Документооборот» столкнулись с ситуацией, когда только созданные компании сразу поднимают вопрос об использовании СЭД. Все это позволяет говорить о том, что системы управления документами уже не просто дань моде, а необходимый инструмент для эффективной работы предприятий. По нашему мнению, в ближайшие годы ситуация на рынке СЭД все больше будет напоминать распространение решений для автоматизации бухгалтерского учета произошедшее в середине 90-х.

CNews: Какие задачи в области создания СЭД приоритетны для компаний сферы СМБ и каковы требования к СЭД в СМБ?

Михаил Потапенко: На мой взгляд, для СМБ наиболее приоритетной задачей является систематизация документооборота, которая выражается в разработке схем и правил работы с документами. Ранее на большинстве предприятий СМБ не уделялось должного внимания вопросам организации работы с документами, поэтому систематизация или предшествует внедрению СЭД, или происходит одновременно с развертыванием СЭД. Важной задачей я считаю создание электронного архива документов.

Требования к СЭД в СМБ связаны с небольшими ИТ-бюджетами и сжатыми сроками реализации проектов. Чтобы им удовлетворить, необходимо использовать успешные практики внедрения. К сожалению, сегодня нет большого количества подобных предложений, и игроки рынка работают с сектором СМБ на общих основаниях. Мы же, в свою очередь, в 2007 г. выпустили конфигурацию «Быстрый старт» для системы «ЕВФРАТ-Документооборот», в которой обобщен наш опыт по внедрению СЭД. Для СМБ она – законченное решение с возможностью дальнейшего развития, а для крупных предприятий – инструментом проведения пилотного проекта. Кстати, эта конфигурация была взята нами за основу для новой версии «ЕВФРАТ-Документооборот v.14». При создании 14-ой версии основной акцент мы сделали на возможности кастомизации решения под специфику бизнес-процессов заказчиков. А это очень важно для СМБ, так как позволяет настраивать и модифицировать систему без необходимости программирования.

CNews: Какие еще точки роста вы бы выделили на рынке СЭД?

Михаил Потапенко: Последующий рост рынка электронного документооборота помимо СМБ будет поддержан и традиционными потребителями – крупными коммерческими и государственными структурами. В этих организациях развитие СЭД будет направлено на расширение масштабов использования, создание межведомственных систем документооборота и систем, обеспечивающих взаимодействие «государство-бизнес». При реализации столь масштабных проектов речь пойдет об интеллектуальной автоматизации, основанной на технологиях «понимания» документов (информации). Разработкой подобных технологий наша компания занимается не один год и уже сейчас можно сказать, что именно «Интеллект» обеспечивает тесную интеграцию СЭД в бизнес-процессы организации и позволяет сократить, а на некоторых рутинных этапах работы с документами и вовсе избежать человеческого участия.

CNews: Какие проблемы, на ваш взгляд, сейчас сдерживают развитие рынка СЭД?

Михаил Потапенко: Я бы выделил две основные проблемы. Первая – это нелегитимность электронных документов и отсутствие действующей нормативно-правовой базы работы с ними. Хотя закон об ЭЦП и принят достаточно давно, закона об электронном документе все еще нет. Поэтому сейчас при взаимодействии организаций электронные документы сопровождаются «бумагой», а практика рассмотрения электронных документов в судах ограничивается единичными прецедентами. Вторая проблема лежит в психологической области и связана с оставшейся пока еще привычкой старшего поколения работать и доверять «бумаге».

CNews: Насколько востребована в реализуемых вашей компанией проектах ЭЦП?

Михаил Потапенко: Сегодня нельзя говорить о повсеместном распространении этой технологии. Проблема заключается в том, что внедрение «работающей» ЭЦП по затратам соизмеримо с развертыванием всей СЭД. Хотя мы считаем, что практика использования ЭЦП даже в рамках предприятия полезна уже тем, что готовит сотрудников к еще более «электронному» будущему.

Андрей Трещук: Только 1% организаций реально приступает к внедрению ЭЦП

На вопросы CNews ответил Андрей Трещук, заместитель управляющего директора TerraLink.

CNews: Насколько востребованы на российском рынке работы по интеграции разрозненных систем обработки документов в единую СЭД?

Андрей Трещук: Чаще все-таки речь идет не об интеграции разрозненных систем, а о замене продуктов, решающих частные задачи, промышленной платформой. Это нужно организациям для того, чтобы вывести сервисы и функции СЭД (хранение, категоризация, управление версиями, связывание) на уровень инфраструктуры, создать единое управляемое хранилище и стандартизировать базовый набор операций с документами. Но случаи, когда требуется интеграция, тоже не редки. Часто такие проекты касаются систем потокового ввода (Kofax, ABBYY, Captiva) и развитых ERP-систем, предоставляющих базовый функционал электронного хранилища (SAP, Oracle).

CNews: Как вы оцениваете отложенный спрос на межведомственные СЭД и обеспечение предоставления юридически значимых электронных услуг из-за отсталости нормативно-правовой базы?

Андрей Трещук: Эффект от перехода на электронный юридически значимый документооборот в некоторых отраслях был бы колоссален. Но важно понимать, что кроме нормативно-правовой базы есть и другие факторы, которые будут препятствовать массовому появлению межведомственных и B2B систем такого класса. Сложность в том, что такая система должна быть воспринята большим количеством участников. Ее нельзя внедрить волей руководителя одной организации. Систему должны принять клиенты, проверяющие органы, партнеры. Устранение проблем нормативно-правовой базы сначала приведет к медленному росту рынка, но в какой-то момент, когда появится критическая масса институтов, готовых жить с электронными документами, должен произойти прорыв. Кстати, именно на этом рынке государственные органы и крупные госкомпании могут стать локомотивами роста.

CNews: Насколько реально востребована в реализуемых вашей компанией проектах ЭЦП?

Андрей Трещук: Статистика такая: 70% клиентов говорят с нами об ЭЦП, 40% – включают в тендерные требования, и только 1% организаций реально приступает к внедрению ЭЦП.

Для каких-то задач внедрение ЭЦП изначально нецелесообразно – например, когда разговор идет о внутренних документах компании (а о них он идет в 70% случаев). Тут достаточно хорошей современной СЭД и внутреннего распоряжения о том, что ей можно доверять. Так работают западные компании: покупают сертифицированную по высоким стандартам безопасности систему (Documentum, LiveLink, Stellent и т. п). В США таким стандартом является стандарт министерства обороны (DoD).

В тех случаях, когда есть смысл внедрять ЭЦП, идея сталкивается с множеством проблем: мы уже говорили о законодательстве, моральной готовности компаний и конгломератов компаний переходить к чисто электронному документообороту.

CNews: Насколько реален спрос на СЭД со стороны СМБ, какие факторы отвечают за увеличение спроса?

Андрей Трещук: Спрос со стороны компаний среднего и малого бизнеса есть, и он почти всегда касается автоматизации процессов основного бизнеса предприятия. Инженерные компании хотят иметь порядок в технической документации, юристы – в документах, которые они разрабатывают для клиентов, медиакомпании хотят управлять хранилищами медиаданных, компании потребительского рынка дают клиентам возможность запускать процессы обработки документов и обслуживания с интернет-сайта (заявки на кредит, претензии, авторизация операций). Малый и средний бизнес настроены на экстенсивное развитие и видят в автоматизации возможность получения конкурентных преимуществ – высокой скорости и высокого качества обслуживания, большей лояльности клиентов.

CNews: Каковы основные направления развития мирового рынка СЭД?