Gроцедура по проведению закупок товаров (работ, услуг) (стр. 2 )

3.5 Программа закупок в случае необходимости может корректироваться.

3.6 Внесение изменений и дополнений в перечень планируемых к закупке товаров (работ, услуг) возможно не менее чем за 30 рабочих дней до планируемой даты проведения закупочной процедуры с предоставлением уточенного технического задания на закупку с точными характеристиками товаров, работ, услуг и с результатами поиска поставщиков.

3.7 Закупки могут совершаться только после включения их в Программу закупок и утверждения в установленном порядке, за исключением случаев, определенных в пункте 5.4 настоящей процедуры.

4 Поиск и отбор поставщиков

4.1 Закупщик определяет критерии отбора поставщиков наименования, указанного в программе закупок, на основании заявок инициаторов закупок. (Такие критерии позволяют объективно выделить потенциальных поставщиков из всего перечня существующих поставщиков. Примеры объективных критериев: соответствие требованиям качества; привлечение субподрядчиков не более, чем на 30% всего объема работ; производитель. К объективным критериям не могут относиться: строка в поиске «Яндекс» или “Google”, срок доставки (за исключением курьерских/экспедиторских услуг), условия расчетов, страна производства и т. д.). Как правило, основной критерий при отборе участников - минимально приемлемое качество поставляемых товаров, работ, услуг.

4.2 Поиск потенциальных поставщиков проводится закупщиком путем анализа всех доступных источников информации, в том числе сети Интернет, отраслевых рейтингов, выставок, истории работы Общества (при наличии информации – истории работы группы организаций ) с поставщиками, рекомендаций о поставщиках от компаний-партнеров, акционеров, внешних экспертов и так далее.

5 Способы закупок

5.1 Настоящей процедуре предусмотрены следующие способы закупок:

а) запрос предложений с последующей переторжкой;

б) редукцион с использованием ЭТП;

в) закупка у единственного поставщика.

5.2 Запрос предложений с последующей переторжкой является наиболее предпочтительным способом закупки, по итогам которого у Общества не возникает юридической обязанности заключить договор с победителем и осуществляется следующим образом:

5.2.1 По результатам поиска потенциальных поставщиков закупщик с одного корпоративного электронного адреса направляет потенциальным поставщикам запросы на предоставление коммерческих предложений согласно форме в приложении В. В случае необходимости передачи потенциальным поставщикам конфиденциальной информации для составления ими своих коммерческих предложений, такая информация предоставляется после подписания соглашения о конфиденциальности в порядке, установленном в Обществе. В этом случае извещение о закупке должно содержать информацию о необходимости и порядке подписания соглашения о конфиденциальности.

5.2.2 На основании данных краткой анкеты контрагента (приложение Г) Закупщик проводит проверку контрагента с учетом требований п.6 настоящей процедуре и в соответствии с локальными нормативными актами. Контрагенты, которые не соответствуют требованиям, указанным в п.6.1.1-6.1.5 в обязательном порядке получают от закупщика уведомление о невозможности их участия в закупочной процедуре Общества с указанием несоответствия требованиям. Контрагенты, не соответствующие требованиям в п.6.1.6 — 6.1.11 получают уведомление без указания причин.

5.2.3 После проверки контрагентов Закупщик совместно с Инициатором закупок приводит коммерческие предложения не отклоненных от участия в закупочной процедуре контрагентов к сопоставимым значениям, то есть учитывает такие различия в предложениях, как:

-  количество дней отсрочки (предоплаты), предоставляемых контрагентом, исходя из расчета стоимости денежных средств для Общества (по информации от специалиста по экономики и финансам Общества);

-  транспортные, экспедиторские, таможенные и другие затраты на доставку товара до места его использования;

-  расходы на доведение товара до состояния, полностью пригодного для использования в производстве;

-  последующие эксплуатационные расходы или расходы на запчасти и ремонт, в случае приобретения оборудования или иных объектов основных средств и т. п.

5.2.4 Контрагентам с предложениями, отличными от наилучшего, Закупщик письменно сообщает об условиях наилучшего предложения и предлагает привести свои предложения к указанным условиям, либо предложить лучше. В случае получения нового наилучшего предложения, его условия сообщаются контрагенту, предложившему наилучшие условия на первом этапе. Переговоры проводятся до тех пор, пока не определится победитель. Предложение стандартной скидки / бонуса не может рассматриваться как проведение переговоров о снижении цены ниже минимального первоначально полученного предложения.

5.2.5 До проведения переторжки закупщик обязан убедиться, что в переторжке участвуют лица, уполномоченные заявлять обязательные для контрагента цены. Закупщик отвечает за то, чтобы было сделано все возможное для проведения конкурентного, прозрачного выбора поставщика (включая организацию встреч и переговоров с руководством или акционерами потенциальных поставщиков). В случае подозрения контрагентов в сговоре, конфликте интересов у сотрудника потенциального поставщика, иных подозрений о наличии обстоятельств, препятствующих проведению конкурентного выбора поставщика, закупщик сообщает об этом главному специалисту по комплаенс. Все устные переговоры протоколируются. Протокол подписывается всеми участниками переговоров.

5.2.6 В течение одного рабочего дня после завершения проверки контрагентов закупщик документирует результаты действий по пунктам 4 и 5.2.1 – 5.2.4 в виде маркетингового исследования с обязательным указанием:

- критериев отбора участников;

- описания процесса переговоров о снижении цены ниже минимального первоначально полученного предложения с приложением переписки либо иного документального подтверждения переторжки.

Сводная таблица в маркетинговом исследовании включает в себя:

- начальные цены/условия участников закупочной процедурой в сопоставимых значениях;

- цены/условия контрагентов после переторжки в сопоставимых значениях;

- критерии, по которым оцениваются предложения потенциальных поставщиков, если победитель определяется не только на основании цены (например, цена и качество), а также веса таких критериев. Общая сумма весов должна быть 100%, а значимость критерия цены должна быть не менее 50%. Критерий цены оценивается от 1 (минимальный) до 10 (максимальный) баллов. Наилучшему коммерческому предложению присваивается значение 10 баллов[1]. В случае если критерию качества был присвоен какой-либо вес (более 0%), маркетинговое исследование должно содержать четкие правила оценки качества товара (работы, услуги). Критерии качества должны быть единообразными для аналогичных товаров, работ и услуг. Оценка качества производится по 10-бальной шкале;

- баллы по каждому критерию всех предложений;

- итоговая оценка каждого предложения.

К маркетинговому исследованию прилагаются:

- коммерческие предложения всех участников исследования;

- подтверждение проведения переторжки;

- проект договора либо существенные условия, на которых планируется заключение договора;

- копии лицензий, сертификатов, если таковые требуются для поставки товаров (работ, услуг) согласно законодательству Российской Федерации;

- копии документов, подтверждающих, что потенциальный поставщик является официальным представителем (дилером, дистрибьютором) производителя, если контрагент не является производителем;

- копию доверенности на уполномоченное лицо, если подписание документов от лица потенциального поставщика планирует осуществлять представитель, действующий на основании доверенности.

5.2.7 Маркетинговое исследование и результат проверки победителя маркетингового исследования направляются секретарю ТК не позднее, чем за 1,5 рабочих дня до заседания ТК, а для рассмотрения членами ТК - не позднее 1 рабочего дня до заседания ТК.

5.2.8 В случае наличия замечаний у членов ТК к маркетинговому исследованию или результатам проверки контрагента, закупщик должен устранить замечания и представить членам ТК обновленные документы в течение 3 рабочих дней.

5.2.9 Если в результате поиска и отбора поставщиков альтернативные поставщики не были выявлены либо по иным причинам был выбран способ закупки у единственного поставщика, решение о закупке принимается согласно пункту 5.4.1 настоящей процедуре.

5.3 Редукцион, проводимый на электронной торговой площадке (ЭТП) – способ закупки, при котором на ЭТП объявляется начальная (ориентировочная) цена, а потенциальные поставщики имеют возможность улучшить эту цену путем публикации своих предложений. Данный способ закупки применяется в случае, если предмет закупки является стандартным по своим техническим и иным характеристикам, а цены представляются в сопоставимых значениях.

В случае проведения редукциона закупщик обязан руководствоваться правилами и порядком проведения закупок, изложенными в пунктах 4, 5.2.1, 5.2.2 и 5.2.8 настоящей процедуры с учетом особенностей электронного документооборота, формирующегося через ЭТП. Не позднее, чем за пять дней до даты проведения ЭТП закупщик направляет членам ТК информацию о предмете планируемой закупки, критериях отбора участников и начальной цене на ЭТП. ТК принимает решение о проведении редукциона не позднее, чем за три дня до даты его проведения.

По итогам проведения редукциона у Общества возникает юридическая обязанность заключить договор с победителем. В случае появления обоснованной необходимости в отказе от проведения объявленного редукциона, ТК может принять решение об отказе от проведения редукциона не позднее, чем за три дня до даты его проведения, отразив причины отказа в протоколе заседания ТК. Закупщик при реализации решения об отказе от проведения редукциона должен руководствоваться нормами гражданского законодательства и правилами работы на ЭТП.

5.4 Закупка у единственного поставщика — наименее предпочтительный способ закупки, который применяется в нижеследующих случаях:

а) закупка товаров, работ или услуг, цены на которые устанавливаются уполномоченным государственным органом, и в населенном пункте нахождения Общества такие товары, работы или услуги предоставляются единственным поставщиком;