Gроцедура по проведению закупок товаров (работ, услуг) (стр. 4 )

- выявления участия в потенциальной сделке с Обществом со стороны контрагента работников Общества, занимающих или занимавших в течение последних трех лет руководящие позиции[2] в Обществе либо являющимися сотрудниками подразделения – инициатора закупки или закупщика (в таком случае член ТК от подразделения инициатора закупки воздерживается от голосования), а также их близких родственников: обеспечение независимого контроля цены, качества товаров, работ или услуг, которые приобретаются Обществом.

7.2.5 Ответственный за экономику/финансы проводит проверку наличия экономического обоснования закупки, проверяет правильность приведения цен к сопоставимым значениям, критериев качества, анализирует состав предмета закупки, экономические условия договора для того, чтобы определить, насколько эти параметры оптимальны для получения минимально возможной цены.

7.2.6 Юрист в составе ТК проверяет отсутствие необъективных критериев выбора поставщиков, требований к потенциальным поставщикам, ведущим к «отсечению» альтернативных поставщиков, сроки извещений и предоставления коммерческих предложений, составление маркетингового исследования на достаточном количестве источников информации.

7.2.7 Инициатор закупки в составе ТК отвечает за то, чтобы было сделано все возможное для получения наиболее оптимальной для Общества цены при осуществлении закупок; проверяет соответствие предмета закупки предмету в программе закупок, а также соответствие качества закупаемых товаров, работ или услуг установленным в Обществе требованиям.

7.3 Порядок работы тендерной комиссии:

7.3.1 Тендерная комиссия осуществляет свою деятельность путем проведения заседаний, итоги которых оформляются протоколами заседаний, которые подписываются всеми присутствующими на заседаниях членами тендерной комиссии.

7.3.2 Тендерная комиссия принимает свои решения простым большинством голосов присутствующих на заседании членов тендерной комиссии. Каждый член тендерной комиссии имеет один голос. Секретарь тендерной комиссии участвует в заседаниях тендерной комиссии без права голоса. При равенстве голосов, голос председателя тендерной комиссии является решающим.

7.3.3 Форма принятия решения тендерной комиссии – открытое голосование отдельно по каждому вопросу. Воздержание при голосовании допускается только при наличии конфликта интересов в отношении конкретного поставщика у члена тендерной комиссии. Подсчет голосов производится секретарем тендерной комиссии.

7.3.4 Член тендерной комиссии, обнаруживший наличие у себя конфликта интересов в отношении конкретного участника закупки, обязан воздержаться от голосования и незамедлительно сделать заявление об этом другим членам тендерной комиссии.

7.3.5 Членам тендерной комиссии, запрещается предоставлять иным лицам информацию, которая стала им известна в процессе организации и проведения процедур тендера. В процессе своей работы члены тендерной комиссии должны обеспечивать в установленном порядке защиту информации, если эта информация составляет коммерческую или иную охраняемую законом тайну.

7.3.6 В функции секретаря тендерной комиссии входит: а) организация заседаний тендерной комиссии; б) проверка достаточности материалов и корректности подготовки маркетингового исследования в соответствии с настоящей процедурой; в) проверка наличия результатов проверки контрагентов; г) подготовка проекта протокола заседания; д) предоставление материалов членам тендерной комиссии за 1 рабочий день до заседания; е) протоколирование результатов заседаний с указанием контрагента, одобренного тендерной комиссией для заключения сделки; цены и существенных условий сделки (условия расчетов; срок, на который заключается сделка и т. д.); основания решения тендерной комиссии, если одобряется контрагент, не являющийся победителем согласно маркетинговому исследованию, либо одобряется с замечаниями или отклоняется; в случае наличия замечаний - сроки устранения замечаний инициатором закупки/закупщиком; причин воздержания от голосования каким-либо членом ТК; ё) организация хранения материалов, представленных на рассмотрение тендерной комиссии, протоколов и иных документов, связанных с функционированием тендерной комиссии; ж) контроль исполнения решений тендерной комиссии помимо одобрений без замечаний.

7.3.7 В случае направления секретарю ТК неполных, неправильно заполненных документов, несоблюдения закупщиком требований настоящей процедуре, секретарь ТК возвращает закупщику материалы на доработку.

8 Ответственность участников закупки

8.1 Закупщик отвечает за своевременность проведения закупочных процедур, чтобы необходимые товары, работы или услуги были поставлены в соответствии с графиком, указанным в Программе закупок.

8.2 Закупщик несет ответственность за несоответствие вынесенного на рассмотрение ТК приобретаемого товара, работы или услуги (в т. ч. ключевых требований, функциональных, технических, качественных и эксплуатационных характеристик), указанным в программе закупок.

8.3 Инициатор закупки несет ответственность за составление заявки под конкретного поставщика, т. е. за составление таким образом, что при наличии нескольких поставщиков предмета закупки победителем априори может стать только один поставщик. В случае необходимости одобрения товара технологами, сертифицирующими подразделениями, проведения испытаний и т. д. соответствующие мероприятия осуществляются заблаговременно.

8.4 При коммуникации с потенциальными поставщиками от имени Общества использование личного электронного почтового адреса не допускается.

9 Заключение договора с победителем

9.1 После утверждения решения ТК договор заключается инициатором закупки.

9.2 Если на этапе заключения договора победитель закупки отказывается от заключения договора или выявляются обстоятельства, препятствующие заключению договора с данным поставщиком согласно внутренним нормативным документам Общества, тендерная комиссия имеет право принять решение заключить договор с участником закупки, занявшим второе место.

9.3 При заключении договора ответственный за согласование договора проверяет соответствие условий договора условиям, указанным в утвержденном протоколе заседания ТК. В случае отклонений инициатор закупки совместно с закупщиком проводят переговоры с контрагентом, исправляет договор, либо закупка вновь выносится на рассмотрение ТК.

10 Информационное сопровождение закупок

10.1 Закупщик размещает на официальном сайте Общества в сети «Интернет»:

- утвержденную Программу закупок не позднее трех рабочих дней после утверждения, либо внесения изменений;

- извещение о закупке не менее чем за 10 рабочих дней до окончания срока подачи предложений от потенциальных поставщиков;

- извещение о результатах закупки только после заключения договора с поставщиком, но не более пяти рабочих дней после подписания договора.

10.2 Если потенциальные поставщики не проявили заинтересованность в течение пяти рабочих дней с момента направления им извещения о закупке, закупщик обязан связаться с их представителями по телефону, организовать личную встречу либо иным способом убедиться, что извещение о закупке было получено, и получить информацию о дальнейших намерениях потенциальных поставщиков. При выявлении проблем, способных повлиять на совершение закупки, закупщик должен в течение одного рабочего дня с момента их выявления обсудить данные проблемы с инициатором закупки для принятия решения в целях устранения выявленных проблем и, при необходимости, последующего внесения изменений в документацию о соответствующей закупке.

В случае изменения существенных условий документации о закупке, такие изменения должны быть сообщены всем участникам закупки путем публикации на сайте Общества и направления по электронной почте всем контрагентам, приславшим анкеты и коммерческие предложения. Если такие изменения внесены в срок менее чем за 5 (пять) рабочих дней до окончания сбора предложений, срок сбора предложений продляется не менее чем на 5 (пять) рабочих дней.

10.3 Вся информация в отношении конкретной закупки (включая маркетинговые исследования, результаты проверки участников закупки, протоколы ТК и т. д.) хранится секретарем ТК в электронном виде на сервере Общества в специально отведенном месте в течение трех лет. Члены тендерной комиссии должны иметь неограниченный доступ к информации, хранящейся на сервере в отношении конкретной закупки. Хранение бумажных оригиналов протоколов заседаний тендерной комиссии по проведенным закупочным процедурам организуется в соответствии с установленной процедурой хранения договорных документов Обществе.

11 Контроль за проведением закупочных процедур

11.1 Ежеквартально до десятого числа месяца, следующего за отчетным кварталом, закупщик представляет председателю ТК отчет о выполнении Программы закупок.

11.2 Отчет о выполнении Программы закупок включает в себя информацию об отклонениях от Программы закупок.

11.3 ТК ежеквартально рассматривает отчеты в срок до тридцатого числа месяца, следующего за отчетным кварталом. На заседание тендерной комиссии по рассмотрению отчета в обязательном порядке должен присутствовать закупщик и инициатор закупки.

11.4 По результатам рассмотрения отчетов тендерная комиссия может давать поручения инициаторам закупок и/или закупщику о представлении дополнительной информации о проведенных закупочных процедурах, а также давать поручения комплаенс-менеджеру о проведении проверок отдельных закупочных процедур на предмет соответствия требованиям настоящей процедуры.

Приложение В

(обязательное)

Извещение о закупке

ИЗВЕЩЕНИЕ О ЗАКУПКЕ

______________ (наименование предмета закупки)

для ___________________________

общество

, именуемый в дальнейшем Организатор закупки, приглашает Вас принять участие в процедуре закупки _____________(предмет закупки) в объеме _____________ в 201__- 201__г.

Для прохождения предварительного отбора и принятия участие в процедуре закупки, прошу Вас заполнить краткую анкету контрагента, и представить коммерческое предложение участника закупки.

Срок подачи предложений: до 00 00 00.00.201_ г.

Сроки рассмотрения предложений: с ___ по _____

Все необходимые разъяснения и интересующие Вас сведения Вы можете получить, связавшись с представителем Организатора закупки: _____________ (ФИО), e-mail: ____________, тел. _____________.

Закупщик __________________ ФИО

(подпись)

При выявлении признаков коррупции, злоупотреблением полномочиями или халатности со стороны сотрудников просим обращаться по телефону круглосуточной «горячей линии» [phone] или направить сообщение на электронный адрес *****@***org. Гарантируется полная анонимность, исключается какое бы то ни было негативное воздействие на обратившихся, даже в том случае, если сообщённая информация не получила подтверждения в ходе внутреннего расследования.

Приложение Г

(обязательное)

КРАТКАЯ АНКЕТА УЧАСТНИКА ЗАКУПКИ

1. Организационно-правовая форма (ООО, ОАО, т. д.) ________________________

2. Наименование (без кавычек и сокращений)______________________________________

_____________________________________________________________________________

3. Юридический адрес (индекс, страна, город, улица, дом, корпус, офис)___________________________________________________________________________________________

4. Фактический адрес ________________________________________________

_____________________________________________________________________________

5. ИНН ____________

6. Тип контрагента – производитель, представитель производителя, посредник

7. Численность персонала (среднесписочная численность за последний отчетный период)______________

8. Телефон_________________ 9. Факс_________________________

10. E-mail___________________ 11.Сайт________________________

12. ФИО директора (генерального директора)

________________________________________________________________

13. ФИО главного бухгалтера

________________________________________________________________

14. ФИО коммерческого директора (директора по продажам)______________________________________________________________________________________________________

15. Контактные данные для связи:

ФИО контактного лица

___________________________________________________________________

Должность контактного лица

____________________________________________________________________

телефон раб._________________

моб. тел._____________________

Факс________________________

E-mail_______________________

 

[1] По остальным предложениям баллы по критерию цены снижаются по отношению к минимальному предложению в пропорции:

-  2 балла за каждые 20% разницы в стоимости предложения, если общая сумма закупки составляет менее 10 млн. руб.

-  2 балла за каждые 10% разницы в стоимости предложения, если общая сумма закупки составляет от 10 млн. руб. до 100 млн. руб.

-  2 балла за каждые 5% разницы в стоимости предложения, если общая сумма закупки составляет более 100 млн. руб.

По решению тендерной комиссии данный порядок присвоения баллов по критерию цена может быть изменен для определенных категорий закупок.

[2] должности от начальника отдела и выше