Электронные административные регламенты (материалы к учебной программе) (стр. 2 )

Электронная форма наделяет административные регламенты возможностью получения оперативных данных обо всех предусмотренных действиях, процедурах и стадиях их выполнения, сроках, вариантах возможных решений, форм представления результата с указанием должностных лиц - исполнителей.

Реализация регламентов в электронной форме является условием обеспечения совместимости содержания и форматов отчетности, средств поддержки стратегического и оперативного управления, методов бюджетирования, управления персоналом, финансами, логистикой.

Электронные административные регламенты:

Ÿ  обеспечивают прозрачность правил и процедур и тем самым расширяют горизонт «административного видения», возможности планирования, контроля и оценки деятельности для руководителя ведомства и исполнительной власти в целом;

Ÿ  фиксируют и позволяют анализировать деятельность государственных органов и их подразделений;

Ÿ  персонифицируют ответственность в системе исполнения решений;

Ÿ  минимизируют расходы на поиск информации и позволяют оперативно генерировать необходимую информацию.

При реализации электронных административных регламентов должны учитываться следующие аспекты:

Ÿ  последовательность действий и решений, необходимых для осуществления публичной функции и оказания государственной услуги;

Ÿ  перечень структурных подразделений и должностных лиц, ответственных за совершение действия или принятие решения;

Ÿ  разрешенные варианты действий и решений и формализованные критерии выбора одного из вариантов;

Ÿ  сроки совершения действий и принятия решений, максимальное время осуществления публичной функции и оказания услуги;

Ÿ  нормативы использования ресурсов, необходимых для совершения действия или принятия решения;

Ÿ  формы и порядок обеспечения контроля за совершением действий и принятием решений в ходе осуществления публичной функции;

Ÿ  исчерпывающий перечень и шаблоны документов, необходимых для осуществления публичной функции и создаваемых в процессе осуществления публичной функции или оказания услуги, порядок их регистрации (учета);

Ÿ  способ получения заинтересованными лицами информации о ходе осуществления публичной функции и оказания государственной услуги.

Создание стандартов государственных услуг (нормативных требований к их качеству и порядку предоставления) является условием формирования административных регламентов и их реализации в электронной форме. Инвентаризация и стандартизация государственных услуг, сведение их в единый реестр, позволит оптимизировать государственные функции и услуги по объему и качеству.

Работа по стандартам и регламентам должна быть увязана с развитием методов результативного управления, разработкой систем показателей деятельности органов исполнительной власти.

Два типа электронных административных регламентов.

Понятие электронного административного регламента в первую очередь связано с понятием административного регламента постольку, поскольку является его отображением в плоскость информационных технологий. Как отмечалось, административные регламенты – это организационные документы, которые призваны не только легитимизировать, но и интегрировать процессы, объекты и субъекты для реализации определенного набора целевых функций. Электронные административные регламенты предназначены для указанной интеграции, но призваны решать указанные проблемы с использованием информационных технологий. (Кроме того, ЭАР призваны повышать эффективность выполнения АР.) Таким образом, ЭАР этого (первого) типа имеют своими компонентами административные регламенты впрямую определяемые законодательством, и дополнительные компоненты, связанные с применением ИТ. Именно для ЭАР данного типа особенно остро стоят вопросы согласования с законодательством тех деловых процессов, которые выполняются по этим ЭАРам, и именно для них особенно остро стоит вопрос о необходимости реинжиниринга для повышения эффективности деятельности государственных органов. И обратно, именно для реинжиниринга процессов, выполняемых по таким ЭАРам очень часто требуется или желательно проводить модернизацию нормативно-правовых регуляторов разных уровней.

Однако в государственных организациях существует и другой тип электронных административных регламентов. Как показала практика, использование современных ИТ в широких масштабах требует создания разнообразных электронных регламентов (не обязательно административных) и, уже для их административной поддержки, создания новых административных регламентов, основанных уже не на нормативных регуляторах и соответствующих детализирующих правилах, а на необходимости упорядочить внутри организации деятельность, связанную с использованием ИТ. К этому (второму) типу ЭАРов можно отнести инструкции и ИТ-средства выполнения множества внутренних функций в организациях (например, связанных с управлением внутренними ресурсами организации - финансовыми, материальными, кадровыми, ресурсами ИКТ и т. п.) и, что более важно, профильных профессиональных действий, выполняемых госслужащими по необходимости для качественного выполнения основной деятельности. К последним относятся действия по углубленному анализу разнообразных профессиональных ситуаций, специфических и для разных ведомств и для специалистов разных профессий в одном ведомстве, действия по дистанционному обучению и изучению передового опыта на рабочем месте, и т. д.

Этот второй тип ЭАРов может быть более многочисленным, но реинжиниринг связанных с ними процессов требует лишь изменения внутриведомственных инструкций или даже административных инструкций одной локальной организации или ее подразделения.

Причины необходимости конструктивного формирования понятия ЭАР.

Анализируя особенности потребностей в специальном понятии для ЭАР можно отметить следующие:

-  необходимость интеграции в виде единого функционального делового процесса целого множества автоматизированных и неавтоматизированных взаимодействующих между собой элементарных процессов порождения и обработки данных, а также множества людей, являющихся объектами и субъектами действия административного регламента;

-  низкое качество описаний процессов, последовательностей действий, классификаций объектов и субъектов в существующих административных регламентах. Достаточно часто таковые вообще отсутствуют;

-  непрозрачность (для внешнего по отношению к процессу наблюдателя) хода процессов и действий при реализации целевых функций, что на сегодняшний день может противоречить принципам применения ИТ для совершенствования деятельности государственных органов. При построении электронных систем управления типа «электронного правительства», «электронной государственной организации» требование прозрачности может оказаться решающим при проектировании;

-  необходимость автоматизации контроля и учета выполнения чисто электронных регламентов, входящих в состав ЭАР, получения объективных и прозрачных оценок функционирования всех компонентов (в том числе - ИТ-компонентов), участвующих в реализации такого электронного регламента.

Руководящие принципы реализации электронных административных регламентов.

Подходы к архитектуре систем, реализующих административные регламенты, и выбранные технологические решения должны быть открытыми и гибкими, чтобы обеспечить их многократное использование и интеграцию с различными ведомствами.

Базовые принципы, которыми следует руководствоваться во всех решениях, касающихся технологий реализации ЭАР.

Федеративная или централизованно-децентрализованная модель.

Одним из центральных принципов реализации ЭАР должна быть федеративная или централизованно-децентрализованная модель.

Модель предполагает децентрализованную реализацию ЭАР различными государственными министерствами, агентствами и ведомствами при централизованной разработке методик описания, анализа и оптимизации административных регламентов и процессов и при централизованном создании базовых технологических компонент и систем, обеспечивающих общие, повторяющиеся для большинства ведомств функции исполнения административных регламентов.

Различные государственные ведомства будут продолжать отвечать за реализацию своих административных процессов и работу с соответствующими данными. Процессы реализации регламентов и услуг будут контролироваться, отслеживаться и управляться непосредственно ведомствами. Т. е. непосредственно ведомства будут владельцами информации и процессов и будут ответственными за актуальность и точность информации.

Интеграция и повторное использование технологий и решений будет достигаться через идентификацию и реализацию общих принципов проектирования административных регламентов и процессов и создание ограниченного набора общих для большого количества ведомств базовых технологических компонент, использование которых уменьшит дублирование в создании систем и обеспечит их многократное использование. При этом потребуется два типа таких систем на федеральном уровне:

Ÿ  системы, обеспечивающие базовые компоненты (например, общий сервер электронных форм документов, общие сервисы безопасности, каталоги с информацией о государственных служащих, платформа для оплаты государственных услуг и т. д.);

Ÿ  прикладные системы, специфические для реализации конкретных административных регламентов и услуг.

Прикладные системы большей частью состоят из компонент, настроенных под реализацию конкретного процесса и услуги и, таким образом, должны, как правило, быть реализованы на уровне отдельного ведомства. В противоположность этому базовые компоненты могут быть использованы аналогичными или похожими способами для реализации большого количества процессов и услуг. Они покрывают специфическую функциональность в общей форме и поэтому обеспечивают широкую область реализации своих полезных свойств.

Доступ пользователей к услугам в результате реализации административных регламентов.

Государственные услуги будут предоставляться через различные каналы доступа, включая личное посещение государственного ведомства, центры телефонного обслуживания, «электронные киоски», сети общего пользования, в зависимости от предпочтений и возможностей конечных потребителей. Одна из основных задач – поддержка формата «единого окна» государственных услуг на технологическом уровне. Поэтому многоуровневая архитектура систем реализации административных регламентов должна обеспечивать отделение уровня презентации информации от уровня реализации бизнес-логики и уровня хранения данных.