Электронные административные регламенты (материалы к учебной программе) (стр. 7 )

В контексте моделирования электронных государственных услуг и административных процессов в отрасли получил, в частности, широкое распространение стандарт моделирования организационно-технических систем, которые интенсивно используют в своей реализации программное обеспечение – Унифицированный Язык Моделирования (UML – Unified Modeling Language). Этот язык, например, используется для описания государственных услуг и процессов в рамках Архитектуры Межведомственного Взаимодействия Великобритании e-GIF.

Важным аспектом является использование единой методики и набора моделей, которые бы использовались сначала для описания различных, в том числе связанные между собой бизнес-процессов на уровне описания функциональной (бизнес-архитектуры) организаций, а затем и для моделирования функциональных возможностей прикладных систем, обеспечивающих реализацию административных и бизнес-процессов. Процесс проектирования прикладных систем, основанный на использовании моделей приведен на рис. 4.

Рис. 4. Процесс проектирования прикладных систем, основанный на использовании моделей

Основными элементами этой методики являются:

·  единые правила описания функциональных требований к системам, реализующим административные процессы и государственные услуги (например, с использованием сценариев использования, диаграмм деятельности, диаграмм последовательности);

·  общая информационная модель, используемая для описания процессов предоставления услуг;

·  методики проектирования электронных сообщений, которые используются в процессе предоставления государственной услуги и реализации соответствующих административных процессов.

Критерий наличия медиаразрывов при реализации электронных административных регламентов.

В настоящее время в ведомствах в целом имеется достаточная технологическая основа для реализации электронных административных процессов и регламентов. Однако имеет место проблема, которая заключается в наличии так называемых медиа-разрывов, когда, несмотря на широкое распространение систем электронного управления документами и других информационных систем, как внутри ведомств, так и на уровне межведомственного обмена существует необходимость преобразования бумажных документов в цифровую форму, электронных документов – в бумажные документы, повторного ввода одних и тех же данных.

Проблема медиа-разрыва настолько важна, что она, например, используется в качестве одного из критериев степени автоматизации государственных процессов в классификации правительственных услуг немецкой программы BundOnline 2005.

Поэтому при проектировании систем реализации ЭАР, как ведомственных, так и межведомственных, предлагается рассматривать наличие или отсутствие медиа-разрывов качестве одного из ключевых критериев качества и полноты решения проблемы автоматизации административных регламентов.

Проблема цифровых архивов и управления записями.

Как показывает практика, вопрос создания архива записей электронных документов по мере движения в сторону все более широкого использования в государственных ведомствах информационных технологий, электронных документов представляет собой такую проблему, которая еще до конца не осознана в России.

По некоторым оценкам в зарубежных странах объем информации, которую государственные ведомства хранят в электронной форме, увеличивается на 50% ежегодно.

Работа государственных ведомств традиционно основана на использовании документов, как основных единиц хранения информации и информационного обмена. При этом у государства и государственных ведомств есть определенные правила по работе с документами и обязанности, связанные с их хранением, которые устанавливаются законами и иными нормативными актами. При этом часто возникают обязательства хранения не только последних версий документов, но и их предыдущих редакций с информацией об их авторах и датах внесения изменений. Обязательства по срокам хранения могут достигать десятков и даже сотен лет.

По мере постепенного, неизбежного перехода на электронные формы обеспечения работы государственных ведомств и реализации административных процедур остро возникнет задача применения аналогичных строгих правил в отношении электронных документов, что получило название управление записями. Перечисленные выше очень кратко проблемы делают очевидным то, что это достаточно сложная техническая задача.

Гарантированные сроки хранения информации на большинстве магнитных носителей непродолжительны, в том числе в сравнении с требованиями государства по хранению существенной части информации и документов. Кроме того, смена технологий в области аппаратного и программного обеспечения может привести к тому, что со временем ряд архивных данных невозможно будет прочитать с технической точки зрения.

В связи с вышеизложенным, одна из проблем, которая требует серьезного рассмотрения, это проблема принятия государственных методик и рекомендаций в области управления электронными записями и архивами.

Центр компетенции по административным регламентам и процессам.

Как уже отмечалось, реализация ЭАР требует предварительной оптимизации соответствующих бизнес-процессов. В этой связи представляется целесообразным создание на базе одного из федеральных ведомств или академических заведений центра компетенции по административным регламентам и процессам, который сможет обеспечивать ведомствам поддержку в проектах оптимизации административных процессов и регламентов, а также предоставлять нейтральные с точки зрения технологий реализации консультационные услуги, связанные с внедрением соответствующих систем.

Аналогичный центр, например, создан федеральным правительством Германии на базе Федерального Административного Управления (Federal Office of Administration).

В результате создания данного центра планируется достижение следующих целей в интересах государственных ведомств:

·  ориентированная на интересы заказчика, профессиональная поддержка ведомств;

·  стандартизация процессов предоставления государственных услуг и реализации административных регламентов;

·  передача экспертизы в ведомства в процессе совместной работы над проектами;

·  разработка эффективных схем реализации административных процессов;

·  координированные, оптимальные технические решения в области автоматизации административных процессов.

Центр компетенции должен предоставлять следующие услуги:

1.  Подготовка предварительных рабочих предложений по внедрению систем автоматизации административных процессов и регламентов;

2.  Помощь в подготовке контрактов на выполнение анализа процессов;

3.  Поддержка на этапе внедрения систем;

4.  Разработка модельных процессов на основе выбранных услуг с использованием общих базовых компонент, создаваемых на федеральном уровне;

5.  Связанные с конкретными проектами информационные мероприятия и семинары;

6.  Разработка стандартного набора инструментальных средств, методик и концепций в области анализа и оптимизации процессов, а также методик внедрения соответствующих информационных систем;

7.  Накопление положительного опыта и примеров.

Выводы и основные пути развития ЭАР.

Основные стандарты и методики, разработка которых необходима на федеральном уровне для успешной реализации электронных административных регламентов, электронных государственных услуг и для всей инициативы «электронного правительства» в целом в Российской Федерации может быть сведена в диаграмму представленную на рис. 5.

Рис. 5. Основные стандарты и методики для ЭАР

Таким образом:

1.  Процессы реализации электронных административных регламентов необходимо рассматривать в контексте всей инициативы «электронного правительства» и принципов предоставления государственных услуг в электронной форме;

2.  Практическая реализация идеи «электронных административных регламентов» состоит не в выборе конкретных технологий, а в проектировании и создании всей архитектуры информационных технологий отдельных ведомств и «электронного правительства» в целом на федеральном уровне;

3.  Инициатива реализации электронных административных регламентов должна использовать федеративные, централизованно-децентрализованные методы создания архитектуры и реализации соответствующих систем. Децентрализация заключается в том, что ответственность за создание и эксплуатацию соответствующих систем будут нести непосредственно ведомства, региональные и местные органы власти. При этом координация и интеграция этих процессов обеспечивается через механизмы разработки единых архитектурных принципов, единых методик описания административных регламентов и процессов, единых стандартов на используемые схемы данных.

В качестве определения ЭАР может быть использовано следующее: ЭАР – это описание целостной последовательности действий в электронном виде, формируемое на основании законодательных или иных нормативных документов. Описание ЭАР может содержать действия, исполняемые автоматически или при участии оператора. Описание ЭАР может содержать ссылки на другие ЭАР.

Развитие системы ЭАР должно происходить поэтапно:

·  с точки зрения заявителя повышение интерактивности взаимодействия (начиная от простого получения справочной информации через интернет о деятельности госорганов, заканчивая осуществлением полного цикла взаимодействия с органами власти исключительно по интернет);

·  с точки зрения исполнителя повышение степени автоматизации и интеграции подразделений (начиная с частичной автоматизации и интеграции подпроцессов, заканчивая наиболее полной роботизацией некоторых процессов предоставления государственных услуг).

Одна из важных задач, требующих решения формализация языка. Юридический язык при помощи которого составлена нормативная база является литературным языком и не является формальным языком! Согласно второй теоремы Гёделя о неполноте, полная формализация невозможна, всегда будут оставаться недоказуемые базовые аксиомы. Тем не менее, формализация юридического языка должна быть проведена по возможности. Формализация юридического языка согласуется с Программой Правительства по созданию Единого правового поля Российской Федерации. Важным приемом формализации юридического языка является составление идеографического словаря (тезауруса) словаря, в котором статьи упорядочены не по алфавиту, а по смыслу. В качестве механизма формализации юридического языка могут использоваться например: