Вдосконалення інформаційної системи в готельному комплексі (стр. 1 )

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ТОРГОВЛЕ, РЕСТОРАННОМ ХОЗЯЙСТВЕ И СФЕРЕ УСЛУГ

Денісова А. І.

Науковий керівник: к. е.н., доцент

ДО ВПО Донецький національний університет економіки і торгівлі

імені Михайла Туган-Барановського

Вдосконалення інформаційної системи в готельному комплексі

Інформаційна система - це чітка модель ведення бізнесу, втілена за допомогою певного набору технічних і програмних рішень. Необхідною умовою є її вимірність, визначеність в часі та конкретність.

Впровадження IС вимагає зусиль, тобто витрат. Витрати можна фінансувати тільки з прибутку. Всі витрати пов'язані з ризиком, тому вимагають прибутку для покриття ризиків потенційних збитків. Тому нововведення слід проводити тільки при стійкому стані готельного комплексу, тобто у разі стабільного отримання прибутку.

Критерії, що визначають досягнення мети, наступні:

- всі вихідні документи оформляються за допомогою ПК;

- миттєве отримання достовірної інформації щодо взаєморозрахунків з клієнтами;

- миттєве отримання інформації про клієнта (співробітники, телефони, адреси, листування);

- зменшення кількості операторів на 30% при виконанні того ж обсягу роботи.

Для проектування і вибору варіанту у готельному комплексі необхідно задати параметри системи. Найбільш оптимальні системи для середніх готельних комплексів (10-100 робочих місць) повинні спиратися на технологію клієнт-сервер, інакше при такій кількості користувачів неминучі зайві витрати на апаратне і програмне забезпечення. Розглянемо програмні продукти подібного типу, що існують зараз па українському ринку. їх можна розділити на дві групи: української розробки та зарубіжної.

До організації інформаційного забезпечення аналізу висувається ряд вимог. Це аналітичність інформації, її об'єктивність, єдність, оперативність, раціональність та ін.

Сенс першої вимоги полягає в тому, що вся система економічної інформації незалежно від джерел надходження повинна відповідати потребам керівника, тобто забезпечувати надходження даних саме про ті напрями діяльності та з тією деталізацією, яка у цей момент потрібна керівнику для всебічного вивчення економічних явищ і процесів, виявлення впливу основних чинників і визначення внутрішньогосподарчих резервів підвищення ефективності надання готельних послуг. Тому вся система інформаційного забезпечення повинна постійно удосконалюватися.

Економічна інформація повинна достовірно, об'єктивно відображати досліджувані явища і процеси. Інакше висновки, зроблені за наслідками аналізу, не відповідатимуть дійсності, а розроблені аналітиками пропозиції не тільки не принесуть користь готельному комплексу, але можуть виявитися шкідливими.

Наступна вимога, що висувається до організації інформаційного потоку, - це єдність інформації, що надходить з різних джерел (планового, облікового і неврахованого характеру). З цього Принципу витікає необхідність усунення відособленості та дублювання різних джерел інформації. Це означає, що кожне економічне явище, кожен господарський акт повинні реєструватися тільки один раз, а отримані результати можуть використовуватися в обліку, плануванні, контролі та аналізі.

Ефективність аналізу може бути забезпечена тільки тоді, коли є можливість оперативно втручатися в процес надання готельних послуг за його результатами. Це означає, що інформація повинна надходити до аналітика якнайшвидше. У цьому і полягає сутність ще однієї вимоги до інформації оперативності. Підвищення оперативності інформації досягається застосуванням новітніх засобів зв'язку, обробкою її на комп'ютері тощо.

Одна з вимог до якості інформації це забезпечення її зіставності за предметом і об'єктом дослідження, періодом часу, методологією обчислення показників і ряду інших ознак.

І нарешті, інформаційна система повинна бути раціональною (ефективною), тобто вимагати мінімум витрат на збір, зберігання і використання даних. З одного боку, для комплексного аналізу будь-якого економічного явища або процесу потрібна різнобічна інформація. При її відсутності аналіз буде неповним. З іншого боку, надлишок інформації подовжує процес її пошуку, збору і прийняття рішень. З даної вимоги витікає необхідність вивчення корисності інформації і на цій основі вдосконалення інформаційних потоків шляхом усунення зайвих даних і введення погрібних.

Таким чином, інформаційна система у готельному комплексі повинна формуватися і вдосконалюватися з урахуванням перерахованих вище вимог, що є необхідною умовою підвищення дієвості та ефективності управління.

Інформаційна система управління готельним комплексом є його кровоносною системою, що забезпечує досягнення поставленої мети шляхом надання організованої, чітко структурованої і своєчасної інформації.

Інформація - це найважливіший стратегічний ресурс готельного комплексу. Відсутність необхідної інформації породжує невизначеність. В умовах невизначеності точність прийнятих рішень погіршується.

Нова інформаційна технологія може бути впроваджена на об'єкті управління як свідчить практика, двома способами; в локальні інформаційні структури які засновані на адаптації нової інформаційної технології до діючої організаційної структури, на удосконаленні докорінним чином діючої організаційної структури управління.

Таким чином, спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на діючу організаційну. структуру управління. При цьому ступінь риску від впровадження цієї технології зводиться до мінімуму, так як зроблені затрати незначні і організаційна структура не змінювалась.

І.

Науковий керівник: к. е.н., доцент

ДО ВПО Донецький національний університет економіки і торгівлі

імені Михайла Туган-Барановського

Переваги впровадження в діяльність готелю систем автоматизації управлінської діяльності

Впровадження сучасних інформаційних технологій у готельному комплексі в систему управління готелем завжди вимагає значних капіталовкладень. Оцінка економічної доцільності інвестицій — завдання дуже складне, особливо тому, що метою придбання нових технологій є не лише скорочення витрат на робочу силу, але і підвищення якості і розширення асортименту послуг, скорочення термінів підготовки нових послуг і підвищення гнучкості процесу обслуговування. Зважаючи на те, що деякі з цих переваг не спричиняють прямого скорочення витрат на робочу силу, виправдати їхній вибір буває дуже складно. Крім того, стрімкий розвиток нових технологій приводить до того, що придбане устаткування «старіє» протягом яких-небудь декількох місяців, що робить оцінку витрат і вигод ще більш складним завданням.

Розглянемо переваги впровадження в практику роботи готелю автоматизованої інформаційної системи з управління.

Маркетингові переваги. Зниження тривалості операційного циклу дозволяє готелю скоротити терміни надання послуг і забезпечує можливість швидко реагувати на зміни попиту. При чому збільшується кількість надаваних готелем послуг, поліпшується їхня якість. Однак увесь цей зиск складно точно оцінювати або прогнозувати, оскільки він дуже сильно залежать від дій конкурентів, що практично непередбачувані. Але, незважаючи на це, їх не слід ігнорувати, оскільки за своєю природою такі переваги є стратегічними і надзвичайно важливими для довгострокового успіху будь-якої компанії.

Інформаційна система готелю дозволяє у найкоротший термін виключити з асортименту послуги, що реалізуються погано, і замінити їх новими, отримати ефект за рахунок більш точного визначення того, які категорії гостей отримують конкретні послуги, у який час і як змінюються їхні смаки тощо.

Впровадження автоматизованої інформаційної системи дозволяє скоротити витрати на робочу силу приблизно на 30%, знижуючи потребу в ній, а, отже, й підвищити продуктивність праці. Тобто робочий час і витрати на оплату праці з надання послуг будуть менші від цих самих показників при використанні старого підходу.

У результаті використання і впровадження автоматизованої інформаційної системи значно знижуються витрати на технічне обслуговування і поточний ремонт, витрати енергії тощо, скорочуються поточні витрати у результаті більш раціонального використання номерного фонду готелю і збільшення ефективності обслуговування гостей. Економічний ефект одержується також від надання послуг через Інтернет.

Таким чином, впровадження інформаційної системи відкриває нові можливості для ефективного вирішення основних завдань готельного бізнесу. Експлуатація системи дозволяє готелю реалізувати програми ресурсозбереження шляхом зниження експлуатаційних витрат на утримання систем зв'язку, зниження енергоспоживання і водоспоживання, уникнути пікових навантажень, збільшити продуктивність праці, поліпшити якість послуг, виконуваних робіт і підвищити кваліфікацію працівників готелю.

Отже, інформаційний центр в сучасних умовах стає невід’ємним елементом ефективної системи управління наданням послуг гостям.

Розвиток Інтернету дозволяє не лише здешевити засоби зв'язку, але й отримати реальну можливість налагодити працю всіх учасників ринку готельних послуг як єдиного офісу. Робота з глобальними системами бронювання через Інтернет дозволяє готелю не лише надавати всім учасникам ринку оперативну і достовірну інформацію про ціни і кількість вільних місць у будь-який момент часу, але і надає можливість стежити за проходженням замовлення на всіх етапах його здійснення.

На сьогодні існують різні глобальні мережні системи бронювання (CRS — computer reservation systems). Усі вони відрізняються одна від одної як набором пропонованих послуг, так і технологією роботи. Найстаріші системи, такі як Сирена, Амадеус, Габріель, працюють в основному через спеціальні термінали, які необхідно встановити в готелі. Технологія роботи побудована на складних командах, а довідка, закладена в систему, являє собою простий текст. У цих системах немає фотографій, карт та іншої графічної інформації.

Через ці системи в основному реалізуються авіа і залізничні квитки, оскільки творцями таких систем були авіакомпанії. Нині із такими системами в основному працюють великі готелі, що бронюють квитки для свої гостей.