Документационное обеспечение управления Методические указания и контрольные задания для студентов заочной формы обучения по специальности 100701 «Коммерция» Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Ярославской области Ярославский колледж экономики и предпринимательства (стр. 3 )

Сформулировать понятие информационно-справочной документации, рассмотреть структуру ИСД (письмо, докладная записка, объяснительная записка), перечислить состав реквизитов, который входит в их оформление.
Правила оформления реквизитов документов:

Составить и оформить реквизит адресат: при адресовании документа в несколько однородных организаций. Составить и оформить реквизит гриф утверждения документа: 10.12.2009 директором завода АОЗТ «Премьер» Ивановым реквизит о наличии приложений: 2 экземпляра по 3 листа «Акт о списании оборудования»;3 экземпляра по 10 листов (брошюра), «Полный перечень оборудования». Составить и оформить реквизит гриф согласования если документ согласован с руководителем финансовой службы завода АО «Промстрой» Никифоровым Иваном Петровичем12.03.2009; Составить и оформить реквизит отметка об исполнителе, если вы являетесь исполнителем документа.

Оформить бланк письма с угловым расположением реквизитов организации в которой вы работаете
Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.
Составьте приказ по об итогах документальной Ревизии работы предприятия с 01.02.2003 по 01.09.2003. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 4,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно,

Вариант 4:

Рассмотреть факторы, задачи и функции организационной формы службы ДОУ. Документооборот, выделить группы документооборота, дать им характеристику и привести примеры.
Правила оформления реквизитов документа:

Составить и оформить реквизит адресат: частному лицу. Составить и оформить реквизит гриф утверждения документа: 10.09.2009 директором завода АО «Электроника»; Для исполнения документа вы оформляете реквизит резолюция, в которой назначаете и ответственными за подготовку проекта генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2009г. Составить и оформить реквизит подпись, если документ составлен комиссией. Заверить копию документа, если вы являетесь инспектором отдела кадров.

Оформить бланк письма с продольным расположением реквизитов организации в которой вы работаете.
Составьте гарантийное письмо об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. просит произвести эту работу непосредственно на площадке.
Составьте приказ по производственному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. Во вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам.

Вариант 5:

В каких целях провидится унификация документов, каким требованиям должен соответствовать документ. Каким образом проводят регистрацию и контроль исполнения документов, привести примеры.
Правила оформления реквизитов документа:

Составить и оформить реквизит адресат: организации. Составить и оформить реквизит гриф утверждения документа:12.12.2009 зам. главой администрации . Составить и оформить реквизит гриф утверждения документа:12.09.2009 постановлением администрации Ярославской области № 000. Оформить реквизит о наличии приложения: Письмо №34/1-34 от 01.01.2001 АОЗТ «Старт» на 2-х листах и приложение к нему: Схема документооборота на 3-х листах. Завизировать документ, начальником общего отдела .

Оформить бланк конкретного вида документа (приказ) с продольным расположением реквизитов вашей организации.
Составьте письмо-ответ на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альтаир» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Винзили.
Составьте приказ по предприятию «Сайт» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

Вариант 6:

Сроки исполнения  и организация хранения документов, дать характеристику основных этапов и привести примеры.
Правила оформления реквизитов документа:

Составить и оформить реквизит гриф утверждения документа:30.11.2009 приказом председателя правления банка №82. Оформить реквизит о наличии приложения к распорядительному документу к постановлению администрации Ярославской области от 10.01.10 №32. Составить и оформить реквизит подпись директором вашей организации если документ оформлен не на бланке. Составить и оформить реквизит подпись директором вашего учебного заведения если документ оформлен на бланке. Составить и оформит реквизит гриф согласования если документ согласован письмом Госстандарта РФ за №3/12 от 10 апреля 2009 года;

Оформить бланк конкретного вида документа (приказ) с угловым расположением реквизитов вашей организации.
Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики администрации Тюменского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.
Составьте приказ об итогах работы с документами в 2003 г. в . В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ДИФФЕРЕНЦИРОВАННОМУ ЗАЧЕТУ

Что такое документооборот? Что включает в себя обработка входящих бумажных документов? Что включает в себя регистрация документа? Какая отметка проставляется для назначения ответственного исполнителя документа? Что включает в себя обработка исходящих бумажных документов? Какие дела ведутся отделами кадров? Какие сроки хранения личных дел сотрудников? Кем подписывается и заверяется анкета. Что такое номенклатура дел? Что такое контроль исполнения документов? Каким должен быть главный проход хранилища для документов? Каким образом оформляется трудовой договор? Для чего создаётся штатное расписание? Что такое контроль исполнения документов? Каким образом располагаются подписи при подписании документа несколькими должностными лицами равными по должности? Какие два способа различают при оформлении реквизитов? Минимальные поля бланка, на котором оформляется документ должжен быть? Межстрочный интервал, используемый в тексте документа равен? Реквизит, оформляемый на всех документах, кроме писем? При оформлении документа на 2-х и более страницах номер ставится? Что такое устав? При подписании документа несколькими должностными лицами разными по должности их подписи располагаются? Записанная на материальном носителе информация, позволяющая его однозначно идентифицировать это? Реквизит, проставляемый только на ответных письмах? В каком падеже указываются наименование организации и её структурные подразделения в адресате? В каком падеже указывают должность лица, которому адресован документ? Что составляется при направлении документа более чем в 4 адресата? Из каких частей состоит распорядительный документ? Какой допустимый размер шрифта для текста документа? Что такое унификация? Что такое положение? Что такое личное дело? Что такое ДОУ? Что такое копия документа? Что является датой приказа? Перечислить сроки и виды хранения документов? Что такое экспертиза ценности документов? Какие реквизиты указывают на обложке дела? Что такое  документ? Что такое подлинник документа? Что такое юридическая сила документа? Что такое акт? Что такое организация документационного обеспечения управления персоналом предприятия?