Документационное обеспечение управления Методические указания и контрольные задания для студентов заочной формы обучения по специальности 100701 «Коммерция» Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Ярославской области Ярославский колледж экономики и предпринимательства (стр. 1 )

Документационное обеспечение управления

Методические указания и контрольные задания

для студентов заочной формы обучения

по специальности

100701 «Коммерция» (по отраслям)

Ярославль

2013

Методические рекомендации и контрольные задания для студентов заочной формы обучения составлены в соответствии с федеральным государственным образовательным стандартом среднего профессионального образования по специальности 100701.51 «Коммерция» (по отраслям) и рабочей программой по учебной дисциплине Документационное обеспечение управления.

Методические указания и контрольные задания рассмотрены и одобрены на заседании цикловой комиссии «специальных дисциплин», утверждены заместителем директора по учебной работе.

Организация-разработчик:

Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Ярославской области Ярославский колледж экономики и предпринимательства.

Разработчик:

преподаватель ГОУ СПО ЯО Ярославского колледжа экономики и предпринимательства 2 категории.

Рецензенты:

СОДЕРЖАНИЕ

Пояснительная записка	4
Требования федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования к результатам освоения учебной дисциплины	6
Содержание учебной дисциплины	8
Объем учебной дисциплины и виды учебной работы по заочной форме обучения	12
Информационное обеспечение обучения	13
Методические указания по выполнению домашней контрольной работы	14
Контрольные задания	30
Содержание промежуточной аттестации	40
Список используемых источников	44

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

       Методические указания и контрольные задания по учебной дисциплине предназначены студентам заочной формы обучения по специальности 100701 «Коммерция» (по отраслям) среднего профессионального образования при освоении программы учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» дисциплина общепрофессионального цикла.

Основной целью данных методических рекомендаций является методическое обеспечение реализации федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности в части освоения студентами заочной формы обучения вышеуказанной учебной дисциплины в соответствии с рабочей программой.

Студентам следует помнить, что все требования федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования к результатам освоения учебной дисциплины и к ее содержанию является обязательными для изучения и освоения. Содержание этих требований отражено в данных методических рекомендациях.

Приступая к изучению учебной дисциплины, необходимо познакомиться с ее содержанием, уяснить ее объем, руководствуясь приведенным списком информационных источников. Учебно-методические материалы по дисциплине изучаются студентами самостоятельно в соответствии с рабочей программой и графиком учебного процесса.

Согласно учебного плана студентами выполняются домашние контрольные работы. Домашняя контрольная работа является одной из форм проверки и оценки усвоенных студентом знаний, а так же средством самоконтроля. Выполнять их следует в соответствии с установленными учебным планом и графиком учебного процесса сроками сдачи. Работа, выполненная не по своему варианту, не зачитывается и возвращается без оценки.

Для выполнения домашней контрольной работы необходимо:

ознакомиться с общими вопросами организации и выполнения самостоятельной работы студентов заочной формы обучения; ознакомиться со структурой и содержанием данных методических указаний; определить свой вариант, выбор которого зависит от последней цифры шифра студента (если шифр заканчивается на цифру 1, то выполняется первый вариант, на цифру 2 – второй вариант и т. д., если шифр заканчивается на 0, то студент выполняет 10-й вариант) или по таблице выбора вариантов, которая помещена в данном пособии; выполнить все задания по всем пунктам.

Домашняя контрольная работа выполняется письменно (отпечатано) в соответствии с установленными требованиями, сдается заместителю директора по УР для проверки преподавателем.

ТРЕБОВАНИЯ

ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО СТАНДАРТА СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ К РЕЗУЛЬТАТАМ ОСВОЕНИЯ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

(выдержка из стандарта)

В соответствии с федеральным государственным образовательным стандартом среднего профессионального образования по специальности 100701.51 «Коммерция» (по отраслям) освоение учебной дисциплины Документационное обеспечение управления должно обеспечить:

Формирование у студентов общих компетенций, включающих в себя способность:

ОК 1.	Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.
ОК 2.	Организовывать собственную деятельность, определять методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.
ОК 3.	Решать проблемы, оценивать риски и принимать решения в нестандартных ситуациях.
ОК 4.	Осуществлять поиск, анализ и оценку информации, необходимой для постановки и решения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.
ОК 5.	Использовать информационно-коммуникационные технологии для совершенствования профессиональной деятельности.
ОК 6.	Работать в коллективе и команде, обеспечивать ее сплочение, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями.
ОК 7.	Ставить цели, мотивировать деятельность подчиненных, организовывать и контролировать работу с принятием на себя ответственности за результат выполнения заданий
ОК 8.	Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.
ОК 9.	Быть готовым к смене технологий в профессиональной деятельности.
ОК 10.	Исполнять воинскую обязанность, в том числе с применением полученных профессиональных знаний.

Формирование у студентов профессиональных компетенций, соответствующих основным видам профессиональной деятельности:

Целью изучения учебной дисциплины является усвоение теоретических знаний в области нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления и организации работы по делопроизводству, овладение приемами современного делопроизводства, а также формирование необходимых специалисту компетенций.

       Задачи  освоения учебной дисциплины:

       усвоение основных понятий в области документационного обеспечения управления;        изучение видов официальных документов и требований к их составлению и оформлению;        определение способов документирования и системы документации;        применение правил организации работы с документами  службы ДОУ;        освоение порядка организации работ по делопроизводственному обслуживанию;        приобретение умения оформления реквизитов, создание шаблонов документов с помощью ПК;        применение приемов и средств делопроизводства, в том числе компьютерного.

Требования к результатам освоения дисциплины:

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5. Владеть информационной культурой, анализировать и оценивать информацию с использованием информационно - коммуникационных технологий.

ПК 1.4. Оформлять документацию на поставку и реализацию товаров.

В результате освоения учебной дисциплины обучающийся должен:

знать:

основные понятия, цели, задачи и принципы документационного обеспечения управления; системы документационного обеспечения управления, их автоматизацию; классификацию документов; требования к составлению и оформлению документов; организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел

уметь:

оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в том числе используя информационные технологии; осуществлять автоматизированную обработку документов; осуществлять хранение и поиск документов; использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте;

СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

(выдержка из рабочей программы)

       Формирование общих и профессиональных компетенций, а также приобретение необходимых умений и знаний обеспечивается предметным содержанием, которое включает в себя:

Наименование разделов и тем	Содержание учебного материала, лабораторные работы и практические занятия, самостоятельная работа студентов, курсовая работа (проект)
1	2
Введение. Предмет, цели и задачи учебной дисциплины	Содержание учебного материала Значение и содержание дисциплины и ее межпредметные связи с другими дисциплинами. История развития делопроизводства в России.  Современное состояние делопроизводства в России. Основные понятия: документ, документоведение, документационное обеспечение управления (ДОУ). Нормативно-правовая база ДОУ. Назначение Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Роль информации в социально-экономических процессах. Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации.
Контрольные работы
Самостоятельная работа обучающихся Выучить основные понятия: документ, документоведение, документационное обеспечение управления; Дать характеристику Государственной системе документационного обеспечения управления Изучить типовую инструкцию по делопроизводству
Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
Тема 1.1. Документы и способы документирования. Унификация и стандартизация документов. Системы документации.	Содержание учебного материала Функции документов: информационная, коммуникативная, социальная, культурная, управленческая, правовая, историческая и другие Документирование: понятие, назначение, основные способы. Материальные носители информации. Классификация документов по способу изготовления, происхождению, наименованию, другим признакам. Виды документов: текстовые, графические, машиночитаемые, фотодокументы. Влияние научно-технического процесса на документ и документирование. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Общероссийские классификаторы  (ОКУД, ОКПО), их краткая характеристика Унификация и стандартизация документации: понятие. Системы документации: понятие, признаки. Функциональные и отраслевые системы документации, межотраслевые системы документации Унифицированная система документации: понятие. Состав унифицированных систем документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, первичная, финансовая, учетная и др. Национальные стандарты, входящие в состав унифицированных систем документации.
Контрольные работы
Самостоятельная работа обучающихся Разработать схему классификации документов по разным признакам Сравнить разные виды документов по назначению, содержанию и оформлению; Составить характеристику ФЗ «Об электронной цифровой подписи» Разработать схему состава унифицированных систем документации. Сравнить эти системы по назначению. Составить перечень национальных стандартов, входящих в состав унифицированных систем документации
Тема 1.2. Реквизиты и бланки документов	Содержание учебного материала Реквизит документа, формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец, табель форм унифицированных документов: понятие, характеристика. Правила оформления реквизитов бланка и их расположения на стандартном формате бумаги, размеры полей. Формуляр-образец группы документов, принадлежащих к одной системе. Бланк документа: понятие, назначение, виды бланков (общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документов. Состав, оформление реквизитов бланков. Проектирование бланков документов организации. Состав, оформление, изготовление, хранение бланков организации.
Практические занятия Оформление реквизитов управленческих документов Разработка (проектирование) бланка организации. Разработка (проектирование) различных видов бланков
Контрольные работы
Самостоятельная работа обучающихся: Оформить реквизиты управленческих документов (по заданию преподавателя); Составить сравнительную характеристику различных видов бланков Проанализировать предложенные документы на правильность оформления реквизитов управленческих документов Изучить правила проектирования бланков организации и спроектируйте бланк организации  (по заданию преподавателя)
Тема 1.3. Организационно-распорядительная документация	Содержание учебного материала Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды (организационная, распорядительная, информационно-справочная) Организационные документы: понятие, назначение, статус. Виды организационных документов: устав, положение, структура и штатная численность, штатное расписание, правила, должностная инструкция, их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению, порядок утверждения. Распорядительные документы: понятие. Назначение, статус. Виды распорядительных документов: постановление, приказ (по основной деятельности и по личному составу), распоряжение, совместный распорядительный документ, их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению. Информационно-справочные документы: понятие, назначение, статус. Виды информационно-справочных документов: служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты, заявления, их характеристика и состав, требования к оформлению.
Практические занятия Разработка и оформление распорядительных документов и выписок из них. Разработка и оформление информационно-справочных документов и выписок из них. Заверение копий документов.
Контрольные работы
Самостоятельная работа обучающихся: Разработать таблицу «Характеристика организационных документов по назначению, содержанию, составу, требованиям к оформлению, порядку утверждения; Проанализировать правильность оформления организационного документа; Составить в виде таблицы характеристику разных видов распорядительных документов по назначению, содержанию и составу и требованиям к оформлению; Составить и оформить приказ по основной деятельности по предложенной ситуации; Составить в виде таблицы характеристику разных видов справочно-информационных документов по назначению, содержанию и составу и требованиям к оформлению; Составить информационное письмо и заявление о приеме на работу
Тема 1.4. Документы по профессиональной деятельности	Содержание учебного материала Договор (контракт): понятие, типовая форма, разделы. Примерный договор купли-продажи и поставки. Приложения к договорам. Протоколы разногласий к договорам. Доверенности. Коммерческие акты. Документы по внешне-экономической деятельности. Классификация коммерческих писем. Оферта (предложение) – ответ на оферту (акцепт). Типовые формы коммерческих писем. Письма о перевозке, доставке и страховании грузов. Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий. Формуляр искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений.
Практические занятия Оформление договорных отношений: переписка, договор поставки. Оформление претензионно-исковой документации.
Контрольные работы
Самостоятельная работа обучающихся: Разработать схему классификации профессиональных документов по коммерческой деятельности Разработать примерную форму договора купли-продажи на основе требований ГК РФ (ч.2) Составить претензионное письмо
Раздел 2. Организация работы с документами
Тема 2.1. Организация документооборота. Организация регистрации документов и контроль исполнения документов	Содержание учебного материала Служба ДОУ в организациях: цели, задачи, назначение, функции, типовые структуры, должностной состав. Регламентация работы СДОУ. Документооборот: понятие, общие методы организации документооборота, его структура, необходимость учета объема документооборота Регистрация документов: понятие, цели, задачи, места регистрации различных категорий документов. Системы и формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки. Показатели, вводимые в регистрационные формы. Особенности регистрации  входящих, исходящих и внутренних документов. Проверка правильности оформления, наличия приложений, адресата. Сортировка документов по адресам и видам отправлений. Составление описи рассылки. Отправка документов почтой, факсом, телефоном. Контроль исполнения документов: понятие, назначение, виды. Принципы организации контроля. Сроки исполнения: типовой, индивидуальный. Технология ведения контроля. Анализ исполнения документов в учреждении. Организация  работы с помощью справочных карточек. Должностные лица, осуществляющие регистрацию и контроль исполнения, их функции и права. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в журнале и на карточке ( в том числе в электронной форме)
Контрольные работы
Самостоятельная работа обучающихся: Сравнить системы и разные формы регистрации документов по их достоинствам и недостаткам; Определить  особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов; Составить схему последовательности работ, выполняемых при отправке исходящих документов Описать структуру службы ДОУ Составить перечень документов регламентирующих организацию документооборота
Тема 2.2. Организация оперативного хранения документов. Порядок передачи документов в архив или на уничтожение.	Содержание учебного материала Номенклатура дел: понятие. Значение номенклатуры дел для классификации документов, оперативного хранения и их предархивной подготовки. Виды номенклатур дел. Порядок составления, оформления, утверждения и применения конкретной номенклатуры дел. Порядок формирования дел. Основные требования нормативных документов, регламентирующих данный этап документооборота. Ответственность за сохранность документов. Подготовительный этап: обоснование выбора способа сохранения или уничтожения путем проведения экспертизы ценности документов. Основной этап: подготовка дел для передачи в архив. Основной этап: подготовка дел для передачи в архив или уничтожение Экспертиза ценности документов: понятие, назначение. Принципы и критерии определения научной, исторической и практической ценности документов. Экспертные комиссии, их функции и права. Этапы проведения экспертизы. Оформление результатов экспертизы. Сроки хранения документов. Перечни документов с указанием сроков хранения, их виды, назначение, схемы построения. Порядок передачи дел в архив или уничтожения документов. Требования к оформлению дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу. Правила оформления и составления описи дел. Порядок передачи дел в архив. Архив: понятие и назначение. Виды архивов: государственные, ведомственные, объединенные ведомственные, объединенные межведомственные по личному составу. Архивные фонды: документальный, государственный.
Контрольные работы
Самостоятельная работа обучающихся: Составить схему «Номенклатура дел»; Составить алгоритм действий по организации хранения исполненных документов; Составить перечень документов, регламентирую организацию хранения исполненных документов Составить таблицу «Основные этапы и операции по передаче документов в архив или на уничтожение» Составить таблицу «Сроки хранения документов»
Тема 2.3. Компьютеризация документационного обеспечения управления	Содержание учебного материала Использование персональных компьютеров в организации работы с документами. Составные части компьютерного делопроизводства: автоматизированный сбор, обработка, хранение документации, представление разнообразной информации. Типы систем электронной почты (глобальные, корпоративные), их краткая характеристика. Хранение документов в электронной почте. Информационно-справочная работа в условиях применения компьютерных технологий.
Контрольные работы
Практические занятия Оформление основных реквизитов документов. Оформление бланков и шаблонов документов Оформление организационно-распорядительной документации Использование электронной почты для передачи документов
Самостоятельная работа обучающихся: Подготовить сообщение по теме «Перспективы развития компьютеризации документационного обеспечения организации Составить схему «Порядок хранения документов в электронной почте»

ОБЪЕМ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ И ВИДЫ УЧЕБНОЙ РАБОТЫ