Документирование информации (стр. 4 )

Однако пиктографическому письму присущи значительные недостатки. Одна и та же пиктограмма может быть по-разному истолкована. С помощью пиктографии невозможно передавать информацию, содержащую отвлечённые, абстрактные понятия (ум, смелость, совесть и т. п.).

Поскольку посредством пиктографического письма нельзя выразить абстрактные понятия и мысли, на более высоком уровне развития общества возникла потребность в новом типе письма ‑ идеографическом.

В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в «знак-идею» (идеограмму). В этом случае он означает уже не сам изображаемый конкретный предмет, а ассоциируемое с ним обобщенное понятие. Например, круг с расходящимися лучами означает уже не «солнце», а «жару», «тепло», «горячий» или «теплый». Старец, опирающийся на палку, означает старость и т. п.

Разновидностью идеографического является иероглифическое письмо, используемое с конца IV в. до н. э.

Иероглиф ‑ условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Термин "иероглифический" применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II в. до н. э.) и современного китайского и японского письма, знаки не клинописной, а изобразительной разновидности хеттского письма (II-I в. до н. э.) и т. д.

Знак в идеографическом письме превращается в образ-символ. Он становится более обобщенным, схематичным. Образ-символ ‑ это переходная ступень от безусловного изображения к условному знаку.

Способ обозначения звуков речи с помощью графических знаков впервые был изобретен уже в III в. до н. э. шумерами, создавшими самую древнюю из земных цивилизаций. Хотя шумерское письмо, как и древнеегипетское, находилось на переходной стадии от словесного к слоговому, первый шаг к графическому изображению речи был уже сделан. Прошло несколько столетий, прежде чем античные греки, отталкиваясь от открытого шумерами и развитого семитами слогового письма, научились разлагать слова на фонемы, записывать звучащую речь с помощью букв, объединенных в систему алфавита.

Следующим важным шагом явилось фонетическое письмо, в котором язык нашел для себя адекватное графическое выражение.

Фонетическое письмо можно считать самым точным изображением речи.

Развитие фонетического письма делится на два этапа: первый ‑ это буквенно-слоговое письмо ‑ клинописное, возникшее на рубеже IV-III в. до н. э, второй ‑ алфавитное письмо (II в. до н. э.), в котором каждой графеме (букве) соответствует или первоначально соответствовала фонема (звук) [12, c.119].

Буква ‑ графический знак или литера. Совокупность букв, принятых в данной письменности и расположенных в определенном порядке, называют азбукой (по первым славянским буквам ‑ аз и буки).

Возникшее на базе греческого, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма.

В XII-XIII вв. славяне также заимствовали греческое письмо. С конца IX в. существовало два письма - глаголица и кириллица, отличающиеся формой букв. Затем в X-XI вв. в Киевской Руси кириллица вытесняет глаголицу.

В XVIII в. появляется скоропись, а в XIX-начале XX в. ‑ гражданское письмо, или гражданский шрифт, т. е. современное письмо.

Шрифт ‑ гражданская форма знаков определенной системы письма. В зависимости от техники исполнения различают рукописный, рисованный, гравированный, наборный шрифт. Алфавитное письмо часто называют словесным или вербальным.

Таким образом, развитие письма прошло длительный исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них ‑ к более простым слоговым и буквенно-звуковым.

Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи. Определённую роль в этом процессе сыграли также материалы и орудия, применявшиеся в разные эпохи для письма. Начертательное письмо и в наши дни остаётся важнейшим способом документирования, прежде всего запечатления и сохранения информации на естественных языках.

Письменное документирование является высшей формой развития коммуникационной системы «язык». Именно письменный документ стал основой для формирования такого сложного и многогранного документа как книга.

Среди языковых знаков подавляющее большинство составляют символы. Однако и в языках имеются слова, которые похожи на означаемые предметы, явления (т. е. по существу иконические знаки). К ним, в частности, относятся звукоподражательные или звукоизобразительные слова: кукушка, гром, писк, чавкать, и-го-го, мяу-мяу, бр-р-р и другие.

Некоторые языковые знаки по аналогии с жестами относят иногда к индексальным, например, личные и указательные местоимения, а также отдельные местоименные слова (я, ты, это, здесь, сейчас и др.).

В социальной коммуникации, а равно и в документной деятельности, как правило, используются не отдельные знаки, а их объединения, которые называются знаковыми системами (например, нотная запись, шахматная нотация, денежная система и т. п.). В основе объединения знаков лежит несколько критериев: общность функций, сходство форм и подобие структур.

Знаковая система включает следующие составные части:

- набор элементарных знаков, отношений между ними;

- правила их комбинирования;

- правила использования знаков при передаче информации.

Комбинация знаков также, в свою очередь, является знаком, но знаком составным, или сложным. К примеру, слова, предложения, составленные из отдельных букв алфавита, являются сложными составными знаками. Точно так же любой текст, написанный на каком-либо естественном языке, является сложным знаком.

Отношения между знаками изучает особые раздел семиотики, называемый синтактикой. Отношения между знаками и обозначаемыми объектами изучает семантика, а отношения между знаком и человеком – прагматика.

В случае, если знаковая система упорядочена набором синтаксических, семантических и прагматических правил, она образует язык.

Языки появились в процессе эволюционного развития человеческого общества и постепенного освоения им информационного пространства как лингвистические средства информационного взаимодействия. Поэтому язык – это не просто код, но код с его историей. Язык необходим для мысленного расчленения окружающего нас мира на дискретные понятия и для классификации этих понятий.

Все многообразие языков принято делить на:

- естественные языки, возникшие стихийно на определенном этапе развития человеческого общества;

- искусственные языки, специально разработанные человеком для конкретных целей (язык формальной логики, математический язык, языки программирования, информационно-поисковые языки и др.).

Строго говоря, естественные языки в действительности тоже являются искусственными, т. е. созданными людьми, обществом. Их лишь условно называют естественными, чтобы отличать от языков, созданных для определенных конкретных целей. Причем своей наиболее развитой, совершенной формы естественные языки достигают только в процессе их превращения в языки письменные.

По утверждению , в любой человеческой культуре, у каждого народа существует не один, а минимум два языка, например словесный и изобразительный. По мере развития происходит расширение набора семиотических коммуникаций за счет прежде всего искусственных языков.

Любой естественный язык с некоторым огрублением можно рассматривать, во-первых, как набор слов, находящихся в определенных отношениях между собой (словарь и грамматика), во-вторых, как совокупность правил комбинирования слов (синтаксис), наконец, как набор правил использования, функционирования (например, различные прагматические и коммуникативные постулаты).

Отношения, которые существуют между знаками в знаковой системе, называются парадигматическими. К их числу относятся, в частности, синонимия, омонимия и другие.

Омонимия – это явление, при котором знаки, обозначающие совершенно разные объекты, могут совпадать. Например, в русском языке есть два разных слова, имеющие одинаковое написание: «реквизит». Это слова-омонимы, одно из которых обозначает совокупность предметов для какого-либо представления, зрелищной постановки, другое – элемент оформления документа.

В отличие от естественных, в искусственных языках омонимия практически отсутствует. Там, как правило, каждому знаку соответствует один смысл, а смыслу соответствует один денотат. Особенно неприемлима омонимия в алгоритмических языках, так как при машинной обработке текста программы необходима вполне определенная интерпретация каждого знака.

Синонимия же часто встречается и в естественных, и в искусственных языках. Суть ее в том, что порой два различных знака соотносятся с одним и тем же денотатом.

Наряду с парадигматическими отношениями между знаками существуют также синтагматические отношения. Они возникают в процессе комбинирования знаков и обеспечивают существование текста.

В процессе коммуникации знаковые системы могут взаимодействовать. К пример, при подготовке какого-либо документа могут быть использованы, наряду со знаками естественного языка, также знаки математического языка, картографические, нотные знаки и т. п.

Заключение

В заключении можно сказать, что в зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино-, фото-, фонодокументирование, электронное и текстовое документирование). Текстовое документирование – способ регистрации информации посредством письменности.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданным человеком способом  для ее передачи в пространстве и времени.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы ‑ носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование».