Документирование информации (стр. 1 )

Содержание

Введение        3

Глава 1. Документирование: определение и этапы развития        5

1.1. Понятие «документирование информации»        5

1.2. История развития процессов документирования        6

Глава 2. Знаки и знаковые системы документирования, их классификация        13

2.1. Знаки и знаковые системы        13

2.2. Классификация знаков        15

Заключение        26

Список литературы        28

Введение

Последняя треть двадцатого столетия ознаменовалась переходом целого ряда стран к постиндустриальному обществу, в условиях которого  основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства является информация.

В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом  и приобрела  стратегическое значение. Вполне закономерно современное общество называют информационным.

Еще в древности, с самого зарождения письменности, наши предки стремились сойтись к единому способу и правилам  закрепления, передачи и хранению информации.

Появление письменности ознаменовало переход человечества  к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать ее на каком-либо материале, с целью последующей передачи ее во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, то есть документ.

Документ – это материальный носитель с закрепленной на нем информацией.

Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость ‑ один из основных его признаков. Документ ‑ это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение. Знаки могут быть в форме букв, отверстий, точек, линий, цифр и т. д. От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятия информации, степень использования документов, компактность их хранения.

Существует несколько знаковых средств документирования информации, мы же, в своей работе будем рассматривать текстовое документирование.

Глубокое изучение этой темы мы находим у таких авторов как , , .

Закрепление информации на любом материальном носителе является единственным способом для передачи ее во времени и пространстве. Но для того, чтобы информация была достоверной, ее необходимо правильно, четко и доступно излагать.

Сказанное выше заставляет задуматься над значимостью знания, истории развития, назначения и области применения текстового документирования, поскольку без соблюдения установленных норм и правил документирования невозможна фиксация и передача информации как из прошлого в настоящее, так и из настоящего в будущее. Все вышесказанное определяет актуальность данной работы.

Цель работы: рассмотрение, изучение знаковых систем в документировании

Для достижения поставленных целей необходимо решить ряд задач:

проанализировать литературу по изучаемой теме; рассмотреть и изучить знаковые системы в документировании, их классификацию.

Поставленные задачи обусловили структуру нашей курсовой работы, которая состоит из введения, двух глав и заключения.

Список литературы состоит из 25 источников.

Глава 1. Документирование: определение и этапы развития

1.1. Понятие «документирование информации»

Поняти е «делопрои зводство » ба зируется на понятии «документирование». Под доку ментированием пон имается процесс закрепления (фиксац ия) инфор маци и на материальном носителе.

Доку ментиро вание – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В свою очередь правила документирования определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования». Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо вырабатываются традицией [5, c.2].

Создан ие документов или документирование может осуществляться на естест венном я зыке – возникшего стихийно на определенном этапе развития человеческого общества, или на искусственных языка х – специально разработанного человеком для конкретных целей (язык формальной логики, математический язык, языки программирования, информационно-поисковые языки) с использованием новых носителей информации.

При документирова нии на естественном языке со здаются текстовые документы ‑ документы, сод ержащие речевую информацию, заф иксированную любым типо м письма или любой системой звуко записи.

Текстовый документ, со зданны й с помощью письма, ‑ это традиционный документ на бумажном нос ителе ил и видеограмма документа ‑ изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

Пр и документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях ‑ документы , со зданные с использованием носителей и способов зап иси, обеспечивающих обра ботку информац ии электронно-вычислительной ма шиной.

При использован ии простых орудий создаются рукописные п исьменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные докум енты (документы, содержащие информацию , выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (и зобразительные документы, в которы х изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени).

В общ естве документы являются основными носителям и управ­ленческо й, научной , технической, статистической и иной социально значимой информации.

Документы ‑ носит ели первичной информации, именно в докум ентах информация фиксируется впервые. Это свой ство и позволяет отличать документы от други х источников информации ‑ кн иг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную инфор мацию. Фикса ция, отображение информации в документе обеспечи вает ее сохранение и накопление, во зможность передачи во времени и пространст ве, воз мо жность обр ащаться к информации спустя много вр емени после ее создания [8, c.115].

В со циально м плане любой оф ициал ьн ый документ полифункционален, т. е. одно вр еменно в ыполняет нескол ько функций (функция документа ‑ общественная роль, социальное назначение, цель, задача), что позволяет ем у удовлетворять различные челове ческие потребно ст и. Сред и функ ций документа выдел яются общие и спе циальные или сущностные и прикладные, функции первичного и вторичного порядка,  явные и скрытые.

Знание функциональных особенностей не только позволяет глубже проникнуть в социальную природу документа, понять документ как социокультурный феномен, но также способствует более эффективной  организации работы с самой различной документированной информацией.

1.2. История развития процессов документирования

Зарождение документоведения было связано с так называемым «практическим», или прикладным документоведением, т. е. с возникновением самой сферы работы с документами как специфической отрасли человеческой деятельности и обретением ею относительной самостоятельности. На первых порах это проявлялось в обосновании и создании правил работы с различными документами и требований к самим документам на практике, в управленческом процессе, в прикладной сфере. Подобного рода правила стали складываться ещё в государствах Древнего Востока, в Древней Греции и Риме. Тогда же возникла потребность в документной систематизации, и появились первые разработки такого рода ‑ описания документов и их собраний, каталоги. С развитием человеческого общества, количественным и качественным изменением документации, особенно после изобретения книгопечатания в середине XV века, происходило разделение сфер документационной деятельности. В качестве самостоятельных выделились делопроизводство, архивное, издательское, библиотечное дело. На первых порах все они имели ярко выраженный прикладной характер.

В нашей стране практическое документоведение стало зарождаться ещё в эпоху Древней Руси, когда были сделаны первые шаги в деле составления имущественных актов, привилегий, формировались традиции русского летописания. Известные договоры с Византией, датируемые 911 и 945 гг., были составлены с учётом уже существовавших тогда определённых правил. В последующие столетия сложились достаточно устойчивые формуляры отдельных видов документов с такими важными элементами их оформления, как «приписи», «скрепы», печати. В системе церковной (монастырской) документации Древней Руси оформился такой своеобразный жанр как жития святых. Они составлялись по твёрдым, неизменным правилам, где форма господствовала над содержанием. Таким образом, уже в период X-XIV столетий на Руси формировались определённые традиции составления и оформления документов с учётом их функционального назначения [16, c.15].

В управленческой сфере практическое документоведение стало оформляться в особую систему одновременно с процессом становления Российского централизованного государства в XV-XVI столетиях, когда происходило постепенное обособление функций создания, тиражирования, хранения документов. В тот период появились и получили распространение унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись. Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказывала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах.

С началом книгопечатания в России в середине XVI столетия объектом практического документоведения становятся также печатные издания. В XVII веке по приказу патриарха Никона был составлен первый книжный свод с целью исправления церковных книг. Начиная с XVIII столетия, широкое распространение получили так называемые «письмовники» ‑ практические пособия по составлению документов, которые включали многочисленные образцы документов делового и частного характера. Их предшественниками были «формулярники», известные на Западе уже в VII веке, а в России ‑ с первой трети XVI столетия (в частности, формулярники московской митрополичьей кафедры). Одним из первых практических пособий был, в частности, «Письмовник, содержащий в себе науку российского языка со многим присовокуплением разного учебного и полезно-забавного вещесловия», изданный в 1777 г. H. Кургановым.