Официально-деловой стиль речи: секреты успешной коммуникации.

учитель русского языка и литературы

МБОУ Каринская СОШ

В конце XX - начале XXI века произошли революционные перемены в жизни России: изменение системы общественно-политических отношений, падение железного занавеса и бурное развитие информационно-коммуникационных технологий. Под влиянием этих факторов произошло развитие официально-делового стиля служебного документа.

Внедрение компьютерных технологий, происходящее в системе управления в последние десятилетия, участие России в международном информационном обмене, становление рыночных отношений в экономической сфере жизни страны предъявляют новые требования к тексту служебных документов и вызывают необходимость внимательного изучения современного языка делового общения с целью выявления тенденций развития для дальнейшей унификации текстов служебных документов.

Социально-правовой статус русского языка определяется Федеральными законами «О языках народов Российской Федерации» и «О государственном языке Российской Федерации». К обязательным сферам использования русского языка отнесено ведение делопроизводства, а также реклама. В соответствии с первой статьей Федерального закона «О государственном языке Российской Федерации» при использовании русского языка как государственного языка Российской Федерации не допускается использование слов и выражений, не соответствующих нормам современного русского литературного языка, за исключением иностранных слов, не имеющих общеупотребительных аналогов в русском языке.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Актуальность  данного исследования мы обнаружили, изучая материал по теме. Ольга Бруковская в интервью для «Комсомольской правды» говорит:  «Увы, многие образованные люди говорят и пишут с ужасными ошибками […] Да еще и оправдывают себя: «наш язык такой сложный» или «ну я же не гуманитарий». А ведь правильная речь сотрудников - и устная, и письменная - такая же составляющая имиджа компании, как вывеска или интернет-сайт. В общем, если театр начинается с вешалки, то бизнес - с языка». Она утверждает, что на сайте HH. ru «грамотная русская речь - одно из самых частых требований к кандидатам. Радует, что работодатели наконец осознали эту проблему и готовы даже организовывать для сотрудников специальные курсы».

Цель нашего исследования – выявить и определить особенности бытования текстов официально делового стиля, составить представление о типичных ошибках в построении текстов официально-делового стиля. Все это поможет читателю избежать ошибок в употреблении языковых средств и выстроить успешную коммуникацию посредством текстов официально-делового стиля.

Для того, чтобы достичь целей, необходимо сформулировать и решить круг задач:

Выполнить обзор опыта исследования официально-делового стиля речи в лингвистической науке; Выделить языковые особенности текстов официально-делового стиля; Исследовать тексты документов и выявить типичные ошибки в их построении.

Результаты нашего исследования будут интересны учителям-словесникам и могут быть использованы ими в курсе русского языка,  а также на факультативных занятиях, посвященных культуре речи.

История исследования официально-делового стиля.

Одно из первых упоминаний о стилевой принадлежности текстов официально-деловых документов встречается в трудах , где отмечается, что "приказный" язык относится к среднему штилю и сочетает в себе как элементы книжной речи, так и обыденного разговорного языка

Одними из самых ранних работ по стилистической дифференциации текстов русского языка явились публикации и . подчеркивал социальную обусловленность возникновения функциональных стилей.

Изучая официально-деловой стиль, отечественные лингвисты разрабатывали такие проблемы, как его возникновение и развитие в русском языке. Так, по мнению , возникновение официально-делового стиля в русском языке датируется концом XVI - началом XVII в., хотя первые письменные памятники государственной деловой древнерусской письменности восходят к началу X в. также указал на своеобразие официально-делового стиля русского языка, отмечая его близость к живому разговорному языку того времени, а также своеобразие его генезиса как синтеза разговорного языка и некоторых славяно-русских форм в противовес церковнославянскому

В отечественной лингвистической литературе одной из самых ранних работ по проблематике официально-делового стиля английского языка, явилась работа , посвященная описанию дифференциальных признаков официально-делового стиля речи на синтаксическом уровне

Основная масса работ, посвященных изучению официально-деловых документов (в частности, коммерческих), появилась в восьмидесятые годы. Наиболее подробно вопросы построения и лексического наполнения документации делового содержания освещаются в работах и , где рассматриваются особенности текстов коммерческой корреспонденции на лексико-фразеологическом уровне, а также лингвостилистические особенности делового письма и взаимодействие языковых единиц в тексте делового письма

В работах, посвященных деловым документам, отмечается, что в различных их жанрах прагматика играет главенствующую роль, так как тексты данного стиля служат для регистрации и фиксации основных этапов ведения дел в сфере экономических отношений. Исследователи отмечают также двойственность прагматики текстов деловой документации. С одной стороны, они являются способом передачи информации, а с другой стороны, они также выполняют функцию юридических документов, оформленных в письменном виде, фиксирующих и регулирующих отношения деловых партнеров. Как отмечает , "именно применительно к таким текстам можно говорить о создании формулированной структурно-семантической модели и, в конечном счете, о создании точного моносемического языка, свободного от всех видов многозначности"

Языковые особенности официально-делового стиля

Документ - это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности. Помимо требования денотативной точности (денотат - предмет или явление окружающей нас действительности, с которыми соотносится данная языковая единица), к языку документов предъявляется требование коммуникативной точности - адекватного отражения действительности, отражения мысли автора в речевом фрагменте (предложении, тексте)

Документ включает в себя основные признаки текста и должен соответствовать следующим требованиям:

а) объективность изложения информации;

б) полнота информации;

в) оптимальное количество информации по существующему вопросу, поставленной проблеме;

г) логичноcть, аpгументиpованность;

д) однозначность интеpпpетации;

е) точность и лаконизм фоpмулиpовок;

ж) пpоблемность.

Лексико-грамматические особенности

    высокая степень терминированной лексики:
      юридических терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т. д.); экономических терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и т. д.); экономико-правовых терминов (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т. д.);
    именной характер речи, выражающийся в высокой частотности глагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие:
      погашение кредита - погасить кредит, решение вопроса - решить вопрос, использование кредита - использовать кредит, отгрузка товара - отгружать товар, отсрочка платежа - отсрочить платеж;
    в высокой частотности отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в, ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т. п.; развитие собственно канцелярских значений, связанных с переходом причастий в класс прилагательных и местоимений:
      настоящие правила, настоящий договор, действующие расценки, надлежащие меры, надлежащее обращение, с ненадлежащим качеством, в установленном порядке;
    стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости:
      контроль обычно возлагается, сделка - заключается, платеж - производится, счет - выставляется (или оплачивается), цена - устанавливается, право - предоставляется, позиции бывают конструктивными/неконструктивными; деятельность - успешной; необходимость - настоятельной; скидки - значительными; разногласия - существенными/несущественными и т. д.;
    стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально-правовых отношений:
      в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью; в порядке оказания технической помощи; в случае невыполнения долговых обязательств; договор вступает в силу со дня подписания; жалобы подаются в установленном законом порядке; поставка производится автотранспортом;
    формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:
      1. Предмет договора 1.1. Исполнитель берет на себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением и водоснабжением. 1.2. Заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги;
    отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии;

       

Грамматика языка деловых документов

К грамматическим нормам делового стиля, представляющего язык документов, относят унификацию грамматической структуры словосочетания, словоформы. Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста. Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном надеже - "кому?", а затем "что исполнить?":

Начальнику технического отдела организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.96 г. по 10.02.96 г.

При этом особенно важно учитывать закрепленность производных предлогов за определенной падежной формой. Как правило, они употребляются либо с родительным, либо с дательным падежом. Самой массовой ошибкой во всех типах документов является использование предлога "согласно" с родительным падежом вместо дательного.

Ошибочно
согласно приказа
согласно положения

Правильно

согласно приказу

согласно положению

Синтаксис языка деловых документов

1. В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения. За счет чего это достигается? Безусловно, за счет большей длины и семантической емкости предложения. Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения.

По обоюдному согласию возможны изменения условий договора, которые являются неотъемлемой частью данного договора = если будет достигнуто обоюдное согласие...

При неуплате налога до указанного срока плательщик лишается права повторно выставлять свою кандидатуру на получение кредита. = Если налоги не будут уплачены до указанного срока..

2.Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда - страницы, т. е. до нескольких сотен слов. Есть жанры, в которых текст равен предложению (служебная записка, телеграмма, приказ, постановление).

3. Порядок слов предложения в официально-деловом стиле отличается строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании

подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается...);

определения - по отношению к определяемому слову (кредитные отношения);

управляющего слова

- по отношению к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство).

У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непосредственно с ним связаны.

Формально-логический тип текстовой организации проявляется в рубрикации простого предложения, т. е. в членении текста на составные части графически. Как правило, рубрикацией разбиваются однородные члены предложения, нередко они осложняются причастными и деепричастными оборотами, придаточными предложениями, вводными словами:

Посредник своевременно предупреждает Заказчика:

о непригодности или недоброкачественности товара, полученного от Заказчика;
о том, что соблюдение указаний Заказчика в процессе выполнения работ, обусловленных договором, приведет к порче товара;

о наличии иных, не зависящих от Посредника обстоятельств, грозящих ухудшением качества товара или невозможностью выполнения условий настоящего договора.

Рубрикация на текстовом уровне связана с делением текста на пункты и подпункты, которые в документах обозначаются только арабскими цифрами:

1. 1.1. 1.1.1.
2. 1.2. 1.1.2.
3. 1.3. 1.1.3.
5. В качестве логических текстовых скреп в тексте документа выступают вводные слова: следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны. В качестве средства связи в текстах документов выступают указательные местоимения и причастия, которые замещают в тексте номенклатурные наименования, термины:
указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний и т. п.
Подрядчик обязан приступить к выполнению работ не позднее трехдневного срока после перечисления оплаты. Указанный срок необходим для приобретения материалов по данному

Типичные ошибки в текстах официально-делового стиля

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием.

Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например: «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает...»

Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: «Учитывая...» «, «Считая...», «Принимая во внимание...», «Руководствуясь...» и т. д.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

Неправильно: «Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты». Правильно: «При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты».

Неправильное использование предлогов.

Наиболее частая ошибка - неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: «вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с...» и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о», что создает языковые помехи. Например: «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы». Правильно: «Директор отметил важность поставленной проблемы».

«Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем». Правильно: «Цех нуждается в ремонте, производства которого мы настоятельно требуем».

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: «В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты» (правильно: «На наше предприятие»).

Неправильное согласование в падеже.

Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Неправильно: «Согласно Вашей просьбы...»; «Согласно приказа...»; «Согласно решения...». Правильно: «Согласно Вашей просьбе...»; «Согласно приказу...»; «Согласно решению...».

Слово «руководство» требует после себя не родительного, а творительного падежа. Например, неправильно писать: «Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами предприятия». Правильно: «Руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами предприятия».

Морфологические ошибки.

Согласование определений. Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.

Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных.

Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные. Неправильно: «Выводы комиссии обоснованные и справедливы»; «Данное решение обязательное для исполнения». Правильно: «Выводы комиссии обоснованны и справедливы»; «Данное решение обязательно для исполнения»

Ошибки при употреблении количественных имен числительных.

При употреблении количественных числительных в деловых письмах следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до семисот рублей, с семьюстами семьюдесятью семью рублями и т. д.

Лексические ошибки.

Неправильное использование слов и терминов. Основное количество ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности некоторых адресантов.

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте.

Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: «редуктор» в химической промышленности означает «приспособление для снижения давления газа», а в машиностроении -«приспособление, снижающее скорость вращения валов».

Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо «премировать» пишут «производить премирование», вместо «монтировать» - «производить монтаж», вместо «внедрить» - «осуществить внедрение».

Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.

Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например, пишут: «срок выполнения может быть пролонгирован» вместо «продлен»; «презентовать» вместо «представить».

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: «Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы». Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы.

Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция - условие, экстраординарный - особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине. Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии.

Тавтология.

Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: «польза от использования навесных агрегатов»; «следует учитывать следующие факторы». Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Плеоназмы.

Плеоназмом (греческое pleonasmos - излишество) называется частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир - подарок на память), передовой авангард (авангард - те, кто идет впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество - совместная работа, совместное решение проблем).

Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать - и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неправильное употребление иностранной лексики.

Неразличение слов-паронимов.

Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является не различение слов-паронимов.

Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный - гарантированный; поместить - разместить; проводить - производить; оплатить - заплатить и т. д.

Иногда составители деловых писем путают многозначные глаголы «представить» и «предоставить». Глагол «представить» имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника).

Глагол «предоставить» имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово, предоставить решение вопроса коллективу завода). Например: «Ваш институт должен представить список сотрудников, желающих принять участие в конференции».

Заключение.

Успешность коммуникации определяется степенью достижения запланированного результата. , А. Вежбицкая, считают коммуникативную цель центральной жанрообразующей категорией. рассматривает коммуникативную цель как замысел, направленный на создание текста, с одной стороны, и на адресата (посредством текста), с другой. дает определение коммуникативной цели - «это осознание намерения, выраженное во внутренней (и внешней) речи, входит в содержание текста в открытом или скрытом виде, при восприятии текста может быть выделена и сформулирована»

Однако субъекту не всегда удается последовательно реализовывать каноны делового языка в силу его недостаточной подготовленности к актам деловой письменной коммуникации. Это приводит к взаимодействию противоположных начал, определяющих характер его речемыслительной деятельности, - стихийного и рационального, естественного и искусственного, регулируемого и нерегулируемого. В случае если субъект ориентируется на каноны обыденной речи, его действия приобретают стихийный характер, результаты такой деятельности - тексты естественной письменной речи - становятся деловыми только лишь потому, что они вовлечены в сферу деловой коммуникации.

Мы достигли целей исследования, определив особенности официально-делового функционального стиля речи и типичные ошибки при составлении текстов этого стиля. Мы надеемся, что вооружившись этими знаниями, читатель добьется успешной коммуникации, ведь культура речи – залог