Внеаудиторная самостоятельная работа (стр. 2 )

a) Dear Mr James

I am writing to inform you that your order has been processed. However it is not possible to make the delivery on time.

Best wishes

Amanda Ferr

b)Dear Sir

I am sending you booklets price lists and sample photos.

Bearing in mind your request I have attached our last proposal as well.

Sincerely

John Grey

Самостоятельная работа №2( 1 час). Структура деловых писем.

Раздел 3:

Деловое письмо: Виды деловых писем и структура:

3.1. правила открытой пунктуации

Стиль современных деловых писем — это блочная структура плюс так называемая открытая пунктуация.

Открытая пунктуация — это стиль написания деловых писем, для которого характерно отсутствие лишних знаков препинания. «Лишних» в данном случае означает, что без них можно обойтись.

Используются только те знаки препинания, которые являются совершенно необходимыми. Все остальные запятые и точки опускаются, особенно в датах, адресах и т. д. Что касается запятых, то для них применяется правило: «Лучше меньше, чем больше».

Использование открытой пунктуации позволяет сделать текст более чистым и легким, а структуру — более прозрачной.

Даты

Правильно	Неправильно
27 March 2005	27th March, 2005
8 October 2008	October 8th, 2008

1. Первое на что указывается в письме - это Дата

Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты:

день/месяц/год. Запятые не используются.

Пример

22 June 2009

В ряде других стран применяется следующий формат даты: месяц/день/год,

причем после дня часто ставится запятая.

Пример

June 22, 2009

Имена и адреса

Mr G P Hilton Chief Executive Hilton Hotels Ltd #04-67 Hilton Towers 358 Green Avenue New York 6455

Нет точек Нет запятых в конце строк

2. Адрес

Важно: Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Daniel Parsons, именно так и нужно писать его имя,

добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parsons не следует.

Пример

Mr Daniel Parsons
General Manager
Parsons Co Ltd
24 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

3. Специальные пометки

Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом.

Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

Пример

CONFIDENTIAL

Mr Daniel Parsons
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Приветствие

Dear Jason

Нет запятой

4. Приветствие

В том случае, когда в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании),

то необходимо начать письмо с личного приветствия.

Пример

Dear Mr Smith
Dear James
Dear Miss Hastings
Dear Margareth

Когда письмо адресовано организации, а не конкретному человеку,

то следует применять более формальное приветствие Dear Sirs.

Пример

Dear Sirs

Если письмо адресовано должностному лицу, чье имя вам неизвестно,

то следует использовать следующую форму приветствия:

Пример

Dear Sir or Madam

Приветствие (если адресат неизвестен)

Dear Sir / Dear Sirs
Gentlemen
Dear Madam
Ladies
Dear Sir or Madam
Ladies and Gentlemen
To whom it may concern

Приветствие (если адресат известен)

Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr …
Уважаемый(-ая) Мисс / Миссис / Мистер / Доктор …

Концовка

Your sincerely	Нет запятой

6. Концовка. Что важно знать:

Обычно в письме используют вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully

(используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и

Yours sincerely

(используется в сочетании с личными обращениями).

Примеры

Dear Sir Dear Sirs Dear Madam Dear Sir or Madam

Yours faithfully

Dear Mr Jackson Dear Mrs Tang Dear Jane Dear Tom

Yours sincerely

Имя отправителя и должность

После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи. Имя отправителя можно написать как угодно — целиком прописными буквами (т. е. с помощью верхнего регистра) или использовать верхний регистр только для первых букв. Должность отправителя (или название отдела) должна быть указана непосредственно в следующей строке под именем. Обратите внимание, что в приведенных ниже примерах Mr не используется, если автор письма — мужчина. Но если автор — женщина, что обычно в скобках добавляют (Mrs).

Пример

Yours faithfully PATRICK CLARK Director

Yours sincerely CAROLINE JAFFERSON (Mrs) General Manager

Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP — это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.

Пример

Yours faithfully

Martha Jason

for PATRICK CLARK
Chairman

Вложения

Самый распространенный способ указать на то, что в письме есть вложения, — это написать Enc или Encs внизу письма, пропустив одну строку после должности отправителя.

Пример

Yours sincerely

JINA TOMPSON (Mrs)
Sales Manager

for PATRICK CLARK
Chairman

Enc

Сокращения

Правильно	Неправильно
Mr Dr BA IBM MRT NB PS	eg ie pm am	Mr. Dr. B. A. I. B.M. M. R.T. N. B. P. S.	e. g. i. e. p. m. a. m.

Время

Правильно	Неправильно
9.30 am 0950 1400	9.30 a. m. 09.50 am 14:00

Цифры

Правильно	Неправильно
1 2 3	4 5 6	1. 2. 3.	4) 5) 6)

Структура письма имеет 5 основных составляющих:

Заголовок, или как у нас чаще называется, «шапка» письма. Эта часть письма помещается в верхнем углу страницы по правой стороне. Но существует ещё и «блочный» тип письма. В этом случае каждая его составляющая выравнивается по левому краю. Шапка/заголовок включает адрес отправителя и дату. «Внутренний» адрес. Это адрес получателя, который всегда выравнивается по левой стороне. Адрес получателя включает в себя название фирмы, затем название улицы, города, страны и в самом конце указывается индекс. Если вы используете блочный тип письма, не пропускайте строк межу «шапкой» и «внутренним» адресом. При любом типе письма вы затем пропускаете две строки после «внутреннего» адреса и пишите приветствие (по левой стороне страницы). Приветствие. В английском языке приветствие обычно начинается со слов “Dear____”, что соответствует русскому «Уважаемый (ая)____». Затем следует имя получателя. Если вы не знаете имени получателя, то в английском языке вы должны употреблять “Sir” или “Madam”, или же, если вы обращаетесь к нескольким лицам мужского рода, вы можете обратиться к ним следующим образом – просто “Gentlemen”. В соответствии со строгими правилами пунктуации на английском языке, вы должны после приветствия ставить двоеточие, однако в современных грамматиках допустимо употребление запятой или же полное отсутствие знаков препинания. Основная часть письма. Это та, часть, в которой вы должны поделиться информацией либо запросить её. Здесь всегда нужно помнить о том, к кому вы обращаетесь. Необходимо сделать так, чтобы первое предложение заставило адресата заинтересоваться дальнейшей информацией. Лучше сразу начинать с главного предмета разговора. Нельзя забывать о тех просьбах и вопросах, на которые вас попросили ответить в предыдущем письме. Каждая новая идея должна начинаться с нового абзаца. Каждый абзац необходимо обозначить. В настоящее время не принято указывать новый абзац с помощью отступа. Для отделения одного абзаца от другого используется просто пустая строка. Заключение. Пропустите две строки от основной части письма. Если это блочный тип письма, начинайте писать заключение по левой границе. Заключение состоит из двух строк. В первой строке нужно написать что-либо наподобие “Yours truly” или “Sincerely”, что соответствует русскому «Искренне ваш». Первое слово должно писаться с большой буквы. На следующей строке необходимо поставить свою роспись.

3.2 .Расширяем словарный запас:

В официальных письмах наиболее часто можно встретить следующие сокращения и выражения: