Внеаудиторная самостоятельная работа (стр. 3 )

Snail mail – обычная почта;

Currier service – курьерская почта;

Registered mail – заказное письмо;

To send smth. under separate cover – высылать что-либо отдельно от письма;

As printed matter – как печатное издание;

r. s.v. p. – письмо требует ответа;

p&p – наложенный платёж;

CWO – предоплата;

p. o.b. – абонентский ящик;

Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:

Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки. В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом. Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки). Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма. Основной текст должен быть помещен в центральной части письма. Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: "I am writing to you to..." Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности ("Thank you for your prompt help...") и приветствием "Yours sincerely," если автор знает имя адресата и 'Yours faithfully', если нет. Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность. Подпись автора ставится между приветствием и именем.

Первый абзац

We have received your letter dated …
Мы получили ваше письмо от …

Many thanks for … / Thank you (very much) for …
(Большое) спасибо за …

This is to confirm …
Для подтверждения …

We hereby inform you …
Настоящим уведомляем вас …

Последний абзац

If you have any questions, do not hesitate to contact us.
Если у вас есть вопросы, свяжитесь с нами, не колеблясь.

We look forward to your reply.
С нетерпением ждем вашего ответа.

We are looking forward to hearing from you soon.
С нетерпением ожидаем от вас известий.

Прощание (если адресат известен)

Yours sincerely / Sincerely yours
С искренним уважением

Прощание (если адресат неизвестен)

Yours faithfully / Faithfully yours (BrE)
С совершенным почтением

Sincerely / Sincerely yours (AmE)
С искренним уважением

Просьба

We got your address from …
Мы узнали ваш адрес от …

Your advertisement has come to our attention.
Мы имели возможность увидеть вашу рекламу.

We were told that you produce …
Нам сообщили, что вы производите …

We intend to buy … / We are considering the purchase of …
Мы намереваемся купить … / Мы рассматриваем возможность покупки …

We have a steady demand for …
У нас есть постоянный спрос на …

We would like to know more about …
Мы хотели бы больше узнать о …

Could you please send us information about …?
Не могли бы отправить нам сведения о …?

Please send us your catalogue / catalog.
Просим вас прислать нам ваш каталог.

Предложение

We are pleased to hear that you are interested in our products.
Мы были рады узнать, что вам интересны наши товары.

We hereby send you our offer.
Настоящим письмом мы отправляем вам наше предложение.

Enclosed please find our offer. / Enclosed you will find our offer.
Во вложении вы найдете наше предложение.

We are pleased to make the following offer:
Мы рады предложить вам следующее:

We assure you that your order will be dealt with promptly.
Мы уверяем вас, что ваш заказ будет немедленно обработан.

Please let us know your requirements as soon as possible.
Пожалуйста, сообщите нам ваши требования как можно скорее.

We look forward to receiving your order.
С нетерпением ожидаем вашего заказа.

Заказ

Enclosed please find our order. / Our order is enclosed.
Наш заказ - во вложении.

We would like to place the following order:

Мы хотели бы разместить следующий заказ:

We herewith order the following items:
В настоящем письме мы заказываем следующие предметы:

We require the goods urgently.
Нам срочно требуются товары.

We would be grateful if you could deliver as soon as possible.
Мы были бы очень признательны, если бы вы выполнили доставку как можно скорее.

Please let us know when we can expect the delivery.
Пожалуйста, сообщите нам, когда ожидать доставку.

Уведомление об отправке

We are pleased to inform you that your goods were sent today.
Рады вам сообщить, что сегодня были отправлены ваши товары.

We hereby inform you that your goods will be delivered tomorrow.
Настоящим письмом уведомляем вас, что ваши товары будут отправлены завтра.

We hope that the goods will arrive in perfect condition.
Мы надеемся, что товары прибудут в отличном состоянии.

We look forward to doing business with you again.
С нетерпением ждем продолжения нашего с вами сотрудничества.

Уведомление о получении

We have received your delivery.
Мы получили вашу доставку.

Your delivery arrived in perfect condition on …
Ваша доставка прибыла в отличном состоянии в …

Thank you very much for executing our order professionally.
Большое спасибо за то, что вы профессионально выполнили наш заказ.

3.3.  Стандартные фразы в деловом письме на английском.

В первом абзаце письма обычно упоминается ситуация, послужившая причиной написания письма: пользование товаром или услугой, телефонный или личный разговор, запрос или письмо, реклама или цель написания письма.

Примеры:

Thank you for your letter of November 30 regarding/concerning/inquiring about our new range of minivans.
Further/with reference to our telephone talk/conversation/request I am writing to clarify our arrangements for the seminar.
I am writing in response to your advertisements for a Finance Manager in the Moscow Times of November 30.
We were sorry to hear that you were unhappy with our service.
We were pleased to receive your inquiry, and to hear that you liked our range of sweaters.

В следующем абзаце изложите детали того, что вы хотите сообщить. Возможно вы хотите:

to inquire about
to confirm
to clarify
to get more details about
to explain

В заключение вам пригодятся фразы для того, чтобы попросить адресата что-то сделать:

Please could you…
We would appreciate it if you could…
We would be grateful if you could…

И, наконец, фраза, завершающая любое письмо:

Looking forward to hearing from you.

Самостоятельная работа №3( 2 часа ).Виды деловых писем.

  РАЗДЕЛ №4: Виды деловых писем

В этой лекции описаны основные виды деловых писем и их характеристики. Рассматриваются наиболее употребительные конструкции для каждого вида деловых писем.

Цель лекции: познакомить студентов с различными видами деловых писем, научить правильно выбирать вид письма в соответствии с целью написания и релевантные языковые средства.

  Виды деловых писем

Информационное письмо, или письмо-уведомление Письмо-жалоба и письмо-претензия Письмо-приглашение и письмо-благодарность Письмо-запрос (и ответ на запрос) Письмо-заказ Письмо-рекомендация Письмо-поздравление
Информационное письмо, или письмо-уведомление - письмо, в котором сообщают некоторую информацию: о получении счёта или письма, о наличии определенных видов товара на складе, и так далее (цель - to inform).

Клишированные фразы

I am writing to inform you...

(Б) We carefully considered your (proposal) and...

I will be happy to meet you...

I am sorry to inform you that I will not be able to join you...

Б) It is our intention to...

Образец письма-уведомления:

September, 15, 2010

Roman's Cheese House
Podlaski 34
61-622 Poznan
Tel: [phone]
Fax: [phone]
Email: *****@***pl

Fred Flintstone
Sales Manager
Cheese Specialists Ltd.
Rynek 16
66-400 Gorzуw Wlkp.

Dear Mr. Flintstone:
With reference to our telephone conversation today, I am writing to confirm your order for: 10,000 x Cheddar Cheese Deluxe Slices (Ref. No. 856).
Please contact us again if we can help in any way.

Yours sincerely,

Roman Ostrowski
Director of Roman's Cheese Hous

Образец  информационного письма

Matryoshka Ltd.
34 Tverskaya street
Moscow, 121121

6th April, 2012

Mrs. Diana Ross
World Treasures Inc.
100 East 24th Street
Washington, 20024
USA

Dear Mrs. Ross:

I received your address from “The Moscow Times” and would like to propose you cooperation with

our company.

We produce Russian nesting dolls called “Matryoshka” that are famous among tourists

visiting Russia. Our dolls are made of sound wood and are colored with natural paint.

The catalogue numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes.

We offer considerable discounts for our regular customers.

You will find enclosed our latest catalogue. We would be happy

to have an opportunity to do business with your company.

Sincerely yours,

Mikhail Smirnov
Senior Manager

Enclosure: catalogue

Перевод письма

Уважаемая миссис Росс,

Я увидел адрес Вашей компании в «The Moscow Times» и хотел бы предложить сотрудничество с нашей фирмой.
Мы производим русских национальных кукол «матрешек», известных среди туристов, посещающих Россию. Наши куклы сделаны из цельных пород древесины и выкрашены натуральной краской. В каталоге представлено около 500 моделей матрешек разных размеров. Постоянным клиентам мы предоставляем значительные скидки.
К письму прилагаю наш последний каталог. Будем рады сотрудничеству с Вашей компанией.

С уважением,
Михаил Смирнов
Старший менеджер

Приложение: каталог

2.Письмо-жалоба и письмо-претензия - в таком письме покупатели или клиенты указывают на некоторое несоответствие полученных товаров или оказанных услуг (цель - to complain). При написании такого рода писем очень важно быть как можно более вежливым и тактичным. Жалобы и требования действий по исправлению сложившейся ситуации должны быть выражены корректно, лаконично и без эмоций.