Внеаудиторная самостоятельная работа (стр. 6 )

Читаем названия электронных адресов

Итак, а теперь давайте разберемся в том, какими бывают электронные адреса. Обычные электронные адреса выглядят так: *****@***co. no, *****@***ac. uk. Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь или названия отдела / подразделения или, возможно, его сокращения. Вторая часть, которая следует сразу за значком @ (at) – это название ISP(провайдера интернет-услуг), организации или, опять же, сокращения этого названия. Обычно последняя часть адреса включает в себя суффиксы названий доменов, в зависимости от типа организации (например, “.co” для “company”, “.ac” (“academic”) для университета), а также названия страны, из которой отправлено сообщение (например, “.no” для Норвегии, “.uk” для Великобритании и т. д.). Вот несколько других примеров суффиксов названий доменов:

.biz — бизнес. .gov — правительственная организация. .org — некоммерческая организация (например, благотворительная организация). .pro — профессия (например, медицина, право).

Компоновка и расположение

Ниже представлено обычное письмо. Под цифрой 1 показан заголовок, включающий адресата и тему письма, под цифрой 2 показано тело письма, под цифрой 3 — блок подписи.

Стиль

Email – более или менее новое изобретение, по сравнению с традиционными средствами передачи информации, и так как оно подразумевает быстрое и в основном неформальное общение, мы часто задаемся вопросом о стиле и правилах, которые стоит использовать в деловом электронном сообщении. Как правило, несмотря на всю кажущуюся неофициальность электронной переписки, при составлении подобных писем следует руководствоваться общепринятыми нормами деловой переписки. Вот основные рекомендации по стилю:

Обычно стиль написания электронных писем делового содержания аналогичен стилю писем и факсов. Например, можно использовать такие приветствия как Dear Mr. Cornby или Dear Tom, а в завершении письма употребить Yours sincerely или Best wishes. Тем не менее, если вы хорошо знаете адресата или если вы уже обменялись несколькими сообщениями с одним конкретным человеком, можно опустить нарочитую формальность и использовать более неофициальные формы приветствия (Hi John, Hi there) и завершения письма (Take care или Have a fab day!). Не путайте деловые письма с письмами личными. В деловом письме применяются те же правила написания, что и в обычном: пишите четко, лаконично и вежливо; думайте об адресате, о цели написания письма, ясности изложения, доходчивости и о тоне. Используйте правильную грамматику, пишите без ошибок и опечаток, следите за пунктуацией, как если бы вы писали любое другое деловое письмо. Не стоит писать без надобности прописными буквами. Это может быть расценено как эквивалент крика и, соответственно, произвести отрицательный эффект. Если вы хотите сделать особое ударение на каком-либо слове, отметьте слово звездочками с обеих сторон, например, *urgent*. Старайтесь, чтобы ваше письмо было кратким и по делу, так как люди получают множество электронных писем в день. Поэтому лаконичность имеет особую важность. В целом, в одном электронном письме постарайтесь ограничить себя одним вопросом для обсуждения. Это поможет вам сохранить краткость сообщения и даст возможность получателю легче разобраться с ответом. Перед отправкой сообщения обязательно проверьте его на наличие ошибок.

Хотя электронные письма часто считают менее официальными, чем деловую переписку на бумаге, не стоит выбирать слишком непринужденный тон. Электронная почта быстрее и эффективнее бумажной, но слишком небрежный тон клиент или партнер по бизнесу вам вряд ли простят.

Начните с приветствия

Начинать письмо всегда важно с приветствия, например: Dear Lillian, (Уважаемая Лиллиан!) В зависимости от официальности ваших отношений с адресатом, можно обратиться не по имени, а по фамилии, например: Dear Mrs. Price, (Уважаемая госпожа Прайс!). Если отношения более дружеские, можно написать просто Hi Kelly, (Привет, Келли). Если вы пишете не конкретному лицу, а компании, начните письмо с To Whom It May Concern: (Всем, кого это касается).

Поблагодарите адресата Отвечая на вопрос клиента, начните с выражения благодарности. Например, если у вас спросили что-либо о вашей компании, можно сказать: Thank you for contacting ABC Company (Спасибо, что обратились в компанию АВС). Если собеседник ответил на ваше письмо, обязательно напишите Thank you for your prompt reply (Спасибо за оперативный ответ) или Thanks for getting back to me (Спасибо, что откликнулись). Если вам есть за что поблагодарить адресата, непременно это сделайте: так вы сделаете общение теплее, а сами проявите вежливость. Изложите цель Если же инициируете переписку вы, благодарности, вероятно, будут пока неуместны. Тогда начните с изложения цели. Например: I am writing to enquire about … (Хочу попросить о...) или I am writing in reference to … (Обращаюсь к вам в связи с...). Важно сразу четко донести до адресата свою цель, а затем переходить к основной части письма. Тщательно проверьте грамматику, орфографию и пунктуацию своего письма, уберите громоздкие конструкции, чтобы текст был ясным и кратким. Завершающие фразы Прежде чем заканчивать письмо, еще раз поблагодарите адресата и добавьте несколько завершающих фраз. Начните со слов типа Thank you for your patience and cooperation (Благодарим за терпение и сотрудничество) или Thank you for your consideration (Благодарю за внимание). Затем добавьте If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know (Если у вас остались вопросы или предложения, обращайтесь ко мне) и I look forward to hearing from you (Надеюсь на скорый ответ). Красиво закончите письмо Наконец, завершите письмо подходящей для этого формулировкой и подпишитесь. Best regards, Sincerely, Thank you - все это подходит для деловой переписки. Такие фразы, как Best wishes или Cheers, лучше подойдут для переписки личной. Прежде чем нажимать на "отправить", еще раз перечитайте и проверьте письмо, чтобы убедиться, что все в полном порядке!

Основные сокращения, используемые в электронной переписке или TLA

В английском языке существует такое понятие как TLA или Three-Letter Acronym — трёхбуквенный акроним аббревиатура, принятая в электронной почте, чат-форумах и Skype. Для того, чтобы сохранить краткость сообщения и сэкономить время, люди иногда используют в письмах эти сокращения, длина которых иногда превышает три буквы.
Вот часто употребляемые TLA:

AFAIK (As Far As I Know) – насколько мне известно. BFN (Bye For Now) – до встречи, пока. BTW (By The Way) – кстати. COB (Close Of Business) – окончание рабочего дня. FYI (For Your Information) — к Вашему сведению JIT (Just In Time) — вовремя. IOW (In Other Words) – другими словами, иначе говоря. LT (Lead Time) – время выполнения заказа. NRN (No Reply Necessary) – ответ не требуется. OTOH (On The Other Hand) – с другой стороны. WIP (Work In Process) – проект в стадии разработки.

Используйте такие сокращения очень осторожно, только когда вы уже установили дружеское общение с получателем письма.

Emoticons или смайлы

Emoticons (сочетание слов emotion (эмоция) и icon (символ)) или, как мы привыкли слышать, смайлы часто используются в неформальной переписке. Они выражают эмоции, которые невозможно выразить одними лишь словами, например:

:-) улыбка. :-( нахмуренность. ;-) подмигивание.

В целом, лучше не использовать смайлы в деловых электронных сообщениях, так как это может быть расценено как непрофессионализм, особенно, если вы плохо знакомы с получателем письма и не уверены, что он поймет вас правильно.

Шапка э-почты

Деловые сообщения начинаются со статистики: to (получатель), from (отправитель) и иногда cc (копии). Скрытые копии обозначаются как bcc. Главное - subject (тема) как заголовок письма. Она должна точно описывать содержание. Срочные сообщения можно помечать красным флажком.

Э-почтовое вступление

Деловые сообщения начинаются с Dear… и заканчиваются Best wishes или (Best)regards. В тексте автор что-то утверждает, сообщает, спрашивает, отвечает, обсуждает, просит… Суть следует излагать в первом абзаце.

Примеры формального вступления:

Following our meeting / phone conversation, …	В продолжение нашей встречи/переговора, …
With reference to …	Со ссылкой на …
Regarding our …	Относительно …
I’m writing to confirm …	Пишу подтвердить …

Тезисы часто излагают порядковым списком, а подробности прилагают.

Э-почтовое завершение

Примеры формальных завершений:

For additional information, please …	За подробностями, пожалуйста, …
We look forward to doing business with you	Будем рады сотрудничеству с вами

Деловые сообщения тоже содержат блоки подписи (имя, должность, телефон, факс, адрес), но чаще ограничиваются лишь указанием автора. Лишним будет и повторять уже автоматически присваиваемый электронный адрес.

  5.1.Деловое электронное  письмо:

Name / Title Business / Organization
Address
City, State Zip Code

Dear  ( Name):
Your company has been highly recommended to us by the Thailler Company in Hamburg, Germany. We are a small company specializing in computer equipment and we have received many inquiries from our customers for some parts that we don’t have among our goods. We want to expand our range of products and services and we would like you to send us your latest sales catalogue with prices. Please, also include information about the minimum quantity for a trial order.

We look forward to hearing from you.

Sincerely,

Signature

Name

5.2 Выполнить тест - написание электронного письма на английском

Please... the new version of the document.
А) see attached	Б)  find attached
В) find attachment	Г) see attachment
2.You don’t need to write the date in an email because:
А) it doesn’t matter.	Б) it’s automatically included function of the mail.
В) the recipient knows the date.	Г) it’s not your business.
3.In informal letters you can use:
А) unprintable language.	Б) formal language.
В) professional terms. 4.In email it’s necessary to add:	Г) abbreviated language.
А) your photo.	Б) some documents.
В) the subject.	Г)  your signature
5.What’s the main advantage of an email?
А) It’s short.	Б) It’s fast
В) It’s nice	Г)  It’s easy to send
6.How will you end your formal emal?
а) Bye-bye	б) See you.
в)  I wait for your answer	г)  I look forward to hearing from you.
7.What’s the disadvantage of an email?
а) It’s slow.	б) Somebody can read it.

Самостоятельная работа №5( 2 часа). Факсы.

  Раздел №6.

Составление факса

Факс – консервативное и солидное средство связи, обеспечивающее подлинность писем, хотя бы потому что факсом пользуются лишь серьёзные компании. Факсы пишут формальный языком – это официальные письма между управленцами или для установления контакта.

Структура факса

1. Фирменный бланк

логотип отправитель (предприятие, отдел, адрес, телефон, факс, э-почта, сайт) блоком справа

2. Получатель

лицо (предприятие, должность, адрес, телефон, факс, э-почта) число (тема) (исходящий) (страниц)

3. Послание

приветствие отсыл (причина обращения) суть в абзацах (с пронумерованными тезисами)

4. Прощание

завершение подпись (автор (ФИО, должность, телефон, э-почта)) (приложение) (послесловие)

Обращения

Mr	мужчинам
Mrs	замужним
Ms	женщинам без явного семейного положения
Miss	незамужним

Американцы ставят точку после первых 3 обращений.

Сокращения, применяемые при составлении факса

Re.	относительно
pp.	(=per pro=от имени) при подписании писем за других
encl./encs.	прилагаемая страница/документы
cc.	(=copies) параллельные получатели

6.1. Образец факса

McEwan Training Solutions

68 Old Court Road

Bristol BS22 7QR

Tel: [phone]

E-mail: *****@***com

Francine Vergй

IBWA

International University of Nice

6 Prince Albert ave.

18 June 2000

Dear Ms. Vergй,

With reference to your letter of 3 June, I would like to thank you for inviting me to speak at the networking conference organised by the International Business Women’s Association in Nice this October.

It will be my pleasure to attend, and I am planning to talk on the following topic: Networking for Women Starting up New Business. Please find enclosed a brief outline of the proposal for my talk as requested. Could you confirm how many people you expect to attend the talk?

As I am planning to book my flight in the next few weeks, I would also appreciate it if you could confirm travel details and accommodation arrangements. Finally, I would like to confirm that I will be attending the conference dinner on the Friday evening.

I look forward to hearing from you.

Best regards,

Joanna McEwan

Training Consultant

Encl. Presentation Proposal