Основы теории бухгалтерского учета (стр. 6 )

Синтетический учет - это учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета.

Объектами бухгалтерского учета являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые в процессе деятельности.

Бухгалтерский учет указанных объектов ведется путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов.

Рабочий план счетов утверждается на основе Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций.

В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка).

Данные синтетического учета детализируются в аналитическом учете.

Между синтетическим и аналитическим учетом существует взаимосвязь, выражающаяся в том, что сумма оборотов и сумма остатков по счетам аналитического учета должна быть равна оборотам и остаткам по соответствующим им счетам синтетического учета.

Тем самым показатели синтетического и аналитического учета должны контролировать друг друга.

2.6. Понятие и классификация документов

Слово "документ" происходит от латинского documentum - доказательство. Под термином "документ" следует понимать письменное доказательство, свидетельство.

Документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в т. ч. в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации.

Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной операции. Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, документация - одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, когда все записи производятся только на основании полноценных документов.

Существует понятие "классификация бухгалтерских документов" - их группировка по определенным признакам с целью изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки. Группировка документов по перечисленным признакам приведена в табл. 3.

Таблица 3.  Группировка документов по признакам

Признак	Виды документов
Назначение документа	Распорядительные;  оправдательные;  комбинированные;  документы учетного оформления
Порядок составления	Первичные;  сводные
Порядок отражения хозяйственных  операций	Разовые;  накопительные
Место составления	Внутренние;  внешние
Качественные признаки	Полноценные;  неполноценные

Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. К ним относятся приказы, распоряжения и т. п. (например, приказы на назначение и выплату премий, на направление работника в командировку). Распорядительные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для отражения их в учете.

Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. Они являются основанием для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся накладные, приемо-сдаточные акты и проч.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки нескольких видов документов. Например, расходные кассовые и приходные кассовые ордера являются одновременно распорядительными (руководитель и главный бухгалтер разрешили выдачу денежных средств из кассы, либо главный бухгалтер разрешил внести денежные средства в кассу) и оправдательными (денежные средства получены из кассы либо внесены в кассу) документами. Авансовый отчет по командировке является распорядительным документом (руководитель утверждает авансовый отчет, т. е. разрешает возместить расходы подотчетного лица) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать одну обобщенную проводку, т. к. расходы по командировке отражаются по одной статье расходов).

Документы учетного оформления составляются для подготовки и упрощения учетных записей. К ним относятся распределительные и группировочные ведомости, расчеты, бухгалтерские справки, мемориальные ордера и т. д. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений, инструктивных указаний и проч.

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственных операций и являются первым свидетельством их совершения. Составление первичного документа можно считать началом учетной регистрации хозяйственных операций. Первичные документы - это приходные и расходные кассовые ордера, накладные, наряды, квитанции и проч.

Сводные документы составляются на основании первичных. Они содержат показатели по хозяйственным операциям, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. Их применение позволяет уменьшить количество записей на счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов и др.

Разовые документы отражают одну или несколько хозяйственных операций и составляются единовременно в один прием. Они оформляются сразу после совершения хозяйственных операций и передаются в бухгалтерию. К ним относятся накладные, требования, приемо-сдаточные акты, приходные и расходные кассовые ордера.

Накопительные документы составляются постепенно в течение определенного временного периода. В них отражаются однородные, часто повторяющиеся хозяйственные операции. Их применение сокращает количество документов и учетных записей, т. к. один накопительный документ заменяет несколько разовых.

Внутренние документы составляются в данной организации.

Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и проч.).

Полноценным является документ, составленный по установленной форме, имеющий все обязательные реквизиты и правильно отражающий действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным, он не должен приниматься к учету.

2.7 Требования к оформлению документов

Закон о бухгалтерском учете с 2013 года не содержит требование оформлять все хозяйственные операции первичными документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России и публикуемым в виде альбомов унифицированных форм. Организация вправе разрабатывать документы самостоятельно и дорабатывать унифицированные формы, включать в них дополнительные сведения, изменять их внешний вид.

Организация может разработать формы самостоятельно, при этом должны быть соблюдены следующие условия:

1) форма должна быть утверждена приказом руководителя организации в составе бухгалтерской учетной политики;

2) форма должна содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- код формы документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц;

- расшифровки подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за их своевременное и качественное оформление, а также достоверность содержащихся в них данных. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером (либо уполномоченными ими лицами).

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, которыми оформляются финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры, договоры по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации. В таком случае руководитель несет всю полноту ответственности за последствия их осуществления и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механизации, компьютерным способом, другими средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, поскольку документы хранятся в архиве определенное время и записи в них должны хорошо читаться.

Все строки первичного документа, которые могут быть заполнены, не должны оставаться свободными. Свободные же строки прочеркиваются.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность заполнения документа, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).