Исследовательская работа на тему: Оптимизация распределения работ и загруженности службы управления персоналом на основе матрицы РАЗУ (стр. 2 )

Матрица функционального взаимодействия используется для более подробного изучения разделения и кооперации труда. Представляет собой способ изучения разделения труда и степени участия структурных подразделений в реализации общих функций управления.

Методика построения основана на матрице аналогичной матрице распределения ответственности. Только на полях матрицы более подробно раскрывается степень участия каждого подразделения в реализации каждой функции по средствам установленных символов.

Матрица функционального взаимодействия позволяет выявить наличие дублирования функции в разделении труда, отсутствие необходимого участия в реализации функций, наличие излишних функциональных связей.

Применяются следующие символы:

О — отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполне­ние, подготавливает и оформляет окончательный документ;

П - представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции;

У — участвует в выполнении данной функции;

С — согласовывает подготовленный документ или отдельные вопросы в процессе выполнения функций;

Р — принимает решение, утверждает, подписывает документ.

Матрица распределения административных задач управления – наиболее усложненный матричный подход, принцип построения аналогичный предыдущим матрицам, но еще более глубоко и подробно изучается степень участия и взаимодействия различных структурных единиц, но позволяет с помощью расширенного перечня используемых символов, отражающих те или иные действия, функции.

Все символы делятся на три группы. Список обозначений, символизирующих те или иные аспекты деятельности по осуществлению функций, предлагается следующий:

группа - ответственность за решение той или иной задачи управления.

Я - единоличное решение и персональная ответственность за решение той или иной задачи (с подписью) ! — персональная ответственность за решение задачи при коллегиальной форме принятия решения (с подписью) Р — участие в коллегиальном решении данной задачи без права подписи

- Содержание деятельности исполнителя по реализации задачи.

П - планирование О - организация К - контроль X - координация совместных усилий участников процесса А - активизация

III        - Содержание деятельности исполнителя по подготовке и техническому
обслуживанию реализации задачи.

С - согласование, визирование Т - исполнительство М - подготовка предложений

-  -- в работе не участвует

Таблица 3

Фрагмент матрицы РАЗУ

№	Должностные лица и структурные         Задачи, подразде -         решаемые в  ления  структурных   подразделениях	Кт	Ди­рек­тор	Зам. ди­рек­тора	Пла-Но-Вый От­дел	Про-Извод-Ствен- Ный отдел	Лаб. № 1	Лаб. №
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Разработка перспективных планов	I	РОК	ТП	П	П	…	П
2	Обеспеченность работ мате­риально-техническими ресурсами	яок	п	Т	П	…	П
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…
Загруженность должностных лиц и структурных подразделений (С3)

В столбце 3 (Кт) – указывают коэффициенты трудоемкости решаемых задач

В столбце (С3) – указывают загруженность должностных лиц и структурных подразделений

Для того, чтобы определить загруженность должностных лиц и струк­турных подразделений, необходимо определить долю трудоемкости, ко­торая выпадает на данное подразделение (должностное лицо) в связи с участием в решении задач. То есть, каждый символ имеет какое-то значе­ние, определить которое можно с помощью матрицы предпочтений (попарных сравнений). В матрице символы сравнивают один с другим. При ран­жировании более предпочтительному символу присваивается значение 2. Менее предпочтительному — 0. Если символы равны по значимости, то каждому из них присваивается 1.

Матричная таблица сначала заполняется по диагонали, где символы сравниваются сами с собой, и проставляется 1. Затем заполнение прово­дится построчно. Если символу при сравнении с другим присваивается 2, то по вертикали ставится 0 напротив того символа, с которым происходит сравнение. Таким образом, сначала заполняются 1 - я строка и 1 столбец, за­тем 2-я строка и 2-й столбец и т. д. Таким образом, каждый символ сравни­вается со всеми остальными с обозначением его значимости.

Суммируя числа предпочтений по строке, получаем значимость каждо­го символа функциональной матрицы.

Правильность заполнения матрицы можно проверить следующим об­разом:

Сумма оценок символов должна равняться квадрату количества символов Сумма оценок любого символа по горизонтали и вертикали должна равняться удвоенному количеству символов.

Таблица 4

Пример заполнения матрицы предпочтений (метод попарных сравнений)

Символы	К1(Я)	К2 (!)	К3 (Р)	К4	К5	К6	К7	К8	∑
К1(Я)	1	2	2	2	1	2	2	0	12
К2 (!)	0	1	2	1	1	2	1	0	8
К3 (Р)	0	0	1	2	2	1	2	0	8
К4…	0	1	0	1	1	2	1	0	6
К5	1	1	0	1	1	2	1	0	7
К6	0	0	1	0	0	1	0	1	3
К7	0	1	0	1	1	2	1	2	8
К8	2	2	2	2	2	1	0	1	12

Далее определяется относительная значимость каждого символа (V):

К1= 12/64 *100 = 18,7

К2= 8/64*100 = 12,5

К3= 8/64*100 = 12,5

К4= 6/64*100 = 9,4

К5= 7/64*100 = 10,9

К6= 3/64*100 = 4,7

К7= 8/64*100 = 12,5

К8= 12/64*100 = 18,7

Функциональная матрица заполняется каждым экспертом. Данные по группе экспертов необходимо обработать и получить коллективную оцен­ку. Наиболее приемлемый метод получения коллективной оценки в данном случае — нахождение средней арифметической величины.

Коэффициенты трудоемкости можно рассчитать аналогичным образом (методом попарных сравнений при экспертной оценке). Они заносятся в таблицу в столбец Кх.

Имея рассчитанные веса операций (V) и коэффициенты трудоемкости (Кт), можно:

Определить трудоемкость решения каждой задачи умножением ко­эффициента трудоемкости решения I-той задачи на сумму весов операций данного структурного подразделения или должностного лица I-той задачи. Определить загруженность должностных лиц и структурных под­разделений, суммируя трудоемкость по данному структурному подразде­лению или должностному лицу по всему перечню управленческих задач (С3).

Таким образом, матрица РАЗУ позволяет не только определить рацио­нальность распределения работ, но и проранжировать все задачи по степе­ни трудности их исполнения, а также выделить наиболее загруженные от­делы.

Таким образом, одна из проблем менеджмента — повышение результативности труда управляющих. Решается эта проблема прежде всего на основе разделения труда менеджеров, то есть специализации управленческих работников на выполнении определенных видов деятельности, разграничении полномочий, прав и ответственности.

2. Оптимизация распределения работ и загруженности работников службы управления персоналом

- крупнейший дистрибьюторский логистический центр Восточной Сибири (темпы роста около 45% в год).

Миссия СЕРВИКО: Быть быстроразвивающейся компанией и занимать лидирующее положение в сфере своей деятельности. Увеличивать число рабочих мест, поддерживать уверенность сотрудников в своем будущем и в росте своего благосостояния.

Основными видами деятельности компании СЕРВИКО являются: оптовая, мелкооптовая торговля пивной продукции и продуктов питания с доставкой. Кроме пива в перечне продукции также значатся алкогольные, слаболкогольные и безалкогольные напитки, продукция "Дирол-Кэдбери", соки, консервированная и снековая продукция. В компании работает 50 торговых представителей и 7 супервайзеров (г. Иркутск).

Отдел управления персоналом состоит из 9 человек: директор по персоналу, начальник отдела кадров, 3 менеджера по персоналу, 2 менеджера по персоналу (подбор), тренинг-менеджер, помощник менеджера по персоналу.

Рис.1 Структура отдела управления персоналом

Для оптимизации распределения работ и загруженности работников службы персонала выберем матрицу распределения административных задач управления (матрицу РАЗУ), т. к. она позволяет более подробно и глубоко выявить степень участия и взаимодействия различных структурных единиц, количественно оценить загруженность каждого работника.