Исследовательская работа на тему: Оптимизация распределения работ и загруженности службы управления персоналом на основе матрицы РАЗУ (стр. 3 )

В-первую очередь каждый сотрудник отдела управления персоналом заполнил матрицу, определил, в какой степени он участвует в той или иной функции. Матрица РАЗУ заполняется с помощью условных обозначений.

Список обозначений, символизирующих те или иные аспекты деятельности по осуществлению функций, предлагается следующий:

I группа - ответственность за решение той или иной задачи управления.

Я - единоличное решение и персональная ответственность за решение той или иной задачи (с подписью) ! — персональная ответственность за решение задачи при коллегиальной форме принятия решения (с подписью) Р — участие в коллегиальном решении данной задачи без права подписи

II группа - Содержание деятельности исполнителя по реализации задачи.

П - планирование О - организация К - контроль X - координация совместных усилий участников процесса А - активизация

III группа        - Содержание деятельности исполнителя по подготовке и техническому
обслуживанию реализации задачи.

С - согласование, визирование Т - исполнительство М - подготовка предложений

-  Ї в работе не участвует

Заполненная матрица представлена в Приложении 1.

Для того, чтобы определить загруженность должностных лиц и струк­турных подразделений, необходимо определить долю трудоемкости, ко­торая выпадает на данное подразделение (должностное лицо) в связи с участием в решении задач. То есть, каждый символ имеет какое-то значе­ние, определить которое можно с помощью матрицы предпочтений (попарных сравнений). В матрице символы сравнивают один с другим. При ран­жировании более предпочтительному символу присваивается значение 2. Менее предпочтительному — 0. Если символы равны по значимости, то каждому из них присваивается 1.

Матричная таблица сначала заполняется по диагонали, где символы сравниваются сами с собой, и проставляется 1. Затем заполнение прово­дится построчно. Если символу при сравнении с другим присваивается 2, то по вертикали ставится 0 напротив того символа, с которым происходит сравнение. Таким образом, сначала заполняются 1 - я строка и 1 столбец, за­тем 2-я строка и 2-й столбец и т. д. Таким образом, каждый символ сравни­вается со всеми остальными с обозначением его значимости.

Суммируя числа предпочтений по строке, получаем значимость каждо­го символа функциональной матрицы. Матрица предпочтений символов представлена на таблице 5. Удельный вес каждого символа указан в последнем столбце таблицы (К).

Таблица 5

Матрица предпочтений символов

Символы	К1	К2	К3	К4	К5	К6	К7	К8	К9	К10	К11	∑	К
К1(Я)	1	2	2	2	1	1	1	2	2	2	2	18	14,88
К2(!)	0	1	2	2	1	1	1	1	2	2	2	15	12,40
К3(Р)	0	0	1	0	0	0	1	0	1	0	1	4	3,31
К4(П)	0	0	2	1	0	0	1	1	2	1	2	10	8,26
К5(О)	1	1	2	2	1	1	2	2	2	2	2	18	14,88
К6(К)	1	1	2	2	1	1	2	2	2	2	2	18	14,88
К7(Х)	1	1	1	1	0	0	1	1	1	0	1	8	6,61
К8(А)	0	1	2	1	0	0	1	1	1	1	1	9	7,44
К9(С)	0	0	1	0	0	0	1	1	1	0	0	4	3,31
К10(Т)	0	0	2	1	0	0	2	1	2	1	2	11	9,09
К11(М)	0	0	1	0	0	0	1	1	2	0	1	6	4,96
∑												121

После определения значения каждого символа, подставим значение к соответствующему символу в заполненной матрице. Если указано несколько символов, то будем суммировать их значения. Для определения трудоемкости каждой задачи в отделе составим матрицу попарных сравнений этих задач (Приложение 2). Полученные результаты подставим в столбец Кт для первоначальной таблицы. Для учета трудоемкости задач управления умножим Кт на значение символов для каждого сотрудника по каждой задаче. Затем суммируем и получим общую загруженность работников (Приложение 3).

Для определения средней загруженности разделим сумму загруженности каждого работника на количество работников.

Ср. загр.=12281,65/9=1364,628

Из полученных результатов, мы видим, что меньше всех загружен помощник менеджера по персоналу, а больше – директор по персоналу. Загруженность тренинг-менеджера, одного менеджера по персоналу (подбор) и начальника отдела кадров выше среднего значения. Остальные сотрудники загружены меньше.

Итак, в работе с помощью матрицы РАЗУ определены основные функции, выполняемые работниками отдела по управлению персоналом, и составлена матрица предпочтений к ним. Количественно рассчитана загруженность каждого сотрудника в отделе, что позволяет определить степень участия в выполнении работы отдела.

3. Анализ и рекомендации по распределению работ и загруженности работников службы управления персоналом

Как видно из проделанной матрицы РАЗУ все задачи в отделе по управлению персоналом распределены между работниками и указаны в их должностных инструкциях, никто не загружен дополнительными функциями, а только косвенно участвуют в некоторых из них (например, формировании корпоративной культуры, консультировании). Загруженность работников соответствует их заработной плате. Самыми трудоемкими функциями в отделе являются:

Отбор персонала Проведение тренингов Разработка систем оплаты труда Расчет и планирование ФЗП Расчет ЗП и премий сотрудникам Организация и проведение аттестации Оформление приема, увольнения и перевода Ведение кадровой документации Формирование личных дел Охрана труда Разрешение трудовых конфликтов

Эти задачи управления самые трудоемкие, потому что имеет свои филиалы в 21 городе. Крупнейшая сеть филиалов в Иркутской и Читинской областях, республике Бурятия, Красноярском крае. Большое количество работников, зависимость переменной части заработной платы от объемов продаж. В организации высокий коэффициент текучести кадров (0,42). Постоянно требуются торговые представители, водители, кладовщики, т. к. работа разъездного характера, большие объемы товарооборота, наличие своего автомобиля не всегда устраивает как соискателей, так и недавно принятых работников (многие не справляются с работой). Необходимо проводить аттестацию, обучение  для торговых представителей, супервайзеров, кредитных контролеров, операторов в большинстве из этих городов.

Загруженность одного менеджера по подбору (1470) получилась больше, чем у второго (1056,5). Разница составляет 413,5. Это объясняется тем, что менеджер по подбору 2 контролирует помощника менеджера по персоналу, рассчитывает заработную плату и премии сотрудникам, организует процесс определения потребности в кадрах (менеджер по подбору 1 только исполняет), разрабатывает системы мотивации для сотрудников.

Менеджеры по персоналу также отличаются по степени загруженности: первый менеджер -  1277,8, второй – 882,4, третий – 860,04. Первый менеджер по персоналу рассчитывает заработную плату и премии большинству сотрудников, разносит их по корсчетам и контролирует правильность (два других менеджера занимаются только разноской по корсчетам), занимается охраной труда, составляет планы работ, два других менеджера эти функции не выполняют, но отбирают персонал (второй менеджер – водителей, третий – грузчиков). Небольшая разница в загруженности (22,36) между вторым и третьим менеджером объясняется тем, что второй менеджер по персоналу контролирует работу персонала в столовой и составляет меню для сотрудников на каждый день.

Тренинг – менеджер находится на 4 месте по загруженности из 9 работников отдела. Планирование в потребности, организация обучения, проведение тренингов полностью входит в его обязанности. Провести тренинги во всех филиалах очень трудоемкая работа. Постоянные командировки, отчетность о проделанной работе, адаптация сотрудников, а также разработка систем оценки персонала и аттестация сотрудников составляют работу тренинг – менеджера. Его заработная плата соответствует загруженности. Для более эффективного проведения обучения и аттестации сотрудников необходим еще один тренинг менеджер, чтобы чаще реализовывались эти функции управления во всех филиалах.