Применение
Данный инструмент подразумевает анализ всего процесса на возможное возникновение ошибок и последующую разработку процесса, в котором вероятность ошибок будет исключена.
- Создайте систему с соответствующей информацией. Никогда не повторяйте дефекты в последующих процессах. Определите, как обнаружить отклонения от нормы как можно раньше в процессе. Реагируйте немедленно. Устраняйте коренные причины. Установите четкие правила принятия решений.
Стандарты работы
… Инструмент для Определения
Стандарты работы являются одними из самых мощных, но менее используемых инструментов для снижения затрат. Рабочие стандарты представляют собой определенный процесс, который обеспечивает безопасность, высокое качество и является самым известным эффективным способом выполнения определенного процесса или задачи. Рабочие стандарты определяют ресурсы, этапы и время, необходимые для предоставления услуг заказчику. Кроме того, стандарты работы обеспечивают основу для постоянного улучшения и сохранения стабильности за счет снижения вариативности. Поскольку стандарт улучшается, новый стандарт становится базой для дальнейшего улучшения и так далее. Совершенствование стандартизированной рабочей деятельности является бесконечным процессом.
Рабочие стандарты состоят из следующих элементов:
- Шаги, необходимые для предоставления клиенту продукта или услуги. Последовательность или порядок, в котором элементы должны быть выполнены, чтобы произвести продукт. Ожидаемый срок для выполнения действий, основанный на самом минимальном повторяющемся отрезке времени, зафиксированном для завершения элементов в определенной последовательности. Критерии качества.
Первым шагом в разработке стандартов работы является понимание требований заказчика. Для предоставления товаров и услуг «в нужном количестве, в нужное время» должно быть понимание потребительского спроса. (см. Время такта на стр. 75)
Документация рабочих стандартов может быть завершена с использованием листа временного наблюдения. В данном листе элементы перечислены в той последовательности, как они выполняются. Наблюдаются многочисленные циклы, и время для завершения каждого элемента фиксируется. Минимальное повторяемое время, требуемое для каждого элемента, и прочие наблюдаемые отходы процесса также записываются. Сравнительный анализ также может быть использован для выявления успешных практик.
Стандарты работы – это тот документ, который может быть изменен. Однако должен быть определен процесс для внесения изменений в рабочие стандарты. Изменения должны фиксироваться каждый раз, когда меняются рабочие стандарта, и документация по старым стандартам должна быть сохранена для ее возможного использования в будущем.
Опрос / Исследование мнений
… Инструмент для определения Голоса Клиента
Опросы чаще всего используются, чтобы выяснить, что думают клиенты. Изучение мнений очень похоже на интервью, но оно излагается на бумаге. Вместо того, чтобы отвечать на вопросы интервьюеров, люди дают ответы по пунктам анкеты. Основным преимуществом является то, что Вы можете получить много информации от большого количества людей, затратив очень небольшое количество средств. Недостатком является то, что люди могут интерпретировать вопросы несколько иначе, чем предполагалось. Их ответы могут быть неоднозначными, а также нет никакой возможности проверить понимание.
Применение
Следуйте этим простым шагам, чтобы провести успешное исследование:
Вопросы могут быть «закрытыми» с ограниченным числом ответов на выбор:
Как долго Вы работаете на нынешней должности? Обведите один вариант ответа:
- Менее 1 года 1 - 3 года более 3 лет.
Или вопросы могут «открытыми»: Как вы используете информацию, представленную в ежемесячном докладе о ходе работы?
Составление хорошего, корректного опроса это искусство и целая наука. Это будет хорошей идеей найти эксперта для оказания помощи в этом процессе.
Время такта
… Инструмент для Измерения
Время такта используется для вычисления максимально допустимого времени, необходимого для производства требуемого продукта для клиента. Если продукт не будет произведен в течение определенного время такта, потребность будет не удовлетворена. Время такта также может быть использовано, чтобы определить необходимое количество людей, задействованных в процессе, для удовлетворения потребностей клиента.
Время такта = чистое доступное время
требуемое количество продукта
Применение
Определите количество чистого времени, доступного для производства продукта, путем вычитания времени на обед, перерывов и т. д. от общего запланированного времени. Определите количество необходимых продуктов. Возьмите чистое доступное время и разделите его на количество требуемых продуктов. В результате Вы получите время такта.Диаграмма TRAIL
… Инструмент для Определения
Диаграмма TRAIL является инструментом, используемым для определения конкретных членов Вашей команды и временных обязательств, необходимых на различных этапах проекта. Этот инструмент используется на начальном этапе работы команды.
Т = Сотрудники – партнеры/коллеги, которые принимают активное участие в проекте.
R = Ресурсы для команды, обеспечивающие знания, навыки или необходимое влияние.
А = Утверждающий – тот, кто принимает решения, выходящие за пределы юрисдикции команды.
I = Информированное окружение – те, кто должен быть в курсе направления и результатов проекта.
L = Лидер – руководитель проектной группы.
Применение
Для создания диаграммы TRAIL:
Перечислите всех, кому, по Вашему мнению, нужно принять участие в проекте. Перечислите, на каком этапе должны быть вовлечены перечисленные ранее люди. Определите, какую роль должен выполнять каждый человек. Определить сроки выполнения для каждого члена команды.Голоса
… Инструмент для Определения
Четыре типа голосов: слушаем голоса
- Голос клиента - VОС Голос бизнеса - VOB Голос процесса - VOP Голос сотрудников - VOE
Голос клиента (VOC)
Перед началом проекта или составлением карты процесса команде очень важно определить клиента. Lean Six Sigma представляет собой методологию, ориентированную на клиента, поэтому потребности Ваших клиентов должны иметь наивысший приоритет при принятии решений (в том числе, и при отборе проектов). Ориентация на клиента является одним из фундаментных блоков в методологии Lean Six Sigma. Кроме того, крайне важно, чтобы Вы определили потребности Ваших клиентов, в том числе:
- Чего хотят Ваши клиенты. Что Ваши клиенты думают о текущих услугах. Предоставляются ли услуги достаточно быстро? Есть ли дополнительные услуги? Какова реакция на сотрудников?
Вы можете получить голос клиента несколькими способами; по возможности сосредоточиться на непосредственной обратной связи. Чем ближе обратная связь к услуге, тем более ценной и заслуживающей доверия является обратная связь. Примеры обратной связи VOC:
- Письменный опрос () Телефонные звонки Жалобы Фокус-группы Интервью Использование социальных медиа Использование Интернет-технологий Twitter
Голос клиента говорит нам, чего хочет клиент. Часто голос клиента (VOC) не является специфическим и не излагается техническим языком. Иногда голос клиента формулируется в виде решений; поэтому VOC должен быть переведен в критические требования клиента (КТК), которые могут быть использованы для оценки эффективности этого процесса. КТК должны быть определены таким образом, чтобы была установлена четкая цель с соответствующими спецификациями, что будет полезно в определении наших текущих уровней дефектов. В отличие от VOC, КТК могут быть измерены. КТК устанавливают цель, соответствующую требованиями заказчика, а также приемлемый диапазон производительности.
Голос бизнеса (VOB)
Голос бизнеса можно рассматривать двояко: используя нисходящий и восходящий подходы.
Голос процесса (VOP)
Голосом процесса является то, что мы наблюдаем в процессе и что данные говорят нам. Голос процесса ведет нас к областям, которые требуют внимания, а также к лучшим практическим областям. Вам нужно постоянно сканировать процессы и наблюдать за областями, где возможны улучшения. Оценочные листы/информационные доски могут быть использованы, чтобы помочь быстро определить показатели, которые находятся вне спецификаций, а также области, нуждающиеся в улучшении. Цель состоит в том, чтобы иметь возможность заранее предотвращать проблемы, «прислушиваясь» к данным.
Голос сотрудников (VOE)
Голос сотрудников имеет решающее значение для выполнения цели и миссии организации. Голос сотрудников означает чувство личной причастности и чувство ответственности, которые сотрудники испытывают, непосредственно способствуя успеху организации. Через свои голоса, сотрудники обеспечивают диалог с руководством, что дает возможность увидеть области успеха или проблемные области в организации. Голос сотрудников также связан с голосом процесса для выявления проблемных зон так же, как голос клиента и голос бизнеса вместе способствуют выявлению потенциальных возможностей.
Краткое руководство о том, в каких случаях использовать различные инструменты
Используйте… | Когда Вам нужно… |
Регистр учета действий/деятельности | Зафиксировать и отслеживать важные задачи и действия, ответственность за их реализацию и сроки исполнения. |
Диаграмму взаимосвязей | Сгруппировать большие количества идей, мнений, вариантов и др. |
Балансовые таблицы | Определить минусы и плюсы различных вариантов. |
Базовую статистику | Понять и использовать данные в целях совершенствования. |
Коробчатые диаграммы | Быстро сравнить распределение данных в двух и более наборах данных. |
Мозговой штурм и список исключения вариантов | Сгенерировать, уточнить и оценить достаточно большое количество идей, проблем или вопросов. Сократите результаты проведения мозгового штурма до управляемого количества. |
Причинно-следственные диаграммы | Систематично проанализировать причинно-следственные взаимосвязи и определить потенциальные первопричины возникновения проблемы. |
Проверочные листы | Систематично собирать различные данные для получения четкой и объективной картины фактической ситуации. |
Метод «проект с чистого листа» | Трансформировать, значительно улучшить, создать новый процесс, который будет во много раз лучше, чем старый. |
Карты контроля/управления | Отслеживать производительность процесса, чтобы определить, находится ли она в пределах нормальных вариаций или имеются неконтролируемые условия. |
Планы контроля/управления | Измерить, отследить и настроить используемый метод совершенствования так, чтобы обеспечить эффективное удовлетворение потребностей клиентов. |
Форма ранжирования критериев | Оценить различные варианты на основе отобранных критериев. |
Диаграмма дедукции | Разбивка проблемы на суб-категории с увеличением детализации для того, чтобы определить, в каком месте нужно сосредоточить проект. |
Пять «S» | Организовать рабочее место с целью повышения качества, определения непроизводительных затрат, определения стандартного процесса, а также содействия визуальному контролю. |
Пять «почему» | Исследовать причину возникновения проблемы. |
Логическая схема процесса | Графически изобразить и зафиксировать процесс для того, чтобы понять, какие взаимосвязи существуют между различными этапами внутри процесса. |
Анализ характера и последствий возможных неполадок (FMEA) | Определить потенциальные дефекты/изъяны в структуре процесса в соответствии с уровнями серьезности, частоты возникновения и вероятности обнаружения. |
Методика факторов | Определить движущие и сдерживающие силы/факторы, влияющие на производительность процесса. |
Диаграмма Гантта | Объяснить содержание рабочего плана руководству, сотрудникам для обеспечения организованной, эффективной его реализации. |
Гистограмма | Наглядно показать дисперсию или распределение данных. |
Матрица воздействия (диаграмма PICK) | Сравнить несколько потенциально возможных решений по двум переменным (воздействие и контроль) для того, чтобы определить, где сосредоточить усилия команды. |
Интервью | Собрать информацию у отдельных людей, особенно, у Ваших внешних и внутренних клиентов. |
Техника номинальной группы | Достичь консенсуса и обеспечить равное право голоса каждому члену команды. |
Рабочие определения | Четко и понятно определить вопрос или проблему для достижения общего понимания; используется, в частности, для определения сбора данных и обеспечения эффективности этого процесса. |
Диаграмма Парето | Разбить проблему на части и уточнить, где должны быть сосредоточены усилия по совершенствованию (определить 80% проблемы). |
Диаграмма PERT | Детально спланировать исполнение с указанием взаимозависимостей и временных рамок. |
Poka Yoke | Проверить процесс на ошибки путем изменения метода или оборудования так, чтобы та или иная ошибка не смогла произойти. |
Карта процесса | Понять текущий процесс в целях выявления возможностей для улучшения путем сопоставления всех шагов в этом процессе и определения ответственных лиц, работающих над каждым шагом. |
Паспорт проекта | Инициировать создания команды для совершенствования: уточнить, над чем будет работать команда, почему команда была создана, спектр работ, ожидаемые результаты и система измерений. |
Схема функционирования системы | Изложить изменение данных с течением времени. |
Корреляционная диаграмма | Сравнить взаимоотношения между двумя факторами. |
SIPOC | Увидеть широкую картину, все элементы процесса: Поставщики – Базовые материалы – Процесс – Продукты – Клиенты. |
Рабочие стандарты | Определить ресурсы, шаги, время и требования по качеству, необходимые для предоставления услуг клиентам. |
Опросы | Собрать большой объем информации у большого количества людей, не затратив при этом много средств. |
Время такта | Вычислить максимально возможный временной период, необходимый для производства продукта, требуемого для клиента. |
TIMWOOD | Определить непроизводительные затраты процесса по таким категориям, как транспортировка, товарно-материальные запасы, движение, ожидание, перепроизводство, чрезмерная обработка и дефекты. |
Диаграмма TRAIL | Определить членов Вашей команды по совершенствованию и их роли: члены команды, ресурсы, утверждающее лицо, информированное окружение и лидер, а также определить, сколько времени они должны будут участвовать в проекте на различных этапах. |
Древовидная диаграмма | Планировать достижение широкой, общей цели путем ее разбивки на множество уровней с повышением детализации и конкретизации определенных действий и задач, которые должны быть выполнены для достижения обозначенной цели. |
Визуальный менеджмент | Повысить продуктивность и эффективность путем повышения видимости вещей – часто, используя графику или оценочные листы. |
Голоса | Определить требования процесса, прислушиваясь к голосам Клиента, Бизнеса, Процесса и Сотрудников. |
Взвешенное голосование | Представить позиции и предпочтения команды в количественной форме для обеспечения достижения консенсуса в процессе принятия решений. |
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
